De zaak betrof de wijze waarop het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) verzoeken om herziening heeft behandeld van een kandidaat die in twee selectieprocedures niet was geslaagd. Klager voerde onder meer aan dat EPSO zijn zorgen onvoldoende had aangepakt en vroeg zich af of EPSO zijn prestaties adequaat had beoordeeld.

Nadat de Ombudsman het onderzoek had geopend, verstrekte EPSO aanvullende antwoorden aan klager. De Ombudsman constateerde dat er inconsistenties waren tussen deze antwoorden en de antwoorden die hij aanvankelijk ontving, en dat het niet duidelijk was of EPSO zijn oorspronkelijke besluiten daadwerkelijk heeft herzien. In de loop van het onderzoek heeft EPSO nadere toelichtingen verstrekt om dit uit te leggen.

De Ombudsman sloot de zaak af met de bevinding dat geen verder onderzoek gerechtvaardigd was, aangezien EPSO uiteindelijk redelijke uitleg gaf over de wijze waarop het de verzoeken om herziening van klager behandelde. Het onderzoek bracht echter problemen aan het licht met de standaardantwoorden van EPSO op verzoeken om herziening. Om deze problemen aan te pakken, deed de Ombudsman EPSO een suggestie voor verbetering en verzocht hij EPSO ervoor te zorgen dat kandidaten die een verzoek tot herziening hebben ingediend, in de toekomst een duidelijk, nauwkeurig en volledig antwoord krijgen waarin zij worden geïnformeerd over de vraag of een herziening heeft plaatsgevonden en over de redenen voor het besluit van EPSO.

 

De zaak betrof de wijze waarop het Asielagentschap van de Europese Unie (EUAA) de overeenkomst van een externe deskundige heeft beëindigd naar aanleiding van beschuldigingen van onprofessioneel gedrag jegens tolken tijdens een asielondersteuningsmissie. Klager voerde aan dat het besluit onvoldoende was gemotiveerd, dat hij niet naar behoren was geïnformeerd over de inhoud van de beschuldigingen, dat zijn rechten van verdediging niet waren geëerbiedigd en dat de genomen maatregelen onevenredig waren. Het EUAA bleef erbij dat de beëindiging van het contract gebaseerd was op meerdere geloofwaardige meldingen van wangedrag, dat de klager via bijeenkomsten en andere mededelingen op de hoogte was gebracht van de punten van zorg, en dat vertrouwelijkheidsoverwegingen de openbaarmaking van bepaalde details beperkten.

De Ombudsman stelde vast dat, hoewel in de opzeggingsbrief zelf de feitelijke en juridische redenering die aan het besluit ten grondslag lag, niet duidelijk en voldoende was uiteengezet, uit de bredere context bleek dat het EUAA vóór de opzegging van zijn contract verschillende malen met klager had overlegd. De Ombudsman was van mening dat klager op de hoogte was gesteld van de aard van de bezwaren en in de gelegenheid was gesteld hierop te reageren. Het EUAA had ook geprobeerd de situatie aan te pakken door middel van minder strenge maatregelen alvorens tot beëindiging over te gaan. Hoewel het beter in overeenstemming zou zijn geweest met goede administratieve praktijken voor het EUAA om meer gestructureerde dossiers bij te houden en in de opzeggingsbrief een meer gedetailleerde motivering te geven, heeft de Ombudsman geen kennelijke beoordelingsfout of een procedurele tekortkoming vastgesteld die voldoende ernstig was om als wanbeheer te worden aangemerkt.

De Ombudsman sloot het onderzoek af met de bevinding dat er geen sprake was van wanbeheer bij de behandeling door het EUAA van het besluit om het contract van klager te beëindigen.

De drie zaken hadden betrekking op de wijze waarop de Europese Commissie haar regels voor betere regelgeving en andere procedurele vereisten heeft toegepast bij de voorbereiding van wetgevingsvoorstellen inzake passende zorgvuldigheid in het bedrijfsleven op het gebied van duurzaamheid (983/2025/MIK), de bestrijding van migrantensmokkel (2031/2024/VB) en het gemeenschappelijk landbouwbeleid (1379/2024/MIK). De Commissie achtte deze voorstellen dringend en heeft daarom in haar regels voorziene stappen, zoals effectbeoordelingen en openbare raadplegingen, achterwege gelaten. De klagers, die maatschappelijke organisaties zijn, waren van mening dat deze omissies in strijd waren met de regels voor betere regelgeving van de Commissie. In twee gevallen voerden de klagers ook aan dat de Commissie de verenigbaarheid van de wetgevingsvoorstellen met de klimaatdoelstellingen van de EU niet heeft beoordeeld, zoals vereist door de Europese klimaatwet. In één geval was klager verder bezorgd over het feit dat de Commissie haar reglement van orde inzake overleg tussen de diensten had geschonden.

Op basis van haar onderzoeken constateerde de Ombudsman procedurele tekortkomingen in de wijze waarop de Commissie de wetgevingsvoorstellen in kwestie had voorbereid, wat samen neerkwam op wanbeheer. Om deze tekortkomingen aan te pakken, heeft de Ombudsman de Commissie aanbevolen te zorgen voor een voorspelbare, consistente en niet-willekeurige toepassing van haar regels voor betere regelgeving, door “dringende” situaties te definiëren die een afwijking van hun vereisten rechtvaardigen, en door de redenen voor toegestane afwijkingen vast te leggen en toe te lichten. Voorts moet de Commissie, wanneer afwijkingen worden toegestaan, een procedure vaststellen om ervoor te zorgen dat de dringende voorbereiding van wetgevingsvoorstellen nog steeds in overeenstemming is met de beginselen van een transparant, empirisch onderbouwd en inclusief wetgevingsproces. Om de Commissie bij deze taak bij te staan, deed de Ombudsman ook vier suggesties voor verbetering, waaronder: de regels voor de raadpleging van belanghebbenden voor dringende voorstellen te verduidelijken; ervoor te zorgen dat de analytische documenten ter vervanging van effectbeoordelingen en de bewijsstukken ter ondersteuning van haar voorstellen tijdig worden gepubliceerd om een openbaar debat mogelijk te maken voordat de wetgeving wordt aangenomen; richtsnoeren uit te vaardigen voor de uitvoering van klimaatconsistentiebeoordelingen; het verstrekken en registreren van motiveringen bij het verkorten van de periodes van overleg tussen de diensten tot onder de vastgestelde drempels.

In haar antwoord aan de Ombudsman stemde de Commissie ermee in om bij de komende herziening van de regels voor betere regelgeving na te denken over het definiëren van “dringende” situaties, en om de redenen voor het toepassen van afwijkingen van hun vereisten vast te leggen en te publiceren. De Commissie heeft zich er ook toe verbonden om te zorgen voor gerichte raadplegingen over haar “dringende” voorstellen, om de analytische documenten met bewijsmateriaal ter ondersteuning van haar voorstellen binnen drie maanden na de goedkeuring ervan te publiceren, om klimaatconsistentiebeoordelingen op te nemen in zowel analytische documenten als toelichtingen voor toekomstige voorstellen en om kortere raadplegingen tussen de diensten te motiveren.

De klagers waren in hun opmerkingen over het antwoord van de Commissie van mening dat de toezeggingen van de Commissie duidelijk noch concreet genoeg zijn om een transparant, inclusief en empirisch onderbouwd wetgevingsproces te waarborgen.

De Ombudsman was ingenomen met het algemene constructieve antwoord van de Commissie op haar aanbevelingen en suggesties voor verbetering. Desalniettemin biedt het antwoord van de Commissie nog niet voldoende duidelijkheid over de concrete stappen die zij voornemens is te nemen om de aanbevelingen en suggesties voor verbetering van de Ombudsman uit te voeren.

De Ombudsman zal deze kwestie derhalve monitoren op basis van toekomstige klachten en zodra de Commissie de herziening van de regels voor betere regelgeving heeft afgerond. In dit stadium zijn geen verdere onderzoeken gerechtvaardigd en heeft de Ombudsman de drie zaken afgesloten.