Klachten 488/2018/KR en 514/2018/KR

Titel:

• Benoeming van een nieuwe secretaris-generaal door de Europese Commissie

Datums:

• 6, 21, 22, 27, 28, 29 juni 2018
• 2, 3, 4, 5, 10, 12 juli 2018

Locaties:

• Directoraat-generaal Personeelszaken, Brussel
• De bijeenkomst vond plaats op 12 juli in het Berlaymontgebouw in Brussel.

Inspectie uitgevoerd door:

• De heer Fergal O’Regan, hoofd Coördinatie van onderzoeken van algemeen belang
• mevrouw Tanja Ehnert, Strategische onderzoeken
• De heer Koen Roovers, Strategische onderzoeken (vanaf 2 juli)

Doel van de inspectievergaderingen

Het doel van de inspectie en vergaderingen was dat de Ombudsman onderzoek deed naar de benoeming van de nieuwe secretaris-generaal van de Europese Commissie op 21 februari 2018 en aanverwante kwesties.

Inspectievergadering van 6 juni 2018

De vertegenwoordigers van de Ombudsman stelden zich voor, bedankten de vertegenwoordigers van de Commissie voor hun medewerking en zetten het doel van de inspectie uiteen in het kader van het onderzoek van de Ombudsman naar de benoeming van een nieuwe secretaris-generaal door de Commissie.

De vertegenwoordigers van de Ombudsman schetsten met name het rechtskader dat van toepassing is op het bureau van de Ombudsman bij het uitvoeren van inspecties en deelden het personeel van de Commissie mee dat, indien zij documenten als vertrouwelijk aanmerkten, de toepasselijke regels bepalen dat geen toegang mag worden verleend zonder voorafgaande toestemming van de Commissie, noch aan de klagers, noch aan enige andere persoon buiten het bureau van de Ombudsman. Dergelijke informatie en documenten worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Ombudsman verwijderd. De vertegenwoordigers van de Ombudsman legden verder uit dat een verslag over de inspectie zou worden opgesteld, aan de Commissie, aan de klagers zou worden toegezonden en op de website van de Ombudsman zou worden gepubliceerd.

De vertegenwoordigers van de Ombudsman kregen vervolgens toegang tot twee mappen en één aanvullend document. De vertegenwoordigers van de Commissie hebben de structuur en de aard van de aan de vertegenwoordigers van de Ombudsman getoonde documenten toegelicht.

1. Map

De eerste map bevatte voornamelijk de notulen van de vergaderingen van de kabinetschefs van 19 februari 2018 en de notulen van de vergadering van de Commissie van 21 februari 2018, alsook verschillende e-mailuitwisselingen tussen de woordvoerders van de Commissie en journalisten.

In detail bevatte deze map:

• Demande de publication d’un avis de vacance van 31 januari 2018, PERS(2018) 6
• Beslissingen administratives et budgétaires prises par la Commission lors de sa 2241ème réunion du 31 janvier 2018, 31 januari 2018
• Nota à l’attention des membres de la Commission, Résultats de la réunion hebdomadaire des chefs de cabinet du 19 février 2018, 20 februari 2018, RCC(2018) 2244 (vertrouwelijk)
• Beslissingen administratives et budgétaires prises par la Commission lors de sa 2244ème réunion du 21 février 2018, 21 februari 2018
• E-mailuitwisselingen tussen een woordvoerder van de Commissie en een journalist van 10 oktober 2017 tot en met 26 februari 2018 (vertrouwelijk)
• E-mailuitwisseling tussen een woordvoerder van de Commissie en een journalist, d.d. 27 februari 2018 (vertrouwelijk)
• Notulen van de vergadering van de Commissie, gehouden te Brussel op woensdag 21 februari 2018, 7 maart 2018, PV(2018) 2244 final
• E-mailuitwisseling tussen een woordvoerder van de Commissie en een journalist, d.d. 5 maart 2018 t/m 7 maart 2018 (vertrouwelijk)
• E-mailuitwisseling tussen een woordvoerder van de Commissie en een journalist, d.d. 14 maart 2018 (vertrouwelijk)
• E-mailuitwisseling tussen een woordvoerder van de Commissie en een journalist, d.d. 14/15 maart 2018 (vertrouwelijk)
• E-mailuitwisseling tussen een woordvoerder van de Commissie en een journalist, d.d. 15 maart 2018 (vertrouwelijk)
• E-mailuitwisseling tussen een woordvoerder van de Commissie en een journalist, d.d. 29 maart 2018 (vertrouwelijk)
• E-mailuitwisseling tussen een woordvoerder van de Commissie en een journalist, d.d. 20 maart 2018 t/m 8 april 2018 (vertrouwelijk)
• E-mailuitwisselingen tussen twee woordvoerders van de Commissie en een journalist, d.d. 20 maart 2018 t/m 13 april 2018 (vertrouwelijk)
• E-mailuitwisseling tussen een woordvoerder van de Commissie en een journalist, d.d. 16/17 april 2018 (vertrouwelijk)
• E-mailuitwisseling tussen een woordvoerder van de Commissie en een journalist, d.d. 18 april 2018 (vertrouwelijk)
• Europese Commissie, Memo, Benoeming van de secretaris-generaal van de Europese Commissie – Vragen en antwoorden, 27 februari 2018 (vertrouwelijk)
• Europese Commissie, Memo, Europese Commissie bevestigt: Benoeming van de heer Selmayr tot secretaris-generaal, met volledige inachtneming van alle wettelijke voorschriften – Vragen en antwoorden, 25 maart 2018
• Europese Commissie, Memo, antwoorden van de Europese Commissie op vervolgvragen van de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement over de benoeming van haar nieuwe secretaris-generaal – Vragen en antwoorden, 4 april 2018

De vertegenwoordigers van de Ombudsman verkregen kopieën van de documenten in de map. De diensten van de Commissie verklaarden dat de hierboven als "vertrouwelijk" aangemerkte documenten met het oog op de inspectie vertrouwelijk waren. De toepasselijke regels bepalen dat de Ombudsman geen toegang tot deze documenten mag verlenen. Dit doet geen afbreuk aan het recht van burgers om de Commissie te verzoeken het publiek toegang tot deze documenten te verlenen overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001.

2. Map

De tweede map bestond voornamelijk uit het dossier van het directoraat-generaal Personele Middelen en Veiligheid (DG HR) over de selectieprocedure voor de vacature van adjunct-secretaris-generaal (COM/2018/292).

In detail bevatte deze map:

• Het dossier van de selectieprocedure voor de functie van adjunct-secretaris-generaal (COM/2018/292), met inbegrip van sollicitaties en intrekkingen, verslagen van het beoordelingscentrum met de conclusies van de beoordelaars van het beoordelingscentrum en het advies van het Raadgevend Comité benoemingen
• Interne voorbereidende documenten voor vergadering van het college 2244, 21 februari 2018
• Nota van de heer Italianer van 21 februari 2018 betreffende zijn pensionering (Ares(2018)1038134)
• Handeling waarbij de heer Selmayr in kennis wordt gesteld van het besluit van de Europese Commissie van 21 februari 2018 betreffende zijn benoeming tot adjunct-secretaris-generaal
• Handeling waarbij de heer Selmayr in kennis wordt gesteld van het besluit van de Europese Commissie van 21 februari 2018 betreffende zijn overplaatsing naar de functie van secretaris-generaal
• Gedachtewisselingen per e-mail tussen DG HR en de Griffie van de secretaris-generaal d.d. 21/2/2018-27/2/2018 over de opstelling van de samenvatting en de notulen van de vergadering van de Commissie van 21 februari 2018.
• Notulen van de commissievergadering van 11 april 2018.

De vertegenwoordigers van de Ombudsman hebben geen kopieën van de in de map opgenomen documenten verkregen. De documenten werden echter tijdens de inspectie ter beschikking gesteld van de diensten van de Ombudsman in een beveiligde leeszaal bij DG HR.

De Commissie heeft verklaard dat het volledige selectiedossier vertrouwelijk was.

3. Aanvullend document

Het aanvullende document dat aan het personeel van de Ombudsman werd voorgelegd, had betrekking op het speciale proces-verbaal van de vergadering van de Commissie van 11 april 2018.

De vertegenwoordigers van de Ombudsman hebben geen kopie van het document met de vermelding "vertrouwelijk" verkregen, maar hebben het document geïnspecteerd.

Follow-up van de eerste inspectievergadering

Na de inspectie van de door de Commissie verstrekte documenten hebben de diensten van de Ombudsman schriftelijk de reikwijdte verduidelijkt van het inspectieverzoek dat op 8 mei 2018 aan de Commissie was toegezonden. Daarin verklaarde de Ombudsman dat zij had besloten dat het noodzakelijk was om van 1 september 2017 tot en met 18 april 2018 alle documenten in elektronische of papieren vorm, met inbegrip van correspondentie, nota’s, memo’s, e-mails en alle juridische adviezen in verband met de benoeming van de nieuwe secretaris-generaal, te inspecteren (cursivering in het origineel).

De vertegenwoordigers van de Ombudsman legden uit dat dit verzoek bedoeld was om alle documenten met betrekking tot de benoeming van de nieuwe secretaris-generaal te omvatten, in tegenstelling tot alleen die documenten die rechtstreeks verband houden met de aanwervingsprocedure. Het was met name bedoeld voor correspondentie, nota’s, memo’s, e-mails en adviezen binnen de verschillende diensten van de Commissie en van de verschillende diensten van de Commissie aan de commissarissen en hun kabinetten, alsook tussen de commissarissen en binnen hun kabinetten, met betrekking tot de benoeming van de nieuwe secretaris-generaal van de Commissie. De vertegenwoordigers van de Ombudsman herinnerden de Commissie eraan dat het verwachte tijdschema loopt tot 18 april 2018, de dag van de resolutie van het Europees Parlement.

In het licht van deze verduidelijkingen werd besloten de inspectievergadering op een later tijdstip voort te zetten.

De inspectie werd vervolgens opgeschort totdat de Commissie de relevante documentatie kon verzamelen.

Inspectievergadering van 21 juni 2018

De inspectie werd op 21 juni 2018 voortgezet. Na verduidelijking van de reikwijdte van het inspectieverzoek van de Ombudsman kregen de vertegenwoordigers van de Ombudsman toegang tot 17 aanvullende mappen met documenten.

De vertegenwoordigers van de Commissie lichtten de structuur en de aard toe van de 17 mappen die aan de vertegenwoordigers van de Ombudsman werden voorgelegd.

• het directoraat-generaal Personele Middelen heeft 15 mappen samengesteld (acht mappen met e-mails en documenten van het hoofd van de eenheid “Hoger management en CCA” en zeven mappen met e-mails en documenten van de directeur “Talentbeheer en diversiteit – uitvoerend personeel”); en
• De Juridische dienst van de Commissie heeft twee mappen samengesteld.

De vertegenwoordigers van de Commissie verduidelijkten verder dat:

• Alle verzoeken van het bureau van de Ombudsman werden doorgestuurd naar de bevoegde diensten en kabinetten en alle ontvangen documenten werden overhandigd. Deze omvatten correspondentie tussen en binnen de kabinetten, de dienst van de woordvoerder en de juridische dienst, voor zover deze correspondentie ook is gekopieerd naar het directoraat-generaal Personele Middelen en/of de juridische dienst.
• De documenten in de 17 mappen dateren allemaal van 21 februari 2018.
• Er zijn geen aanvullende documenten van de kabinetten van commissaris Oettinger, voorzitter Juncker, eerste vicevoorzitter Timmermans of de dienst van de woordvoerder die binnen het toepassingsgebied van het verzoek van de Ombudsman vallen, behalve die documenten die reeds in de 17 bovengenoemde mappen zijn opgenomen.
• Er zijn geen andere documenten met betrekking tot de pensionering van de heer Italianer dan de documenten die op 6 juni 2018 door het personeel van de Ombudsman zijn gecontroleerd.
• Er is geen formeel juridisch advies over de benoeming van de nieuwe secretaris-generaal. De Juridische Dienst is echter geraadpleegd (en heeft opmerkingen gemaakt) over de ontwerpantwoorden op de vragen van het Parlement. Deze raadplegingen zijn opgenomen in de bovengenoemde twee mappen.

De vertegenwoordigers van de Commissie verstrekten op verzoek van de vertegenwoordigers van de Ombudsman aanvullende specifieke documenten en verduidelijkten verschillende punten:

• Eerste vicevoorzitter Timmermans is tijdens de lunch op 20 februari 2018 geraadpleegd over het voorstel om de heer Martin Selmayr te benoemen tot nieuwe secretaris-generaal.
• De huidige praktijk van de Commissie is niet om hoofdadviseurs over te hevelen naar functies van directeur-generaal/secretaris-generaal overeenkomstig artikel 7 van het Statuut.

Er werd overeengekomen dat de vertegenwoordigers van de Ombudsman geen kopieën van de documenten in de 17 mappen zouden verkrijgen, maar de documenten zouden inspecteren in de gebouwen van de Commissie.

Tijdens de inspectie werd de diensten van de Ombudsman verzocht hun elektronische apparaten (telefoons) in een beveiligde container achter te laten. Er was te allen tijde een bewaker van de Commissie aanwezig.

Inspectievergaderingen van 22, 27, 28 en 29 juni 2018 en 2, 3, 4, 5 en 10 juli 2018

Gezien de zeer uitgebreide dossiers die moeten worden onderzocht, werd de inspectie voortgezet op 22, 27, 28 en 29 juni 2018 en op 2, 3, 4, 5 en 10 juli 2018.

Tijdens deze vergaderingen hebben de vertegenwoordigers van de Ombudsman de 17 mappen in de gebouwen van de Commissie geïnspecteerd, in aanwezigheid van de bewaker van DG HR.

Naar schatting heeft het personeel van de Ombudsman tussen 8500 en 11000 bladzijden geïnspecteerd, waaronder verschillende ontwerpen van de antwoorden van de Commissie op de vragenlijsten van het Parlement. Gezien de enorme hoeveelheid documenten was het voor het personeel van de Ombudsman niet mogelijk een volledige lijst van alle geïnspecteerde documenten op te stellen.

Inspectievergadering van 12 juli 2018

De vertegenwoordigers van de Ombudsman hadden op 12 juli 2018 een ontmoeting met het personeel van de Commissie voor een slotvergadering om de resterende vragen die tijdens de inspectie van documenten waren gerezen, te verduidelijken.

Aangezien de vertegenwoordigers van de Ombudsman geen kopieën van de documenten in de 17 mappen hadden verkregen, werd overeengekomen dat het personeel van de Ombudsman alle documenten opnieuw kon inspecteren in de gebouwen van de Commissie, indien nodig voor het onderzoek.

De vertegenwoordigers van de Ombudsman bedankten de Commissie voor hun medewerking en de vergadering eindigde.

Brussel, 19/07/2018

Fergal O’Regan
Hoofd Coördinatie van onderzoeken van algemeen belang  

Tanja Ehnert,
juridisch medewerker, strategische onderzoeken

Koen Roovers
Case handler, Strategische vragen