De achtergrond

1. In mei 2011 lanceerde de Ombudsman een programma van bezoeken aan EU-agentschappen met als doel de beste praktijken die de agentschappen in hun betrekkingen met de burgers gebruiken, in kaart te brengen en te verspreiden [1]. Deze bezoeken worden formeel uitgevoerd op basis van de bevoegdheid van de Ombudsman om op eigen initiatief onderzoeken in te stellen. Het bezoek aan Europol vond plaats op 4 juni 2012.

2. Europol is opgericht bij Besluit 2009/371/JBZ van de Raad van 6 april 2009 [2], dat in de plaats is gekomen van de vorige Europol-overeenkomst [3]. Het nieuwe rechtskader is op 1 januari 2010 in werking getreden, toen Europol een EU-agentschap werd. Europol is de wetshandhavingsinstantie van de Europese Unie. Het heeft tot taak het optreden van de bevoegde autoriteiten van de lidstaten en hun onderlinge samenwerking bij de voorkoming en bestrijding van georganiseerde criminaliteit, terrorisme en andere vormen van zware criminaliteit waardoor twee of meer lidstaten worden getroffen, te ondersteunen en te versterken. Meer in het bijzonder ondersteunt Europol de rechtshandhavingsactiviteiten van de lidstaten, voornamelijk tegen illegale drugshandel, illegale immigratienetwerken, terrorisme, vervalsing van geld (namaak van de euro) en andere betaalmiddelen, mensenhandel (met inbegrip van kinderpornografie), illegale handel in voertuigen en het witwassen van geld.

3. De Ombudsman heeft tussen 1999 en 2012 13 onderzoeken geopend waarbij Europol betrokken was. In 2013 werden nog drie onderzoeken geopend. Het onderzoek van de Ombudsman heeft tot dusver geen enkel mogelijk geval van systemisch wanbeheer door Europol aan het licht gebracht. Zij hebben veeleer laten zien dat Europol bereid is met de Ombudsman samen te werken (onder meer door fouten te corrigeren, excuses aan te bieden en bereidheid te tonen om problematische kwesties te heroverwegen). Een van de bovengenoemde onderzoeken (zaak 2166/2012/BEH) werd op 10 december 2012 afgesloten omdat het doeltreffender werd geacht om de in die klacht aan de orde gestelde kwesties in het kader van dit onderzoek op eigen initiatief te behandelen.

4. Na het bezoek in deze zaak stelde de Ombudsman een verslag [4] op waarin hij negen suggesties deed. De directeur van Europol heeft in detail op deze suggesties gereageerd [5] en bevestigd dat er "bewijs is van een cultuur van dienstverlening bij Europol, naast een duidelijke toezegging om de beginselen van transparantie, dialoog en verantwoordingsplicht na te leven " en dat "het de doelstelling van Europol zal zijn om te blijven streven naar efficiëntie en een hoog niveau van publieke verantwoordingsplicht te handhaven, terwijl tegelijkertijd de nadruk wordt gelegd op de uitvoering van kernactiviteiten". In de onderstaande analyse zal de Ombudsman de antwoorden van Europol op zijn suggesties een voor een onderzoeken. Met de opmerkingen van klager in zaak 2166/2012/BEH zal ook rekening worden gehouden in het kader van dit onderzoek.

(1) Voorstel om een link te geven naar de Europese code van goed administratief gedrag

Antwoord van Europol

5. Europol verklaarde dat het het gedeelte van zijn website over de visie, missie en waarden van Europol heeft gewijzigd door te verwijzen naar de kernbeginselen van de code [6] en door te benadrukken dat Europol zich ten volle inzet voor de beginselen van openbare dienstverlening voor het EU-ambtenarenapparaat, zoals gepromoot door de Europese Ombudsman [7].

Beoordeling door de Ombudsman

6. De Ombudsman prijst Europol voor het feit dat het op zijn website links heeft opgenomen naar zowel de code als de beginselen van de openbare dienst.

(2) Voorstel om de startpagina van Europol, met inbegrip van basisinformatie, in alle EU-talen beschikbaar te stellen

Antwoord van Europol

7. Europol verklaarde dat essentiële informatie over het mandaat en de taken van Europol in alle EU-talen beschikbaar is in de volgende twee documenten: "Europol-profiel" en "The European Investigator - Targeting Criminals Across Borders". Deze twee documenten zijn te vinden op de website van Europol (onder Europol Homepage/Media corner/Corporate Publications/Brochures). Om echter volledig tegemoet te komen aan de suggestie van de Ombudsman, worden op de website van Europol delen voor elke EU-taal geïmplementeerd, uiterlijk in 2014, wanneer een herontwerp van het internetportaal van Europol zal worden uitgevoerd.

Beoordeling door de Ombudsman

8. De Ombudsman merkt op dat, hoewel verschillende Europol-documenten in alle EU-talen beschikbaar zijn, de website van Europol zelf momenteel alleen in het Engels beschikbaar is. Er is in feite geen taalknop beschikbaar op de website waarmee gebruikers naar andere EU-talen kunnen overschakelen. De Ombudsman is echter ingenomen met de toezegging van Europol om delen van zijn website in de loop van 2014 in alle officiële talen beschikbaar te stellen.

(3) Voorstel om a) een jaarverslag op te stellen over de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot Europol-documenten, en b) een openbaar documentenregister op te zetten.

Antwoord van Europol

9. Wat punt a) betreft, heeft Europol verklaard dat het tot op heden slechts een klein aantal verzoeken om toegang van het publiek per jaar heeft ontvangen. Om tegemoet te komen aan het voorstel van de Ombudsman zal Europol vanaf de verslagperiode 2013 een nieuw hoofdstuk over de toegang van het publiek tot documenten opnemen in de "Europol-evaluatie - Algemeen verslag over de activiteiten van Europol".

10. Wat punt b) betreft, heeft Europol verklaard dat het een project heeft opgestart om een register van openbaar toegankelijke documenten op te zetten, waarin ook rekening wordt gehouden met het advies van het Bureau van de Europese Ombudsman. De geleidelijke uitvoering van het project is begonnen en zal naar verwachting eind 2013 voltooid zijn. In dit verband zal Europol op zijn website ook statistieken over verzoeken om toegang van het publiek beschikbaar stellen. Het besluit van de raad van bestuur van Europol van 8 juli 2009 inzake de toegang van het publiek tot Europol-documenten zal worden bijgewerkt om rekening te houden met de resultaten van de lopende herziening van Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten. Deze actualisering zal uiterlijk plaatsvinden wanneer het nieuwe rechtskader voor Europol, namelijk de nieuwe Europol-verordening, in werking treedt. Artikel 57 van de huidige ontwerp-Europol-verordening versterkt de verantwoordingsplicht ten aanzien van de toegang van het publiek, door te specificeren dat:

- binnen zes maanden na de inwerkingtreding van de Europol-verordening stelt de raad van bestuur van Europol gedetailleerde regels vast voor de toepassing van Verordening (EG) nr. 1049/2001; en

- Tegen besluiten van Europol kan een klacht worden ingediend bij de Europese Ombudsman of beroep worden ingesteld bij het Hof van Justitie van de EU.

Opmerkingen van de klager in zaak 2166/2012/BEH

11. Klager verklaarde dat Europol in zijn antwoord niet had verwezen naar de verplichting uit hoofde van artikel 17 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 om in zijn jaarverslag het aantal gevoelige documenten op te nemen dat niet in het openbaar register was opgenomen. Ook moet een verwijzing naar het bestaan van deze gevoelige documenten in het openbaar register worden opgenomen. Klager wees er verder op dat Europol verklaarde dat het een "register van openbaar toegankelijke documenten" zou opzetten, terwijl Verordening 1049/2001 verwijst naar een "register van documenten".

Beoordeling door de Ombudsman

12. De Ombudsman is ingenomen met de toezegging van Europol dat het vanaf de verslagperiode 2013 een nieuw hoofdstuk zal opnemen in zijn jaarverslag over de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten. De Ombudsman moedigt Europol aan om in het desbetreffende deel de in artikel 17, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 bedoelde informatie op te nemen, met inbegrip van het aantal gevoelige documenten dat niet in het register is opgenomen. Zij maakt daarom de volgende opmerking.

13. De Ombudsman is ook ingenomen met het project van Europol om een openbaar register van openbaar toegankelijke documenten op te zetten. De Ombudsman heeft er in punt 36 van het verslag van 28 januari 2013 al op gewezen dat het register een verwijzing naar gevoelige documenten zou kunnen bevatten op een wijze die de inhoud ervan niet identificeert (bijvoorbeeld door alleen een referentienummer te gebruiken). Zij merkt op dat Europol niet specifiek op dit voorstel heeft gereageerd en zal in dit verband nog een opmerking maken. De Ombudsman begrijpt de complexiteit van de taak om een dergelijk openbaar register van documenten op te zetten. Aangezien haar eigen bureau zich in de laatste fase van het opzetten van zijn openbaar register bevindt, herhaalt zij het aanbod om Europol bij te staan bij de ontwikkeling van zijn openbaar register. De Ombudsman verwacht dat Europol haar op de hoogte zal brengen zodra het register is opgezet en in dit verband nog een opmerking zal maken.

14. De Ombudsman is ook ingenomen met de toezegging van Europol dat het besluit van de raad van bestuur inzake de toegang van het publiek tot Europol-documenten zo spoedig mogelijk zal worden bijgewerkt. Zij zal hierover nog een opmerking maken.

(4) Voorstel om het besluit van de raad van bestuur van Europol inzake de toegang van het publiek tot documenten in overeenstemming te brengen met Verordening 1049/2001 wat betreft a) de termijn voor de behandeling van initiële en confirmatieve verzoeken om toegang en b) de vermelding van de beroepsmogelijkheden

Antwoord van Europol

15. Wat punt a) betreft, voerde Europol aan dat de termijn van 30 dagen (vergeleken met 15 dagen in Verordening (EG) nr. 1049/2001) was opgenomen in het besluit van de raad van bestuur van Europol inzake de toegang van het publiek, omdat de meeste documentatie van Europol (ten minste gedeeltelijk) gebaseerd is op informatie van externe samenwerkingspartners. Het onderzoek van deze documenten duurt langer, aangezien Europol, alvorens een besluit te nemen over het verlenen of weigeren van volledige of gedeeltelijke toegang, de relevante derden moet raadplegen. Europol streeft er echter naar elk verzoek om toegang van het publiek zo snel mogelijk te behandelen. Wat de antwoordtermijn betreft, zal Europol zich in de toekomst ook beroepen op artikel 6 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 om een billijke oplossing te vinden in gevallen waarin een besluit over de toegang van het publiek bepaalde complexiteiten vertoont.

16. Wat punt b) betreft, heeft Europol verklaard dat het, in overeenstemming met het huidige besluit van de raad van bestuur van Europol inzake de toegang van het publiek, alle aanvragers schriftelijk in kennis stelt van de mogelijkheid om een confirmatief verzoek in te dienen. Europol heeft ook verklaard dat het op zijn website zal benadrukken dat burgers zich tot de Europese Ombudsman kunnen wenden met betrekking tot de behandeling door Europol van hun verzoeken om toegang van het publiek.

Beoordeling door de Ombudsman

17. In zijn verslag van 28 januari 2013 merkte de Ombudsman op dat Europol verzoeken om toegang van het publiek snel, binnen een of twee weken, behandelt. De Ombudsman is ook ingenomen met de verklaring van Europol dat het ernaar blijft streven verzoeken zo snel mogelijk te behandelen. Overweging 1 van het besluit van de raad van bestuur van Europol van 8 juli 2009 inzake de toegang van het publiek tot documenten bepaalt dat, overeenkomstig artikel 45 van het Europol-besluit (2009/371/JBZ), de raad van bestuur van Europol regels vaststelt betreffende de toegang tot Europol-documenten "met inachtneming van de beginselen en beperkingen"van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Een van de beginselen van de verordening is dat initiële en confirmatieve verzoeken binnen 15 werkdagen worden behandeld. De Ombudsman is niet overtuigd door het argument van Europol dat voor de controle van documenten van externe samenwerkingspartners (en de noodzaak om de respectieve derden te raadplegen) 30 werkdagen (namelijk zes weken) nodig zijn in plaats van 15 voor de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten. De Ombudsman is niet van mening dat raadpleging van derden een algemene verlenging van de termijn met 15 extra werkdagen rechtvaardigt. Verordening 1049/2001 voorziet niet in een automatische verlenging van de termijn wanneer een derde moet worden geraadpleegd. De interpretatie van het Hof van Justitie (in de zaak Zweden/Commissie [8]) van de bepalingen betreffende de raadpleging van de lidstaten bevestigt dit standpunt eveneens. Bovendien vestigt de Ombudsman de aandacht van Europol op het feit dat Frontex, een EU-agentschap dat heeft verwezen naar de specifieke en gevoelige aard van zijn taken en dat ook nauw samenwerkt met de autoriteiten van de lidstaten, in zijn onlangs vastgestelde besluit over de toegang van het publiek tot documenten en in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 1049/2001 voorziet in een termijn van 15 werkdagen voor de behandeling van initiële en confirmatieve verzoeken [9]. De Ombudsman verzoekt Europol derhalve dit voorbeeld te volgen en zijn regels te wijzigen in overeenstemming met de beginselen van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Zij zal in dit verband nog een opmerking maken.

18. Wat de vermelding van de beroepsmogelijkheden betreft, is de Ombudsman ingenomen met het feit dat Europol op zijn website zal aangeven dat burgers zich tot de Europese Ombudsman kunnen wenden met betrekking tot de behandeling van hun verzoeken om toegang van het publiek. De Ombudsman herhaalt echter het voorstel aan Europol om ook in zijn toekomstige herziene besluit van de raad van bestuur inzake de toegang van het publiek tot documenten de mogelijkheden van beroep aan te geven. De Ombudsman dringt er bij Europol op aan zijn besluit zo spoedig mogelijk te herzien en maakt derhalve de volgende opmerking.

(5) Voorstel om het besluit van de raad van bestuur van Europol inzake de toegang van het publiek tot documenten in overeenstemming te brengen met artikel 4, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001

Antwoord van Europol

19. Europol verklaarde dat het rekening zou houden met het voorstel van de Ombudsman bij de toepassing van de uitzondering van artikel 4, lid 3, van het besluit van de raad van bestuur van Europol inzake de toegang van het publiek tot documenten. Europol verklaarde bovendien dat het dit voorstel zou meenemen bij de herziening van het besluit van de raad van bestuur van Europol inzake de toegang van het publiek tot documenten.

Beoordeling door de Ombudsman

20. De Ombudsman is ingenomen met de toezegging van Europol om dit voorstel uit te voeren en dringt er bij Europol op aan zijn besluit zo spoedig mogelijk te herzien.

(6) Voorstel om niet op de shortlist geplaatste kandidaten in de selectieprocedures in kennis te stellen van het resultaat van hun sollicitatie

Antwoord van Europol

21. Europol heeft verklaard dat het zijn aanwervingsrichtsnoeren (die op zijn website zijn gepubliceerd [10]) heeft bijgewerkt om te verduidelijken dat i) alle sollicitaties worden bevestigd door een ontvangstbevestiging en dat ii) Europol vervolgens alleen contact opneemt met kandidaten die worden uitgenodigd om deel te nemen aan de selectieprocedure. Kandidaten die niet voor de selectieprocedure worden uitgenodigd, moeten ervan uitgaan dat hun sollicitatie is afgewezen op de datum van de shortlistvergadering van het selectiecomité (die wordt vermeld in de tabel met de status van vacatures op de website van Europol). Kandidaten kunnen echter na de datum van de vergadering op de shortlist om feedback over hun sollicitatie verzoeken. Europol verklaarde verder dat het van plan is een module "e-recruitment" in te voeren die op geautomatiseerde wijze informatie zal verstrekken over de resultaten van sollicitaties, zowel aan kandidaten op de shortlist als aan kandidaten die niet op de shortlist staan.

Beoordeling door de Ombudsman

22. De Ombudsman merkt op dat Europol geen rekening heeft gehouden met het voorstel om ook niet op de shortlist geplaatste kandidaten op de hoogte te stellen van het resultaat van hun sollicitatie. In punt 4.1 van de aanwervingsrichtsnoeren van Europol, zoals bijgewerkt op 28 mei 2013, wordt namelijk het volgende vermeld: "Vanwege het grote aantal ontvangen sollicitaties zal verder contact worden opgenomen met alleen kandidaten die zijn uitgenodigd om de selectieprocedure bij te wonen. Kandidaten die niet voor de selectieprocedure worden uitgenodigd, moeten ervan uitgaan dat hun sollicitatie is afgewezen op de datum van de vergadering van het selectiecomité voor de shortlist, zoals uiteengezet in de tabel met de status van vacatures op de website van Europol. Europol heeft dus zijn eerdere beleid gehandhaafd om niet op de shortlist geplaatste kandidaten niet actief te informeren over het resultaat van hun sollicitatie. Kandidaten moeten er dus van uitgaan dat zij niet op de shortlist zijn geplaatst wanneer Europol in de dagen na de shortlistvergadering geen contact met hen heeft opgenomen. De Ombudsman is van mening dat deze situatie niet volledig bevredigend is. De Ombudsman is van mening dat het actief informeren van niet op de shortlist geplaatste kandidaten in een standaardbrief het selectie- en aanwervingsteam niet onevenredig zou belasten. De Ombudsman merkt op dat Europol van plan is een "e-recruitment"-modus in te voeren die op geautomatiseerde wijze informatie zou verstrekken aan zowel kandidaten op de shortlist als kandidaten die niet op de shortlist staan. Europol heeft echter niet aangegeven wanneer het van plan is de e-aanwervingsmodus in te voeren. De Ombudsman herhaalt daarom de gedane suggestie en moedigt Europol aan om, voordat de e-aanwervingsmodus wordt ingevoerd, reeds niet op de shortlist geplaatste kandidaten actief te informeren over het resultaat van hun sollicitatie. Zij maakt daarom de volgende opmerking.

(7) Voorstel om kandidaten in de aanwervingsrichtsnoeren en in de kennisgeving van vacature mee te delen dat zij een klacht kunnen indienen bij de Europese Ombudsman

Antwoord van Europol

23. Europol verklaarde dat het, naar aanleiding van het voorstel van de Ombudsman, zijn aanwervingsrichtsnoeren heeft gewijzigd om daarin een specifiek deel op te nemen waarin wordt uitgelegd dat kandidaten bij de Europese Ombudsman een klacht kunnen indienen over vermeend wanbeheer of beroep kunnen instellen bij het Gerecht voor ambtenarenzaken van de EU. De aanwervingsrichtsnoeren van Europol vormen een integrerend onderdeel van elke kennisgeving van vacature, aangezien alle sollicitanten worden verzocht de aanwervingsrichtsnoeren van Europol te lezen alvorens een sollicitatie in te dienen.

Beoordeling door de Ombudsman

24. De Ombudsman merkt op dat in punt 5.7 van de geactualiseerde aanwervingsrichtsnoeren van Europol ("Beroepsprocedure en klachten bij de Europese Ombudsman") nu duidelijk wordt gemaakt dat kandidaten zich tot de Ombudsman of het Gerecht voor ambtenarenzaken kunnen wenden. De Ombudsman prijst Europol dan ook voor het feit dat het concrete maatregelen heeft genomen naar aanleiding van dit voorstel.

(8) Voorstel om in het aanbestedings- en aanbestedingsdocument en op zijn website informatie op te nemen over het recht om een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman

Antwoord van Europol

25. Europol verklaarde dat het het aanbestedingsgedeelte van zijn website heeft bijgewerkt en een verwijzing heeft opgenomen naar de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman over vermeend wanbeheer. Europol heeft ook een soortgelijke verwijzing naar de standaardaanbestedingsdocumentatie toegevoegd.

Beoordeling door de Ombudsman

26. De Ombudsman merkt op dat de aanbestedingspagina op de website van Europol inschrijvers nu informeert dat zij een klacht kunnen indienen bij de Europese Ombudsman [11]. Europol heeft ook verklaard dat een soortgelijke verwijzing is toegevoegd aan de standaardaanbestedingsdocumentatie. Zoals echter reeds werd opgemerkt in het verslag van 28 januari 2013, wordt in de bijgewerkte "Algemene voorwaarden van toepassing op overeenkomsten voor de aankoop van diensten van geringe waarde en de levering van goederen [12]" overeenkomstig artikel 20 ("Toepasselijk recht en geschillenbeslechting") niet verwezen naar de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman, maar alleen naar de mogelijkheid om een gerechtelijke procedure in te leiden. De Ombudsman concludeert derhalve dat Europol het voorstel gedeeltelijk heeft uitgevoerd. Europol zou dus kunnen overwegen de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op contracten te wijzigen om daarin informatie op te nemen over het recht om een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman. Zij maakt dan ook de volgende opmerking.

(9) Voorstel om een ruime definitie van het begrip belangenconflicten vast te stellen, met inbegrip van het begrip schijnbaar conflict

Antwoord van Europol

27. Europol verklaarde dat volgens zijn interne beleid "een belangenconflict wordt gedefinieerd als een kennelijke of potentiële onverenigbaarheid tussen de verantwoordelijkheden van een persoon die bij Europol werkt en persoonlijke belangen die afbreuk kunnen doen aan de professionele onafhankelijkheid. Het zakelijk belang van Europol bestaat erin risico's in verband met belangenconflicten proactief op te sporen, met het oog op het vinden van een passende oplossing".

28. Bij Europol is de adjunct-directeur belast met de afdeling Governance belast met de beoordeling van mogelijke belangenconflicten, met het oog op het vinden van een passende oplossing. Aangezien het beleid van Europol een document is dat veel interne (administratieve) aspecten bevat, beschouwt Europol de publicatie van het interne beleid niet als bevorderlijk voor de voorlichting van het grote publiek. Op de website van Europol wordt echter een samenvatting op maat van de aanpak van Europol inzake de omgang met belangenconflicten beschikbaar gesteld.

Beoordeling door de Ombudsman

29. De Ombudsman merkt op dat Europol in het kader van het bezoek heeft verklaard dat het, gezien het speciaal verslag van de Europese Rekenkamer [13] over belangenconflicten bij EU-agentschappen, aanvullende maatregelen op maat zou nemen in overeenstemming met de aanbevelingen van de Rekenkamer. De Ombudsman merkt op dat Europol het voorstel heeft aanvaard om een brede definitie van belangenconflicten aan te nemen door in zijn interne beleid ook te verwijzen naar een "kennelijk" belangenconflict. De Ombudsman merkt op dat de regels van Europol inzake belangenconflicten nog niet beschikbaar zijn op zijn website. Zij is echter ingenomen met het feit dat Europol op zijn website een samenvatting zal publiceren van de wijze waarop het met belangenconflicten omgaat.

Conclusie

30. Op basis van haar onderzoek van het antwoord van Europol concludeert de Ombudsman dat Europol passende maatregelen heeft genomen om de meeste suggesties in de brief van de Ombudsman van 28 januari 2013 over te nemen. Ten aanzien van enkele suggesties met betrekking tot de toegang van het publiek tot documenten maakt de Ombudsman echter de volgende opmerkingen. Zij moedigt Europol met name aan het voorbeeld van Frontex te volgen met betrekking tot de termijnen voor de behandeling van verzoeken om toegang. De Ombudsman onderstreept het belang van agentschappen die beleid inzake toegang tot documenten uitvoeren dat in overeenstemming is met het in Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde kader. De Ombudsman vertrouwt erop dat Europol positief zal reageren op haar verdere opmerkingen. De Ombudsman sluit daarom haar onderzoek af.

Europol en de klager in zaak 2166/2012/BEH zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Verdere opmerkingen

Het deel in het jaarverslag van Europol over de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten zou de in artikel 17, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 bedoelde informatie kunnen bevatten, met inbegrip van het aantal gevoelige documenten dat niet in het register is opgenomen.

Europol zou kunnen overwegen zo spoedig mogelijk een openbaar register van documenten op te zetten. Dit register moet ten minste de referenties van gevoelige documenten bevatten, op een wijze die de inhoud ervan niet identificeert.

Europol zou kunnen overwegen het besluit van de raad van bestuur van 8 juli 2009 inzake de toegang tot Europol-documenten zo spoedig mogelijk te herzien om het in overeenstemming te brengen met Verordening 1049/2001, en dit los van de lopende herziening van de verordening. Deze herziening zou met name betrekking kunnen hebben op i) de termijnen voor de behandeling van initiële en confirmatieve verzoeken, ii) de vermelding van de beroepsmogelijkheden, en iii) de formulering van artikel 4, lid 3, van het besluit van de raad van bestuur.

Europol zou kunnen overwegen niet op de shortlist geplaatste kandidaten actief te informeren over het resultaat van hun sollicitatie.

Europol zou kunnen overwegen informatie over het recht om een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman op te nemen in de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op contracten.

 

Emily O'Reilly

Gedaan te Straatsburg op 11 juni 2014

 

---

[1] Informatie over de bezoeken aan de EU-agentschappen is te vinden op: www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

[2] Besluit 2009/371/JBZ van de Raad van 6 april 2009 tot oprichting van de Europese Politiedienst (Europol), PB 2009, L 121, blz. 37.

[3] De Europol-drugseenheid (EDU) is reeds in 1994 operationeel geworden. De overeenkomst tot oprichting van Europol uit hoofde van artikel K3 van het Verdrag van Maastricht (hierna "de Europol-overeenkomst" genoemd) is in 1995 gesloten en is, na ratificatie door de lidstaten, op 1 oktober 1998 in werking getreden. Europol is op 1 juli 1999 volledig operationeel geworden, na de voltooiing van een aantal rechtshandelingen met betrekking tot de overeenkomst.

[4] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/49145/html.bookmark

[5] http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/50704/html.bookmark

[6] https://www.europol.europa.eu/content/page/management-147

[7] https://www.europol.europa.eu/content/page/europol%E2%80%99s-prioriteiten-145

[8] Zaak 64/05 P, Zweden/Commissie, Jurispr. 2007, blz. I-11389, zie met name punt 86.

[9] Zie het besluit van de raad van bestuur van Frontex van 19 februari 2014 over de toegang van het publiek tot documenten van Frontex, beschikbaar op http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visitreport.faces/en/54007/html.bookmark

[10] https://www.europol.europa.eu/sites/default/files/publications/1europol_recruitment_guidelines.pdf

[11] https://www.europol.europa.eu/content/procurement. De relevante link met de Europese Ombudsman lijkt echter niet te werken.

[12] "Algemene voorwaarden van toepassing op aankopen gelijk aan of lager dan 60 000 EUR" (LA-CO-638049).

[13] Speciaal verslag nr. 15/2012 "Beheer van belangenconflicten bij geselecteerde EU-agentschappen", beschikbaar op: http://eca.europa.eu/portal/pls/portal/docs/1/17186745.PDF