Achtergrond

1. Op 21 februari 2018 kondigde de Europese Commissie aan dat de heer Martin Selmayr, het toenmalige hoofd van het kabinet van de voorzitter van de Commissie, zou worden benoemd tot secretaris-generaal ter vervanging van de heer Alexander Italianer. Eerder die ochtend zei de heer Italianer formeel tegen de president dat hij op 31 maart 2018 met pensioen zou gaan.

2. In de dagen en weken die volgden werd een aantal ernstige zorgen geuit over de wijze waarop deze benoeming tot stand is gekomen.

3. In dit verband heeft de Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement een eerste onderzoek verricht met 195 vragen aan de Commissie [1]. In dezelfde periode ontving de Ombudsman ook een aantal klachten over de wijze waarop de Commissie haar nieuwe secretaris-generaal had benoemd, waarvan er verschillende werden ingediend door leden van het Europees Parlement (EP-leden).

4. Na bestudering van de antwoorden van de Commissie op haar vragenlijsten heeft het Parlement op 18 april 2018 een resolutie aangenomen waarin wordt gesteld dat de benoeming in twee stappen van de secretaris-generaal kan worden beschouwd als een staatsgreep die de grenzen van de wet heeft opgerekt en mogelijk zelfs heeft overschreden [2].

5. Nadat het Parlement zijn resolutie had aangenomen, opende de Ombudsman haar onderzoek. In juni 2018 ontving de Ombudsman het antwoord van de Commissie op haar vragen [3]. Tussen juni en augustus 2018 heeft de Ombudsman duizenden bladzijden documenten geïnspecteerd die haar uiteindelijk door de Commissie ter beschikking waren gesteld [4].

6. Op 31 augustus 2018 heeft de Ombudsman haar bevindingen bekendgemaakt [5]. Na een gedetailleerde uiteenzetting van de feiten heeft zij vier gevallen van wanbeheer vastgesteld, die als volgt kunnen worden samengevat:

1. De Commissie heeft een selectieprocedure voor de adjunct-secretaris-generaal georganiseerd, niet om deze functie te vervullen, maar uitsluitend om ervoor te zorgen dat de heer Selmayr in aanmerking komt voor een nieuwe functie als secretaris-generaal.

2. Door de pensionering van de heer Italianer tot het laatste moment geheim te houden, is een situatie van kunstmatige urgentie ontstaan die de benoeming van de heer Selmayr tot secretaris-generaal heeft vergemakkelijkt. Ondanks de schijn van urgentie zou niets de Commissie hebben belet een procedure in te leiden om kandidaten voor de functie van secretaris-generaal te identificeren en te evalueren vóór de pensionering van de heer Italianer eind maart.

3. Er ontstond een risico op een belangenconflict met betrekking tot de betrokkenheid van de heer Selmayr (en/of zijn ondergeschikten in het kabinet van de voorzitter) bij de besluitvorming die leidde tot de instelling van de vacature van adjunct-secretaris-generaal en de goedkeuring van de kennisgeving van vacature voor die functie (een vacature waarvoor het zeer waarschijnlijk was dat de heer Selmayr wist dat hij zou solliciteren, en dat later ook deed).

4. Het comité van hoge ambtenaren dat de heer Selmayr voor de functie van adjunct-secretaris-generaal heeft geïnterviewd, was niet in overeenstemming met de toepasselijke regels samengesteld.

7. In het licht van deze bevindingen heeft de Ombudsman de Commissie aanbevolen een specifieke procedure in te voeren voor de benoeming van een secretaris-generaal, los van andere benoemingen op hoog niveau. Dit omvat de tijdige publicatie van een kennisgeving van vacature en de tijdige plaatsing van de benoeming op de agenda van het college van commissarissen. Zij beveelt ook aan het comité van hoge ambtenaren dat de kandidaten voor dergelijke functies beoordeelt, uit te breiden tot leden van buiten de Commissie. Het doel van deze aanbevelingen was te voorkomen dat fouten zoals die welke in dit geval zijn vastgesteld, zich opnieuw zouden voordoen.

8. Op 25 september 2018 heeft de Commissie een interinstitutionele rondetafelconferentie over de selectie en benoeming van hoger leidinggevend personeel bijeengeroepen. Er vonden geen verdere bijeenkomsten plaats. Tot op heden heeft deze rondetafeldiscussie geen aanleiding gegeven tot concrete conclusies of acties van de Commissie.

9. Op 3 december 2018 heeft de Commissie haar advies [6] over de bevindingen en aanbevelingen van de Ombudsman uitgebracht.

10. De klagers maakten opmerkingen over dat advies.

11. Op 13 december 2018 heeft het Parlement een resolutie aangenomen waarin het “benadrukt dat de heer Selmayr moet aftreden als secretaris-generaal en de Commissie verzoekt een nieuwe procedure vast te stellen voor de benoeming van zijn secretaris-generaal, om ervoor te zorgen dat de hoogste normen op het gebied van transparantie, ethiek en de rechtsstaat worden nageleefd”[7].

Beoordeling door de Ombudsman naar aanleiding van haar aanbeveling

12. Het advies van de Commissie over de aanbeveling van de Ombudsman bevat geen nieuwe informatie en verandert niets aan de bevindingen van het onderzoek, waaruit in detail bleek dat de benoeming van de heer Selmayr niet in overeenstemming was met het EU-recht en niet in overeenstemming was met de eigen regels van de Commissie [8]. De Ombudsman neemt nota van de volgende hoofdpunten (een volledige beoordeling is opgenomen in de bijlage bij dit besluit):

1. Misbruik van de benoemingsprocedure van de adjunct-secretaris-generaal

13. In het advies van de Commissie wordt de juistheid van de volgorde van de gebeurtenissen in de bevindingen van de Ombudsman niet betwist [9]. Sterker nog, het negeert het volledig. In het advies van de Commissie wordt alleen verwezen naar een feit dat niet relevant is voor de bevindingen van de Ombudsman, namelijk dat de aankondiging van de heer Italianer om met pensioen te gaan niet rechtvaardigde dat de lopende selectieprocedure voor een adjunct-secretaris-generaal werd stopgezet. De bevindingen van de Ombudsman hielden geen verband met deze aankondiging, maar veeleer met het feit dat stappen werden ondernomen om de heer Selmayr over te plaatsen naar de post van de heer Italianer voordat de selectie van de adjunct-secretaris-generaal was voltooid. Deze volgorde bewijst dat de heer Selmayr niet van plan was om als adjunct-secretaris-generaal op te treden.

14. De Ombudsman blijft derhalve bij haar vaststelling dat, in strijd met artikel 4 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie [10], de selectieprocedure voor de adjunct-secretaris-generaal niet tot doel had de functie van adjunct-secretaris-generaal te vervullen.

2. Creatie van kunstmatige tijdsbeperking

15. De Ombudsman concludeerde dat de kunstmatige tijdsbeperking werd gecreëerd door de pensionering van de heer Italianer tot het laatste moment geheim te houden en dat dit wanbeheer vormde. In haar advies heeft de Commissie geen enkel bewijs geleverd ter ondersteuning van haar standpunt dat tot op het laatste moment inspanningen zijn geleverd om de heer Italianer ervan te overtuigen niet af te treden. Zij heeft er ook voor gekozen niet in te gaan op de bevinding van de Ombudsman dat er hoe dan ook voldoende tijd was om een selectieprocedure voor de functie van secretaris-generaal af te ronden voordat de heer Italianer op 31 maart 2018 met pensioen ging. 

16. De Ombudsman blijft daarom bij haar standpunt dat er kunstmatig een gevoel van urgentie is gecreëerd dat de benoeming van de heer Selmayr tot secretaris-generaal heeft vergemakkelijkt.

3. Belangenconflicten

17. De Ombudsman stelde vast dat de Commissie had nagelaten passende maatregelen te nemen om het risico van een belangenconflict te vermijden dat voortvloeide uit de betrokkenheid van de heer Selmayr (en/of andere leden van het kabinet van de voorzitter onder zijn gezag) bij de besluitvorming van de Commissie die leidde tot 1) het creëren van een vacature voor een post van adjunct-secretaris-generaal en 2) de goedkeuring van de kennisgeving van vacature voor die post van adjunct-secretaris-generaal (een vacature waarvan het zeer waarschijnlijk was dat de heer Selmayr wist dat hij later zou solliciteren).

18. De Ombudsman concludeerde dat dit wanbeheer was, aangezien kandidaten in geen enkele vorm of in geen enkel stadium betrokken mogen worden bij de voorbereiding of organisatie van een selectieprocedure waarvoor zij solliciteren. De Ombudsman stelde vast dat dit niet alleen een beginsel van behoorlijk bestuur is, maar ook wettelijk is vastgelegd in artikel 11 bis van het Statuut van de ambtenaren .

19. In haar advies ontkent de Commissie niet - en lijkt zij zelfs te bevestigen - dat de heer Selmayr heeft deelgenomen aan de besluitvorming die heeft geleid tot het creëren van een vacature voor de functie van adjunct-secretaris-generaal en aan de goedkeuring van de kennisgeving van vacature voor die nieuwe vacature.

20. De Ombudsman is het niet eens met het standpunt van de Commissie dat hoge ambtenaren niet wettelijk verplicht zijn zich van dergelijke procedures terug te trekken. Artikel 11 bis van het Statuut bepaalt dat een ambtenaar geen aangelegenheden mag behandelen waarbij hij rechtstreeks of onrechtstreeks enig persoonlijk belang heeft dat zijn onafhankelijkheid in het gedrang kan brengen. Een ambtenaar die van plan is om te solliciteren of die zeer waarschijnlijk zal solliciteren naar een functie, heeft een persoonlijk belang bij de selectieprocedure voor die functie.

21. Het antwoord van de Commissie aan de Ombudsman lijkt te bevestigen dat de heer Selmayr daadwerkelijk heeft deelgenomen aan de hierboven beschreven besluitvorming. Daardoor bestond niet alleen het risico dat er een belangenconflict zou ontstaan. Door deel te nemen aan de besluitvorming is veeleer een concreet belangenconflict ontstaan. De bevinding van de Ombudsman van wanbeheer in deze zaak luidt nu als volgt:

Er ontstond een risico op een belangenconflict met betrekking tot de betrokkenheid van de heer Selmayr (en/of zijn ondergeschikten in het kabinet van de voorzitter) bij de besluitvorming die heeft geleid tot de instelling van de vacature van adjunct-secretaris-generaal en de goedkeuring van de kennisgeving van vacature voor die functie (een vacature waarvan de heer Selmayr zeer waarschijnlijk wist dat hij zou solliciteren en dat later ook deed).

4. Samenstelling van het Raadgevend Comité benoemingen

22. De Ombudsman constateerde dat het comité van hoge ambtenaren dat de kandidaten voor de functie van adjunct-secretaris-generaal (namelijk het Raadgevend Comité benoemingen of CCA) had geïnterviewd en beoordeeld, niet was samengesteld overeenkomstig het reglement van orde van dat comité (aangezien de Commissie geen plaatsvervanger ter vervanging van de heer Selmayr had aangewezen toen hij zichzelf en zijn ondergeschikten uiteindelijk wrakte).

23. De weergave van de relevante regels door de Commissie is onjuist. Artikel 10 van het reglement van orde van het CCA is bedoeld om rekening te houden met de zeer specifieke omstandigheid dat een lid van het comité in conflict is. De heer Selmayr en zijn ondergeschikten hadden belangenconflicten met betrekking tot de verschillende stappen die zijn ondernomen om de post van adjunct-secretaris-generaal te vervullen. In dat verband had artikel 10 moeten worden toegepast en had uit de lijst van plaatsvervangers een plaatsvervanger moeten worden gekozen. Dit werd niet gedaan en dus was een kleinere groep mensen betrokken bij CCA.

24. De Ombudsman stelt derhalve dat de CBA niet was samengesteld overeenkomstig het reglement van orde van de CCA.

5. Benoemingsprocedure voor de secretaris-generaal

25. De Commissie was het niet eens met de aanbeveling van de Ombudsman om een kennisgeving van vacature voor de functie van secretaris-generaal te publiceren, waardoor de mogelijkheid open bleef dat zij in de toekomst opnieuw een secretaris-generaal zou benoemen door middel van een overplaatsing zonder dat daarvoor in aanmerking komend personeel op de vacature van secretaris-generaal kon solliciteren.

26. De Commissie heeft tegenover het Parlement verklaard dat "de secretaris-generaal van de Commissie geen gewone baan is". Het is een functie die “niet alleen bijzondere ervaring vereist met betrekking tot de werking van de Commissie, haar werkmethoden, haar besluitvormingsproces en haar interinstitutionele rol, maar ook een bijzonder niveau van vertrouwen dat de voorzitter in de secretaris-generaal kan stellen” en dat “maximaal een handvol mensen aan deze bijzondere vereisten voldoet”. De Commissie heeft in haar antwoorden aan het Parlement ook verklaard dat de functie van secretaris-generaal geen normale functie is op het niveau van de directeur-generaal.[11] Als zodanig kan het opnieuw toewijzen van een directeur-generaal aan de functie van secretaris-generaal er niet voor zorgen dat de beste persoon in de functie wordt benoemd. Alleen een open en eerlijke selectieprocedure, waarbij alle in aanmerking komende kandidaten kunnen solliciteren en worden geëvalueerd, kan deze zekerheid bieden. De Ombudsman betreurt derhalve het standpunt van de Commissie.

6. Wijzigingen in het Raadgevend Comité benoemingen

27. In haar aanbeveling verzocht de Ombudsman de Commissie het Raadgevend Comité benoemingen uit te breiden met leden van buiten de Commissie en de CBA te gebruiken voor toekomstige benoemingen als secretaris-generaal.

28. De Commissie is het daar niet mee eens.

29. Het CBA bestaat momenteel uit zes hoge ambtenaren van de Commissie voor benoemingsprocedures voor de adjunct-secretaris-generaal, een procedure die essentieel is gebleken voor de dubbele benoeming van de heer Selmayr. De Ombudsman merkt op dat al deze hooggeplaatste personeelsleden nauw samenwerken, de neiging hebben elkaar goed te kennen en vaak ook de kandidaten kennen. Het is raadzaam situaties te vermijden die twijfel kunnen doen rijzen over de objectiviteit en onafhankelijkheid van een selectieprocedure. Een uitbreiding van het lidmaatschap van de CBA zou de legitimiteit van het proces helpen verbeteren, wat met name belangrijk is voor een belangrijke functie als die van secretaris-generaal.

Conclusies

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaken af met de volgende bevinding:

De Ombudsman handhaaft haar bevindingen van wanbeheer en haar aanbeveling aan de Commissie als volgt:

De Commissie moet een specifieke benoemingsprocedure voor haar secretaris-generaal ontwikkelen, los van andere benoemingen op hoog niveau.

· Een dergelijke procedure moet de bekendmaking van een kennisgeving van vacature en de tijdige plaatsing van de benoeming op de agenda van het college omvatten.

· Het Raadgevend Comité benoemingen, voor toekomstige benoemingen van de secretaris-generaal, moet ook worden uitgebreid tot leden van buiten de Commissie.

De klagers en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

 

Emily O’Reilly

Europese Ombudsman

Straatsburg, 11/02/2019

 

 

Bijlage:

 

1. Misbruik van de benoemingsprocedure van de adjunct-secretaris-generaal

Bevindingen van de Ombudsman

30. De heer Selmayr wordt na een ongebruikelijke procedure in twee stappen benoemd tot secretaris-generaal. Dit omvatte in de eerste plaats het creëren van een vacature voor een functie als adjunct-secretaris-generaal en een procedure van drie weken om die vacature in te vullen (slechts twee kandidaten solliciteerden naar de functie, de heer Selmayr en een van zijn ondergeschikten). Nadat de tweede kandidaat zich uit de selectieprocedure had teruggetrokken, werd de heer Selmayr benoemd tot adjunct-secretaris-generaal (tijdens de vergadering van de Commissie van 21 februari 2018). Nadat hij tot adjunct-secretaris-generaal was benoemd, werd hij tijdens dezelfde vergadering van 21 februari onmiddellijk overgeplaatst naar de functie van secretaris-generaal (nadat de heer Juncker het college van commissarissen had meegedeeld dat de zittende secretaris-generaal zou aftreden).

31. Uit het onderzoek van de Ombudsman bleek dat de benoemingsprocedure voor de adjunct-secretaris-generaal niet voldeed aan het gestelde doel, namelijk het vervullen van de vacature voor de adjunct-secretaris-generaal, maar alleen diende om ervoor te zorgen dat de heer Selmayr juridisch in aanmerking zou komen voor onmiddellijke herplaatsing als secretaris-generaal, zonder enige procedure om kandidaten voor de functie van secretaris-generaal te identificeren en hun verdiensten te vergelijken.

32. De Ombudsman was van oordeel dat deze procedure voor de benoeming van een adjunct-secretaris-generaal in strijd was met artikel 4 van het Statuut van de ambtenaren van de EU, waarin het volgende is bepaald: “Er mogen geen benoemingen of bevorderingen plaatsvinden voor andere doeleinden dan het vervullen van een vacante post zoals bepaald in dit Statuut”.

Beoordeling van het advies van de Commissie door de Ombudsman

33. De Commissie verklaarde in haar advies dat “de veronderstelling van de Europese Ombudsman dat “de selectieprocedure [van de adjunct-secretaris-generaal] uitsluitend tot doel had de heer Selmayr in aanmerking te laten komen voor overplaatsing als secretaris-generaal” onjuist is en niet door de feiten wordt gestaafd”. De Commissie verklaarde voorts dat “[d]e aankondiging van de vorige secretaris-generaal van zijn voornemen om met pensioen te gaan [...] geen reden [was] om een lopende, afzonderlijke en onafhankelijke selectieprocedure voor een functie van plaatsvervangend secretaris-generaal stop te zetten.[...]”

34. De Ombudsman heeft in haar aanbeveling aangetoond dat het voorstel van voorzitter Juncker om de heer Selmayr tot secretaris-generaal te benoemen, was ingeleid voordat de procedure voor de benoeming van de heer Selmayr tot adjunct-secretaris-generaal was afgerond. Het initiatief werd uiterlijk tijdens de lunch op 20 februari genomen en bestond uit:

·  voordat de tweede kandidaat in die procedure een e-mail naar DG HR heeft gestuurd waarin zij haar kandidatuur introk (de e-mail is op 20 februari om 14.58 uur verzonden);

· voordat het Raadgevend Comité benoemingen advies heeft uitgebracht over de kandidatuur van de heer Selmayr voor deze functie (dit advies is op 20 februari om 18.00 uur voltooid);

· voordat de heer Selmayr voor de functie werd geïnterviewd door de heer Juncker en de heer Oettinger (dit gezamenlijke interview vond plaats tussen 18.30 en 20.00 uur op 20 februari); en

· vóór 20.04 uur op 20 februari, toen het kabinet van de heer Juncker instructies gaf aan het directoraat-generaal HR, om de heer Selmayr voor te stellen als adjunct-secretaris-generaal tijdens de vergadering van de Commissie van de volgende ochtend.

35. Uit deze volgorde blijkt dat de heer Juncker de procedure heeft doorlopen die heeft geleid tot de benoeming van de heer Selmayr tot adjunct-secretaris-generaal, hoewel hij zelf eerder de procedure voor het voordragen van de heer Selmayr als secretaris-generaal had ingeleid. Deze volgorde bewijst dat de procedure van de adjunct-secretaris-generaal niet aan het gestelde doel beantwoordde, namelijk het vervullen van een vacante post van adjunct-secretaris-generaal, maar alleen diende om ervoor te zorgen dat de heer Selmayr tijdens de vergadering van 21 februari juridisch in aanmerking zou komen om opnieuw in de post van secretaris-generaal te worden geplaatst. Uit de gegevens blijkt immers dat de heer Selmayr nooit de intentie heeft gehad om als adjunct-secretaris-generaal op te treden. De Ombudsman herinnert er nogmaals aan dat in artikel 4 van het Statuut van de ambtenaren van de EU is bepaald dat “geen benoeming of bevordering [wordt] verricht voor andere doeleinden dan het vervullen van een vacante functie zoals bepaald in dit Statuut”.

36. In het advies van de Commissie wordt de juistheid van de door de Ombudsman vastgestelde volgorde niet betwist. Sterker nog, het negeert het volledig. In het advies van de Commissie wordt veeleer alleen verwezen naar een feit dat niet relevant is voor de bevindingen van de Ombudsman. De aankondiging van de pensionering van de heer Italianer rechtvaardigde niet dat de lopende selectieprocedure voor een adjunct-secretaris-generaal werd stopgezet. De Ombudsman is het ermee eens dat de aankondiging van de heer Italianer om met pensioen te gaan op zich geen reden zou zijn geweest om de selectieprocedure voor de benoeming van een adjunct-secretaris-generaal stop te zetten. De bevindingen van de Ombudsman hielden echter geen verband met deze aankondiging, maar veeleer met het feit dat stappen werden ondernomen om de heer Selmayr over te plaatsen naar de post van de heer Italianer, die plaatsvond voordat de selectie van de adjunct-secretaris-generaal was afgerond. Deze volgorde bewijst dat de heer Selmayr niet van plan was om als adjunct-secretaris-generaal op te treden. Integendeel, het was altijd de bedoeling om hem secretaris-generaal te maken (en de adjunct-secretaris-generaalprocedure diende alleen om zijn overplaatsing naar secretaris-generaal wettelijk mogelijk te maken [12]).

37. De Ombudsman blijft derhalve bij haar vaststelling dat de selectieprocedure voor de adjunct-secretaris-generaal, in strijd met artikel 4 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie, niet tot doel had de functie van adjunct-secretaris-generaal te vervullen.

2. Het creëren van een kunstmatige tijdsbeperking

Bevindingen van de Ombudsman

38. In haar aanbeveling stelde de Ombudsman vast dat de aanstaande pensionering van de heer Italianer geheim werd gehouden tot het allerlaatste moment (dat wil zeggen tot de vergadering van de Commissie van 21 februari, toen de heer Selmayr werd overgeplaatst naar de post van secretaris-generaal). De Ombudsman constateerde dat deze geheimhouding werd gebruikt om een kunstmatig gevoel van urgentie te creëren.

39. De Ombudsman stelde voorts vast dat zelfs indien de pensionering van de heer Italianer pas op 21 februari bekend was, niets de Commissie belette om op 21 februari een open selectieprocedure voor de functie van secretaris-generaal in te leiden. Uit bewijsmateriaal blijkt dat een dergelijke procedure ruim op tijd voor de datum van de pensionering van de heer Italianer bij de Commissie (op 31 maart 2018) had kunnen worden afgerond.

40. De Ombudsman concludeerde dat de invoering van een kunstmatige tijdsbeperking wanbeheer vormde.

Beoordeling van het advies van de Commissie door de Ombudsman

41. In haar advies verklaarde de Commissie dat “[d]e Commissie [...] de opmerking [verwerpt] dat zij een kunstmatige tijdsbeperking zou hebben gecreëerd; op dit punt hebben zowel de voorzitter als zijn voormalige kabinetschef tot op de allerlaatste dag geprobeerd de voormalige secretaris-generaal ervan te overtuigen om in zijn functie te blijven, en pas op 20 februari 2018 werd de pensionering van de vorige secretaris-generaal meegedeeld aan de voorzitter van de Commissie, toen hij de voorzitter in kennis stelde van zijn voornemen om de volgende ochtend zijn pensioneringsbrief in te dienen”.

42. De Ombudsman heeft de dossiers van de Commissie die haar ter beschikking waren gesteld, zorgvuldig geïnspecteerd. Zij merkt op dat zij de Commissie specifiek heeft verzocht om alle mededelingen van/naar het kabinet van de voorzitter (dat toentertijd werd geleid door de heer Selmayr) en van/naar de heer Italianer in verband met de pensionering van de heer Italianer. De Commissie heeft geen enkel bewijs, bijvoorbeeld in de vorm van e-mails of nota's, verstrekt waaruit blijkt dat er inspanningen zijn geleverd om de heer Italianer ervan te overtuigen niet af te treden. Integendeel, schriftelijk bewijs wijst erop dat de heren Juncker en Selmayr ten minste vanaf medio januari 2018 wisten dat de heer Italianer met pensioen zou gaan en dat er plannen waren om de erfopvolging te beheren.

43. De heer Juncker (en de heer Selmayr) waren op de hoogte van het voornemen van de heer Italianer om ten minste twee jaar met pensioen te gaan. Medio januari 2018 (uiterlijk) bevestigde de heer Italianer aan de heer Juncker en de heer Selmayr dat hij zijn plannen om met pensioen te gaan zou voortzetten.[13] Zelfs op 20 februari 2018 had de Commissie ervoor kunnen zorgen dat de pensionering van de heer Italianer op de agenda van de vergadering van de Commissie van 21 februari kon worden geplaatst. De Ombudsman merkt op dat het directoraat-generaal HR vóór 20 februari 2018 om 13.23 uur in kennis is gesteld van de instructies van de heer Juncker om de heer Selmayr voor te stellen als secretaris-generaal. Er was dus ruimschoots tijd om dit punt toe te voegen aan de agenda van de vergadering van de Commissie op 21 februari. Deze conclusie wordt bevestigd door het feit dat het voorstel om de heer Selmayr tot adjunct-secretaris-generaal te benoemen op de agenda van de vergadering van 21 februari is geplaatst (de lijst van voorgedragen personen, die voor die vergadering is verspreid, is gewijzigd om het voorstel om de heer Selmayr tot adjunct-secretaris-generaal te benoemen erin op te nemen), hoewel het voorstel om hem tot adjunct-secretaris-generaal te benoemen op 20 februari om 20.04 uur door het kabinet van de heer Juncker aan het directoraat-generaal HR is meegedeeld.

44. De Commissie heeft in haar advies aan de Ombudsman verklaard dat de heer Juncker het recht heeft om in elk stadium punten aan de agenda van de vergaderingen van de Commissie toe te voegen. Als een kwestie echt op het laatste moment aan de orde komt, is het redelijk dat deze op het laatste moment aan de agenda kan worden toegevoegd. Het is echter niet waar dat de heer Juncker op het laatste moment op de hoogte was van de pensionering van de heer Italianer. Eerder wist hij ruim van tevoren dat de heer Italianer met pensioen zou gaan. Hij wist zeker dat tijdens de lunch op 20 februari instructies werden gegeven aan het directoraat-generaal HR om de documentatie voor te bereiden met betrekking tot de overplaatsing van de heer Selmayr naar de functie van secretaris-generaal. Dit leidt de Ombudsman tot de conclusie dat er geen praktische belemmering was die de heer Juncker belette om het punt aan de agenda toe te voegen en dat de reden waarom het niet tijdig aan de agenda werd toegevoegd, was om geheimhouding te handhaven met als doel kunstmatig een gevoel van urgentie te creëren.

45. De Ombudsman merkt ook op dat de Commissie er in haar advies aan de Ombudsman voor heeft gekozen niet in te gaan op haar bevinding dat, zelfs als de pensioenplannen van de heer Italianer pas medio februari 2018 bekend waren, er nog steeds voldoende tijd was om een selectieprocedure op grond van artikel 29 van het Statuut van de ambtenaren van de EU voor de functie van secretaris-generaal af te ronden (voordat de heer Italianer op 31 maart 2018 met pensioen ging). Zij merkt op dat indien het mogelijk was geweest om de selectieprocedure voor de vacante functie van adjunct-secretaris-generaal in de drie weken voorafgaand aan 21 februari 2018 af te ronden, het zeker mogelijk zou zijn geweest om een selectieprocedure voor de vacante functie van secretaris-generaal af te ronden in de vijf weken tussen 21 februari en 28 maart 2018 (de datum van de laatste vergadering van de Commissie voordat de heer Italianer zich op 31 maart 2018 uit de Commissie terugtrok).

46. De Ombudsman blijft daarom bij haar standpunt dat een gevoel van urgentie kunstmatig is gecreëerd. Dit was wanbeheer.

3. Belangenconflicten

Bevindingen van de Ombudsman

47. In haar aanbeveling stelde de Ombudsman vast dat de Commissie had nagelaten passende maatregelen te nemen om het risico van een belangenconflict te voorkomen dat voortvloeide uit de betrokkenheid van de heer Selmayr (en/of andere leden van het kabinet van de voorzitter onder zijn gezag) bij de besluitvorming van de Commissie, hetgeen leidde tot 1) het creëren van een vacature voor een post van adjunct-secretaris-generaal en 2) de goedkeuring van de kennisgeving van vacature voor die post van adjunct-secretaris-generaal (een vacature waarop de heer Selmayr later zou solliciteren).

48. De Ombudsman concludeerde dat er sprake was van wanbeheer, aangezien kandidaten in geen enkele vorm of in geen enkel stadium mogen worden betrokken bij de voorbereiding of organisatie van een selectieprocedure waarvoor zij solliciteren. De Ombudsman stelde vast dat dit niet alleen een beginsel van behoorlijk bestuur is, maar ook een rechtsbeginsel dat tot uiting komt in artikel 11 bis van het Statuut van de ambtenaren.

Beoordeling van het advies van de Commissie door de Ombudsman

49. In haar advies over de bevindingen van de Ombudsman heeft de Commissie verklaard dat “[h]et [...] juridisch noch praktisch – en dus niet de praktijk van de Commissie – [is] dat een hoge ambtenaar zich terugtrekt van zijn bijdrage aan de voorbereiding van vacatures voor functies waarvoor hij of zij in de toekomst wellicht van plan zou kunnen zijn te solliciteren”. Voorts merkte de Commissie op dat “[d]e kennisgeving van vacature die in casu door het college is vastgesteld en op 31 januari is gepubliceerd, inhoudelijk niet verschilde van de kennisgeving van vacature die eerder voor exact dezelfde functie was gepubliceerd”.

50. Om te beginnen merkt de Ombudsman op dat het advies van de Commissie niet ontkent - en het lijkt zelfs te bevestigen - dat de heer Selmayr heeft deelgenomen aan de besluitvorming die heeft geleid tot het creëren van een vacature voor de functie van adjunct-secretaris-generaal en aan de goedkeuring van de kennisgeving van vacature voor die nieuwe vacature.

51. De Ombudsman is het niet eens met het standpunt van de Commissie dat hoge ambtenaren niet wettelijk verplicht zijn zich te onthouden van het opstellen van kennisgevingen van vacature waarop zij later solliciteren. Artikel 11 bis van het Statuut bepaalt dat een ambtenaar geen aangelegenheden mag behandelen waarbij hij rechtstreeks of onrechtstreeks enig persoonlijk belang heeft dat zijn onafhankelijkheid in het gedrang kan brengen. Een ambtenaar die voornemens is of zeer waarschijnlijk zal solliciteren naar een functie, heeft een persoonlijk belang bij de vacatureprocedure voor die functie.

52. Wat de praktische aard betreft van het feit dat hoge ambtenaren zich uit dergelijke procedures terugtrekken, stond het duidelijk volledig aan Selmayr om zich uit de betrokken besluitvormingsprocedures terug te trekken. Dat hij dat niet deed, was niet omdat hij dat niet kon, maar simpelweg omdat hij ervoor koos dat niet te doen. De Ombudsman houdt er in dit verband rekening mee dat de heer Selmayr ten tijde van deze besluitvormingsprocessen op de hoogte was van de op handen zijnde pensionering van de heer Italianer (hij was op de hoogte van deze informatie van ten minste medio januari 2018). De Ombudsman merkt ook op dat de heer Selmayr als hoge ambtenaar wettelijk wordt verondersteld op de hoogte te zijn van het Statuut van de ambtenaren van de EU. Als zodanig zou hij zich ervan bewust zijn geweest dat hij niet kon worden overgeplaatst naar de post van secretaris-generaal vanuit zijn toenmalige huidige functie (hij bekleedde sinds juli 2014 een post op directeursniveau in zijn basiscarrière) en dat hij juridisch niet in aanmerking zou komen om te worden overgeplaatst naar de post van secretaris-generaal (zodra de heer Italianer formeel zijn pensionering aankondigde) zonder eerst een post op directeur-generaalniveau te aanvaarden. De post van adjunct-secretaris-generaal is een post op het niveau van de directeur-generaal. Dit verklaart immers waarom de heer Selmayr heeft gesolliciteerd naar de functie van adjunct-secretaris-generaal (aangezien uit de gegevens in het dossier blijkt dat zijn uiteindelijke bedoeling niet was om als adjunct-secretaris-generaal op te treden, maar om de functie van secretaris-generaal op zich te nemen).[14]

53. Aangezien het antwoord van de Commissie aan de Ombudsman lijkt te bevestigen dat de heer Selmayr daadwerkelijk heeft deelgenomen aan de hierboven beschreven besluitvorming, bestond niet alleen het risico dat er een belangenconflict zou ontstaan. Door deel te nemen aan de besluitvorming is veeleer een concreet belangenconflict ontstaan. De Ombudsman zal dus de nodige wijzigingen aanbrengen in haar bevindingen.

54. De Commissie heeft in haar advies aan de Ombudsman verklaard dat de kennisgeving van vacature van de plaatsvervangend secretaris-generaal inhoudelijk niet verschilde van de eerder voor dezelfde functie gepubliceerde kennisgeving van vacature. De Ombudsman merkt op dat het voor de vaststelling dat de deelname van de heer Selmayr aan de vacatureprocedure een “belangenconflict” was, irrelevant is of de tekst van de kennisgeving van vacature daadwerkelijk is gewijzigd in de besluitvormingsprocedure waaraan de heer Selmayr heeft deelgenomen. Het enkele feit dat hij heeft deelgenomen aan de procedure tot goedkeuring van de kennisgeving van vacature voor een functie waarnaar hij later zou solliciteren, was een “belangenconflict”.

55. Het is in dit verband echter opmerkelijk dat de Commissie ervoor heeft gekozen om in haar advies over de aanbeveling van de Ombudsman niet te vermelden dat de heer Selmayr ook heeft deelgenomen aan de besluitvorming voor de creatie van de vacature waarvoor hij later heeft gesolliciteerd (deze vacature ontstond toen de Commissie op 31 januari 2018 de benoeming aankondigde van een zittend adjunct-secretaris-generaal als directeur-generaal voor Justitie en Consumentenzaken, met ingang van 1 maart 2018). (zie met name de punten 35 en 36 van de aanbeveling van de Ombudsman [15]).

56. De Ombudsman stelde vast dat, om zelfs maar een risico op belangenconflicten te voorkomen, de heer Selmayr zich al in januari 2018 had moeten onttrekken (en het kabinet van de voorzitter waarover hij hiërarchische controle had) aan elke betrokkenheid bij de relevante besluitvormingsprocessen waarbij de vacature werd gecreëerd en de kennisgeving van vacature werd goedgekeurd. Het advies van de Commissie bevestigt dat Selmayr zich niet alleen niet formeel van deze processen heeft teruggetrokken, maar er ook daadwerkelijk aan heeft deelgenomen. Deze deelneming vormde een belangenconflict.

4. Samenstelling van het Raadgevend Comité benoemingen

Bevindingen van de Ombudsman

57. De Ombudsman stelde vast dat het comité van hoge ambtenaren dat de kandidaten voor de functie van adjunct-secretaris-generaal (namelijk het Raadgevend Comité benoemingen of CBA) had geïnterviewd en beoordeeld, niet was samengesteld overeenkomstig het reglement van orde van dat comité (aangezien de Commissie geen plaatsvervanger ter vervanging van de heer Selmayr had aangewezen toen hij zichzelf en zijn ondergeschikten uiteindelijk onthield van verdere deelname aan de procedure).

Beoordeling van het advies van de Commissie door de Ombudsman

58. De Commissie heeft in haar advies verklaard dat “[d]e samenstelling van het raadgevend comité benoemingen [...] volledig in overeenstemming [was] met alle toepasselijke reglementen van orde”. Volgens de Commissie was artikel 10 van het reglement van orde van het CCA in casu niet van toepassing, aangezien “[d]e vervanging van het hoofd van het kabinet van de voorzitter in uitzonderlijke omstandigheden specifiek is voorzien in artikel 8, lid 2, tweede alinea, van dezelfde regels. Deze bepaling is in oktober 2015 door de Commissie ingevoerd en vormt een latere regel die specifiek gericht is op de vervanging van het hoofd van het kabinet van de voorzitter in het Raadgevend Comité benoemingen. Het vormt een lex specialis voor de vervanging van een specifieke persoon, d.w.z. het hoofd van het kabinet van de voorzitter, met uitsluiting van de toepassing van andere algemene bepalingen, zoals artikel 10 van het reglement van orde.

59. De Ombudsman is het niet eens met de vertegenwoordiging van de Commissie van de relevante regels. Artikel 10 van het reglement van orde van het CCA is een lex specialis die is bedoeld om een zeer specifieke omstandigheid aan te pakken, namelijk wanneer een lid van het comité in conflict is.  De heer Selmayr was uiteindelijk van mening dat hij niet langer kon deelnemen aan de procedure voor de selectie van de adjunct-secretaris-generaal (hij was van mening, zij het te laat, dat een dergelijke deelname een belangenconflict zou vormen). Hij was ook van mening dat de vervangingen waarin artikel 8 van de regels voorziet, ook tegenstrijdig zouden zijn (aangezien zij onder zijn hiërarchische controle stonden). In dit verband had artikel 10 van de regeling moeten worden toegepast en had uit de lijst van plaatsvervangers een plaatsvervanger moeten worden gekozen. Dit is niet gebeurd.

60. De Ombudsman blijft derhalve bij haar standpunt dat uit de lijst van rapporteurs een plaatsvervanger had moeten worden aangewezen. Omdat dit niet is gebeurd, is het CBA niet samengesteld overeenkomstig het reglement van orde van het CCA.

Andere door de Commissie naar voren gebrachte punten

1. Overplaatsingen met posten

61. De Ombudsman concludeerde in haar aanbeveling dat een “overplaatsing met functie” niet kan worden gebruikt om een ambtenaar met een functie op directeursniveau over te hevelen naar een functie op directeur-generaalniveau zonder enige procedure om de verdiensten van in aanmerking komend personeel te vergelijken (zie bijlage II bij de aanbeveling).

62. Deze conclusie was relevant voor het onderzoek. De Ombudsman constateerde dat de heer Selmayr (in zijn basiscarrière) een post op het niveau van directeur bekleedde (dus één niveau onder een post op het niveau van directeur-generaal). Het feit dat hij adjunct-secretaris-generaal werd (een functie op het niveau van directeur-generaal) zorgde er dus voor dat hij juridisch in aanmerking kwam voor een “overplaatsing” naar de functie van secretaris-generaal (zodra de heer Italianer formeel aankondigde dat hij met pensioen zou gaan [16]).

63. In haar advies was de Commissie het niet eens met de Ombudsman. Het verklaarde dat “[h]et voormalige kabinetschef van de voorzitter ambtenaar was – en nog steeds is – in de functiegroep AD met de rang AD15. Hij zou derhalve in aanmerking zijn gekomen voor een overplaatsing naar de functie van secretaris-generaal overeenkomstig artikel 7 zonder te zijn benoemd tot adjunct-secretaris-generaal”(cursivering van ons).

64.  De Ombudsman blijft bij haar standpunt dat de benoeming van de heer Selmayr tot adjunct-secretaris-generaal nodig was om de heer Selmayr wettelijk in aanmerking te laten komen voor overplaatsing als secretaris-generaal. Deze opvatting is niet alleen in overeenstemming met de rechtspraak, maar verklaart ook de inspanningen om Selmayr tijdig voor de vergadering van 21 februari, toen de pensionering van Italianer formeel werd aangekondigd, tot adjunct-secretaris-generaal te maken.

65. De Ombudsman merkt voorts op dat haar begrip van “overplaatsingen met posten” volledig in overeenstemming is met de praktijk van de Commissie. De Ombudsman constateerde dat van de 45 “overplaatsingen” naar directeur-generaal in de Commissie-Juncker (met inbegrip van de vorige secretaris-generaal) er geen enkel voorbeeld is van een directeur die de rol van directeur-generaal op zich neemt via een “overplaatsing met post”-procedure.

66. De Ombudsman wijst er ook op dat de verklaring van de Commissie in tegenspraak is met de volgende verklaring die de Commissie in juni 2018 aan de Ombudsman heeft gezonden en vervolgens in haar advies van 3 december opnieuw heeft aangehaald: “De persoon die momenteel de functie bekleedt, voldoet volledig aan deze vereisten en aan alle procedurele voorwaarden van het Statuut van de ambtenaren van de EU: als AD15-ambtenaar met acht jaar ervaring in het hoger management bij de Commissie en zeven jaar beroepservaring voordat hij bij de Commissie kwam,- de persoon volledig gekwalificeerd was om na zijn benoeming tot plaatsvervangend secretaris-generaal te worden overgeplaatst naar de functie van secretaris-generaal bij een besluit van het college uit hoofde van artikel 7, lid 1, van het Statuut van de ambtenaren van de EU” (cursivering van ons; voetnoten weggelaten).

2. Persbericht van de Ombudsman

67. In haar advies maakt de Commissie bezwaar tegen de formulering van een persbericht dat de Ombudsman heeft gepubliceerd om het publiek te informeren over haar aanbeveling in dit onderzoek. De Commissie is van mening dat een verklaring in het persbericht dat “[d]e wanbeheer [is] ontstaan doordat de Commissie de desbetreffende regels naar letter of geest niet correct heeft gevolgd”(cursivering van de Ombudsman), misleidend is. Ter ondersteuning van haar standpunt stelt de Commissie dat de aanbeveling geen bewijs bevat dat de relevante regels niet zijn nageleefd.

68.  In haar aanbeveling verklaarde de Ombudsman uitdrukkelijk dat artikel 4 van het Statuut van de ambtenaren van de EU (zie punt 75 van haar aanbeveling en de punten 13 en 17 van dit besluit) en artikel 11 bis van het Statuut van de ambtenaren van de EU (zie de punten 40 tot en met 44 van haar aanbeveling en de punten 25 en 28 van dit besluit) door de Commissie niet werden nageleefd tijdens de selectieprocedure die leidde tot de benoeming van de heer Selmayr tot adjunct-secretaris-generaal. Zij heeft ook verklaard dat de Commissie niet heeft gehandeld volgens de regels van het Raadgevend Comité benoemingen (punten 65-68 van haar aanbeveling en punten 36-38 van dit besluit).

69. De Ombudsman is derhalve van mening dat haar persbericht de aanbeveling van de Ombudsman nauwkeurig weergaf.

3. Recht van Selmayr om te worden gehoord

70. In het advies van de Commissie wordt gesteld dat de Ombudsman de heer Selmayr niet heeft gehoord.

71. De Ombudsman informeert naar het bestuur van de EU-instellingen en niet naar individuele personen. In deze zaak is de Commissie tussen juni en augustus 2018 schriftelijk en in verschillende vergaderingen gehoord. Zoals bij elk onderzoek van de Ombudsman is het de verantwoordelijkheid van de instelling om van haar personeel alle relevante informatie te verkrijgen voordat zij antwoordt aan de Ombudsman. Indien een onderzoek betrekking heeft op het optreden van specifieke personeelsleden of eenheden (zoals zeer vaak het geval is), kan de instelling ervoor kiezen het betrokken personeel te raadplegen om haar antwoord aan de Ombudsman voor te bereiden.

72. Wat de heer Italianer betreft, had de Commissie, indien zij het nuttig had geacht contact op te nemen met de heer Italianer om informatie te verkrijgen om de Ombudsman te antwoorden, dit kunnen doen.

73. Het mandaat van de Ombudsman heeft betrekking op de instellingen, organen en instanties van de EU. In dit verband is het normaal gesproken niet nodig dat zij in haar aanbevelingen en besluiten individuele ambtenaren identificeert. In casu heeft zij in haar aanbeveling echter drie ambtenaren van de Commissie aangewezen, waaronder Selmayr en Italianer [17]. Deze identificatie van drie ambtenaren was noodzakelijk om ervoor te zorgen dat haar aanbeveling duidelijk en ondubbelzinnig was. Om aan de regels inzake gegevensbescherming te voldoen, heeft de Ombudsman deze drie ambtenaren voorafgaand aan de publicatie van de aanbeveling in kennis gesteld van haar aanbeveling. 

 

 

[1] Nadere bijzonderheden over het onderzoek van het Parlement zijn te vinden op: http://www.europarl.europa.eu/committees/en/cont/subject-files.html?id=20180326CDT02181.

[2] Resolutie van het Europees Parlement van 18 april 2018 over het integriteitsbeleid van de Commissie, met name de benoeming van de secretaris-generaal van de Europese Commissie, P8_TA-PROV(2018)0117, beschikbaar op: http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?type=TA&reference=P8-TA-2018-0117&language=EN&ring=B8-2018-0214.

[3] De antwoorden van de Commissie op deze vragen zijn hier te vinden: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/97356/html.bookmark

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/99793

[5] Hier beschikbaar: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/102651

[6] Het advies van de Commissie is hier beschikbaar: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/107213.

[7] http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?type=TA&language=EN&reference=P8-TA-2018-0531

[8] Tijdens de persbriefing van de Commissie van 4 september 2018 om 12.00 uur zei de hoofdwoordvoerder van de Commissie het volgende: “De Ombudsman betwist noch de wettigheid, noch de bevoegdheid van de kandidaat.” http://ec.europa.eu/avservices/video/player.cfm?sitelang=en&ref=I159943

Wat de wettigheid van de zaak betreft, wees de Ombudsman er in haar aanbeveling op dat zij het eens was met de beoordeling van het Europees Parlement dat de dubbele benoemingen “de grenzen van de wet hebben opgerekt en mogelijk zelfs hebben overschreden”. Bovendien werd in de aanbeveling opgemerkt dat artikel 4 van het Statuut van de ambtenaren van de EU (zie punt 75 van haar aanbeveling) en artikel 11 bis van het Statuut van de ambtenaren van de EU (zie de punten 40-44 van haar aanbeveling) niet waren nageleefd.

[9] Zie punt 34 voor meer informatie over deze volgorde.

[10] In artikel 4 is bepaald dat "geen enkele aanstelling of bevordering [wordt] verricht voor een ander doel dan het vervullen van een vacante functie als bedoeld in dit statuut".

[11] Antwoord aan het Parlement, vraag 1, 4 april 2018, hier beschikbaar: http://www.europarl.europa.eu/cmsdata/141000/Commission%20replies%20CONT%2004042018.pdf.

[12] Zie bijlage II bij de aanbeveling van de Ombudsman, die hier beschikbaar is: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/102651

[13] Zie de punten 32 en 76 van de aanbeveling van de Ombudsman: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/102651

[14] De Ombudsman herinnert eraan dat de Commissie in haar antwoord aan het Parlement van 4 april (beschikbaar op http://www.europarl.europa.eu/cmsdata/141000/Commission%20replies%20CONT%2004042018.pdf) heeft verklaard (zie het antwoord van de Commissie op vraag 11) dat “de voorzitter er begrijpelijk belang bij had de soepele werking van de instelling te waarborgen, ook in het geval dat de heer Italianer met pensioen ging, en dat er sinds de tweede helft van 2017 en begin 2018 meer in detail over deze kwestie is gesproken en nagedacht. Een overplaatsing van de heer Selmayr, een senior manager met de vereiste rang en acht jaar ervaring in het hoger management bij de Commissie en die het nodige vertrouwen van de voorzitter had, naar de functie van secretaris-generaal werd begin 2018 een mogelijke optie. Om ervoor te zorgen dat een dergelijke mogelijke overplaatsing niet alleen in overeenstemming zou zijn met de wet, maar ook met de praktijk van de Commissie, nam de heer Selmayr per 31 januari 2018 deel aan een volledige selectieprocedure voor de functie op het niveau van directeur-generaal/adjunct-directeur-generaal [...]” (onderstreping toegevoegd).

[15] Hier beschikbaar: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/102651.

[16] Zie de punten 27-30 en bijlage II bij de aanbeveling van de Ombudsman. Zie ook voetnoot 9 van dit besluit.

[17] De derde geïdentificeerde persoon was mevrouw Paraskevi Michou. Tijdens de persbriefing van de Commissie van 4 september 2018 om 12 uur heeft de hoofdwoordvoerder van de Commissie tweemaal verklaard dat mevrouw Michou had gesolliciteerd naar de functie van directeur-generaal, terwijl de Ombudsman opmerkt dat zij niet voor de functie heeft gesolliciteerd, maar in feite op initiatief van voorzitter Juncker is herplaatst.