Skundo aplinkybės

1. 2022 m. rugsėjo 22 d. Europos personalo atrankos tarnyba (EPSO) paskelbė atvirą konkursą įvairių sričių ES tarnautojams įdarbinti (EPSO/AST/154/22).[1] Pranešime apie konkursą nurodyta, kad atrankos procedūra bus organizuojama skirtingais etapais ir kad testų „įgyvendinimo būdas“, t. y. ar testai bus rengiami fiziškai, ar nuotoliniu būdu, bus nurodytas kvietimuose į testus, kuriuos kandidatai gaus.

2. Vėliau (2022 m. lapkričio 4 d.) kandidatams išsiųstuose kvietimuose buvo nurodyta, kad pradinis pirminės atrankos testų etapas vyks tik nuotoliniu būdu. Laiškuose buvo pateiktos instrukcijos dėl testų formato ir veikimo, įskaitant reikalavimus, susijusius su technine įranga (pavyzdžiui, dėl prietaisų, kompiuterių ir operacinių sistemų prieigos teisių lygių) ir fizinės aplinkos pobūdžiu (visų pirma dėl izoliuotos erdvės ar patalpos, kurioje kandidatai laikys testą).

3. Bandymai vyko 2022 m. lapkričio 22 d. – gruodžio 2 d.

4. Ombudsmenas gavo daug skundų dėl atrankos procedūros. Skundai buvo susiję su įvairiais klausimais, visų pirma:

a) praktinis techninių ir fizinių reikalavimų, dėl kurių kai kuriems kandidatams buvo sunku laikyti testus, poveikis ir tai, kaip EPSO nagrinėjo su tuo susijusius skundus;

b) techninės problemos, su kuriomis susidurta per testus, ir tai, kaip EPSO nagrinėjo su tuo susijusius skundus;

c) kaip EPSO organizavo testų tvarkaraščio keitimą; ir

d) bendrieji klausimai, susiję su EPSO informavimu apie atrankos procedūrą ir apie tai, kaip ji nagrinėjo skundus, įskaitant skundų teikimo reikalavimus.

5. Vėliau ombudsmenas gavo panašių skundų, susijusių su EPSO organizuojamomis atrankos procedūromis, per kurias buvo atliekami nuotoliniai testai.

6. 2023 m. kovo 31 d., po to, kai ombudsmenė jau pradėjo šį tyrimą savo iniciatyva, EPSO paskelbė [2], kad atrankos procedūra EPSO/AST/154/22 buvo atšaukta.

Tyrimas

7. Siekdamas išspręsti įvairius iškeltus klausimus, ombudsmenas nusprendė pradėti tyrimą savo iniciatyva. Ombudsmenas pateikė EPSO keletą klausimų, siekdamas suprasti, kaip jis parengė ir nustatė nuotolinių testų sąlygas, kaip jis sprendė įvairius praktinius ir techninius klausimus, su kuriais susidūrė kandidatai, ir apie savo sprendimą atšaukti EPSO/AST/154/22 [3].

8. Tyrimo metu ombudsmenas gavo EPSO atsakymus [4]. Ombudsmeno tyrimo grupė taip pat surengė susitikimus su EPSO ir patikrino keletą dokumentų [5].

Testai atliekami tik nuotoliniu būdu

EPSO atsakymas

9. EPSO nurodė, kad sprendimas pereiti prie testų internetu, o ne fiziškai, yra EPSO valdančiosios tarybos patvirtintas strateginis pasirinkimas [6]. Nuotoliniai testai yra veiksmingas būdas vykdyti atrankos procedūras, kuriose dalyvauja daug kandidatų, suteikiant kandidatams vienodas galimybes dalyvauti nepriklausomai nuo geografinės vietos, kartu didinant lankstumą ir išvengiant kelionės išlaidų. Todėl šiuo pakeitimu siekiama padidinti prašytojų įvairovę pagal kilmę ir geografinę kilmę. Juo taip pat siekiama sutrumpinti atrankos procedūrų trukmę.

10. Prieš nuspręsdama testus rengti tik nuotoliniu būdu atitinkamo konkurso atveju, EPSO įvertino veiklos riziką, pavyzdžiui, galimas junglumo problemas ir technines problemas. Šis vertinimas buvo grindžiamas ankstesne patirtimi, susijusia su savanoriškais internetiniais testais, kuriuos EPSO skelbė nuo 2021 m., ir patirtimi, susijusia su mažesnio masto įdarbinimo konkursais 2022 m. antrąjį pusmetį, kurių testai buvo rengiami tik nuotoliniu būdu.

11. Remdamasi šiuo vertinimu, EPSO padarė išvadą, kad, atsižvelgiant į viską, internetiniai testai daugeliui kandidatų suteiktų geresnę prieigą ir nesukeltų nepatogumų daugiau kandidatų, nei nepatogumų dėl reikalavimo vykti į testų laikymo centrą.

12. Rengdama ir prižiūrėdama atrankos procedūrų testus EPSO pasitelkia išorės rangovą. Dabartinis rangovas yra "Prometric". Pagal dabartinę sutartį „Prometric“ neprivalo įrengti fizinių testavimo centrų. EPSO šiuo metu rengia naują kvietimą teikti pasiūlymus, pagal kurį bus reikalaujama, kad rangovas turėtų testavimo centrus, kad tam tikromis aplinkybėmis galėtų organizuoti fizinius testus.

Ombudsmeno vertinimas

13. Ombudsmenas supranta EPSO tikslus sutrumpinti atrankos procedūrų trukmę ir užtikrinti didesnę kandidatų įvairovę užtikrinant, kad testai būtų prieinamesni. Tačiau atrodo, kad įdiegdama nuotolinio testavimo modelį EPSO nepakankamai atsižvelgė į galimą neigiamą techninių ir fizinių testo laikymo reikalavimų poveikį (kaip nurodyta toliau), visų pirma nepalankioje ekonominėje padėtyje esantiems kandidatams.

14. Pristatydama perėjimą prie tik nuotolinių testų EPSO iš esmės nurodė, kad galimų trūkumų nėra. Šis požiūris taip pat buvo akivaizdus nagrinėjant skundus. Kalbant apie visuomenės pritarimo perkėlimui užtikrinimą ir lūkesčių valdymą, būtų buvę geriau, jei EPSO būtų išsamiau paaiškinusi nuotolinio testavimo loginį pagrindą ir galimą poveikį kandidatams. Į tai reikėtų atsižvelgti ateityje.

15. Prieš pereinant prie nuotolinio testavimo, EPSO turėtų atlikti išsamesnį vertinimą. EPSO nurodė, kad ji jau svarsto šį klausimą kaip būsimo konkurso dėl testų paslaugų teikimo, kurį ji šiuo metu rengia, dalį. Svarbiausias tikslas turėtų būti užtikrinti lygias galimybes, o bet kokie techniniai ar fiziniai reikalavimai nuotoliniams testams turėtų būti vertinami atsižvelgiant į tas aplinkybes. Jei neįmanoma pašalinti neigiamo tokių reikalavimų poveikio lygioms galimybėms, EPSO turėtų užtikrinti, kad atrankos procedūros ir toliau suteiktų kandidatams galimybę laikyti testus fiziniuose testų laikymo centruose. EPSO taip pat turėtų stebėti testų formatų pakeitimų poveikį lygioms galimybėms. Ombudsmenas pateiks pasiūlymą šiuo tikslu toliau.

Nuotolinių testų kandidatams taikomi reikalavimai

EPSO atsakymas

16. EPSO nurodymuose kandidatams išvardijami tam tikri reikalavimai, kuriuos kandidatai turėtų atitikti, kad galėtų laikyti nuotolinius testus [7]. Tai, be kita ko, techniniai reikalavimai, susiję su kompiuterių įrenginiais (tik nešiojamaisiais arba staliniais kompiuteriais, o ne planšetiniais kompiuteriais) ir ekrano dydžiu, taip pat palaikomomis operacinėmis sistemomis ir naršyklėmis, prieigos teisių lygiu ir interneto ryšiu.

17. Rangovo pateikta bandomoji programa garantuojama tik "Windows" ir "macOS" virš tam tikrų versijų; ankstesnės versijos ar kitos sistemos yra išvardytos kaip nepalaikomos. Dėl ribotų išteklių EPSO negali pati sistemingai tikrinti, kurios operacinės sistemos yra suderinamos su testo paraiška.

18. Instrukcijose nurodyta, kad kandidatai turi turėti prieigos teises, kad galėtų keisti savo naudojamų kompiuterių programinę įrangą (vadinamosios administratoriaus teisės).

19. Bandymo programa buvo sukurta vienam 19 colių ar didesniam ekranui, o grafika ir teksto dydis atspindi tai. Tai reiškia, kad visus testo dokumentus sunku perskaityti mažesniuose ekranuose, visų pirma tais atvejais, kai kandidatai naudoja tokias priemones kaip užrašų knygelė ir skaičiuoklė. EPSO žino apie šią problemą, visų pirma susijusią su nešiojamaisiais kompiuteriais, kurie dažnai turi mažesnius ekranus. Tačiau artimiausiu metu neplanuojama optimizuoti nei bandymo programos, nei egzamino struktūros (teksto, dokumentų ir grafinių dydžių) mažesniems ekranams.

20. Instrukcijose taip pat pateikiami reikalavimai dėl fizinės erdvės, kurioje kandidatai turėtų laikyti testus.

21. Pagal instrukcijas kandidatai sėdi testą patalpose su sienomis, bet ne stiklinėmis sienomis. EPSO nurodė, kad šiuo reikalavimu siekiama neleisti trečiosioms šalims (įskaitant kitus potencialius kandidatus) matyti egzamino turinio ne egzaminų salėje.

22. Pagal instrukcijas kandidatai taip pat turėtų uždengti langus. EPSO nurodė, kad šiuo reikalavimu siekiama pagerinti vidaus apšvietimo kokybę. Be kitų problemų, skirtinga apšvietimo kokybė ir tiesioginis saulės spindulių akinimas gali turėti įtakos egzamino vaizdo įrašų kokybei.

23. EPSO patvirtino, kad tais atvejais, kai pareiškėjai išreiškė susirūpinimą dėl jų nesugebėjimo laikytis kai kurių iš šių reikalavimų, ji nepasiūlė alternatyvų, nes tai nebuvo numatyta.

Ombudsmeno vertinimas

24. Ombudsmenas supranta, kad praktiškai kandidatai negali naudotis įmonės kompiuteriais (t. y. jų darbdaviams priklausančiais kompiuteriais), nes kandidatai paprastai neturi „administratorių teisių“, ir labai mažai tikėtina, kad kuris nors darbdavys atsisakytų bet kokių saugumo nustatymų asmeniniam naudojimui (sėdėjimas EPSO testuose). Tas pats pasakytina ir apie kandidatus, turinčius kompiuterius su nepalaikomomis operacinėmis sistemomis.

25. Testo paraiška ir testo turinys skirti didesniems ekranams, tačiau kai kurie kandidatai gali neturėti prieigos prie tokių ekranų ir turėti tik nešiojamųjų kompiuterių ekranus. Kaip pripažino EPSO, tai reiškia, kad kandidatams, kurie naudojasi tik mažesniais nešiojamųjų kompiuterių ekranais, būtų sunku perskaityti testo medžiagą ir jie iš esmės atsidurtų nepalankioje padėtyje laikydami testą.

26. Akivaizdu, kad kyla problemų, jei kai kurie kandidatai negali tinkamai naudotis testo paraiška dėl jiems prieinamos įrangos. Kaip minėta pirmiau, tai kenkia lygioms galimybėms ir visų pirma nepalankioje padėtyje gali atsidurti nepalankioje ekonominėje padėtyje esantys žmonės. EPSO turėtų spręsti šį klausimą, pavyzdžiui, reikalaudama, kad jos rangovas optimizuotų testo paraišką arba struktūrą, kad ji būtų suderinama su skirtingo dydžio ekranais (įskaitant standartinius nešiojamųjų kompiuterių ekranus), arba imdamasi kitų veiksmų užtikrinti, kad kandidatai neatsidurtų nepalankioje padėtyje dėl jiems prieinamos įrangos. Ombudsmenas pateiks pasiūlymą šiuo tikslu toliau.

27. Kandidatams išreiškus EPSO susirūpinimą dėl to, kad jie negali atitikti reikalavimų, EPSO iš esmės atmetė šiuos susirūpinimą keliančius klausimus ir nurodė, kad būtent kandidatai turi įveikti visas kliūtis, pavyzdžiui, įsigydami alternatyvius kompiuterius. Akivaizdu, kad tai nebuvo paslaugu ir apgailėtina.

28. Kandidatams gali būti sunku suprasti, kodėl taikomi kai kurie reikalavimai, visų pirma susiję su fizinės erdvės reikalavimais. Ombudsmenas ragina EPSO paaiškinti, kodėl būtini tam tikri reikalavimai. Aiškios informacijos teikimas kandidatams gali padidinti visuomenės pasitikėjimą reikalavimais, kuriuos iš pirmo žvilgsnio gali būti sunku suprasti, ir jų pripažinimą. Ombudsmenas pateiks pasiūlymą šiuo tikslu toliau.

EPSO pateikta informacija apie atrankos procedūrą

EPSO atsakymas

29. Be pranešimo apie konkursą, EPSO kvietimuose kandidatams taip pat pateikė išsamias instrukcijas. EPSO ombudsmenui pateikė du 2022 m. lapkričio mėn. ir 2023 m. rugsėjo mėn. egzaminavimo per atrankos procedūras, apimančias nuotolinius testus, instrukcijų rinkinius kandidatams.

30. EPSO nurodė, kad ji peržiūri kandidatams skirtus nurodymus, kurie bus pateikti būsimuose konkursuose, kad jie būtų trumpesni ir patogesni naudoti [8].

31. 2023 m. rugsėjo mėn. instrukcijos apima įvairias temas, įskaitant, be kita ko, techninius reikalavimus; reikalavimus dėl fizinės erdvės testams sėdint; kaip rezervuoti susitikimą; dėl išankstinio testo paraiškos „sistemos patikrinimo“; egzamino procesą; taisykles, kuriomis reglamentuojama nuotolinė priežiūra; konfidencialumo ir duomenų apsaugos taisykles.

32. Instrukcijose pateikiamos nuorodos į kitas interneto svetaines (įskaitant techninės pagalbos svetainę ir EPSO rangovo interneto svetainę) ir kontaktiniai duomenys (pvz., dėl techninės pagalbos prieš testus ir jų metu, taip pat EPSO internetinė kontaktinė forma).

33. Testo metu kandidatai negali susipažinti su instrukcijomis. Jiems neleidžiama turėti dokumentų, todėl jie negali spausdinti instrukcijų, o instrukcijos taip pat nėra bandymo programoje. EPSO nurodė, kad būtų sunku paprašyti rangovo peržiūrėti testavimo platformą, kad į ją būtų įtraukti nurodymai, nes paraišką naudoja ir kiti rangovo klientai.

Ombudsmeno vertinimas

34. Atsižvelgiant į naują požiūrį į testus, kuris apima reikalavimus kandidatams ir naujas procedūras, persvarstytose instrukcijose turi būti aptarti įvairūs klausimai. EPSO pripažįsta, kad kai kurios instrukcijos nėra visiškai aiškios, todėl jas reikia padaryti trumpesnes ir patogesnes naudoti.

35. Aiškios informacijos teikimas ir kuo didesnis skaidrumas yra pagrindinis viešojo administravimo reikalavimas, ypač tais atvejais, kai viešosios įstaigos nustato naujas procedūras ir taisykles, kaip tai padarė EPSO. Kaip minėta pirmiau, instrukcijose taip pat turėtų būti aiškiai paaiškinti techniniai ar kiti reikalavimai. Tokio skaidrumo užtikrinimas yra labai svarbus siekiant užtikrinti visuomenės pritarimą. Todėl ombudsmenė palankiai vertina EPSO įsipareigojimą peržiūrėti instrukcijas, kad jos būtų trumpesnės ir patogesnės naudoti. Ji tiki, kad tai taip pat padės išspręsti bet kokią nenuoseklią kalbą, pavyzdžiui, nustatytą atliekant šį tyrimą.

36. Tačiau nepagrįsta tikėtis, kad kandidatai įsimins instrukcijas ir galės jas prisiminti iš esmės įtemptoje testo situacijoje. Kad išspręstų šią problemą, EPSO turėtų užtikrinti, kad ateityje kandidatai galėtų susipažinti su instrukcijomis per testą, leisdama jiems atsinešti spausdintą kopiją arba užtikrindama, kad instrukcijas būtų galima pasiekti per testų platformą. Tai ypač svarbu, kai kalbama apie tai, kaip išspręsti egzamino metu kilusias problemas ir kaip pateikti skundą (žr. toliau). Ombudsmenas pateiks pasiūlymą šiuo tikslu toliau.

Problemos atliekant bandymus ir nagrinėjant skundus

EPSO atsakymas

37. Instrukcijose aprašomos bandymų metu iškilusių problemų sprendimo procedūros, visų pirma reikalavimas pirmiausia iškelti problemas, susijusias su „Prometric“ technine pagalba, kuri suteikia „bilietus“ tiems, kurie praneša apie problemas. Instrukcijose ir kituose dokumentuose, į kuriuos daroma nuoroda, pakaitomis vartojamos skirtingos sąvokos: „bilietas į incidentą“, „atvejo bilietas“ ir „metrinis bilietas“.

38. Instrukcijose taip pat nurodyta, kad jei kandidatai, atlikdami savo kompiuterio „sustiprintą sistemos patikrinimą“ prieš testo dieną, susiduria su technine problema ir jei Prometric negali laiku rasti sprendimo, kandidatai turėtų pasirūpinti, kad testas būtų atliktas iš kito kompiuterio. EPSO paaiškino, kad tai nėra privaloma instrukcija ir kad pagal ją nereikalaujama, kad kandidatai turėtų du kompiuterius.

39. Tolesni veiksmai, kurių EPSO imasi atsižvelgdama į skundus, išdėstyti EPSO interneto svetainės instrukcijose ir informacijoje. EPSO reikalauja, kad kandidatai pateiktų įrodymų, jog jie bandė išspręsti savo technines problemas naudodamiesi Prometric technine pagalba testo metu, kai kilo problema, pateikdami savo bilietą.

40. EPSO nurodė, kad skundas būtų registruojamas kaip toks, net jei skundo pateikėjas naudotų neteisingą formą (kontaktinę formą, o ne skundo formą): abi formas tvarko EPSO ryšių su kandidatais tarnyba. Ši tarnyba nustato, ar pranešimai gali būti laikomi skundais ir ar dėl jų reikia atlikti tyrimą. Tada kandidatai gauna atsakymą arba jų skundas paskiriamas kitai EPSO grupei.

41. Visi skundai, pateikti naudojantis internetine kontaktine forma, registruojami duomenų bazėje ir jiems suteikiamas numeris. Jei kandidatai siunčia instrukcijų neatitinkantį skundą, EPSO siunčia atsakymą, primindama kandidatams apie taisykles.

42. Kandidatų, kurie egzamino metu neišsprendė problemų arba kurie skundėsi pasibaigus terminui, skundai buvo atmesti. Tais atvejais, kai kandidatai neišlaikė testo, nes nesilaikė instrukcijų (dėl šios priežasties prokurorai nutraukė jų egzaminą), jų skundai taip pat buvo atmesti.

Ombudsmeno vertinimas

43. EPSO turėtų teikti aiškią ir išsamią informaciją apie tai, kaip pateikti skundą ir kaip jis nagrinėjamas. Visų pirma savo interneto svetainėje ji turėtų pateikti pagrindinę informaciją apie skundų teikimo reikalavimus, skundų nagrinėjimo tvarką ir terminus. Kaip nurodyta pirmiau, per testą kandidatai taip pat turėtų turėti galimybę susipažinti su skundo pateikimo reikalavimais. Be kita ko, ji turėtų užtikrinti, kad terminologija, vartojama skirtingiems procedūros elementams apibūdinti, būtų nuosekli visuose atitinkamuose dokumentuose. Tai ypač svarbu tais atvejais, kai nustatomas naujas požiūris į bandymus, kai gali padaugėti skundų, susijusių su techniniais klausimais. Ombudsmenas pateiks pasiūlymą šiuo tikslu toliau.

44. Nors EPSO apibūdino savo skundų nagrinėjimo praktiką ir procedūrą, ombudsmeno tyrimas ir ombudsmenui pateikti skundai rodo, kad EPSO ne visada nuosekliai nagrinėjo skundus. Tai buvo susiję tiek su tuo, kaip ji iš pradžių nagrinėjo skundus, pavyzdžiui, dėl priimtinumo ir reikalavimo turėti bilietą, tiek su tuo, kaip ji nagrinėjo skundus, susijusius su panašiais klausimais.

45. Ombudsmenui atliekant tyrimą EPSO nurodė, kad yra parengusi skundų nagrinėjimo gaires. EPSO turėtų peržiūrėti šias gaires, atsižvelgdama į šiame tyrime nustatytas problemas, ir užtikrinti, kad jos būtų aiškios ir išsamios, o jos darbuotojai būtų pakankamai susipažinę su gairėmis ir turėtų tinkamus mokymus, kad galėtų užtikrinti nuoseklų jų taikymą. Ombudsmenas pateiks pasiūlymą šiuo tikslu toliau.

46. Jei EPSO reikalauja, kad kandidatai, prieš pateikdami skundą dėl klausimų per nuotolinį testą, pirmiausia susisiektų su išorės rangovo technine pagalba, ji turėtų aiškiai nustatyti šį reikalavimą pranešime apie konkursą, o ne instrukcijose. Tačiau svarbu, kad EPSO galėtų lanksčiai nagrinėti skundus, nes gali būti atvejų, kai kandidatai negali susisiekti su techninės pagalbos tarnyba ir (arba) gauti bilietų.

Bandymų tvarkaraščio keitimas

EPSO atsakymas

47. Dėl atrankos procedūros EPSO/AST/154/22 EPSO nurodė, kad nagrinėdama skundus ji siūlo galimybę pakartotinai laikyti testus šiais atvejais:

• kai kandidatai negalėjo kontroliuoti techninių problemų ir jos kilo nepaisant jų išsamaus patikrinimo;
• jei kandidatams buvo atliktas privalomas „sustiprintos sistemos parengties patikrinimas“ ir imituojamasis egzaminas, jei klausimas buvo susijęs su testo pradėjimu, ir (arba)
• kai kandidatai bandė išspręsti "Prometric" problemas per patį egzaminą ir pateikė šių bandymų įrodymus (pavyzdžiui, savo kontakto su technine pagalba bilieto numerį).

48. EPSO nurodė, kad tais atvejais, kai skundo tyrimas nėra galutinis, abejonės visada naudingos kandidatams, kuriems nuolat leidžiama laikyti testą. Jei kandidatai susidūrė su techninėmis problemomis, susijusiomis su testo pradėjimu, tačiau prieš tai nebuvo atlikę privalomų patikrinimų, jiems nebuvo pasiūlyta galimybė laikyti testą iš naujo.

49. Remiantis instrukcijomis, „jei išimtinėmis aplinkybėmis reikia pakeisti testo tvarkaraštį arba pakartotinai testuoti kandidatą, EPSO ir kandidato bendravimą tvarko testų teikėjas e. paštu“. EPSO pripažino, kad nurodymų formuluotė nėra visiškai aiški. Testo rengėjas nenagrinėja skundų EPSO vardu. EPSO pati atsako kandidatams.

50. Šiuo metu EPSO nesuteikia kandidatams galimybės pasirinkti datą ir laiką, kada jie galėtų pakeisti savo testų datą ir laiką, tačiau nustato kandidatams konkrečią datą ir laiką. EPSO bendradarbiauja su savo rangovu, kad peržiūrėtų testų tvarkaraščio keitimo procedūrą, kad kandidatai galėtų rezervuoti testų atnaujinimo datą ir laiką.

51. EPSO nurodė, kad tais atvejais, kai kyla techninių problemų, tvarkaraščio keitimas leidžiamas tik vieną kartą. Taip yra todėl, kad EPSO kiekvienai atrankos procedūrai rengia tik du skirtingus testus (skirtingo turinio): vieną iš pradžių numatytų testų, o kitą – nenumatytų atvejų atveju, kai testus reikia atidėti. Bandymo turinio kūrimas trunka mėnesius. Todėl galimybės pakeisti tvarkaraštį daugiau nei vieną kartą yra ribotos ir paprastai jomis galėtų pasinaudoti tik tie kandidatai, kurie nėra matę vieno iš testų turinio. Įprastomis sąlygomis tik nedaugelis skundo pateikėjų susiduria su techninėmis problemomis, susijusiomis su persvarstytu bandymu. Tokiu atveju kandidatai gali pateikti skundą, o EPSO teisininkų grupė arba atrankos komisija gali nuspręsti, kad kandidatas turi dar vieną galimybę laikyti testą. Tai galėtų būti daroma EPSO patalpose arba nuotoliniu būdu.

Ombudsmeno vertinimas

52. Ombudsmenas palankiai vertina tai, kad EPSO siekia patobulinti savo politiką dėl testų tvarkaraščio pakeitimo, kad kandidatai galėtų pasirinkti jiems tinkamą datą ir laiką, o ne jiems paskirti datą ir laiką, kaip iki šiol buvo įprasta.

53. Ombudsmenas laikosi nuomonės, kad tais atvejais, kai kandidatai susiduria su problemomis, susijusiomis su persvarstytais testais, dėl kurių jie nėra kalti, EPSO turėtų leisti tokiems kandidatams perskirstyti testų laiką. Ombudsmenas pateiks pasiūlymą šiuo tikslu toliau.

54. Kalbant apie kitus kandidatams teikiamos informacijos aspektus, EPSO turėtų užtikrinti, kad informacija apie testų tvarkaraščio pakeitimą būtų aiški ir tiksli.

Sprendimas atšaukti atrankos procedūrą EPSO/AST/154/22

EPSO atsakymas

55. EPSO nurodė, kad sprendimą atšaukti konkursą EPSO priėmė savo valdančiosios tarybos prašymu, atlikusi kruopščią analizę ir atsižvelgusi į įvairias kilusias problemas, visų pirma susijusias su nuotoliniu būdu prižiūrimų testų vykdymu, įskaitant technines problemas ir duomenų apsaugos problemas.

56. EPSO pateikė ombudsmenui dokumentus, kuriuose išdėstyta operatyvinė ir teisinė analizė, kuria grindžiamas sprendimas dėl panaikinimo, įskaitant kitų galimų veiksmų vertinimą [9].

Ombudsmeno vertinimas

57. Atšaukus konkursą ombudsmenas gavo daug skundų šiuo klausimu. Suprantama, kad testus išlaikę kandidatai yra labai nusivylę atšaukimu ir pageidautų kito sprendimo atrankos procedūros sunkumams spręsti.

58. Atlikdama šį tyrimą EPSO pateikė daugiau informacijos apie sprendimą dėl atšaukimo ir įvairius svarstytus scenarijus. Tačiau tenka apgailestauti, kad paskelbdama apie atšaukimą EPSO to nepadarė savo iniciatyva. Savalaikis aiškios informacijos teikimas visuomenei gali padidinti sprendimų teisėtumą ir pagerinti jų priėmimą tų asmenų, kuriems jie daro neigiamą poveikį.

Išvada

Ombudsmenas užbaigia tyrimą padarydamas išvadą, kad:

Jokie tolesni tyrimai nėra pagrįsti.

EPSO bus informuota apie šį sprendimą. Ombudsmenė taip pat sieks atkreipti skundo pateikėjų, pateikusių skundus dėl EPSO nuotolinio testavimo, dėmesį į savo sprendimą.

Patobulinimo pasiūlymai

1.  EPSO turėtų atlikti išsamų bet kokių reikalavimų, susijusių su nuotoliniais testais, galimo poveikio lygioms galimybėms vertinimą. Jei neįmanoma pašalinti neigiamo tokių reikalavimų poveikio lygioms galimybėms, EPSO turėtų užtikrinti, kad atrankos procedūros ir toliau suteiktų kandidatams galimybę laikyti testus fiziniuose testų laikymo centruose. EPSO taip pat turėtų stebėti testų formatų pakeitimų poveikį lygioms galimybėms.

2. EPSO visų pirma turėtų užtikrinti, kad jos techniniai reikalavimai neužkirstų kelio kandidatams laikyti nuotolinių testų arba nepalankesnėje padėtyje atsidurtų kandidatai, neturintys prieigos prie šiuos reikalavimus atitinkančių prietaisų. EPSO turėtų bendradarbiauti su savo rangovu, kad būtų parengta bandomoji taikomoji programa šiam klausimui spręsti. Tais atvejais, kai neįmanoma pašalinti techninių reikalavimų, dėl kurių gali būti draudžiama dalyvauti konkurse, EPSO turėtų išnagrinėti galimus alternatyvius susitarimus su kandidatais.

3. Kadangi pradėjus taikyti nuotolinį testavimą atsirado didelių reikalavimų, susijusių su įranga ir patekimu į tinkamas fizines zonas, ombudsmenas ragina EPSO savo interneto svetainėje aiškiau paaiškinti, kodėl tokie reikalavimai yra būtini. Aiškios informacijos teikimas kandidatams gali padidinti visuomenės pasitikėjimą reikalavimais, kuriuos iš pirmo žvilgsnio gali būti sunku suprasti ir kurie gali turėti įtakos kai kurių kandidatų gebėjimui dalyvauti, ir jų pripažinimą. Jei kandidatai praneša apie pagrįstą susirūpinimą dėl reikalavimų, EPSO tokius susirūpinimą keliančius klausimus turėtų spręsti atsižvelgdama į tarnybos poreikius.

4. EPSO turėtų užtikrinti, kad ateityje kandidatai galėtų susipažinti su testo instrukcijomis, visų pirma, kaip pašalinti egzamino metu kilusias problemas ir kaip pateikti skundą. Tai galima užtikrinti leidžiant kandidatams atsinešti spausdintą instrukcijų kopiją arba užtikrinant, kad su instrukcijomis būtų galima susipažinti per testavimo platformą.

5. EPSO turėtų teikti aiškią ir išsamią informaciją apie tai, kaip pateikti skundą ir kaip jis nagrinėjamas. Visų pirma savo interneto svetainėje ji turėtų pateikti pagrindinę informaciją apie skundų teikimo reikalavimus, skundų nagrinėjimo tvarką ir terminus. Be kita ko, ji turėtų užtikrinti, kad terminologija, vartojama skirtingiems procedūros elementams apibūdinti, būtų nuosekli visuose atitinkamuose dokumentuose.

6. EPSO turėtų peržiūrėti savo skundų nagrinėjimo gaires, atsižvelgdama į šiame tyrime nustatytas problemas, ir užtikrinti, kad jos būtų aiškios ir išsamios, o jos darbuotojai būtų pakankamai susipažinę su gairėmis ir turėtų tinkamus mokymus, kad galėtų užtikrinti nuoseklų jų taikymą. Kaip pažymėta, tam tikromis aplinkybėmis, pavyzdžiui, kalbant apie reikalavimą pirmiausia kreiptis į rangovo techninę pagalbą, EPSO turėtų užtikrinti tam tikrą lankstumą nagrinėdama skundus.

7. Jei kandidatai dėl perkeltų testų patiria problemų, kurios nėra jų kaltė, EPSO turėtų leisti tokiems kandidatams vėl pakeisti testų tvarkaraštį.

 

[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:C2022/363A/01&from=EN

[2] EPSO tai padarė paskelbdama pranešimą savo interneto svetainėje https://eu-careers.europa.eu/en/cancellation-competition-epso-ast-154-22-assistants-ast3.  

[3] https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/167288

https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/168090

https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/169795

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/175767.

https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/175768

[5] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/180852

[6] EPSO turi valdybą, kurią sudaro po vieną narį iš kiekvienos ES institucijos ir trys institucijų darbuotojų komitetų paskirti stebėtojo statusą turintys darbuotojų atstovai. Pagrindinės valdybos užduotys, be kita ko, yra patvirtinti EPSO veiklos ir organizavimo taisykles, be kita ko, susijusias su atrankos procedūromis.

[7] https://eu-careers.europa.eu/en/it-requirements-passing-epsos-remotely-proctored-tests-0#:~:text=You%20turi būti%20naudoti%20tik%20a,pelė%20ir%20 klaviatūra%20yra%20leidžiama.&text=The%20operating%20system%20turi būti%20be,macOS%20Sonoma%20yra%20ne%20palaikoma )

[8] Dabartinę internetinę instrukcijų versiją galima rasti adresu https://eu-careers.europa.eu/en/remotely-proctored-testing.

[9] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/175768