Gemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman^[1]

De zaak betrof de praktijk van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) om kandidaten niet toe te staan om te solliciteren voor meer dan één vergelijkend onderzoek voor de aanwerving van EU-ambtenaren, zelfs als zij aan de criteria voldeden. EPSO weigerde klager toe te staan sollicitaties in te dienen voor twee vergelijkende onderzoeken voor de aanwerving van vertalers voor de EU-instellingen, en legde de redenen voor de toepassing van deze praktijk niet overtuigend uit.

De Ombudsman was van oordeel dat deze praktijk tot gevolg kan hebben dat de aanwerving van de meest gekwalificeerde personen wordt belemmerd en dat EPSO bijgevolg overtuigend moet kunnen motiveren waarom het de praktijk toepast op de vergelijkende onderzoeken in kwestie. De Ombudsman constateerde dat het verzuim van EPSO om klager een dergelijke motivering te geven, neerkwam op wanbeheer. Zij was ook van mening dat elke voortzetting van de praktijk, bij gebreke van een solide motivering, noodzakelijkerwijs ook wanbeheer zou vormen. De Ombudsman beveelt EPSO derhalve aan zijn beleid met betrekking tot deze praktijk onmiddellijk te herzien in het licht van een relevant arrest van het Gerecht voor ambtenarenzaken.

Achtergrond van de klacht

1. In juli 2015 publiceerde het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) een aankondiging van algemene vergelijkende onderzoeken voor de aanwerving van vertalers voor de EU-instellingen^[2]. De aankondiging bevat gedetailleerde vergelijkende onderzoeken voor de volgende talen: Fins (EPSO/AD/315/15); Hongaars (EPSO/AD/316/15); Lets (EPSO/AD/317/15); Pools (EPSO/AD/318/15); Portugees (EPSO/AD/319/15); en Slowaaks (EPSO/AD/320/15). De verschillende vergelijkende onderzoeken hadden allemaal tot doel vertalers in dezelfde rang (AD5) aan te werven.

2. In de aankondiging stond dat de kandidaten slechts aan één vergelijkend onderzoek mochten deelnemen.

3. Klager wilde deelnemen aan twee vergelijkende onderzoeken (Pools EPSO/AD/318/15 en Portugees EPSO/AD/319/15), omdat zij van mening was dat zij aan de vereiste criteria voor beide voldeed.

4. Zij verzoekt EPSO uit te leggen waarom kandidaten slechts aan één vergelijkend onderzoek kunnen deelnemen. In zijn antwoord verklaarde EPSO "[n]ospecifieke reden, het wordt duidelijk vermeld in de aankondiging van het algemeen vergelijkend onderzoek, blz. 1". Vervolgens diende klager online een klacht in, waarin EPSO werd verzocht haar toe te staan zich voor twee vergelijkende onderzoeken in te schrijven. EPSO antwoordde dat de aankondiging een juridisch bindend document is en dat klager daarom slechts één vergelijkend onderzoek moest kiezen.

5. Ontevreden over het antwoord van EPSO wendde klager zich tot de Ombudsman.

Het onderzoek

6. De Ombudsman heeft een onderzoek ingesteld naar de klacht dat:

EPSO heeft niet uitgelegd waarom kandidaten niet voor meer dan één vergelijkend onderzoek mochten solliciteren indien zij aan de voorwaarden daarvoor voldeden.

7. Klager wilde zich kandidaat kunnen stellen voor het vergelijkend onderzoek waarvan zij was uitgesloten. Ze wilde ook dat EPSO deze praktijk zou veranderen.

8. Tijdens het onderzoek vroeg de Ombudsman EPSO om uit te leggen waarom kandidaten niet tegelijkertijd voor meer dan één vergelijkend onderzoek mochten solliciteren toen de vergelijkende onderzoeken in één aankondiging werden gepubliceerd. Dit verzoek werd ingediend tegen de achtergrond van een eerder onderzoek van de Ombudsman naar een soortgelijke kwestie. Uit dit eerdere onderzoek[3] bleek dat EPSO deze praktijk ten onrechte had toegepast, hetgeen in strijd was met een arrest van het Gerecht voor ambtenarenzaken van de EU van 2009 (het Di Prospero-arrest).

9. De zaak Di Prospero betrof een clausule in een aankondiging van twee gelijktijdige vergelijkende onderzoeken voor de aanwerving van administrateurs op hetzelfde gebied, maar in verschillende rangen. Het vereiste ervaringsniveau en bijgevolg de aan de functie verbonden rang verschilden. De aankondiging verbood kandidaten zich voor meer dan een van de twee vergelijkende onderzoeken in te schrijven. Zo kon bijvoorbeeld een kandidaat die 15 jaar ervaring had en zich voor beide vergelijkende onderzoeken kwalificeerde, niet voor meer dan één vergelijkend onderzoek solliciteren (de “slechts één” regel voor het vergelijkend onderzoek bij gelijktijdige aanwerving).

10. In de zaak Di Prospero verwierp het Gerecht voor ambtenarenzaken de “slechts één” regel van het vergelijkend onderzoek voor aanwerving. De redenering van het Gerecht was in wezen: een clausule die deelname aan meer dan één vergelijkend onderzoek verbiedt, is slechts rechtmatig indien zij wordt gerechtvaardigd door vereisten die verband houden met het te vervullen ambt en meer in het algemeen door het belang van de dienst. De clausule moet ook in overeenstemming zijn met de doelstelling van artikel 27, eerste alinea, van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie, namelijk de aanwerving van ambtenaren met de hoogste graad van bekwaamheid, prestatievermogen en integriteit. Bovendien vallen overwegingen van zuiver praktische aard, die voortvloeien uit de praktische moeilijkheden om tegelijkertijd vergelijkende onderzoeken te organiseren en uit te voeren, in de gegeven context niet onder het belang van de dienst. Dergelijke overwegingen kunnen derhalve de „slechts één” regel van het vergelijkend onderzoek voor aanwerving niet rechtvaardigen.

12. In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman het antwoord van EPSO en vervolgens de opmerkingen van klager in antwoord op het antwoord van EPSO. De Ombudsman heeft van EPSO nadere verduidelijkingen gevraagd en ontvangen. In de analyse van de Ombudsman wordt rekening gehouden met de argumenten en standpunten van de partijen. 

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

13. Klager voerde aan dat EPSO geen geldig argument had aangevoerd om haar niet toe te staan aan de twee vergelijkende onderzoeken deel te nemen. Zij merkt op dat indien de vergelijkende onderzoeken voor vertalers op verschillende tijdstippen in hetzelfde jaar of in verschillende jaren werden georganiseerd, zij aan beide vergelijkende onderzoeken had kunnen deelnemen, aangezien zij voldeed aan zowel de algemene toelatingscriteria als de specifieke vereisten met betrekking tot talen, kwalificaties en werkervaring.

14. Volgens klager waren praktische of organisatorische overwegingen de enige plausibele verklaring om kandidaten te verbieden deel te nemen aan meer dan een van de vergelijkende onderzoeken voor vertalers. Zij voerde aan dat het in het licht van het arrest Di Prospero [4] onverenigbaar leek met het EU-ambtenarenstatuut om meer dan één gelijktijdige toepassing op gelijktijdige vergelijkende onderzoeken te verbieden, uitsluitend op basis van praktische overwegingen. Klager stelde voor dat EPSO in de toekomst voor elke taal afzonderlijk vergelijkende onderzoeken voor vertalers zou organiseren, zodat kandidaten die aan de vereisten voor meer dan één taal voldoen, aan meer dan één vergelijkend onderzoek kunnen deelnemen.

15. EPSO stelde dat “het verbod op parallelle sollicitaties voor vergelijkende onderzoeken voor vertalers die gelijktijdig voor dezelfde rang maar in verschillende talen worden georganiseerd, een kwestie is van personeelsbeleid dat gezamenlijk wordt overeengekomen door de EU-instellingen die vertegenwoordigd zijn in de raad van bestuur van EPSO”. EPSO verklaarde in wezen dat zijn raad van bestuur[5] was overeengekomen dat het arrest Di Prospero restrictief moest worden uitgelegd en alleen van toepassing was op vergelijkende onderzoeken met precies dezelfde omstandigheden als de vergelijkende onderzoeken in de zaak Di Prospero, namelijk “tweevergelijkende onderzoeken die parallel werden gepubliceerd met betrekking tot hetzelfde beroepsprofiel, maar twee verschillende rangen”. EPSO verklaarde ook dat zijn raad van bestuur had besloten het arrest Di Prospero niet toe te passen op “vergelijkbarevergelijkende onderzoeken die gelijktijdig voor dezelfde rang maar op verschillende gebieden worden gepubliceerd”.

Beoordeling door de Ombudsman die tot een aanbeveling heeft geleid

16. In de zaak Di Prospero oordeelde het Gerecht voor ambtenarenzaken dat de praktijk om kandidaten toe te staan slechts voor één gelijktijdig vergelijkend onderzoek voor aanwerving te solliciteren, in strijd was met het Statuut van de ambtenaren van de EU. De beoordeling van de Ombudsman moet op deze rechterlijke uitspraak zijn gebaseerd.

17. Hoewel de feiten in deze zaak verschillen van die in de zaak Di Prospero, is de juridische redenering achter het arrest Di Prospero in deze zaak relevant. Een beleid dat kandidaten verbiedt om te solliciteren naar meer dan één vergelijkend onderzoek waarvoor zij aan de vereisten voldoen, zou tot gevolg kunnen hebben dat de aanwerving van de beste kandidaten voor het ambtenarenapparaat van de Unie wordt belemmerd, hetgeen in strijd is met het Statuut. In dit geval zou deze praktijk de aanwerving van de beste vertalers kunnen verhinderen, die mogelijk aan de criteria voor meer dan één vergelijkend onderzoek hebben voldaan, bijvoorbeeld omdat de persoon tweetalig is.

18. Tegen deze achtergrond moet EPSO een bijzonder overtuigende motivering kunnen geven voor de toepassing van deze praktijk om kandidaten alleen toe te staan zich voor één vergelijkend onderzoek aan te melden wanneer meer vergelijkende onderzoeken onder één aankondiging worden gepubliceerd. EPSO heeft een dergelijke redenering niet gegeven. De loutere vermelding dat de praktijk is goedgekeurd door de instellingen die in de raad van bestuur van EPSO vertegenwoordigd zijn, rechtvaardigt de toepassing ervan niet. Het verzuim van EPSO om de redenen voor zijn standpunt naar behoren toe te lichten, vormt wanbeheer. Mocht EPSO besluiten om deze praktijk in de toekomst voort te zetten, zonder eerst redenen te hebben geformuleerd die voldoen aan de criteria van het arrest Di Prospero, dan zou dit noodzakelijkerwijs ook neerkomen op wanbeheer.

19. De Ombudsman doet daarom (hieronder) een aanbeveling naar aanleiding van dit wanbeheer. Hoewel de Ombudsman wanbeheer door EPSO heeft vastgesteld, lijkt het echter onevenredig om EPSO te vragen het betrokken vergelijkend onderzoek opnieuw uit te voeren.

Aanbeveling

Op basis van het onderzoek naar deze klacht doet de Ombudsman EPSO de volgende aanbeveling:

EPSO moet binnen zes maanden zijn beleid herzien om kandidaten niet toe te staan zich voor meer dan één vergelijkend onderzoek tegelijk aan te melden. Bij deze toetsing moet met name rekening worden gehouden met de in het arrest Di Prospero uiteengezette criteria, volgens welke de huidige mededingingsbeperkende praktijk alleen kan worden gehandhaafd op basis van de vereisten in verband met het te vervullen ambt en meer in het algemeen op grond van het belang van de dienst.

EPSO en klager zullen van deze aanbeveling in kennis worden gesteld. Overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman brengt EPSO uiterlijk op 19 juni 2018 een uitvoerig gemotiveerd advies uit.

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

Straatsburg, 19/12/2017

[1] Besluit van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (94/262/EGKS, EG, Euratom), PB L 113, blz. 15.

[2] http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:C2015/249A/01&from=EN

[3] Besluit in zaak 919/2012/ANA betreffende het verbod van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) op de deelname van kandidaten aan parallelle vergelijkende onderzoeken. Het volledige besluit is te vinden op https://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/65581/html.bookmark.

[4] Met name artikel 27 van het Statuut, op grond waarvan EPSO verplicht is ervoor te zorgen dat kandidaten met de hoogste kwalificaties en normen worden aangeworven bij het ambtenarenapparaat van de EU (zie voetnoot 4 over het arrest Di Prospero).

[5] De raad van bestuur van EPSO bestaat uit vertegenwoordigers van de verschillende EU-instellingen en -organen. Het neemt algemene beheersbesluiten, die door EPSO worden uitgevoerd bij de organisatie van vergelijkende onderzoeken en selectieprocedures voor de aanwerving van EU-ambtenaren.