Straatsburg,

Initiatiefonderzoek naar klokkenluiders (OI/1/2014/PMC)

Geachte heer de secretaris-generaal,

Begin februari 2014 publiceerde de Europese Commissie haar allereerste EU-corruptiebestrijdingsverslag [1], dat ik met grote belangstelling heb gelezen. Zoals in het verslag terecht wordt opgemerkt, kan corruptie de economie en de samenleving als geheel ernstig schaden en in extreme gevallen het vertrouwen van de burgers in democratische instellingen en processen ondermijnen. Dit zijn kwesties die we actief moeten aanpakken op het niveau van de EU-instellingen.

In het verslag wordt melding gemaakt van klokkenluiden als een gebied waarop doeltreffend beleid kan helpen de mogelijkheden voor corruptie te verminderen. In het verslag werd echter opgemerkt dat "[…] klokkenluiders moeilijkheden ondervinden gezien de algemene terughoudendheid om dergelijke handelingen binnen de eigen organisatie te melden en de angst voor represailles. In dit verband zijn het opbouwen van een integriteitscultuur binnen elke organisatie, het vergroten van het bewustzijn en het creëren van doeltreffende beschermingsmechanismen die vertrouwen zouden geven aan potentiële klokkenluiders van cruciaal belang […]."[2]

In artikel 22 quater van het Statuut, dat op 1 januari 2014 in werking is getreden, is verder bepaald dat de bovengenoemde kwestie met betrekking tot de EU-instellingen en hun personeel moet worden aangepakt. De EU-instellingen stellen interne regels vast met betrekking tot de bescherming van klokkenluiders en de verstrekking van informatie aan klokkenluiders, alsook de procedure voor de behandeling van klachten van klokkenluiders over de manier waarop zij zijn behandeld als gevolg van het melden van ernstige onregelmatigheden.

Om uitvoering te geven aan artikel 22 quater van het Statuut van de ambtenaren heeft de Ombudsman interne regels inzake klokkenluiders opgesteld, waarbij hij de richtsnoeren van de Commissie inzake klokkenluiders als waardevolle inspiratiebron heeft gebruikt [3]. De ontwerpregels werden vervolgens via het personeelscomité aan alle personeelsleden van de Ombudsman toegezonden, met een uitnodiging om opmerkingen in te dienen. Gezien de verplichting voor het personeel om ernstige onregelmatigheden te melden, werd het bijzonder belangrijk geacht dat het personeel zich eigenaar voelt van de regels, dat het deze begrijpt en vertrouwen heeft in de bescherming die zij bieden.

De ontwerpregels werden vervolgens voorgelegd aan de functionaris voor gegevensbescherming van de Ombudsman, in overeenstemming met het verantwoordingsbeginsel dat de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming in zijn "Beleid inzake raadplegingen op het gebied van toezicht en handhaving"[4] heeft verankerd. Gezien de gevolgen van klokkenluiden voor de gegevensbescherming legt de Ombudsman de laatste hand aan een kennisgeving over dit onderwerp, die overeenkomstig artikel 27 van de verordening gegevensbescherming [5] bij de EDPS zal worden ingediend, samen met de ontwerpregels.

Tot slot worden de ontwerpregels ook beschikbaar gesteld op de website van de Ombudsman voor publiek commentaar voordat een definitieve versie wordt aangenomen.

Als Ombudsman wil ik de EU-administratie helpen ervoor te zorgen dat zij alles in het werk stelt om personen die ernstige onregelmatigheden aan het licht brengen aan te moedigen zich uit te spreken. Tegen deze achtergrond heb ik besloten het huidige onderzoek op eigen initiatief [6] met betrekking tot klokkenluiders te openen.

Ik ben mij ervan bewust dat veel EU-instellingen en -organen richtsnoeren inzake klokkenluiders hebben aangenomen. Gezien de noodzaak om interne regels vast te stellen die in overeenstemming zijn met artikel 22 quater, is het onderzoek op eigen initiatief voornamelijk gericht op die specifieke verplichting.

Daarom schrijf ik alle instellingen en organen van de EU die vertegenwoordigd zijn in het college van hoofden van de administratie [7] met het verzoek mij in kennis te stellen van de maatregelen die zij hebben genomen of voornemens zijn te nemen om uitvoering te geven aan artikel 22 quater van het Statuut.

Ik zou het met name op prijs stellen indien u mij informatie zou kunnen verstrekken over i) 

 de vraag of uw instelling de door artikel 22 quater van het Statuut vereiste interne regels al heeft vastgesteld of voornemens is vast te stellen, en de vorm die deze regels aannemen of zullen aannemen;

ii) informatie over de procedure voor de vaststelling van genoemde interne voorschriften, indien van toepassing. Ik zou met name willen weten of uw personeel en/of het grote publiek tijdens het adoptieproces de gelegenheid hebben gehad om hun mening te geven en, zo ja, op welke manier;

iii) een afschrift van genoemd reglement of een voorontwerp daarvan, indien van toepassing; en

iv) alle andere nuttige informatie over dit onderwerp. Aangezien het beheer van overheidsmiddelen niet alleen betrekking heeft op het personeel van EU-instellingen, maar ook op derden, zoals contractanten en subcontractanten, verzoek ik u na te denken over de wijze waarop externe informanten, hoewel zij buiten het toepassingsgebied van de interne regels inzake klokkenluiders van een instelling vallen, kunnen worden aangemoedigd om ernstige onregelmatigheden te melden en hoe zij het best kunnen worden beschermd als zij dat doen ^[8]. 

Gelieve er nota van te nemen dat ik het nuttig kan achten uw antwoord beschikbaar te stellen op de website van de Ombudsman.

Ik zou het op prijs stellen indien u uw antwoord uiterlijk op 31 oktober 2014 zou toezenden.  Indien uw diensten nadere informatie of verduidelijkingen over dit initiatiefonderzoek wensen, aarzel dan niet contact op te nemen met de juridisch medewerker die het onderzoek behandelt, de heer Philipp-Maximilian Chaimowicz (tel: +32 2 284 67 68).

Met vriendelijke groet,

Emily O'Reilly

Kopie:

• de heer Hubert Legal, directeur-generaal van de Juridische Dienst