Achtergrond van de klacht

1. Klager werkt bij het Europees Parlement. Zij heeft een aanvraag ingediend voor vakantieverlof van 3 tot en met 12 april 2013. Dit werd goedgekeurd en klager vertrok naar Frankrijk voor die feestdagen. Ze werd ziek op vakantie.

2. Op 2 april 2013 verkreeg zij een medisch attest van een arts in Frankrijk voor de periode 2-14 april 2013 (het "medisch attest"). Het medisch attest bevatte niet haar adres in Frankrijk (het bevatte haar thuisadres). Het medisch attest werd door de echtgenoot van klager op 4 april 2013 per e-mail aan het Parlement voorgelegd.

3. Op 29 mei 2013 heeft het hoofd van het personeel van klager het verzoek om medisch verlof afgewezen op grond van het feit dat klager: i) het Parlement heeft belet een medisch onderzoek van haar uit te voeren door een verkeerd adres op de medische verklaring te vermelden; en ii) haar niet heeft geadviseerd over haar ziekteverzuim, dat haar plicht was krachtens artikel 59, lid 1, tweede alinea, van het Statuut.

4. Op 19 juni 2013 diende klager op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut een klacht in tegen dit besluit.

5. Op 3 oktober 2013 reageerde de secretaris-generaal van het Parlement op de afwijzing van haar klacht door klager op in wezen dezelfde gronden waarop het hoofd van het personeel zich beriep.

6. Op 27 februari 2014 schreef klager een brief aan de Europese Ombudsman.

Het onderzoek

7. De Ombudsman opende een onderzoek naar de klacht en stelde de volgende bewering en bewering vast:

Bewering:

Het Parlement was ten onrechte van mening dat de medische verklaring niet-ontvankelijk was.

Vordering:

Het Parlement dient aan te bevelen dat de afwezigheid van klager van 2-14 april 2013 wordt beschouwd als een toegestane afwezigheid en dient het besluit van 29 mei 2013 over de medische verklaring in te trekken.

8. In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman het advies van het Parlement over de klacht en vervolgens de opmerkingen van klager naar aanleiding van het advies van het Parlement. Bij de uitvoering van het onderzoek heeft de Ombudsman rekening gehouden met de argumenten en standpunten van de partijen.

Niet-aanvaarding van de medische verklaring

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

9. Klager voerde aan dat het Parlement contact met haar had kunnen opnemen als het zelf een medisch onderzoek had willen uitvoeren, omdat haar GSM-nummer en e-mail bij de administratie bekend waren. Klager merkte op dat zij gemakkelijk telefonisch of per e-mail bereikbaar was, maar dat er geen poging werd gedaan om contact met haar op te nemen voor een medisch onderzoek. Zij voerde ook aan dat het de plicht van de behandelende arts was om de medische verklaring nauwkeurig in te vullen. In elk geval verklaarde zij dat de postzegel van de arts haar locatie op dat moment overbracht.

10. Klager voerde verder aan dat zij haar hiërarchieke meerderen overeenkomstig artikel 59, lid 1, van het Statuut in kennis had gesteld van haar afwezigheid.

11. In zijn advies merkte het Parlement op dat een personeelslid dat wegens ziekte arbeidsongeschikt is, overeenkomstig artikel 59, lid 1, van het Statuut de instelling op dat moment in kennis moet stellen van zijn adres. Het Parlement bleef erbij dat de ambtenaar op grond van zijn aanvullende regeling zijn hiërarchieke meerdere [1] van de afwezigheid in kennis moet stellen.

12. Het Parlement merkte op dat het adres van klager in de stad waar zij werkte, op het medisch attest was vermeld. Het staat buiten kijf dat dit niet de plaats was waar zij tijdens haar verlof verbleef. Het Parlement merkte op dat klager niet heeft voldaan aan haar verplichting om het Parlement in kennis te stellen van de precieze plaats waar zij verbleef, waardoor het onmogelijk werd om een medisch onderzoek te organiseren.

13. Het Parlement voegt hieraan toe dat artikel 59, lid 1, van het Statuut de ambtenaar verplicht de instelling zo spoedig mogelijk in kennis te stellen van een ziekte. Artikel 2 van de interne regels voor medische onderzoeken bepaalt dat de ambtenaar zijn directe meerdere of de collega die hij daartoe heeft aangewezen, in kennis moet stellen van de reden van zijn afwezigheid. In titel I, punt 11, van de gids staat dat de ambtenaar in geval van ziekte tijdens het jaarlijkse verlof de dienst van de instelling die met het beheer van het ziekteverlof is belast, bij het begin van zijn ziekte, en in elk geval binnen 48 uur, bepaalde informatie moet verstrekken. Het Parlement merkte op dat klager haar directe superieuren niet op de hoogte heeft gebracht van haar gezondheidstoestand. Toen de echtgenoot van klager het certificaat per e-mail naar de dienst Medische Afwezigheden stuurde, heeft hij op geen enkel moment vermeld waar de klager precies was.

14. Tot slot merkte het Parlement op dat het verzuim van klager om het Parlement in kennis te stellen van haar verblijfplaats tijdens haar ziekteverlof op zich volstaat om het besluit te rechtvaardigen dat de medische verklaring van 2 april 2013 niet als basis kon worden genomen voor de omzetting van het jaarlijkse verlof in ziekteverlof.

Beoordeling door de Ombudsman

15. Het Statuut is een regeling voor de rechten en plichten van EU-ambtenaren. Aangezien zij als wetgevingshandeling worden vastgesteld, moeten de EU-instellingen en hun personeel ervoor zorgen dat zij volledig worden toegepast.

16. De Ombudsman merkt op dat artikel 59, lid 1, tweede alinea, van het Statuut, dat betrekking heeft op afwezigheden wegens ziekte of ongevallen, het volgende bepaalt:

"De betrokken ambtenaar stelt zijn instelling zo spoedig mogelijk in kennis van zijn ongeschiktheid en vermeldt tegelijkertijd zijn huidige adres ..."(onderstreping toegevoegd)

17. De Ombudsman merkt op dat in de toepasselijke regels uitdrukkelijk is bepaald dat het personeelslid het Parlement op de hoogte moet stellen van het huidige adres van het personeelslid. Het gebruik van het woord current houdt in dat het personeelslid zich niet aan deze regels zal houden als hij/zij zijn/haar woonadres opgeeft in omstandigheden waarin hij/zij tijdens de ziekte niet op dat adres aanwezig is.

18. Aangezien de in de wetgeving vastgestelde regels de klager uitdrukkelijk verplichten het Parlement op de hoogte te stellen van haar huidige adres, is het niet relevant dat de klager per e-mail of GSM bereikbaar was.

19. De Ombudsman merkt op dat het personeel alleen zou kunnen voorbijgaan aan de specifieke wettelijke verplichting voor hen om hun instellingen tijdens medische afwezigheid op de hoogte te stellen van hun verblijfplaats indien er omstandigheden waren die niet toe te schrijven waren aan de personeelsleden, waardoor het onmogelijk was om hun verblijfplaats mee te delen (bijvoorbeeld als de ernst van een medische aandoening het onmogelijk maakte om die informatie mee te delen).

20. De Ombudsman merkt op dat klager niet aanvoert dat haar gezondheidstoestand haar belemmert om te voldoen aan de procedurele vereisten van het Parlement met betrekking tot het melden van ziekteverlof.

21. De Ombudsman merkt ook op dat elk personeelslid verplicht is en geacht wordt bekend te zijn met de bepalingen van het Statuut van de ambtenaren. De Ombudsman is het voorts met het Parlement eens dat klager, gezien de specifieke dienst waar zij in het Parlement werkte, nog meer kennis had moeten hebben van procedures met ziekteverlof dan de gemiddelde werknemer van het Parlement.

22. In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat er geen sprake was van wanbeheer door het Parlement.

Conclusie

Op basis van het onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman de klacht af met de volgende conclusie:

Er was geen sprake van wanbeheer door het parlement.

Klager en het Parlement zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly

01/06/2015

[1] Besluit van de secretaris-generaal van 4 juni 2010 tot vaststelling van interne regels voor medische onderzoeken in verband met afwezigheid van het werk om medische redenen en periodieke medische onderzoeken van personen die aanspraak maken op de invaliditeitsuitkering ("interne regels voor medische onderzoeken").