Achtergrond van de klacht

1. De onderhavige klacht heeft betrekking op de procedures en praktijken die door de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (EFSA) worden toegepast met betrekking tot het potentiële belangenconflict dat ontstaat wanneer een vertrekkend personeelslid naar een biotechnologiebedrijf verhuist. De situatie die tot dit soort belangenconflicten leidt, wordt vaak "draaideur" genoemd [1].

2. Klager, een Duitse non-profitorganisatie, klaagde over het feit dat de EFSA de overstap van de wetenschappelijke coördinator en het hoofd van de afdeling genetisch gemodificeerde organismen (GGO's) van de EFSA (hierna "het voormalige personeelslid" genoemd) naar een biotechnologiebedrijf heeft afgehandeld om de functie van hoofd regelgevingsaangelegenheden op het gebied van biotechnologie op te nemen. In het bijzonder uitte klager zijn bezorgdheid over het feit dat het voormalige personeelslid in mei 2008, dus minder dan twee maanden na haar vertrek, in haar nieuwe functie is getreden en dat de EFSA geen "afkoelingsperiode" of voorwaarden voor de verhuizing heeft opgelegd, zoals haar door het Statuut was toegestaan [2].

3. Klager ondernam de volgende stappen voordat hij zich tot de Europese Ombudsman wendde. In de eerste plaats heeft zij de EFSA bij brief van 8 november 2009 om inlichtingen over de betrokken verplaatsing verzocht. In de tweede plaats heeft zij op 10 november 2009 een perscommuniqué uitgebracht waarin zij EFSA bekritiseerde wegens het gebrek aan transparantie ter zake. Ten derde heeft zij op 24 november 2009 verzocht om toegang tot alle documenten betreffende het besluit van de EFSA om de voormalige functionaris toe te staan naar haar nieuwe functie te verhuizen.

4. Op 9 december 2009 heeft de EFSA contact opgenomen met haar voormalige personeelslid en haar in kennis gesteld van de specifieke vragen van klager. De EFSA benadrukte dat ambtenaren die voornemens zijn binnen twee jaar na beëindiging van de dienst een beroep uit te oefenen, verplicht zijn hun instelling daarvan in kennis te stellen. Verder stond er: "[f] rom HR record, op het moment van uw vertrek, had u geen specifieke baan aangegeven. Zou u zo vriendelijk zijn om ons op de hoogte te houden van dit aspect, zodat we alle benodigde informatie hebben?"

5. In haar antwoord van 11 december 2009 heeft de gewezen functionaris verklaard dat haar overeenkomst met EFSA op 31 maart 2008 was geëindigd en dat zij vervolgens pas op 15 mei 2008, toen zij haar nieuwe functie aannam, in actieve dienst was geweest. Bij e-mail van 19 mei 2008 heeft het voormalige personeelslid haar "voormalige EFSA-collega's en de leden van het GMO-panel " op de hoogte gebracht van haar nieuwe baan. Het voormalige personeelslid verklaarde vervolgens: "Sinds die tijd heb ik EFSA meermaals ontmoet als vertegenwoordiger van [het biotechnologiebedrijf] in de delegatie van EuropaBio [een vereniging van biotechnologiebedrijven] en heb ik deelgenomen aan de tripartiete bijeenkomst met EFSA en de Europese Commissie op 5 maart 2009."

6. Bij e-mail van 21 december 2009 bedankte de EFSA haar voormalige personeelslid voor de verstrekte verduidelijking en herinnerde zij haar aan haar verplichtingen na beëindiging van de dienst op grond van artikel 16 van het Statuut.

7. Op 11 januari 2010 heeft de EFSA geantwoord op de verzoeken van klager van 8 en 24 november 2009. In haar brief onderstreepte de EFSA eerst haar verplichtingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de toegang tot documenten. Ten tweede bevestigde zij dat haar voormalige personeelslid van 1 april 2003 tot en met 31 maart 2008 hoofd van de GGO-eenheid was en gaf zij een korte beschrijving van haar taken. De EFSA benadrukte vervolgens haar strikte beleid inzake belangenverklaringen, dat van toepassing is op al haar personeelsleden. Zij heeft bevestigd dat zij geen bezwaar heeft gemaakt tegen de maatregel. Ten derde heeft de EFSA de gevraagde documenten bijgevoegd, waaronder de bovengenoemde e-mailcorrespondentie tussen het voormalige personeelslid en de EFSA.

8. Op 14 januari 2010 publiceerde klager een persbericht waarin hij het standpunt van de EFSA ter zake bekritiseerde. In het persbericht werd verwezen naar de e-mail van het voormalige personeelslid aan de EFSA van 19 mei 2008, waarin zij verklaarde dat zij "... onder degenen zal zijn die vragen naar de vooruitgang met betrekking tot specifieke dossiers."Volgens het persbericht van de klager "was zij in haar vorige functie bij de EFSA verantwoordelijk geweest voor precies deze groep van deskundigen die dergelijke aanvragen behandelen".

9. Op 24 maart 2010 diende klager de onderhavige klacht in bij de Ombudsman.

Onderwerp van het onderzoek

10. De Ombudsman opende een onderzoek naar de volgende beweringen en beweringen:

Bewering:

De EFSA heeft de kwestie van een mogelijk belangenconflict bij de verhuizing van haar voormalige personeelslid naar een biotechnologiebedrijf niet adequaat aangepakt.

De Ombudsman heeft de EFSA in kennis gesteld van het argument van klager ter ondersteuning van zijn bewering dat de EFSA overeenkomstig artikel 16 van het Statuut de verhuizing had moeten verbieden of daaraan voorwaarden had moeten stellen.

Vorderingen:

(1) De EFSA moet erkennen dat zij heeft nagelaten een mogelijk belangenconflict in deze zaak te voorkomen.

(2) De EFSA moet zich ertoe verbinden in de toekomst een proactievere en kritischere aanpak te volgen met betrekking tot haar procedures voor vertrekkend personeel.

11. De Ombudsman merkte ook op dat de redenen waarom de EFSA besloot dat het door haar voormalige personeelslid verrichte werk geen verband hield met haar EFSA-werk, niet duidelijk waren uit de beschikbare informatie, en dat het met name niet duidelijk was of de EFSA op de hoogte was van de taken die het voormalige personeelslid in haar nieuwe baan zou uitvoeren. De Ombudsman verzocht de EFSA derhalve in haar advies een volledige verduidelijking op te nemen van de gronden waarop zij haar besluit om geen bezwaar te maken had gebaseerd. Voorts heeft de Ombudsman verzocht om een lijst van alle correspondentie en interne nota’s/briefings die relevant zijn voor deze zaak, alsook om nadere gegevens over de vergaderingen die het voormalige personeelslid in de twee jaar na haar vertrek met EFSA heeft gehad.

12. De Ombudsman wees de EFSA erop dat zijn onderzoek alleen betrekking had op de beweringen en beweringen van klager tegen de EFSA. Klager had verzocht om een openbare behandeling van zijn klacht. Hoewel de Ombudsman de bevoegdheid heeft om een klacht op eigen initiatief vertrouwelijk te verklaren om de belangen van een derde partij te beschermen [3], heeft hij in het onderhavige geval besloten deze bevoegdheid niet uit te oefenen omdat het in het algemeen belang is dat de klacht op transparante wijze wordt behandeld. In ieder geval had klager reeds bekendheid gegeven aan de klacht. In dit verband deelde de Ombudsman de EFSA mee dat hij er geen bezwaar tegen zou hebben indien de EFSA het passend achtte haar voormalige personeelslid in kennis te stellen van de klacht en van haar advies daarover.

Het onderzoek

13. Op 25 mei 2010 heeft de Ombudsman de EFSA om advies gevraagd over de beweringen en beweringen van klager. Op 23 juli 2010 heeft de EFSA haar advies uitgebracht, dat voor opmerkingen aan klager is toegezonden. Op 20 augustus 2010 diende klager zijn opmerkingen in.

14. Op 4 oktober 2010 heeft de Ombudsman besloten verder onderzoek te verrichten en de EFSA verzocht de informatie in haar oorspronkelijke advies nader toe te lichten. Op 30 november 2010 heeft de EFSA geantwoord op de aanvullende onderzoeken van de Ombudsman. Op 20 december 2010 heeft de EFSA aanvullende informatie verstrekt ter aanvulling van haar antwoord op de verdere onderzoeken van de Ombudsman. Dat verdere antwoord werd ook doorgestuurd naar klager voor opmerkingen. Op 24 februari 2011 heeft klager zijn opmerkingen ingediend.

15. Op 7 december 2011 richtte de Ombudsman ontwerpaanbevelingen tot de EFSA. Op 13 december 2011 zond de EFSA een eerste antwoord op de ontwerpaanbevelingen van de Ombudsman en op 22 maart 2012 zond zij haar omstandig advies daarover. De EFSA heeft verzocht om de bijlagen III en IV van haar uitvoerig gemotiveerde mening niet aan de klager bekend te maken om redenen van gegevensbescherming. Op 11 april 2012 heeft de Ombudsman deze documenten aan de EFSA teruggezonden omdat haar verzoek niet in overeenstemming was met artikel 4, lid 4, van de uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman [4]. De Ombudsman heeft het uitvoerig gemotiveerde advies van de EFSA en de overige bijlagen aan klager toegezonden en hem verzocht zijn eventuele opmerkingen uiterlijk op 31 mei 2012 in te dienen. Op 18 april 2012 heeft klager zijn opmerkingen over het omstandig advies van de EFSA ingediend [5]. Op 24 mei 2012 heeft de EFSA de Ombudsman ervan in kennis gesteld dat zij van de in de bijlagen III en IV genoemde personen toestemming had gekregen om hun inhoud openbaar te maken en dat deze bijlagen, die zij opnieuw aan de Ombudsman had toegezonden, derhalve aan klager konden worden meegedeeld. De Ombudsman heeft deze documenten aan klager toegezonden en hem verzocht uiterlijk op 30 juni 2012 opmerkingen in te dienen. Klager heeft geen aanvullende opmerkingen ingediend.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Bewering dat de EFSA er niet in is geslaagd de kwestie van een mogelijk belangenconflict bij de verhuizing van haar voormalige personeelslid naar een biotechnologiebedrijf en daarmee verband houdende claims adequaat aan te pakken

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

16. Ter ondersteuning van zijn bewering voerde klager aan dat de EFSA overeenkomstig artikel 16 van het Statuut de verhuizing had moeten verbieden of daaraan voorwaarden had moeten stellen.

17. In haar antwoord aan klager van 11 januari 2010 verklaarde de EFSA dat zij geen bezwaar had gemaakt tegen de verhuizing. De EFSA lijkt haar conclusie te hebben gebaseerd op de overweging dat haar voormalige personeelslid geen relevante besluitvormingsautoriteit binnen de EFSA had, aangezien haar eenheid alleen secretariële ondersteuning bood aan het ggo-panel van de EFSA.

18. Zoals hierboven is opgemerkt, heeft de Ombudsman in zijn brief tot inleiding van een onderzoek naar de onderhavige klacht de EFSA verzocht om in haar advies een volledige verduidelijking op te nemen van de gronden waarop zij haar besluit om geen bezwaar te maken heeft gebaseerd. Voorts heeft de Ombudsman verzocht om een lijst van alle correspondentie en interne nota’s/briefings die relevant zijn voor deze zaak, alsook om nadere gegevens over de vergaderingen die het voormalige personeelslid in de twee jaar na haar vertrek met EFSA heeft gehad.

19. In haar advies heeft de EFSA een feitelijk verslag verstrekt van de verhuizing van het voormalige personeelslid naar een biotechnologiebedrijf. De EFSA wees er met name op dat zij, toen haar contract in maart 2008 afliep, hoofd was van de GGO-eenheid die secretariële ondersteuning verleende aan het GGO-panel. De GGO-eenheid bestaat uit personeelsleden van de EFSA die een permanent secretariaat verzorgen voor de onafhankelijke wetenschappelijke deskundigen die door de raad van bestuur van de EFSA zijn benoemd tot lid van het GGO-panel.

20. De EFSA benadrukte dat volgens de wet [6] alleen de leden van het ggo-panel het recht hebben de wetenschappelijke adviezen van de EFSA over de aanvragen die zijn ingediend in het kader van de vergunningsprocedures uit hoofde van de verordening genetisch gemodificeerde levensmiddelen en diervoeders [7] of de richtlijn doelbewuste introductie [8] goed te keuren. Voorts merkte de EFSA op dat haar personeelsleden geen lid kunnen zijn van de wetenschappelijke panels van de EFSA en verstrekte zij informatie over de procedure die is gevolgd bij de selectie van de leden van haar wetenschappelijke panels [9].

21. De EFSA legde uit dat de meerderheid van haar personeelsleden op basis van contracten van vijf jaar in dienst is als tijdelijk functionaris of arbeidscontractant, met de mogelijkheid van verlenging. Volgens artikel 16 van het Statuut moeten voormalige personeelsleden de EFSA gedurende een periode van twee jaar na het verlaten van de EFSA in kennis stellen van hun voornemen om een beroepsactiviteit uit te oefenen, zodat het tot aanstelling bevoegde gezag kan beoordelen of dit tot een belangenconflict kan leiden.

22. In casu heeft EFSA aangegeven dat haar voormalige personeelslid in mei 2008 in dienst is getreden en dat zij EFSA daarvan op 19 mei 2008 in kennis heeft gesteld. Overeenkomstig artikel 16 van het Statuut heeft de EFSA de verstrekte informatie beoordeeld en geoordeeld dat haar vorige taak erin bestond het secretariaat ter ondersteuning van de onafhankelijke wetenschappelijke deskundigen van de EFSA te beheren. In feite was zij geen besluitvormer met betrekking tot het wetenschappelijk advies van de EFSA, want dat is de exclusieve rol van de leden van het GGO-panel. Evenmin heeft zij beslissingen genomen over een vergunning of goedkeuring, aangezien dit volgens de wet de rol is van de risicomanagers en niet die van de EFSA. Daarom heeft de EFSA geen bezwaar gemaakt.

23. In november 2009 heeft de EFSA opnieuw de arbeidsstatus van haar voormalige personeelslid gecontroleerd en haar herinnerd aan haar verplichtingen met betrekking tot vertrouwelijkheid. Bovendien heeft de EFSA opgemerkt dat haar personeelsleden verplicht zijn zich te onthouden van elke ongeoorloofde openbaarmaking van informatie die zij in het kader van hun taken hebben ontvangen, tenzij de informatie reeds openbaar is gemaakt of toegankelijk is voor het publiek, terwijl zij na beëindiging van de dienst geen toegang meer hebben tot bevoorrechte informatie. EFSA benadrukte dat zij op geen enkel moment op de hoogte was van enig bewijs dat erop wijst dat haar voormalige personeelslid haar verantwoordelijkheden heeft geschonden, zoals hierboven uiteengezet. Zij voegde daaraan toe dat indien dergelijke inbreuken zouden plaatsvinden, passende maatregelen zouden worden genomen.

24. Wat de door de Ombudsman gevraagde informatie betreft, heeft de EFSA haar correspondentie met klager doorgestuurd. De EFSA verstrekte ook de data van de vergaderingen tussen haarzelf en haar voormalige personeelslid in haar nieuwe hoedanigheid, waaronder i) twee vergaderingen tussen het directoraat-generaal Gezondheid en consumenten van de Europese Commissie, de EFSA en EuropaBio op 5 maart 2009 en 3 maart 2010, ii) een EFSA-workshop over ggo's met belanghebbenden, en iii) twee technische vergaderingen van de EFSA met belanghebbenden en aanvragers op 5 maart 2009 en 29 april 2009.

25. In zijn opmerkingen was de klager het niet eens met de verklaring van de EFSA dat haar voormalige personeelslid "geen directe beslissingen nam over aanvragen voor ggo's op de markt." De klager voerde aan dat zij als "een vooraanstaand personeelslid zeker vele manieren zou hebben gehad om het werk van het ggo-panel te beïnvloeden (besluiten voorbereiden, richtsnoeren opstellen, vergaderingen met belanghebbenden houden). Aangezien er na haar ontslag geen afkoelingsperiode was, waren haar specifieke contacten en kennis buitengewoon relevant voor haar nieuwe baan. Het is onaanvaardbaar dat de EFSA [de rol van haar voormalige personeelslid] bagatelliseert om eenvoudigweg te ontsnappen aan kritiek op hun managementbeslissingen.

26. Bovendien voerde klager aan dat uit de verklaring van de EFSA bleek dat haar voormalige personeelslid de EFSA pas op 19 mei 2008 in kennis had gesteld van haar nieuwe functie, dat wil zeggen nadat zij reeds bij haar nieuwe werkgever in dienst was getreden. Dit betekende dat ze haar nieuwe baan was begonnen zonder de goedkeuring van EFSA te hebben verkregen. Pas in november 2009, na de openbare mededeling van klager, heeft de EFSA gereageerd en contact opgenomen met haar voormalige personeelslid om haar aan haar verplichtingen te herinneren. Klager voerde aan dat het gedrag van EFSA, zowel wat de wettelijke vereisten als wat de timing betreft, ongepast en ontoereikend was. Klager voerde vervolgens aan dat het antwoord van de EFSA bevestigde dat zij er niet in was geslaagd de kwestie van een mogelijk belangenconflict adequaat aan te pakken.

27. Wat de bij zijn advies gevoegde lijst van vergaderingen van de EFSA betreft, uitte de klager zijn bezorgdheid over de rol van het voormalige personeelslid in de vergaderingen tussen de EFSA en biotechnologiebedrijven. Zij was van mening dat het voormalige personeelslid tijdens die vergaderingen als lobbyist kon worden beschouwd.

28. In zijn verdere onderzoeken heeft de Ombudsman de EFSA verzocht alle beschikbare informatie te verstrekken waaruit de beoordeling door de EFSA van het vermeende potentiële belangenconflict blijkt, bijvoorbeeld e-mailuitwisselingen, notities voor het dossier of een besluit van de bevoegde dienst binnen de EFSA.

29. Bovendien heeft de Ombudsman de EFSA verzocht aanvullende documenten en/of informatie te verstrekken om hem in staat te stellen een beter inzicht te krijgen in de taken van het voormalige personeelslid wanneer hij bij de EFSA werkt. De Ombudsman verzocht met name om: (1) de vacature betreffende de functie van hoofd van de GGO-eenheid; 2) de aanvraag van het voormalige personeelslid, met inbegrip van eventuele bijlagen; (3) al haar personeelsrapporten; en 4) alle interne regels en/of richtsnoeren die relevant zijn voor de kwestie en, meer in het bijzonder, a) alle informatie/richtsnoeren die aan het personeel worden verstrekt met betrekking tot belangenconflicten, en b) alle regels over de wijze waarop de EFSA zelf omgaat met belangenconflicten, zoals de regels over wie deze beoordeelt en hoe, en of er sprake is van een belangenconflict met betrekking tot de activiteiten van een voormalig personeelslid na de beëindiging van zijn of haar dienst bij de EFSA.

30. In dezelfde brief erkende de Ombudsman de informatie die de EFSA hem had verstrekt met betrekking tot de vergaderingen die het voormalige personeelslid in de twee jaar na haar vertrek met de EFSA had gehad. Volledigheidshalve heeft de Ombudsman ook verzocht om nadere gegevens over alle interne vergaderingen en vergaderingen met externe belanghebbenden (met inbegrip van eventuele beschikbare notulen) waaraan het voormalige personeelslid tijdens de laatste twaalf maanden van zijn dienstverband bij de EFSA heeft deelgenomen.

31. In haar antwoord op de verdere onderzoeken van de Ombudsman bevestigde de EFSA dat de eerder verstrekte informatie over de verhuizing van haar voormalige personeelslid volledig was. Overeenkomstig de bepalingen van artikel 16 van het Statuut heeft de EFSA " haar instemming met de nieuwe aanstelling niet uitdrukkelijk meegedeeld".

32. Vervolgens heeft de EFSA herhaald dat haar voormalige personeelslid optrad als hoofd van de GGO-eenheid, dat de GGO-eenheid bestaat uit personeelsleden van de EFSA en dat zij een permanent secretariaat en administratieve ondersteuning biedt aan het GGO-panel. GGO-aanvragen worden op hun beurt alleen goedgekeurd door de leden van het GGO-panel, terwijl personeelsleden van de EFSA geen deel kunnen uitmaken van de wetenschappelijke panels of het wetenschappelijk comité van de EFSA. Bijgevolg heeft haar voormalige personeelslid geen besluiten genomen met betrekking tot de wetenschappelijke output van EFSA, aangezien dit de exclusieve rol is van de leden van het GGO-panel. Evenmin heeft zij besluiten genomen over een vergunning of goedkeuring, aangezien de rol van de risicomanagers wordt vervuld door de Commissie en de EU-lidstaten, en niet door de EFSA.

33. Wat punt 4 van punt 29 van het onderhavige arrest betreft, heeft de EFSA een aantal documenten overgelegd. De voor dit onderzoek meest relevante documenten zijn: i) de gedragscode van de EFSA inzake belangenverklaringen, die van kracht was tussen maart 2004 en september 2007 en die is vervangen door document ii); ii) het beleid van de EFSA inzake belangenverklaringen (overeenkomstig het besluit van de raad van bestuur van de EFSA van 5 oktober 2007); iii) het richtsnoer inzake belangenverklaringen (van toepassing vanaf 8 september 2007); iv) de procedure voor het opsporen en behandelen van potentiële belangenconflicten (van toepassing vanaf 8 september 2007); en v) het besluit van de EFSA betreffende externe activiteiten en opdrachten (van toepassing vanaf 28 april 2004).

34. Tot slot heeft de EFSA een verslag verstrekt van de vergaderingen waaraan haar voormalige personeelslid tijdens het laatste jaar van haar dienstverband bij de EFSA heeft deelgenomen.

35. In zijn opmerkingen over het antwoord van de EFSA benadrukte klager dat de overstap van het voormalige personeelslid van de EFSA naar een biotechnologiebedrijf zonder afkoelingsperiode vanuit het oogpunt van het algemeen belang niet aanvaardbaar was en in strijd was met het Statuut. Overeenkomstig artikel 16 van het Statuut moeten belangenconflicten zowel tijdens het dienstverband als na beëindiging van de dienst worden vermeden.

36. Volgens klager bestond er geen twijfel over dat het werk dat het voormalige personeelslid in haar nieuwe dienstverband " verrichtte, verband houdt met het werk dat zij tijdens haar werk bij EFSA verrichtte en in strijd is met de legitieme belangen van de instelling. De EFSA heeft echter geen enkel initiatief genomen om [haar] te beletten over te stappen naar een baan als lobbyist voor [een biotechnologiebedrijf], dat een van de grootste producenten [van] genetisch gemodificeerde planten is. Het lijdt geen twijfel dat de directie van de EFSA haar zorgvuldigheidsplicht en haar specifieke verplichtingen overeenkomstig het Statuut van de ambtenaren van de EU niet is nagekomen."

37. Klager verlegde vervolgens de aandacht van zijn opmerkingen naar zijn onderzoeken naar de voorzitter van het GGO-panel en zijn activiteiten bij het International Life Sciences Institute (ILSI). Zij voerde aan dat er een verband bestond tussen het hoofd van de GGO-eenheid en de voorzitter van het GGO-panel in een periode waarin "veel belangrijke besluiten werden genomen door de EFSA."Zij verzocht de Ombudsman die relatie verder te onderzoeken en meer in het bijzonder het potentiële belangenconflict met betrekking tot de voorzitter van het GGO-panel.

Beoordeling van de Ombudsman die tot ontwerpaanbevelingen heeft geleid

38. De Ombudsman verduidelijkte de reikwijdte van zijn analyse van de onderhavige klacht en legde uit welke kwesties hij zou behandelen en welke niet. In dit verband heeft hij twee inleidende opmerkingen gemaakt. Ten eerste heeft de Ombudsman overeenkomstig het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie ("VWEU") tot taak klachten over gevallen van wanbeheer bij het optreden van de instellingen van de Unie te onderzoeken. De Ombudsman was zich ervan bewust dat, hoewel het onderhavige onderzoek betrekking heeft op een bewering tegen EFSA, het gedrag van EFSA onlosmakelijk verbonden was met de feitelijke omstandigheden rond het vertrek van een personeelslid. Zoals in punt 12 hierboven is vermeld, heeft de Ombudsman de EFSA meegedeeld dat hij geen bezwaar zou hebben indien zij het passend achtte haar voormalige personeelslid in kennis te stellen van de klacht en van haar advies daarover. Tegelijkertijd benadrukte de Ombudsman echter dat het onderwerp van zijn onderzoek niet de juistheid van de acties van het voormalige personeelslid van EFSA is, maar de beweringen en beweringen tegen EFSA.

39. Wat de tweede inleidende opmerking betreft, merkte de Ombudsman op dat klager in zijn opmerkingen voor het eerst in het onderhavige onderzoek een grief naar voren bracht met betrekking tot de rol van de voorzitter van het ggo-panel. De vermelding van de voorzitter van het GGO-panel wordt geacht twee doelen te dienen. Enerzijds voerde klager aan dat zij, om het argument van EFSA dat haar voormalige personeelslid geen directe beslissingen nam, te weerleggen, in staat was invloed uit te oefenen op de genomen beslissingen, via haar contact met de voorzitter van het ggo-panel. Aan de andere kant heeft klager de Ombudsman echter ook verzocht de relatie tussen de voorzitter van het GGO-panel en zijn activiteiten bij de ILSI te onderzoeken en een mogelijk belangenconflict als gevolg van deze relatie te onderzoeken.

40. De Ombudsman benadrukte dat het onderhavige onderzoek werd geopend om na te gaan of de EFSA het potentiële belangenconflict als gevolg van de verhuizing van haar personeelslid naar een biotechnologiebedrijf, dat door de klager in zijn oorspronkelijke klacht aan de orde was gesteld, naar behoren heeft aangepakt. De Ombudsman beschikte over voldoende informatie om bovengenoemde kwestie te kunnen beoordelen. Hij achtte het derhalve niet opportuun om de verdere kwestie, die klager in zijn opmerkingen aan de orde stelde, in het onderhavige onderzoek op te nemen, aangezien dit zijn beslissing in deze zaak onvermijdelijk zou vertragen. Het stond klager echter vrij om een nieuwe klacht in te dienen met betrekking tot deze nieuwe kwestie, nadat hij in dat verband passende stappen bij de EFSA had ondernomen [10].

41. Wat de analyse betreft, was de Ombudsman van mening dat de bewering twee aspecten omvat, namelijk een procedureel aspect en een materieel aspect. Het procedurele aspect van de bewering spitst zich toe op de vraag of de EFSA de toepasselijke procedures heeft gevolgd ten aanzien van haar voormalige personeelslid. Het inhoudelijke aspect van de bewering betreft de inhoudelijke beoordeling die de EFSA heeft verricht.

42. Het Statuut bevat regels en beginselen die de EFSA moet toepassen bij de uitoefening van haar procedurele en materiële verantwoordelijkheden. Deze regels en beginselen zijn bedoeld om de belangen van de Europese Unie te beschermen door de loyaliteit, onafhankelijkheid en integriteit van haar personeel te waarborgen. Sinds de inwerkingtreding van het Verdrag van Lissabon moeten de specifieke bepalingen worden gezien in het licht van artikel 298 VWEU, dat bepaalt dat "[i]n de uitoefening van hun taken [...] de instellingen, organen en instanties van de Unie [worden] ondersteund door een open, efficiënt en onafhankelijk Europees bestuur".

43. In dit verband achtte de Ombudsman het nuttig om met name de volgende bepalingen van het Statuut van de ambtenaren in herinnering te brengen:

"Artikel 11 bis

1. Behoudens de hiernavolgende bepalingen, behandelt de ambtenaar bij de uitoefening van zijn functie geen aangelegenheden waarbij hij, direct of indirect, enig persoonlijk belang heeft dat zijn onafhankelijkheid in het gedrang kan brengen, met name familiale en financiële belangen.

2. De ambtenaar aan wie in de uitoefening van zijn functie de behandeling van bovenbedoelde aangelegenheid is opgedragen, stelt het tot aanstelling bevoegde gezag daarvan onverwijld in kennis. Het tot aanstelling bevoegde gezag neemt alle passende maatregelen en kan de ambtenaar met name ontheffen van zijn verantwoordelijkheid ter zake.

3. De ambtenaar mag in ondernemingen die onder het gezag staan van de instelling waartoe hij behoort of die met deze instelling te maken hebben, noch rechtstreeks, noch onrechtstreeks enig belang aanhouden of verwerven van zodanige aard of omvang dat zijn onafhankelijkheid bij de uitoefening van zijn functie in het gedrang zou kunnen komen.

Artikel 12

De ambtenaar onthoudt zich van elke handeling of gedraging die zijn positie nadelig zou kunnen beïnvloeden.

...

Artikel 16

Na beëindiging van de dienst blijft de ambtenaar gehouden zich met betrekking tot de aanvaarding van bepaalde benoemingen of voordelen integer en discreet te gedragen.

Ambtenaren die voornemens zijn binnen twee jaar na beëindiging van de dienst een al dan niet bezoldigde beroepsactiviteit uit te oefenen, stellen hun instelling daarvan in kennis. Indien deze activiteit verband houdt met de werkzaamheden die de ambtenaar gedurende de laatste drie dienstjaren heeft verricht en zou kunnen leiden tot een conflict met de legitieme belangen van de instelling, kan het tot aanstelling bevoegde gezag, rekening houdend met het belang van de dienst, hem verbieden deze te verrichten of zijn goedkeuring verlenen onder de voorwaarden die het passend acht. De instelling stelt, na raadpleging van het Gemengd Comité, binnen 30 werkdagen nadat zij daarvan in kennis is gesteld, haar besluit ter kennis. Indien een dergelijke kennisgeving aan het einde van die termijn niet heeft plaatsgevonden, wordt dit beschouwd als impliciete aanvaarding."

44. Bovendien luidde artikel 18 van het besluit van de EFSA betreffende externe activiteiten en opdrachten [11], dat ten tijde van de feiten van kracht was en dat "beoogde belangenconflicten te voorkomen, zonder onredelijke beperkingen op te leggen aan de externe activiteiten van ambtenaren", als volgt:

"1. De ambtenaar die de dienst van de Commissie verlaat [12] ondertekent een verklaring volgens een door het tot aanstelling bevoegde gezag verstrekt formulier, waarin wordt bevestigd dat hij op de hoogte is van zijn blijvende verplichtingen jegens de Commissie, met name uit hoofde van de artikelen 16, 17 ter en 19 van het Statuut.

2. Gedurende een periode van twee jaar na het verlaten van de Commissie stelt een gewezen ambtenaar die een aanstelling of een externe activiteit wenst te aanvaarden, het tot aanstelling bevoegde gezag daarvan in kennis. De gewezen ambtenaar verstrekt met name:

- een beschrijving van zijn werkzaamheden gedurende de laatste drie jaar van zijn actieve dienst bij de Commissie;

- een beschrijving van de activiteit die hij wenst uit te oefenen, met inbegrip van informatie over de functie die hij zal bekleden en de verwachte duur van de activiteit;

naam, adres en telefoonnummer van de potentiële werkgever;

de werkterreinen van de werkgever;

de eventuele banden met zijn vroegere functies bij de Commissie.

Daartoe zal de voormalige ambtenaar het door het tot aanstelling bevoegde gezag verstrekte aanvraagformulier invullen en bij de Commissie indienen.

3. Elke toestemming die op grond van dit aanvraagformulier overeenkomstig lid 2 van dit artikel wordt verleend, is beperkt tot een dienstverband bij de genoemde werkgever en eenieder met wie de werkgever de onderneming waarbij de ambtenaar in dienst is, fuseert of overdraagt..."

45. De hierboven aangehaalde bepalingen zijn grotendeels overgenomen en verder uitgewerkt in het recentere besluit van de EFSA tot uitvoering van artikel 16, artikel 17, lid 2, en artikel 19 van het Statuut en de artikelen 11 en 91 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie [13], dat in de loop van zijn onderzoek aan de Ombudsman is verstrekt.

46. Het is duidelijk dat het gecombineerde rechtskader dat door de hierboven uiteengezette regels is vastgesteld, de volgende procedurele verplichtingen oplegt aan ambtenaren en, bij uitbreiding, aan tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten [14]. Een personeelslid moet, ten eerste, zijn instelling in kennis stellen van zijn voornemen om elders, al dan niet tegen betaling, een beroepsactiviteit uit te oefenen en voldoende informatie verstrekken, zoals die welke is beschreven in artikel 18, lid 2, van het besluit van de EFSA betreffende nevenactiviteiten en opdrachten (of, volgens de huidige regels, artikel 3, lid 3, van het besluit van de EFSA tot uitvoering van de artikelen 16, 17, lid 2, en 19 van het Statuut en de artikelen 11 en 91 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie [15]), en, ten tweede, de instelling om toestemming verzoeken indien hij voornemens is een activiteit uit te oefenen die verband houdt met de werkzaamheden die hij de afgelopen drie jaar heeft verricht en die tot een belangenconflict kan leiden.

47. De overeenkomstige procedurele verplichtingen van de EFSA zijn: ten eerste, van een vertrekkend personeelslid voldoende informatie te verkrijgen over zijn al dan niet bezoldigde voorgenomen beroepsactiviteit; ten tweede, de verkregen informatie te beoordelen om te bepalen of de nieuwe beroepsactiviteit van haar personeelslid zou kunnen leiden tot een conflict met de "gewettigde belangen"van EFSA; en ten derde, indien dit het geval is, hem te verbieden de nieuwe activiteit uit te oefenen of zijn goedkeuring te verlenen onder de voorwaarden die hij in de gegeven omstandigheden passend acht.

48. Uit de bewoordingen van de regeling ("ambtenaar die voornemens is ","hem te verbieden ","een opdracht aan te nemen") blijkt duidelijk dat de relevante informatie tijdig aan de betrokken instelling moet worden verstrekt voordat de vertrekkende ambtenaar met zijn nieuwe opdracht begint. Aangezien de relevante regels tot doel hebben een mogelijk belangenconflict te voorkomen, moet de beslissing over de vraag of er een belangenconflict kan ontstaan in elk geval worden genomen voordat de nieuwe betrekking wordt aangevat. Het is duidelijk dat een instelling alle nodige maatregelen moet nemen om ervoor te zorgen dat al haar personeelsleden de bovengenoemde regels naleven. Wanneer een personeelslid een nieuwe functie aanneemt zonder voorafgaande informatie te verstrekken, moet de betrokken instelling, zodra zij de situatie ontdekt, passende follow-upmaatregelen nemen.

49. In de onderhavige zaak liep de arbeidsovereenkomst van de gewezen functionaris af op 31 maart 2008. Op 15 mei 2008 is zij in dienst getreden bij een biotechnologisch bedrijf. Op 19 mei 2008 heeft zij de EFSA in kennis gesteld van haar nieuwe baan. Op 8 en 24 november 2009 heeft klager in verband met deze kwestie contact opgenomen met de EFSA. Op 9 december 2009 heeft de EFSA contact opgenomen met haar voormalige personeelslid om informatie te vragen en haar te herinneren aan haar verplichtingen uit hoofde van artikel 16 van het Statuut. Op 11 december 2009 heeft het voormalige personeelslid geantwoord en verduidelijkingen verstrekt. Uiteindelijk heeft de EFSA besloten geen bezwaar te maken tegen de nieuwe aanstelling van haar voormalige personeelslid.

Het procedurele aspect

50. De naleving door de EFSA van haar procedurele verplichtingen werd onderzocht in het licht van haar acties op de verschillende hierboven genoemde chronologische wegwijzers. De eerste bewegwijzering was die van 31 maart 2008, toen het contract van de voormalige functionaris afliep. Deze datum was van cruciaal belang omdat het het eerste moment is waarop een personeelslid, zonder zijn instelling op de hoogte te stellen, rechtmatig met een potentiële toekomstige werkgever in onderhandeling kan treden over een baan die tot een belangenconflict zou kunnen leiden.

51. Dit betekende dat de EFSA verplicht was erop toe te zien dat haar vertrekkende personeelslid op dat moment de krachtens artikel 16 van het Statuut op haar rustende verplichtingen nakwam. Om dit doel te bereiken op grond van de toepasselijke procedureregels die op dat moment van toepassing waren, moeten de vertrekkende personeelsleden een verklaring ondertekenen waarin zij hun blijvende verplichtingen jegens de EFSA erkennen, met inbegrip van de verplichtingen die voortvloeien uit artikel 16 van het Statuut. Op basis van de door de EFSA verstrekte uitleg kon niet worden vastgesteld of het voormalige personeelslid van de EFSA een dergelijke verklaring heeft ondertekend.

52. Bij wijze van nadere algemene toelichting op het bovenstaande, en zonder verwijzing naar het specifieke geval in kwestie, achtte de Ombudsman het nuttig duidelijk te maken dat, naar zijn mening, artikel 16, tweede alinea, van het Statuut [16] ook van toepassing zou kunnen zijn in gevallen waarin een EU-ambtenaar onderhandelt over een aanbod voor een toekomstige betrekking of dit aanvaardt terwijl hij nog voor een EU-instelling werkt. Hoe dan ook was de Ombudsman van mening dat de onderhandelingen van een dienstdoend personeelslid over een toekomstige functie die als "draaideur" zou kunnen worden aangemerkt, zelf een belangenconflict zouden vormen dat onder het Statuut, met name de in punt 43 hierboven aangehaalde artikelen 11 bis en 12, zou vallen.

53. In het kader van een regelgevend agentschap en om haar verplichtingen na te komen, zou de EFSA ervoor willen zorgen dat zij op de hoogte wordt gebracht wanneer in dienst zijnde personeelsleden onderhandelen over een arbeidsaanbod van een potentiële werkgever. De EFSA zou ook willen weten wanneer een personeelslid een dergelijk aanbod heeft aanvaard vóór het einde van zijn/haar contract met de EFSA.

54. In de huidige procedureregels, namelijk het besluit van de EFSA tot uitvoering van artikel 16, artikel 17, lid 2, en artikel 19 van het Statuut en de artikelen 11 en 91 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie, wordt deze kwestie niet specifiek behandeld, behalve dat in artikel 1 ervan de werkingssfeer van het besluit wordt omschreven om "alle personeelsleden en voormalige leden" op te nemen.

55. Het was daarom noodzakelijk om, opnieuw als algemene aangelegenheid en zonder verwijzing naar het specifieke geval in kwestie, de EFSA te wijzen in de richting van versterking en verbetering van haar regels om ervoor te zorgen dat zij beter in staat zal zijn om een mogelijk belangenconflict van het type "draaideur" aan te pakken in zaken met betrekking tot de onderhandeling over of aanvaarding van aanbiedingen door personeelsleden tijdens hun dienstverband bij de EFSA. In dit verband wees de Ombudsman erop dat de EFSA dienende personeelsleden moet verplichten de onderhandelingen over arbeidsaanbiedingen of de aanvaarding van arbeidsaanbiedingen die een belangenconflict kunnen vormen, tijdig openbaar te maken. Hij verklaarde dat dit beleidsinitiatief in overeenstemming zou zijn met het OESO-initiatief voor post-overheidswerkgelegenheid: Goede praktijken ter voorkoming van belangenconflicten [17]. Daartoe deed de Ombudsman een ontwerpaanbeveling dat "de EFSA haar regels en procedures met betrekking tot onderhandelingen moet versterken door personeelsleden te bedienen met betrekking tot toekomstige banen van het type "draaideur". In dit verband moet de EFSA duidelijk maken dat dergelijke onderhandelingen zelf tot een belangenconflict kunnen leiden. Hieruit volgt dat de EFSA dienende personeelsleden moet verplichten deze tijdig bekend te maken, in overeenstemming met het beleid van de EFSA inzake belangenverklaringen.

56. De tweede wegwijzer was die van 19 mei 2008, toen het voormalige personeelslid haar "voormalige EFSA-collega's en de leden van het GGO-panel", zoals zij het vervolgens noemde, op de hoogte bracht van haar nieuwe baan. In haar advies voerde de EFSA aan dat haar voormalige personeelslid haar aldus op de hoogte had gesteld van haar dienstverband. Artikel 18 van het besluit van de EFSA betreffende externe activiteiten en opdrachten, dat ten tijde van de feiten van kracht was, bepaalde dat een dergelijke kennisgeving betrekking moest hebben op bepaalde gegevens en door middel van een specifiek aanvraagformulier moest worden gedaan. Het lijkt erop dat de e-mail van het voormalige personeelslid van 19 mei 2008 aan geen van deze vereisten voldeed. Hoe dan ook verplichtten de procedurele verplichtingen van de EFSA haar in dat stadium om de verkregen informatie te beoordelen, om alle aanvullende informatie te vragen die zij nodig zou kunnen hebben en om te beoordelen of de aanstelling van haar voormalige personeelslid elders aanleiding gaf tot een belangenconflict. Hoewel uit de gegevens in het dossier bleek dat de e-mail van het voormalige personeelslid van 19 mei 2008 de afdeling Personeelszaken van de EFSA nooit had bereikt, heeft de EFSA in haar advies verklaard dat een beoordeling was uitgevoerd en dat de conclusie was dat er geen reden was om bezwaar te maken tegen de verhuizing van het vertrekkende personeelslid. De Ombudsman heeft echter geen bewijs van die beoordeling ontvangen, ook al was de EFSA specifiek verzocht alle beschikbare informatie te verstrekken waaruit de beoordeling door de EFSA van het vermeende potentiële belangenconflict bleek, bijvoorbeeld e-mailuitwisselingen, aantekeningen bij het dossier of een besluit van de bevoegde dienst binnen de EFSA. Hoe dan ook, indien een dergelijke beoordeling in dat stadium had plaatsgevonden, zou het moeilijk te begrijpen zijn geweest waarom de EFSA het noodzakelijk achtte haar voormalige personeelslid hierover op 9 december 2009 te benaderen.

57. De derde wegwijzer is die van 8 november 2009, toen klager hierover contact opnam met de EFSA. Uiterlijk op dit moment had de EFSA moeten voldoen aan haar in punt 56 hierboven beschreven procedurele verplichtingen. De EFSA heeft echter pas op 9 december 2009 contact opgenomen met haar voormalige personeelslid, dat wil zeggen een maand later, om haar te herinneren aan haar statutaire verplichtingen. Bovendien heeft EFSA haar voormalige personeelslid op dat moment niet om informatie over haar beroepsactiviteit verzocht, die zij nodig had kunnen hebben om te beslissen hoe in dit geval verder te gaan. Evenmin heeft zij informatie gevraagd aan de hand waarvan zij had kunnen vaststellen of haar voormalige personeelslid vóór het einde van de overeenkomst bij EFSA reeds contact had gehad met de nieuwe werkgever over mogelijke (toekomstige) vacatures.

58. In haar advies en in haar verdere opmerkingen in de loop van dit onderzoek heeft de EFSA aangevoerd dat zij de informatie die zij over de verhuizing van haar voormalige personeelslid had ontvangen, had beoordeeld en tot de conclusie was gekomen dat er geen sprake was van een belangenconflict.

59. Er is echter geen verslag van de beoordeling van de EFSA die tot de bovenstaande conclusie heeft geleid, aan de Ombudsman voorgelegd, hoewel de Ombudsman, zoals hierboven reeds vermeld, specifiek om dergelijk schriftelijk bewijs heeft gevraagd. De Ombudsman vond dit verrassend. Hoewel, zoals de EFSA heeft opgemerkt, artikel 16 van het Statuut bepaalt dat het verzuim van een instelling om een negatief besluit te richten tot een voormalig personeelslid binnen 30 dagen nadat deze de instelling daarvan in kennis heeft gesteld, wordt beschouwd als impliciete aanvaarding, was het de vraag of dit in de onderzochte situatie het geval was. Artikel 16 van het Statuut bepaalt immers dat de betrokken instelling in kennis wordt gesteld van de bedoelingen van een personeelslid (of voormalig personeelslid) voordat hij een nieuwe betrekking aanneemt, en bovengenoemde regel is duidelijk ook gericht op de bescherming van de belangen van de betrokkene in een dergelijke situatie. Dit was hier niet van toepassing, aangezien het voormalige personeelslid van EFSA dit pas meedeelde nadat zij reeds bij haar nieuwe werkgever was gaan werken.

60. De Ombudsman benadrukte hoe dan ook dat het van het grootste belang is dat de analyse dat er geen sprake was van belangenconflicten, wordt bijgehouden. De reden hiervoor is dat instellingen moeten worden geacht naar behoren te handelen en in staat te zijn hun beslissingen ten aanzien van EU-burgers te verdedigen wanneer daarom wordt gevraagd. Deze aanpak is van groot belang om het vertrouwen van het publiek in de activiteiten van de EU-instellingen te vergroten [18]. De noodzaak om een behoorlijk verslag bij te houden van een beoordeling van een aangelegenheid die een mogelijk belangenconflict met zich meebrengt, is met name van belang in het geval van een instelling of orgaan zoals de EFSA, waarvan het mandaat van bijzonder belang is voor EU-burgers in het algemeen. De Ombudsman verklaarde verder dat er in dit verband op moet worden gewezen dat de EFSA volgens haar website "[c] nalaat ervoor te zorgen dat het voedsel in Europa veilig is"[19]. De uitvoering van deze opdracht wordt niet alleen in gevaar gebracht in gevallen waarin feitelijke belangenconflicten worden getolereerd, maar ook wanneer de benadering van de EFSA de indruk wekt dat zij een mogelijk belangenconflict niet naar behoren heeft beoordeeld.

61. De EFSA had daarom op zijn minst een interne nota moeten opstellen om vast te leggen dat zij de door de klager aan de orde gestelde kwestie heeft beoordeeld en om de redenen uiteen te zetten op grond waarvan zij tot de conclusie is gekomen dat er geen sprake was van een belangenconflict.

Het materiële aspect

62. Wat het materiële aspect van de onderhavige zaak betreft, merkte de Ombudsman op dat de EFSA in de loop van het onderhavige onderzoek consequent van mening was dat er geen sprake was van belangenconflicten, omdat de taken van haar voormalige personeelslid beperkt waren tot het verlenen van secretariële ondersteuning aan het GGO-panel en omdat zij geen enkele inbreng had in de besluitvorming.

63. De Ombudsman achtte het mogelijk dat het standpunt van de EFSA dat er geen sprake was van belangenconflicten, juist was. De in dergelijke gevallen uit te voeren beoordeling moet echter grondig zijn. Volgens de Ombudsman heeft de EFSA een te enge aanpak gevolgd door zich uitsluitend te richten op de vraag of haar voormalige personeelslid in staat was besluiten te nemen of een rol te spelen bij de besluitvorming over bij de EFSA ingediende aanvragen. De Ombudsman was van mening dat een grondige beoordeling vereist dat de taken van het voormalige personeelslid bij de EFSA worden vergeleken met die welke in haar nieuwe baan worden uitgevoerd. Bovendien herinnerde hij eraan dat de betrokkene vijf jaar lang hoofd was geweest van de GGO-eenheid van de EFSA en dus naar verwachting waardevol inzicht had gekregen in de werking van de EFSA in het algemeen en van haar panels in het bijzonder. De Ombudsman merkte ook op dat volgens de e-mail van het voormalige personeelslid van 19 mei 2008 haar nieuwe baan nauw contact met de EFSA leek te impliceren. Deze omstandigheden hadden duidelijk door de EFSA in aanmerking moeten worden genomen bij de beslissing of er sprake was van een potentieel belangenconflict.

64. De Ombudsman erkende dat, zoals de EFSA in haar advies heeft opgemerkt, haar personeelsleden verplicht zijn zich te onthouden van elke ongeoorloofde openbaarmaking van informatie die zij in het kader van hun taken hebben ontvangen, zelfs nadat zij de dienst van de EFSA hebben verlaten. Bovendien was de Ombudsman verheugd te vernemen dat de EFSA duidelijk heeft verklaard dat zij passende maatregelen zou nemen indien er aanwijzingen zouden zijn dat haar voormalige personeelslid deze plicht zou hebben geschonden. Hij voegde er echter aan toe dat ook de leden van de administratie van de EU verplicht zijn een instelling in kennis te stellen van een voorgenomen nieuwe aanstelling voordat zij een dergelijke aanstelling aanvaarden. Het feit dat deze verplichting in casu niet voldoende is nagekomen, had de EFSA ertoe moeten aanzetten nog meer aandacht te besteden aan de kwestie van een mogelijk belangenconflict.

65. Tegelijkertijd moet de EFSA uiteraard rekening houden met haar zorgplicht jegens haar personeelsleden en met de noodzaak ervoor te zorgen dat de integriteit en discretie van een voormalig personeelslid niet in het gedrang komen. Hoewel de EFSA overeenkomstig artikel 16 van het Statuut het recht kan hebben om zich te onthouden van het richten van een besluit tot een voormalig personeelslid, aangezien het ontbreken van een besluit standaard zou worden beschouwd als een impliciete aanvaarding, zou de bovengenoemde taak van de EFSA het best worden gediend met een passende registratie van de analyse op basis waarvan zij tot de conclusie is gekomen dat er in dit geval geen sprake is van een potentieel belangenconflict.

Conclusies van de Ombudsman

66. In het licht van de voorgaande overwegingen kwam de Ombudsman tot de conclusie dat de EFSA de uit de toepasselijke regels voortvloeiende procedurele verplichtingen niet was nagekomen. Bovendien heeft de EFSA het vermeende potentiële belangenconflict van haar voormalige personeelslid niet zo grondig beoordeeld als zij had kunnen en moeten doen. Dit vormde wanbeheer.

67. De Ombudsman merkte op dat wanneer zich wanbeheer voordoet, de betrokken instelling dit in de regel naar behoren moet erkennen en passende corrigerende maatregelen moet nemen [20]. In casu heeft de EFSA niet erkend dat zij een fout had gemaakt en heeft zij evenmin maatregelen voorgesteld die zij voornemens was te nemen om te voorkomen dat soortgelijke tekortkomingen zich in de toekomst opnieuw zouden voordoen. De Ombudsman deed daarom een nieuwe ontwerpaanbeveling dat "de EFSA moet erkennen dat zij de desbetreffende procedureregels niet in acht heeft genomen en geen voldoende grondige beoordeling heeft uitgevoerd van het potentiële belangenconflict dat voortvloeit uit de verhuizing van een voormalig personeelslid naar een biotechnologiebedrijf".

68. Wat betreft de corrigerende maatregelen die moesten worden genomen, achtte de Ombudsman het passend de volgende richtsnoeren te verstrekken.

69. De Ombudsman was van oordeel dat, onverminderd zijn eerste ontwerpaanbeveling in punt 55 hierboven, de regels en procedures van de EFSA voldoende robuust zijn om een mogelijk belangenconflict in draaideurzaken te kunnen onderzoeken. In het besluit tot uitvoering van de artikelen 16, 17, lid 2, en 19 van het Statuut en de artikelen 11 en 91 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie wordt nader ingegaan op de voorheen geldende regels en wordt voorzien in a) een verklaring van het vertrekkende personeelslid waarin hij/zij zich ertoe verbindt artikel 16 van het Statuut in acht te nemen, en b) een procedure op grond waarvan personeelsleden gedurende een periode van twee jaar na beëindiging van de dienst toestemming moeten aanvragen om nevenactiviteiten te verrichten, relevante informatie moeten verstrekken en eventuele wijzigingen in de omstandigheden moeten melden nadat toestemming is verleend [21].

70. De verklaring in kwestie dient ervoor te zorgen dat de personeelsleden van de EFSA bij hun vertrek op de hoogte zijn van hun verplichtingen. Tegelijkertijd stelt het desbetreffende toelatingsformulier de EFSA in staat voldoende informatie te verkrijgen, zoals hierboven uiteengezet, om haar in staat te stellen een volledige beoordeling uit te voeren van een mogelijk conflict met haar rechtmatige belangen.

71. Wat echter duidelijk moest worden verbeterd, was de wijze waarop de desbetreffende regels in de praktijk werden toegepast en de Ombudsman deed dienovereenkomstig een derde ontwerpaanbeveling. Rekening houdend met het feit dat de beoordeling van een potentieel belangenconflict in de context van een soort "draaideurconflict" een complexe exercitie is die een zorgvuldig onderzoek vereist van de taken van het personeelslid [22] en de beoogde activiteiten in het beoogde dienstverband, deed de Ombudsman een ontwerpaanbeveling dat "indien zich in de toekomst een soortgelijk geval voordoet, de EFSA: i) voldoende informatie te verkrijgen, waaronder ten minste een behoorlijke beschrijving van de bij de EFSA uitgevoerde taken, een nauwkeurige beschrijving van de voorgestelde nieuwe baan en mogelijke verbanden tussen de nieuwe en de vorige baan; ii) een zo grondig mogelijke beoordeling uitvoeren; en iii) de resultaten van zijn beoordeling naar behoren registreren".

72. In het kader van bovengenoemde procedure benadrukte de Ombudsman dat de EFSA ernaar moet streven het hoogste niveau van controle te bereiken, in overeenstemming met het belang van haar opdracht en de verwachtingen van de burgers.

73. Om samen te vatten, waren de ontwerpaanbevelingen van de Ombudsman:

"1) De EFSA moet haar regels en procedures met betrekking tot onderhandelingen aanscherpen door personeelsleden van dienst te zijn met betrekking tot toekomstige banen van het type "draaideur". In dit verband moet de EFSA duidelijk maken dat dergelijke onderhandelingen zelf tot een belangenconflict kunnen leiden. Hieruit volgt dat de EFSA dienende personeelsleden moet verplichten deze tijdig bekend te maken, in overeenstemming met het beleid van de EFSA inzake belangenverklaringen.

2) De EFSA moet erkennen dat zij de relevante procedureregels niet in acht heeft genomen en geen voldoende grondige beoordeling heeft uitgevoerd van het potentiële belangenconflict dat voortvloeit uit de verhuizing van een voormalig personeelslid naar een biotechnologiebedrijf.

3) Indien zich in de toekomst een soortgelijk geval voordoet, moet de EFSA: i) voldoende informatie te verkrijgen, waaronder ten minste een behoorlijke beschrijving van de bij de EFSA uitgevoerde taken, een nauwkeurige beschrijving van de voorgestelde nieuwe baan en mogelijke verbanden tussen de nieuwe en de vorige baan; ii) een zo grondig mogelijke beoordeling uitvoeren; en iii) de resultaten van zijn beoordeling naar behoren registreren."

De argumenten die naar aanleiding van zijn ontwerpaanbevelingen aan de Ombudsman zijn voorgelegd

74. De opmerkingen van de EFSA in haar eerste antwoord, haar uitvoerig gemotiveerde mening en de bijgevoegde bijlagen kunnen in twee hoofdcategorieën worden onderverdeeld: a) de initiatieven van de EFSA die van invloed zijn op het kader waarbinnen zij zich bezighoudt met ethische en integriteitskwesties, met inbegrip van belangenconflicten, en b) de specifieke maatregelen die de EFSA heeft genomen met het oog op de uitvoering van de ontwerpaanbevelingen van de Ombudsman binnen het bovengenoemde algemene kader.

75. Wat punt a) betreft, zijn de initiatieven van de EFSA: i) nieuwe regels inzake onafhankelijkheid; ii) investeringen in infrastructuur; iii) opleiding van het personeel; en iv) institutionele veranderingen. Wat punt i) betreft, heeft de EFSA op 21 december 2011 een nieuw beleid inzake onafhankelijkheid en wetenschappelijke besluitvormingsprocessen [23] vastgesteld en heeft de uitvoerend directeur op 21 februari 2012 het besluit tot uitvoering van het beleid van de EFSA inzake onafhankelijkheid en wetenschappelijke besluitvormingsprocessen met betrekking tot belangenverklaringen (hierna "het herziene uitvoeringsbesluit van de EFSA inzake onafhankelijkheid" genoemd)[24] vastgesteld. Hieraan moet worden toegevoegd dat de EFSA in december 2010 een praktische gids voor de ethiek en het gedrag van het personeel heeft goedgekeurd. Wat punt ii) betreft, investeerde de EFSA 1,7 miljoen EUR in een elektronisch instrument voor belangenverklaringen en wees zij drie personeelsleden toe aan de screening van belangenverklaringen. Wat punt iii) betreft, biedt de EFSA personeelsleden verplichte opleidingen over ethiek en integriteit aan, rekening houdend met het feit dat het personeel en de deskundigen van de EFSA een wetenschappelijke achtergrond hebben en dat zij gedurende een beperkte periode in het kader van de EU-instellingen werken. Wat punt iv) betreft, heeft de EFSA een adviseur voor personeelsleden en deskundigen op het gebied van ethiek, gedrag en integriteit benoemd.

76. Overgaand op punt b) heeft de EFSA de volgende informatie verstrekt. Wat de eerste ontwerpaanbeveling betreft, heeft de EFSA vooraf opgemerkt dat deze, aangezien de eerste ontwerpaanbeveling geen verband hield met het specifieke geval in kwestie, moest worden afgewezen. Ondanks dit procedurele argument schetste de EFSA de stappen die zij heeft ondernomen om de inhoud van de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman aan te pakken. In dit verband benadrukte de EFSA het bovengenoemde "nieuwe, alomvattende en geavanceerde" beleid inzake onafhankelijkheid en wetenschappelijke besluitvormingsprocessen en het herziene uitvoeringsbesluit van de EFSA inzake onafhankelijkheid. De EFSA voerde aan dat zij, op basis van de in het verleden opgedane ervaring en na een openbare raadpleging en een adviesworkshop van belanghebbenden over onafhankelijkheid, haar regels en procedures inzake belangenconflicten aanzienlijk heeft aangescherpt, ook met betrekking tot onderhandelingen tussen haar personeel en potentiële werkgevers. In dit verband moeten personeelsleden melding maken van onderhandelingen met potentiële werkgevers die een gevestigd belang hebben in de EFSA of in haar activiteiten. Het is de bedoeling dat de EFSA deze onderhandelingen als een potentieel belangenconflict beschouwt. Er is een procedure vastgesteld om te bepalen of er sprake is van een belangenconflict en, in een dergelijk geval, welke maatregelen moeten worden genomen (bijvoorbeeld het overplaatsen van een personeelslid naar een andere eenheid of het nemen van passende maatregelen om het belangenconflict te voorkomen of te verhelpen)[25].

77. Wat de tweede ontwerpaanbeveling van de Ombudsman betreft, bleef de EFSA bij haar standpunt dat zij wel degelijk een beoordeling had uitgevoerd van het bestaan van een potentieel belangenconflict met betrekking tot haar voormalige betrokken personeelslid, en concludeerde zij dat er geen sprake was van een belangenconflict. De EFSA heeft echter verklaard dat zij de screening van de informatie die zij van haar voormalige personeelslid had verkregen, helaas niet traceerbaar heeft verwerkt. De EFSA legde uit dat dit toezicht ook te wijten was aan het feit dat zij niet bekend was met deze kwesties, aangezien haar voormalige personeelslid de eerste was die overstapte naar een bedrijf dat actief was in een sector die relevant was voor de EFSA. Voorts heeft de EFSA erkend dat het systeem dat in 2011 is ingevoerd met het oog op de uitvoering van artikel 16 van het Statuut robuuster is dan het systeem dat in 2008 en 2009 van kracht was, en heeft zij de onderscheidende kenmerken ervan uiteengezet. Meer bepaald voorziet het nieuwe systeem i) in maatregelen op basis van een grondige beoordeling van het potentiële belangenconflict, ii) in de verplichting voor personeelsleden om alle relevante onderhandelingen met een potentiële werkgever onverwijld aan te geven, en iii) in een traceerbaar proces en forum waar moeilijke zaken grondig worden besproken en beoordeeld. De EFSA erkende ook dat zij de beoordeling van het potentiële belangenconflict als gevolg van de verhuizing van haar voormalige personeelslid naar een biotechnologiebedrijf niet heeft geregistreerd op de manier waarop dit vandaag zou gebeuren, en verzekerde de Ombudsman dat zij alle maatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat een dergelijk toezicht in de toekomst niet zal worden herhaald.

78. Wat de derde ontwerpaanbeveling van de Ombudsman betreft, heeft de EFSA aangevoerd dat zij reeds de nodige procedures en controles had ingevoerd om ervoor te zorgen dat zij soortgelijke zaken behandelt op de door de Ombudsman aanbevolen wijze. In feite werd de EFSA in 2011 geconfronteerd met een zaak die vergelijkbaar was met de onderhavige, en zij heeft dat dossier behandeld in overeenstemming met de derde ontwerpaanbeveling van de Ombudsman. Zoals blijkt uit de bijlagen III en IV van zijn uitvoerig gemotiveerde mening, heeft zijn eenheid Juridische en Regelgevende Zaken in dat geval een gedetailleerde beoordeling uitgevoerd en deze aan het Gemengd Comité toegezonden. De uitvoerend directeur nam vervolgens een geïnformeerd besluit dat evenredig was aan de taken, anciënniteit en functie van die persoon, waarbij hij bepaalde beperkingen oplegde aan de toekomstige activiteiten van het personeelslid in de particuliere sector. De maatregelen waren gericht op i) het verbieden van de betrokkene om contact op te nemen met zijn voormalige collega's en deskundigen van de EFSA met het oog op het verkrijgen van toegang tot niet-openbare documenten en informatie gedurende het hele jaar na zijn beëindiging van de dienst, en ii) het verplichten van de betrokkene om belangenconflicten te vermijden die zich zouden kunnen voordoen als hij zich tot de wetenschappelijke deskundigen van de EFSA zou wenden. De EFSA voerde aan dat dit betekent dat, zoals de Ombudsman in de derde ontwerpaanbeveling heeft gevraagd, het screeningproces met betrekking tot personeel dat de EFSA verlaat, naar behoren en traceerbaar wordt geregistreerd. Bovendien zorgt het ingevoerde proces ervoor dat de EFSA in toekomstige gevallen de toepasselijke bepalingen zal uitvoeren op de door de Ombudsman aangegeven wijze.

79. In zijn opmerkingen wees klager erop dat de EFSA had toegegeven dat zij niet de nodige maatregelen had genomen om de draaideuren te stoppen. Zij voerde echter aan dat de EFSA het probleem veel eerder had moeten toegeven, omdat dit langdurige proces de geloofwaardigheid van de EFSA verder aantast. Klager stelde dat het niet duidelijk is of "... EFSA zal een dergelijke overstap naar de industrie in de toekomst stoppen". Klager verwees naar twee andere zaken die volgens hem aantonen dat er veel krachtiger moet worden opgetreden om de onafhankelijkheid van de EFSA te beschermen en voegde eraan toe dat het Europees Parlement, na de goedkeuring van de begroting van de EFSA te hebben uitgesteld, zich ook zorgen maakte over de onafhankelijkheid van de EFSA.

Beoordeling van de Ombudsman na zijn ontwerpaanbevelingen

80. Om te beginnen merkt de Ombudsman op dat klager in zijn opmerkingen over het uitvoerig gemotiveerde advies van EFSA twee andere zaken heeft genoemd ter ondersteuning van zijn argument dat er krachtiger moet worden opgetreden om de onafhankelijkheid van EFSA te beschermen. De Ombudsman acht het om de volgende redenen niet nodig deze gevallen te onderzoeken met het oog op de beoordeling van het antwoord van de EFSA op zijn ontwerpaanbevelingen. Wat de eerste zaak betreft, heeft klager bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over de wijze waarop EFSA omgaat met een vermeend belangenconflict met betrekking tot de voorzitter van een van zijn wetenschappelijke panels (klacht 622/2012/ANA), waarover het onderzoek van de Ombudsman nog loopt [26]. Wat de tweede zaak betreft, is de Ombudsman van mening dat het niet in het belang van de efficiëntie zou zijn om het toepassingsgebied van dit onderzoek uit te breiden om deze verdere kwestie te onderzoeken. Mocht klager echter van mening zijn dat deze verdere kwestie zo verdienstelijk is, dan zou hij kunnen overwegen een nieuwe klacht in te dienen bij de Ombudsman.

81. Wat de inhoudelijke beoordeling betreft, is de Ombudsman ingenomen met het feit dat de EFSA in haar opmerkingen het belang van ethisch gedrag en integriteit voor haar personeel en deskundigen benadrukt. Het is bijzonder bemoedigend dat deze verklaringen worden aangevuld met concrete maatregelen, zoals de benoeming van een ethisch adviseur en de invoering van een verplichte opleiding voor alle personeelsleden [27]. Zij vormen een welkom positief antwoord op de algemene aansporing van de Ombudsman, in punt 72 hierboven, dat de EFSA ernaar moet streven het hoogste niveau van controle te bereiken, in overeenstemming met het belang van haar opdracht en de verwachtingen van de burgers.

De eerste ontwerpaanbeveling

82. Wat betreft het onderzoek van de reacties van de EFSA op zijn specifieke ontwerpaanbevelingen en de maatregelen die zijn genomen om deze uit te voeren, betreurt de Ombudsman de voorlopige opmerking van de EFSA dat zijn eerste ontwerpaanbeveling verder gaat dan het toepassingsgebied van zijn onderzoek en derhalve moet worden verworpen. Er zij aan herinnerd dat de vertrekkende functionaris in casu anderhalve maand na afloop van haar overeenkomst met EFSA in dienst is getreden. Noch de Ombudsman, noch helaas de EFSA beschikt over voldoende informatie om te bepalen op welk moment het vertrekkende personeelslid heeft onderhandeld over en ingestemd met het aanbod van een nieuw ambt Zoals uiteengezet in de punten 51 tot en met 55 hierboven, was de Ombudsman van mening dat het, om de EFSA te helpen draaideurzaken in de toekomst beter aan te pakken in omstandigheden van een vrijwel naadloze overgang van de publieke naar de particuliere sector, noodzakelijk was haar te vragen haar kader voor de aanpak van belangenconflicten in het geval van dienstdoende personeelsleden te verbeteren. Zelfs indien de EFSA betwijfelde of de eerste ontwerpaanbeveling formeel onder het onderhavige onderzoek viel, had zij kunnen erkennen dat de ontwerpaanbeveling in wezen gerechtvaardigd en nuttig was voor de EFSA.

83. Deze aanpak zou des te logischer zijn geweest gezien de maatregelen die de EFSA heeft genomen om haar regels en procedures met betrekking tot onderhandelingen te versterken door personeelsleden te bedienen met betrekking tot toekomstige banen van het type "draaideur" en dus om de eerste ontwerpaanbeveling van de Ombudsman uit te voeren. In het bijzonder is in het herziene uitvoeringsbesluit van de EFSA inzake onafhankelijkheid, dat is vastgesteld naar aanleiding van de eerste ontwerpaanbeveling van de Ombudsman, bepaald dat "[i]n aanvulling op de in artikel 1 van dit besluit omschreven belangen, [...] het personeel van de EFSA ook alle onderhandelingen met potentiële werkgever(s) met een gevestigd belang in de EFSA of in haar activiteiten [verklaart]"(artikel 23, lid 3). De Ombudsman merkt op dat artikel 1 van bovengenoemd besluit een ruime definitie van "belang" [28] bevat. In beginsel, en afgezien van een kwestie die in punt 84 hieronder zal worden behandeld, geeft het herziene uitvoeringsbesluit van de EFSA inzake onafhankelijkheid voldoende uitvoering aan de eerste ontwerpaanbeveling van de Ombudsman dat "de EFSA dienende personeelsleden moet verplichten [onderhandelingen door dienende personeelsleden over toekomstige banen] tijdig openbaar te maken, in overeenstemming met het beleid van de EFSA inzake belangenverklaringen".

84. Voorts moet worden opgemerkt dat, in reactie op de ontwerpaanbeveling waarin staat dat "de EFSA duidelijk moet maken dat dergelijke onderhandelingen zelf een belangenconflict kunnen vormen", in artikel 23, lid 6, van het herziene uitvoeringsbesluit van de EFSA inzake onafhankelijkheid nu is bepaald dat "[n] egotiaties met een potentiële werkgever door het tot aanstelling bevoegde gezag als een inspectiecertificaat kunnen worden beschouwd wanneer het personeelslid een aanbod heeft ontvangen en de aan het personeelslid toegewezen taken van invloed zijn op het besluitvormingsproces van de EFSA". De Ombudsman is ingenomen met deze verwijzing. Hij is echter van mening dat de formulering van de bepaling ("onderhandelingen kunnen worden overwogen", "wanneer het personeelslid een aanbod heeft ontvangen" en met name "de aan het personeelslid toegewezen taken van invloed zijn op het besluitvormingsproces van de EFSA") het toepassingsgebied ervan beperkt en bijgevolg de toekomstige beoordeling door de EFSA van een mogelijk belangenconflict onnodig beperkt. Bovendien lijken deze beperkingen moeilijk verenigbaar met zowel artikel 16, lid 2, van het Statuut als de eigen definitie van een belangenconflict van de EFSA in artikel 1, lid 3, onder c), van haar herziene uitvoeringsbesluit betreffende onafhankelijkheid [29].

85. De Ombudsman is derhalve van mening dat de uitvoering door de EFSA van zijn eerste ontwerpaanbeveling niet volledig bevredigend is. Gezien het toekomstgerichte karakter van die aanbeveling vult de Ombudsman deze aan met de volgende aanvullende opmerkingen.

a) Wat de openbaarmaking van onderhandelingen met potentiële werkgevers betreft, vereist artikel 23, lid 9, van het herziene uitvoeringsbesluit van de EFSA betreffende onafhankelijkheid [30] dat de jaarlijkse belangenverklaring ("ADoI") van een dienstdoend personeelslid in onderhandelingen met een potentiële werkgever wordt bijgewerkt om rekening te houden met die wijziging in de belangen van dat personeelslid. Het desbetreffende formulier in bijlage I voorziet echter niet in de mogelijkheid van een toekomstige baan, maar alleen in "verleden" en "huidige". De EFSA zou kunnen overwegen deze kwestie aan te pakken door het desbetreffende formulier te wijzigen.

b) Wat betreft de beoordeling door de EFSA van de onderhandelingen met een potentiële werkgever die door een dienstdoend personeelslid zijn bekendgemaakt, zou de EFSA kunnen overwegen het deel van de zin in artikel 23, lid 6, van het herziene uitvoeringsbesluit inzake onafhankelijkheid van de EFSA te schrappen, dat luidt als volgt: "wanneer het personeelslid een aanbod heeft ontvangen en de aan het personeelslid toegewezen taken van invloed zijn op het besluitvormingsproces van de EFSA", in overeenstemming met de analyse van de Ombudsman in punt 84 van dit besluit. Dit zou de EFSA in staat stellen om, zonder te worden beperkt door de bewoordingen van de bestaande bepaling, te beoordelen of onderhandelingen tussen een dienstdoend personeelslid en een potentiële werkgever in een bepaald geval een belangenconflict vormen, op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke regels en de beginselen van behoorlijk bestuur.

c) Onderhandelingen met een kandidaat-werkgever houden voor een personeelslid in dienst twee verplichtingen in: i) de verplichting om de EFSA in kennis te stellen teneinde haar onafhankelijkheid te beschermen, en ii) onder de voorwaarden van artikel 16, lid 2, van het Statuut [31], de verplichting om, wanneer een kandidaat-werkgever een aanbieding doet aan een ambtenaar in dienst en voordat hij deze kan aanvaarden, toestemming te vragen om een dergelijke activiteit uit te oefenen. Duidelijkheidshalve zou de EFSA kunnen overwegen het verband te verduidelijken tussen artikel 23 van haar herziene uitvoeringsbesluit betreffende onafhankelijkheid en haar besluit tot uitvoering van de artikelen 16, 17, lid 2, en 19 van het Statuut en de artikelen 11 en 91 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie [32].

d) Hoewel artikel 1 van het besluit van de EFSA tot uitvoering van de artikelen 16, 17, lid 2, en 19 van het Statuut en de artikelen 11 en 91 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie in beginsel ook betrekking heeft op ambtenaren die in dienst zijn ("alle personeelsleden en voormalige leden"), zijn de modaliteiten voor de toepassing van die procedure uitsluitend gericht op "voormalige personeelsleden" (artikelen 3, 5 en 6 en bijlage 2 Verzoek om toestemming voor het uitoefenen van een beroep na het verlaten van de EFSA overeenkomstig artikel 16 van het Statuut). Aangezien dit tot verwarring kan leiden over het temporele toepassingsgebied van de verplichtingen van de personeelsleden, zou de EFSA kunnen overwegen het woord "oud"uit de bovenstaande bepalingen te schrappen of het woord "dienen/"toe te voegen.

De tweede ontwerpaanbeveling

86. De tweede ontwerpaanbeveling was, kort samengevat, dat de EFSA de tekortkomingen in haar behandeling van het specifieke geval moest erkennen. De Ombudsman betreurt het dat de EFSA in plaats daarvan heeft betoogd dat zij in de onderhavige zaak een beoordeling van het belangenconflict heeft uitgevoerd en tot de conclusie is gekomen dat er geen sprake was van een belangenconflict, hoewel die beoordeling niet was geregistreerd. Wat bijzonder teleurstellend is, is dat de EFSA in dit late stadium van het onderzoek van de Ombudsman een nieuwe feitelijke bewering heeft ingediend volgens welke haar voormalige personeelslid haar had meegedeeld dat zij "geen nieuwe baan had na het ontslag van de EFSA".

87. De Ombudsman merkt op dat de EFSA geen bewijsmateriaal heeft verstrekt om deze bewering te staven en hij ziet daarom geen reden om de bevinding in zijn ontwerpaanbeveling dat niets erop wijst dat de EFSA een dergelijke beoordeling heeft uitgevoerd voordat haar voormalige ambtenaar haar nieuwe baan aannam, te herzien of te kwalificeren.

88. Daarom concludeert de Ombudsman, in tegenstelling tot de verklaring van de EFSA dat zij van mening is dat de tweede ontwerpaanbeveling is aanvaard en uitgevoerd, dat het antwoord van de EFSA op de tweede ontwerpaanbeveling ontoereikend is. De Ombudsman heeft de mogelijkheid onderzocht om een speciaal verslag over deze kwestie in te dienen bij het Europees Parlement [33]. Gezien het feit dat de EFSA haar procedurele kader voor de behandeling van belangenconflicten heeft versterkt in reactie op de andere ontwerpaanbevelingen van de Ombudsman, is de Ombudsman echter van mening dat het niet nuttig zou zijn om dit te doen. De Ombudsman herinnert er in dit verband ook aan dat een ander onderzoek met betrekking tot soortgelijke kwesties en met betrekking tot EFSA aan de gang is.

De derde ontwerpaanbeveling

89. De derde ontwerpaanbeveling had drie aspecten, waarvan de eerste was om ervoor te zorgen dat, indien zich in de toekomst een soortgelijk geval voordoet, de EFSA voldoende informatie zou verkrijgen om een zo grondig mogelijke beoordeling van een belangenconflict uit te voeren. Om vast te stellen of de EFSA dit aspect met succes heeft uitgevoerd, moet rekening worden gehouden met de onderstaande punten a) en b).

a) Personeelsleden, zowel voormalige als zittende, die een beroepsactiviteit wensen uit te oefenen, moeten voldoen aan artikel 3 van het besluit van de EFSA tot uitvoering van de artikelen 16, 17, lid 2, en 19 van het Statuut en de artikelen 11 en 91 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie, waarin het volgende is bepaald:

"1. Overeenkomstig artikel 16 van het Statuut zijn voormalige werknemers die een al dan niet bezoldigde beroepsactiviteit willen uitoefenen, gedurende een periode van twee jaar na het verlaten van de EFSA verplicht de EFSA van hun voornemen in kennis te stellen.

2. Wanneer het voormalige personeel waarop lid 1 van dit artikel van toepassing is, de EFSA overeenkomstig artikel 16 in kennis stelt, vult het een aanvraag in, ondertekent het deze en dient het deze in bij de afdeling Personeelszaken (HR) van de EFSA voor een vergunning voor de toekomstige beroepsactiviteit door de uitvoerend directeur van de EFSA, in zijn/haar hoedanigheid van tot aanstelling bevoegd gezag.

3. Het formulier (bijlage II) wordt door de HR-eenheid van de EFSA aan de betrokkene verstrekt en bevat onder meer de volgende informatie:

a. een beschrijving van zijn/haar activiteiten tijdens zijn/haar laatste drie jaar van actieve dienst bij de EFSA. Deze informatie kan worden vervangen door zijn/haar functieomschrijving;

b. naam, adres en telefoonnummer van de toekomstige werkgever;

c. de werkterreinen van de toekomstige werkgever;

d. een beschrijving van de werkzaamheden die het voormalige personeelslid waarschijnlijk bij de toekomstige werkgever zal verrichten, met inbegrip van informatie over de functie die hij geacht wordt te bekleden en de verwachte duur van die werkzaamheden; en

e. de eventuele banden tussen de toekomstige activiteit van het voormalige personeelslid en zijn/haar vroegere functie bij de EFSA."

In het formulier van bijlage II waarnaar dit artikel verwijst, wordt de betrokkene verzocht informatie te verstrekken over de activiteiten die bij de EFSA worden uitgevoerd en over " de nieuwe activiteit en de daarmee verband houdende taken die moeten worden uitgevoerd " en wordt het personeelslid van de EFSA gevraagd of i) de kandidaat-werkgever een belang heeft bij het werkterrein van de EFSA, "directe of indirecte commerciële, financiële of contractuele banden (met inbegrip van subsidies) met een communautaire instelling of een communautair orgaan", ii) het personeelslid tijdens zijn/haar werkzaamheden bij de EFSA " directe of indirecte betrekkingen heeft gehad met het orgaan/de entiteit waarvoor hij/zij voornemens is te werken", en iii) zijn/haar nieuwe activiteit "directe of indirecte banden zal hebben met andere afdelingen van de EFSA".

b) Bovendien moeten de personeelsleden die in dienst zijn ook de procedure in acht nemen die is vastgelegd in het nieuwe kader van de EFSA inzake onafhankelijkheid. In die procedure wordt de nadruk gelegd op het waarborgen dat de belangenverklaringen naar behoren worden geregistreerd [34] en dat, wanneer een wijziging met betrekking tot aangegeven belangen plaatsvindt, de belangenverklaring snel wordt bijgewerkt [35].

90. Op basis van het bovenstaande lijken de bestaande procedure en de beschikbare formulieren de EFSA in staat te stellen voldoende informatie te verkrijgen over de bij de EFSA uitgevoerde taken, een nauwkeurige beschrijving van de voorgestelde nieuwe baan en eventuele verbanden tussen de nieuwe en de vorige baan.

91. Wat de twee andere aspecten van de derde ontwerpaanbeveling betreft, heeft de EFSA bij haar uitvoerig gemotiveerde advies in de bijlagen III en IV informatie gevoegd over de wijze waarop zij haar beoordeling heeft uitgevoerd in het geval van een personeelslid dat in 2011 is vertrokken om in een voor de EFSA relevante sector te gaan werken, waardoor zij de resultaten van haar beoordeling naar behoren heeft geregistreerd. Voorts heeft de EFSA in bijlage III een nota aan de directeur van het hoofd Juridische en Regelgevende Aangelegenheden opgenomen, waarin een gedetailleerd overzicht wordt gegeven van de taken van dat personeelslid, dat wordt aangevuld met de activiteiten van de toekomstige werkgever en de taken die het personeelslid van de EFSA in dat verband moet uitvoeren. Deze nota wordt door de uitvoerend directeur van de EFSA in aanmerking genomen in haar besluit (bijlage IV) over het verzoek van het personeelslid om toestemming voor het uitoefenen van een beroepsactiviteit, zoals blijkt uit de daaraan verbonden voorwaarden. Zonder dat de inhoudelijke evaluatie van de EFSA hoeft te worden onderzocht, is het duidelijk dat in dat geval een grondige beoordeling is uitgevoerd, in overeenstemming met de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman.

92. In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat de EFSA de derde ontwerpaanbeveling heeft aanvaard en op bevredigende wijze heeft uitgevoerd.

B. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusies:

De EFSA heeft maatregelen genomen om haar regels en procedures met betrekking tot onderhandelingen te versterken door personeelsleden van dienst te zijn met betrekking tot toekomstige banen van het type "draaideur" en om personeelsleden van dienst te verplichten deze tijdig openbaar te maken, in overeenstemming met het beleid van de EFSA inzake belangenverklaringen. De EFSA heeft echter de reikwijdte van wat in dergelijke omstandigheden zou kunnen neerkomen op een mogelijk belangenconflict, onnodig beperkt. Hieruit volgt dat de EFSA de eerste ontwerpaanbeveling van de Ombudsman slechts gedeeltelijk heeft aanvaard en uitgevoerd.

De EFSA heeft niet naar behoren erkend dat zij de relevante procedureregels niet in acht heeft genomen en heeft het potentiële belangenconflict als gevolg van de verhuizing van een voormalig personeelslid naar een biotechnologiebedrijf onvoldoende grondig beoordeeld. Bijgevolg heeft de EFSA de tweede ontwerpaanbeveling van de Ombudsman niet uitgevoerd.

De EFSA heeft maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat zij, indien zich in de toekomst een soortgelijk geval voordoet, i) voldoende informatie verkrijgt, waaronder ten minste een behoorlijke beschrijving van de bij de EFSA uitgevoerde taken, een nauwkeurige beschrijving van de voorgestelde nieuwe baan en informatie over mogelijke verbanden tussen de nieuwe en de vorige baan, ii) overgaat tot een zo grondig mogelijke beoordeling, en iii) de resultaten van haar beoordeling naar behoren registreert. Daarom heeft de EFSA de derde ontwerpaanbeveling van de Ombudsman aanvaard en uitgevoerd.

De klager en de EFSA zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Aangezien de Rekenkamer in haar "Speciaal verslag nr. 15/2012, Beheer van belangenconflicten bij geselecteerde EU-agentschappen" heeft verwezen naar de ontwerpaanbevelingen van de Ombudsman in deze zaak, moet zij ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Verdere opmerkingen

Om de uitvoering van de eerste ontwerpaanbeveling van de Ombudsman te verbeteren, zou de EFSA kunnen overwegen de volgende maatregelen te nemen.

a) Wat de openbaarmaking van onderhandelingen met potentiële werkgevers betreft, vereist artikel 23, lid 9, van het herziene uitvoeringsbesluit van de EFSA inzake onafhankelijkheid dat de jaarlijkse belangenverklaring van een dienstdoend personeelslid in onderhandelingen met een potentiële werkgever wordt bijgewerkt om rekening te houden met die wijziging in de belangen van dat personeelslid. Het desbetreffende formulier in bijlage I voorziet echter niet in de mogelijkheid van een toekomstige baan, maar alleen in "verleden" en "huidige". De EFSA zou kunnen overwegen deze kwestie aan te pakken door het desbetreffende formulier te wijzigen.

b) Wat betreft de beoordeling door de EFSA van de onderhandelingen met een potentiële werkgever die door een dienstdoend personeelslid zijn bekendgemaakt, zou de EFSA kunnen overwegen het deel van de zin in artikel 23, lid 6, van het herziene uitvoeringsbesluit inzake onafhankelijkheid van de EFSA te schrappen, dat luidt als volgt: "wanneer het personeelslid een aanbod heeft ontvangen en de aan het personeelslid toegewezen taken van invloed zijn op het besluitvormingsproces van de EFSA", in overeenstemming met de analyse van de Ombudsman in punt 84 van dit besluit. Dit zou de EFSA in staat stellen om, zonder te worden beperkt door de bewoordingen van de bestaande bepaling, te beoordelen of onderhandelingen tussen een dienstdoend personeelslid en een potentiële werkgever in een bepaald geval een belangenconflict vormen, op een wijze die in overeenstemming is met de toepasselijke regels en de beginselen van behoorlijk bestuur.

c) Onderhandelingen met een kandidaat-werkgever houden voor een personeelslid in dienst twee verplichtingen in: i) de verplichting om de EFSA in kennis te stellen teneinde haar onafhankelijkheid te beschermen, en ii) onder de voorwaarden van artikel 16, lid 2, van het Statuut, de verplichting om, wanneer een kandidaat-werkgever een aanbieding doet aan een ambtenaar in dienst en voordat hij deze kan aanvaarden, toestemming te vragen om een dergelijke activiteit uit te oefenen. Duidelijkheidshalve zou de EFSA kunnen overwegen het verband te verduidelijken tussen artikel 23 van haar herziene uitvoeringsbesluit betreffende onafhankelijkheid en haar besluit tot uitvoering van de artikelen 16, 17, lid 2, en 19 van het Statuut en de artikelen 11 en 91 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie.

d) Hoewel artikel 1 van het besluit van de EFSA tot uitvoering van de artikelen 16, 17, lid 2, en 19 van het Statuut en de artikelen 11 en 91 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie in beginsel ook betrekking heeft op ambtenaren die in dienst zijn ("alle personeelsleden en voormalige leden"), zijn de modaliteiten voor de toepassing van die procedure uitsluitend gericht op "voormalige personeelsleden" (artikelen 3, 5 en 6 en bijlage 2 Verzoek om toestemming voor het uitoefenen van een beroep na het verlaten van de EFSA overeenkomstig artikel 16 van het Statuut). Aangezien dit tot verwarring kan leiden over het temporele toepassingsgebied van de verplichtingen van de personeelsleden, zou de EFSA kunnen overwegen het woord "oud"uit de bovenstaande bepalingen te schrappen of het woord "dienen/"toe te voegen.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 23 mei 2013

---

[1] Deze beschrijving is gebruikelijk en is ook gebruikt door de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO). Zie post-overheidswerkgelegenheid: Goede praktijken ter voorkoming van belangenconflicten, OESO, 2010.

[2] Meer bepaald bepaalt artikel 16 van het Statuut:

"De ambtenaar blijft na beëindiging van de dienst gehouden zich met betrekking tot de aanvaarding van bepaalde benoemingen of voordelen integer en discreet te gedragen.

Ambtenaren die voornemens zijn binnen twee jaar na beëindiging van de dienst een al dan niet bezoldigde beroepsactiviteit uit te oefenen, stellen hun instelling daarvan in kennis. Indien deze activiteit verband houdt met de werkzaamheden die de ambtenaar gedurende de laatste drie dienstjaren heeft verricht en zou kunnen leiden tot een conflict met de legitieme belangen van de instelling, kan het tot aanstelling bevoegde gezag, rekening houdend met het belang van de dienst, hem verbieden deze te verrichten of zijn goedkeuring verlenen onder de voorwaarden die het passend acht. De instelling stelt, na raadpleging van het Gemengd Comité, binnen 30 werkdagen nadat zij daarvan in kennis is gesteld, haar besluit ter kennis. Indien een dergelijke kennisgeving aan het einde van die termijn niet heeft plaatsgevonden, wordt dit beschouwd als impliciete aanvaarding."

Het statuut is beschikbaar op: http://ec.europa.eu/civil_service/docs/toc100_en.pdf

[3] Artikel 10.1 van de uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman, beschikbaar op: http://www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

[4] De uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman, beschikbaar op: http://www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces#hl3, bepaalt dat "[t]en advies [...] geen informatie of documenten [bevat] die de betrokken instelling als vertrouwelijk beschouwt". De Ombudsman heeft ook de documenten die bij zijn antwoord op zijn verdere onderzoeken waren gevoegd, aan de EFSA teruggezonden en haar meegedeeld dat zij geen deel uitmaakten van het klachtendossier.

[5] De opmerkingen van klager namen de vorm aan van een persbericht dat op 18 april 2012 door klager en Corporate Europe Observatory werd uitgegeven en op dezelfde dag aan de Ombudsman werd toegezonden.

[6] Artikel 28, lid 1, van verordening (EG) nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad van 28 januari 2002 tot vaststelling van de algemene beginselen en voorschriften van de levensmiddelenwetgeving, tot oprichting van een Europese Autoriteit voor voedselveiligheid en tot vaststelling van procedures voor voedselveiligheidsaangelegenheden (PB 2002, L 31, blz. 1), zoals laatstelijk gewijzigd.

[7] Verordening (EG) nr. 1829/2003 van het Europees Parlement en de Raad van 22 september 2003 inzake genetisch gemodificeerde levensmiddelen en diervoeders (PB L 268, blz. 1).

[8] Richtlijn 2001/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 12 maart 2001 inzake de doelbewuste introductie van genetisch gemodificeerde organismen in het milieu en tot intrekking van richtlijn 90/220/EEG van de Raad (PB L 106, blz. 1).

[9] Besluit van de uitvoerend directeur betreffende de selectie van leden van het wetenschappelijk comité, wetenschappelijke panels en externe deskundigen om de EFSA bij te staan bij haar wetenschappelijke werkzaamheden, ondertekend op 19 juni 2009 en beschikbaar op: http://www.efsa.europa.eu/en/keydocs/docs/expertselection.pdf

[10] In dit verband heeft klager op 21 maart 2012 bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over de wijze waarop de EFSA omgaat met een vermeend belangenconflict met betrekking tot de voorzitter van een van haar wetenschappelijke panels (klacht 622/2012/ANA). Het onderzoek naar de klacht loopt nog. Zie voor meer informatie: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/caseopened.faces/en/11475/html.bookmark

[11] Besluit van de EFSA betreffende externe activiteiten en opdrachten, C(2004)1597 85-2004, Brussel, 28.4.2004.

[12] Deze regels zijn afkomstig van de Europese Commissie. Voor alle doeleinden moet "Commissie" worden gelezen als "EFSA".

[13] Besluit van de EFSA tot uitvoering van artikel 16, artikel 17, lid 2, en artikel 19 van het Statuut en de artikelen 11 en 91 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie, Parma, 7 december 2010.

[14] Artikel 21 van het EFSA-besluit betreffende externe activiteiten en opdrachten, C(2004)1597 85-2004, Brussel, 28.4.2004.

[15] Artikel 3, lid 3, van het besluit van de EFSA tot uitvoering van de artikelen 16, 17, lid 2, en 19 van het Statuut en de artikelen 11 en 91 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie, Parma, 7 december 2010.

[16] Geciteerd in punt 43 hierboven.

[17] Post-overheidsbanen: Goede praktijken ter voorkoming van belangenconflicten, OESO 2010, blz. 38-39.

[18] In dit verband herinnerde de Ombudsman eraan dat hij reeds heeft verklaard dat "[d]e integriteit, transparantie en verantwoordingsplicht van overheidsdiensten voorwaarden zijn voor en de basis vormen voor het vertrouwen van het publiek, als hoeksteen van goed bestuur... Vertrouwen hangt af van een geloof in de integriteit van ambtenaren, van wie wordt verwacht dat ze zich gedragen op een manier die de nauwste publieke controle zal dragen". Zie P.N. Diamandouros, Bevordering van ethisch gedrag door EU-ambtenaren: de rol van de Europese Ombudsman, Jean Monnet-lezing, Universiteit van Bristol, 5 mei 2011.

[19] http://www.efsa.europa.eu/

[20] Zie in dit verband de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman in zijn onderzoek naar klacht 882/2009/VL tegen de Europese Commissie. Zie ook het besluit van de Europese Ombudsman tot afsluiting van zijn onderzoek naar klacht 3800/2006/JF tegen de Europese Commissie, punt 74.

[21] Artikel 5 van het besluit tot uitvoering van de artikelen 16, 17, lid 2, en 19 van het Statuut en de artikelen 11 en 91 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Unie bepaalt:

"1. Een voormalig personeelslid stelt de EFSA onverwijld in kennis van elke andere wijziging in een of meer van de omstandigheden die verband houden met zijn nieuwe of toekomstige functie en die reeds aan de EFSA is meegedeeld, nadat daarvoor toestemming is verleend.

2. De EFSA onderzoekt of de voorwaarden van die wijziging moeten worden gewijzigd of, in uitzonderlijke omstandigheden, of zij haar toestemming in het licht van die wijziging moet intrekken. Het besluit wordt genomen door de uitvoerend directeur van de EFSA.

3. Ongeacht het te nemen besluit wordt het voormalige personeelslid in het in lid 1 van dit artikel beschreven geval door de eenheid HV herinnerd aan zijn verplichtingen jegens de EFSA en aan het feit dat de EFSA zich het recht voorbehoudt alle nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat bovengenoemde verplichtingen worden nagekomen."

[22] Volgens het Statuut is het doel vast te stellen of een nieuwe beroepsactiviteit verband houdt met de door de ambtenaar verrichte werkzaamheden.

[23] http://www.efsa.europa.eu/nl/keydocs/docs/independencepolicy.pdf

[24] http://www.efsa.europa.eu/nl/keydocs/docs/independencerules.pdf

[25] Artikel 23 van het herziene uitvoeringsbesluit van de EFSA betreffende onafhankelijkheid.

[26] Zie voetnoot 10 hierboven.

[27] Dit is ook in overeenstemming met de aanbevelingen van de Rekenkamer in haar Speciaal verslag nr. 15/2012, Beheer van belangenconflicten bij geselecteerde EU-agentschappen, beschikbaar op: http://eca.europa.eu/portal/pls/portal/docs/1/17190743.PDF

Belang betekent de relatie van objectief betrokken te zijn bij iets, bijvoorbeeld door het hebben van een recht of titel daarop, een vordering daarop, of een aandeel daarin. Voor de toepassing van dit besluit zijn aan te geven belangen alle belangen die onder de bevoegdheid van de Autoriteit vallen."

[29] "Belangenconflict (CoI)": een situatie waarin een persoon in staat is om zijn of haar eigen professionele of officiële capaciteit op een of andere manier uit te buiten voor persoonlijk of zakelijk voordeel met betrekking tot de functie van die persoon in het kader van zijn of haar samenwerking met EFSA".

[30] "Elke wijziging met betrekking tot reeds gedeclareerde belangen zal resulteren in een snelle actualisering van de ADoI ..."

[31] Zoals in punt 52 van het onderhavige arrest is uiteengezet, geldt de verplichting om een vergunning voor de uitoefening van een beroepsactiviteit aan te vragen ook voor personeelsleden in vaste dienst.

[32] Zij zou dit bijvoorbeeld kunnen doen door artikel 23, lid 10, van het herziene uitvoeringsbesluit van de EFSA inzake onafhankelijkheid te wijzigen.

[33] Overeenkomstig artikel 3, lid 7, van het Statuut van de Europese Ombudsman en artikel 8.4 van de uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman.

[34] artikel 6, lid 4, van het herziene uitvoeringsbesluit van de EFSA inzake onafhankelijkheid, wat de jaarlijkse belangenverklaringen betreft; artikel 7, lid 2, wat betreft de specifieke belangenverklaringen; en artikel 8, lid 2, wat betreft de mondelinge belangenverklaringen.

[35] Artikel 23, lid 9, van het herziene uitvoeringsbesluit van de EFSA betreffende onafhankelijkheid, wat de jaarlijkse belangenverklaringen betreft.