Naar aanleiding van onthullingen dat een (voormalig) directeur-generaal van de Europese Commissie naar Qatar is gereisd en daarmee verband houdende gastvrijheid heeft ontvangen die door derden is betaald, wat aanleiding heeft gegeven tot bezorgdheid over belangenconflicten, heeft de Commissie haar regels betreffende bijdragen van derden aan werkreizen geactualiseerd. In het kader van een eerder initiatief concludeerde de Ombudsman dat deze regels, indien zorgvuldig toegepast, belangenconflicten met dergelijke bijdragen van derden zouden voorkomen. Het initiatief bracht echter enkele gevallen aan het licht van werkreizen van hooggeplaatste personeelsleden van de Commissie die door derden werden betaald.

Tegen deze achtergrond heeft de Ombudsman, voorafgaand aan de inwerkingtreding van de geactualiseerde regels, een onderzoek op eigen initiatief uitgevoerd om een steekproef van dergelijke gevallen te beoordelen. Het onderzoek had tot doel na te gaan hoe de Commissie mogelijke belangenconflicten in verband met door derden betaalde werkreizen heeft beoordeeld en welke stappen zij heeft ondernomen om de risico’s van belangenconflicten te beperken.

In het onderzoek zijn geen andere zaken aan het licht gekomen die aanleiding gaven tot belangenconflicten dan die van de (voormalige) directeur-generaal van de Commissie. Uit het onderzoek kwamen bredere kwesties naar voren met betrekking tot de wijze waarop de Commissie omging met de betrokken reizen en gastvrijheid. Aangezien het Europees Bureau voor fraudebestrijding de zaak echter heeft onderzocht en het Europees Openbaar Ministerie een onderzoek is gestart, was de Ombudsman van mening dat geen verder onderzoek naar de zaak gerechtvaardigd was.

Dat gezegd hebbende, toonde het onderzoek tekortkomingen aan in de wijze waarop de Commissie haar eerdere regels inzake werkreizen ten uitvoer heeft gelegd, met name dat de Commissie niet heeft geregistreerd hoe zij de risico’s van belangenconflicten in verband met bijdragen van derden inhoudelijk heeft beoordeeld. De Commissie heeft ook de waarde van de bijdragen van derden niet geregistreerd. Aangezien deze tekortkomingen nog steeds relevant zijn voor de wijze waarop de Commissie de geactualiseerde regels toepast, heeft de Ombudsman twee suggesties voor verbetering gedaan.