De zaak betrof de praktijk van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) om kandidaten niet toe te staan om te solliciteren voor meer dan één vergelijkend onderzoek voor de aanwerving van EU-ambtenaren, zelfs als zij aan de criteria voldeden. EPSO weigerde klager te laten solliciteren in het kader van twee vergelijkende onderzoeken voor de aanwerving van vertalers voor de EU-instellingen, en legde de redenen voor de toepassing van deze praktijk niet overtuigend uit.

De Ombudsman stelde vast dat deze praktijk tot gevolg kan hebben dat de aanwerving van de meest gekwalificeerde personen wordt belemmerd en dat EPSO derhalve overtuigend moet kunnen motiveren waarom het deze praktijk toepast. De Ombudsman constateerde dat het verzuim van EPSO´ om klager een dergelijke motivering te geven, neerkwam op wanbeheer. Zij was ook van mening dat elke voortzetting van de praktijk, bij gebreke van een solide motivering, noodzakelijkerwijs ook wanbeheer zou vormen. Daarom heeft de Ombudsman EPSO aanbevolen zijn beleid met betrekking tot deze praktijk onmiddellijk te herzien.

Als reactie hierop heeft EPSO een interne reflectiegroep opgericht om een gedetailleerde effectbeoordeling uit te voeren van elke beleidswijziging op dit gebied. De beoordeling zal uiterlijk in december 2018 aan de raad van bestuur van EPSO worden voorgelegd. Het bestuur moet de definitieve beslissing nemen. Aangezien EPSO gevolg geeft aan haar aanbeveling, heeft de Ombudsman besloten de zaak te sluiten.

De zaak betrof de beoordeling van de proeftijd van een tijdelijk functionaris bij het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (EASO). Klager, die aan het einde van haar proeftijd werd ontslagen, voerde aan dat haar beoordeling een aantal procedurele tekortkomingen vertoonde. Bovendien heeft het EASO niet geantwoord op haar klachten op grond van het Statuut van de ambtenaren van de EU.

De Ombudsman onderzocht de kwestie en verzocht het EASO te antwoorden op de klachten. Zij stelde vast dat het EASO de nodige stappen had ondernomen om te zorgen voor een onpartijdige beoordeling van de proeftijd van klager en het recht van klager om te worden gehoord had geëerbiedigd alvorens het definitieve besluit over haar verdere dienstverband te nemen. De Ombudsman sloot de zaak dus af.

EU-ambtenaren moeten vóór hun eerste bevordering aantonen dat zij in een derde taal kunnen werken. Toen klager, die bij een EU-agentschap werkt, niet slaagde voor een taalvaardigheidsexamen in zijn derde taal, vroeg hij EPSO om redenen voor het relatief lage cijfer in de schrijftoets van het examen en hem ook op de hoogte te stellen van mogelijke toetsingsmechanismen. Volgens hem leken de verklaringen van EPSO over zijn rang inconsistent, terwijl zijn eerste antwoord over de herzieningsmogelijkheden onjuist was. Op aandringen van klager stemde EPSO ermee in zijn schrijftoets opnieuw te beoordelen. De tweede beoordelaar bevestigde de eerste graad.

De Ombudsman onderzocht de kwestie. Zij onderzocht de toets van klager en de beoordelingen van de twee beoordelaars. De Ombudsman heeft geen kennelijke fout of aanwijzingen van partijdigheid vastgesteld bij de beoordeling van de schriftelijke toets van klager. Wat de onjuiste informatie over de herzieningsmogelijkheden betreft, erkende EPSO zijn fout en bood het klager zijn excuses aan. De Ombudsman achtte verder onderzoek niet nodig en sloot de zaak. Zij doet echter een suggestie voor verbetering met betrekking tot de informatie die aan deelnemers aan taalvaardigheidstests wordt verstrekt over de procedure en hun recht op herziening/beroep.

De zaak betrof het besluit van het ECDC om de overeenkomst van tijdelijk functionaris aan het einde van een proeftijd te beëindigen.

De Ombudsman heeft de zaak onderzocht en was van mening dat de door het ECDC gegeven uitleg over zijn besluit om klager aan het einde van de proeftijd niet in dienst te houden, in het algemeen redelijk was.

De Ombudsman was echter van mening dat het ECDC klager niet tijdig duidelijk had gemaakt (a) dat de in de evaluatiedialoog voor nieuwkomers vastgestelde problemen zo ernstig waren dat zij de beëindiging van het contract van klager rechtvaardigden, (b) op welke gebieden hij moest verbeteren door middel van een specifiek en duidelijk actieplan. Het verzuim om dit te doen vormde wanbeheer. Bovendien is de Ombudsman van mening dat, in omstandigheden waarin een EU-orgaan niet voldoende tijd heeft om het werk van een tijdelijk functionaris naar behoren te evalueren, of waarin de tijdelijk functionaris niet voldoende gelegenheid heeft gehad om tekortkomingen in zijn of haar prestaties te corrigeren, het een goed bestuur zou zijn om te onderzoeken of er sprake is van "uitzonderlijke omstandigheden" die de verlenging van de proeftijd rechtvaardigen. Aangezien er geen bewijs in het dossier is dat het ECDC de mogelijkheid om de proeftijd van klager te verlengen serieus heeft onderzocht, deed de Ombudsman een overeenkomstige suggestie voor verbetering voor de toekomst. Ten slotte is de Ombudsman van mening dat het ECDC, gezien het feit dat het een goed bestuur is om zich te verontschuldigen voor eventuele slechte praktijken, zijn fouten bij de behandeling van deze zaak moet erkennen en zich bij de klager moet verontschuldigen voor deze fouten.

De zaak betrof het besluit van de Commissie om haar oorspronkelijke voorstel betreffende de overdracht van de pensioenrechten van klager, verworven in de pensioenregeling van het VK, naar de pensioenregeling van de EU te wijzigen.

De Commissie voerde aan dat zij haar oorspronkelijke voorstel moest wijzigen, aangezien het gebaseerd was op algemene uitvoeringsbepalingen die al verouderd waren op het moment dat haar voorstel werd ingediend. Het herziene voorstel van de Commissie, dat minder gunstig was voor klager, was gebaseerd op de herziene algemene uitvoeringsbepalingen die op de datum van het oorspronkelijke voorstel reeds van kracht waren. Klager voerde aan dat de Commissie haar eerste voorstel dat hij reeds had aanvaard, moest honoreren.

De Ombudsman onderzocht de kwestie en stelde vast dat het Gerecht had geoordeeld dat de Commissie wettelijk niet verplicht was voorstellen te doen voor de overdracht van buiten de pensioenregeling van de Unie verworven pensioenrechten en dat de werkelijke waarde van dergelijke overgedragen pensioenrechten pas na de overdracht kon worden vastgesteld. In feite was dit een door de Commissie vastgestelde praktijk om haar ambtenaren eenvoudigweg beter te informeren over wat zij konden verwachten zodra zij daadwerkelijk hadden besloten om de overdracht van hun pensioenrechten naar de pensioenregeling van de EU aan te vragen.

De Ombudsman sloot de klacht derhalve af met de conclusie dat er geen sprake was van wanbeheer door de Commissie.

De zaak betrof de acties van OLAF naar aanleiding van de ontvangst van een klokkenluidersverslag waarin de Europese Autoriteit voor de veiligheid van de luchtvaart (EASA) werd gekoppeld aan de vermeende manipulatie van een verslag over de beveiligingsinspectie van de luchtvaart. Na een voorlopige beoordeling was de Ombudsman bezorgd over wat het besluit van OLAF leek te zijn om de zaak te seponeren en de zaak terug te verwijzen naar het EASA, ondanks het feit dat de klokkenluider er bewust voor had gekozen om zijn verslag aan OLAF te doen in plaats van aan het EASA. De Ombudsman nam het voorlopige standpunt in dat een dergelijk besluit negatieve gevolgen zou kunnen hebben voor de doeltreffendheid van de klokkenluidersbepalingen in het algemeen. Daarom besloot zij de zaak te onderzoeken.

Na een inspectie van de dossiers van OLAF stelde de Ombudsman vast dat OLAF op passende wijze had overwogen een onderzoek in te stellen. Ook bleek dat OLAF de zaak niet had afgesloten, maar het EASA had verzocht de zaak te onderzoeken en verslag uit te brengen over de resultaten van zijn onderzoek. Bovendien had OLAF zich het recht voorbehouden om in een later stadium een formeel onderzoek in te stellen. Tegen deze achtergrond constateerde de Ombudsman dat OLAF het klokkenluidersverslag van klager naar behoren had behandeld. De Ombudsman merkte op dat OLAF klager explicieter had moeten informeren dat de verwijzing van de zaak naar het EASA niet betekende dat OLAF geen verdere actie ter zake zou ondernemen. Zij heeft in dit verband nog een opmerking gemaakt.

De zaak betrof het ontslag van klager als personeelslid van een politiemissie van de Europese Unie en zijn daaropvolgende verzoek om toegang tot de documenten in zijn persoonsdossier.

De Ombudsman onderzocht de kwestie en stelde vast dat het ontslag van klager wettig was. Zij was echter ook van mening dat de missie had moeten wachten op de voltooiing van het interne herzieningsproces, waarin de situatie van klager daadwerkelijk werd behandeld, alvorens klager te ontslaan. De Ombudsman achtte het daarom passend om de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) in een voorstel voor een oplossing te verzoeken klager een betaling ex gratie aan te bieden ter erkenning van de door de missie gemaakte fouten. De EDEO aanvaardde het voorstel en bood aan een betaling ex gratia van 2000 EUR te verrichten.Klager aanvaardde het aanbod niet. De Ombudsman was van oordeel dat het door de EDEO aangeboden bedrag passend was en dat er derhalve geen redenen waren voor verder onderzoek naar dit aspect van de zaak.

Wat de toegang van klager tot zijn persoonsdossier betreft, constateerde de Ombudsman dat er geen sprake was van wanbeheer door de EDEO.

Sinds 1 januari 2014 zijn de EU-instellingen verplicht interne klokkenluidersregels in te voeren met betrekking tot de bescherming van klokkenluiders, de verstrekking van informatie aan klokkenluiders en de procedure voor de behandeling van klachten van klokkenluiders over de manier waarop zij zijn behandeld. Om ervoor te zorgen dat de EU-administratie alles in het werk stelt om personen die zich bewust worden van ernstig wangedrag of wangedrag aan te moedigen zich uit te spreken, heeft de Ombudsman een onderzoek op eigen initiatief geopend dat gericht is tot het Europees Parlement, de Europese Commissie, de Raad van de Europese Unie, het Hof van Justitie van de Europese Unie, de Europese Rekenkamer, de Europese Dienst voor extern optreden, het Europees Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio’s en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

De Ombudsman vindt het teleurstellend om uit haar onderzoek te vernemen dat tot dusver slechts twee van de negen betrokken instellingen de vereiste regels hebben vastgesteld. Uit de antwoorden van de instellingen blijkt dat er veel meer moet worden gedaan om aan het publiek en potentiële klokkenluiders aan te tonen dat de EU-instellingen klokkenluiders verwelkomen en klokkenluiders aanmoedigen om naar voren te treden, dat klokkenluiders zullen worden beschermd tegen negatieve maatregelen van de instelling waarvoor zij werken, en dat hun rapportage zal leiden tot een goed onderzoek. De Ombudsman sluit de zaak daarom af met richtsnoeren voor verdere verbetering en moedigt de instellingen aan hun besprekingen op interinstitutioneel niveau zo spoedig mogelijk af te ronden en daarbij het voorbeeld te volgen van de eigen interne regels van de Ombudsman inzake klokkenluiders. De Ombudsman prijst ook de Commissie en de Rekenkamer voor de vooruitgang die zij tot dusver op dit gebied hebben geboekt.

De klacht is ingediend door een niet-gouvernementele organisatie en heeft betrekking op de wijze waarop de EFSA omgaat met een mogelijk belangenconflict als gevolg van een situatie die "draaideur" wordt genoemd.

De Ombudsman opende een onderzoek naar de bewering dat de EFSA er niet in is geslaagd de kwestie van een mogelijk belangenconflict bij de verhuizing van een voormalig personeelslid naar de particuliere sector en daarmee verband houdende vorderingen adequaat aan te pakken.

Na zijn onderzoek naar de klacht richtte de Ombudsman drie ontwerpaanbevelingen tot de EFSA. In haar omstandig advies voerde de EFSA aan dat zij de ontwerpaanbevelingen van de Ombudsman had opgevolgd.

In zijn besluit tot afsluiting van de zaak stelde de Ombudsman het volgende vast:

i) De EFSA heeft maatregelen genomen om haar regels en procedures met betrekking tot onderhandelingen aan te scherpen door personeelsleden van dienst te zijn met betrekking tot toekomstige banen van het type "draaideur" en om personeelsleden van dienst te verplichten deze tijdig bekend te maken. Omdat de EFSA echter de reikwijdte van wat in dergelijke omstandigheden zou kunnen neerkomen op een mogelijk belangenconflict ten onrechte heeft beperkt, concludeerde de Ombudsman dat de EFSA de eerste ontwerpaanbeveling van de Ombudsman slechts gedeeltelijk heeft aanvaard.

ii) De EFSA heeft niet naar behoren erkend dat zij de relevante procedureregels niet in acht heeft genomen en geen voldoende grondige beoordeling heeft gemaakt van het potentiële belangenconflict dat zich in de onderhavige zaak zou kunnen voordoen, en heeft bijgevolg de tweede ontwerpaanbeveling van de Ombudsman niet uitgevoerd.

iii) De EFSA heeft maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat, indien zich in de toekomst een soortgelijk geval voordoet, zij a) voldoende informatie verkrijgt, waaronder ten minste een behoorlijke beschrijving van de bij de EFSA uitgevoerde taken, een nauwkeurige beschrijving van de voorgestelde nieuwe baan en informatie over mogelijke verbanden tussen de nieuwe en de vorige baan, b) overgaat tot een zo grondig mogelijke beoordeling en c) de resultaten van haar beoordeling naar behoren registreert. De EFSA heeft derhalve de derde ontwerpaanbeveling van de Ombudsman aanvaard en uitgevoerd.

Om de uitvoering van de eerste ontwerpaanbeveling te verbeteren, heeft de Ombudsman bovendien nog vier opmerkingen gemaakt waarin de EFSA werd verzocht te overwegen aanvullende wijzigingen aan te brengen in haar procedures en formulieren.

In 2001 gaf het hoofd van een EU-delegatie toestemming aan drie plaatselijke functionarissen om deeltijds te werken. In 2009 hebben de drie betrokken plaatselijke functionarissen het hoofd van de delegatie verzocht om verlenging van de machtiging om deeltijds te werken. Hun verzoek werd afgewezen. Bij wijze van uitzondering werd slechts tot eind 2010 een verlenging verleend. In hun klacht bij de Europese Ombudsman voerden zij voornamelijk aan dat de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) geen overtuigende redenen had gegeven voor zijn besluit om hen geen toestemming te verlenen om deeltijds te werken.

Het onderzoek van de Ombudsman werd aanvankelijk geopend tegen de Europese Commissie. Met ingang van 1 januari 2011 is de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) na een overdracht van bevoegdheden het bevoegde orgaan geworden voor de behandeling van alle besluiten betreffende het personeel in de EU-delegaties. De EDEO heeft de Commissie dus vervangen in het kader van het onderhavige onderzoek.

In zijn advies legde de EDEO uit dat hij de machtiging die hij aan de drie plaatselijke functionarissen had verleend om deeltijds te werken, niet kon verlengen om de volgende redenen: i) het lokale recht voorziet niet in een gemeenschappelijke praktijk voor de toekenning van deeltijdwerk en er zijn "geen bindende bepalingen" in dit verband; ii) de specifieke EU-regels betreffende plaatselijke functionarissen bevatten geen bepalingen inzake de toekenning van deeltijdwerk; en iii) er is geen "dienstbelang "dat deeltijdwerk mogelijk maakt.

De Ombudsman achtte de weigering van de EDEO om de toestemming voor deeltijdwerk voor de drie plaatselijke functionarissen te verlengen, ongerechtvaardigd. Volgens hem was deeltijdwerk op zijn minst een gemeenschappelijke optie die door de lokale wetgeving werd toegestaan. Ook al zijn er geen algemene "bindende bepalingen" in de lokale wetgeving die bepalen dat deeltijdwerk op verzoek verplicht moet worden toegekend, het staat de partijen bij arbeidsovereenkomsten vrij om te onderhandelen en een dergelijke mogelijkheid toe te staan. Bovendien verbieden de specifieke EU-regels inzake plaatselijke functionarissen, ook al zwijgt zij met betrekking tot deeltijdarbeid, niet dat een dergelijke regeling wordt overeengekomen. Tot slot herinnerde de Ombudsman aan de desbetreffende regels van de Internationale Arbeidsorganisatie, die allemaal deeltijdwerk erkennen als een passende vorm van werk voor werknemers met gezinsverantwoordelijkheden.

De Ombudsman richtte aanvankelijk een voorstel voor een minnelijke schikking tot de EDEO en vervolgens een ontwerpaanbeveling. Naar aanleiding van zijn ontwerpaanbeveling legde de EDEO uit waarom het in het belang van de dienst was om de verzoeken van klagers te weigeren. Daarnaast deelde de EDEO de Ombudsman mee dat hij de besprekingen met de Commissie over de mogelijkheid om toestemming te verlenen voor deeltijdwerk aan lokale functionarissen had heropend. De Ombudsman aanvaardde deze toelichting en was van mening dat de EDEO passende maatregelen heeft genomen om zijn ontwerpaanbeveling uit te voeren. Daarom sloot hij de zaak af.