Fatti all’origine della denuncia

1. Il denunciante lavora come interprete freelance e ritiene che il Parlamento europeo non abbia rispettato i suoi obblighi in relazione a due contratti per la fornitura di servizi di interpretazione a distanza. Poco prima che le assegnazioni potessero aver luogo, il Parlamento le ha annullate.   

2. Gli interpreti freelance sono assunti sulla base di un accordo tra l'Associazione internazionale degli interpreti di conferenza (AIIC) e le istituzioni dell'UE (di seguito "accordo UE-AIIC").

3. All'inizio della pandemia di COVID-19, in risposta alle implicazioni delle restrizioni al lavoro e ai viaggi, il Parlamento e l'AIIC hanno negoziato un accordo ad hoc (di seguito "l'accordo NCRSI") che definisce le condizioni per consentire agli interpreti freelance di lavorare da casa, fornendo nel contempo servizi di interpretazione a distanza. L'accordo NCRSI è stato una soluzione temporanea connessa alla pandemia di COVID-19 ed è stato interrotto nel giugno 2022.

4. Ai sensi dell'accordo NCRSI, gli interpreti freelance "assunti" dovevano ricevere una somma forfettaria ("l'indennità speciale") "per compensare gli adeguamenti specifici dell'ambiente di lavoro e per la preparazione e la gestione dei complessi compiti inerenti alla fornitura di NCRSI" [1].

5. Nell'ambito di due contratti distinti conclusi tra il Parlamento e il denunciante, il Parlamento ha annullato gli incarichi poco prima del loro svolgimento. Il Parlamento non ha quindi versato al denunciante l'indennità speciale. 

L'indagine

6. Il Mediatore ha avviato un'indagine sul modo in cui il Parlamento ha rispettato i suoi obblighi contrattuali.

7. Nel corso dell'indagine, il gruppo di indagine del Mediatore ha incontrato il rappresentante competente del Parlamento per discutere la questione. Il denunciante ha presentato osservazioni sulla relazione della riunione.

Argomenti presentati al Mediatore

8. Il denunciante ha sostenuto che, firmando il contratto per la fornitura di servizi di interpretazione, è stato "assunto" e quindi ha diritto all'indennità speciale anche se la cessione è stata annullata. Inoltre, una volta firmato un contratto, si può ragionevolmente presumere che gli interpreti abbiano sostenuto spese (come le spese per l'assistenza all'infanzia, l'affitto di uno spazio separato per svolgere l'incarico, l'insonorizzazione) indipendentemente dal fatto che l'incarico sia eseguito o meno. In quanto tale, il Parlamento avrebbe dovuto versargli l'indennità speciale.

9. Il denunciante ha inoltre contestato il fatto che il suo contratto sia stato modificato da un contratto basato su NCRSI a un contratto tradizionalmente utilizzato per l'interpretazione in loco (la cosiddetta "conversione a domicilio").

10. Il Parlamento ha affermato che i negoziati sull'accordo NCRSI si sono conclusi in sole sei settimane, il che significa che non c'è tempo per riflettere molto attentamente sulle formulazioni dettagliate. Durante l'attuazione dell'accordo NCRSI sono stati conclusi circa 4 000 contratti. 300 degli incarichi sono stati annullati, il che è di routine in quanto le riunioni e/o le lingue delle riunioni possono cambiare. In caso di annullamento di incarichi, il Parlamento ha versato agli interpreti freelance l'intera retribuzione giornaliera, ma non l'indennità speciale. Secondo il Parlamento, in caso di annullamento di un incarico, era dovuta solo la retribuzione giornaliera, "senza altri rimborsi" [2]. Il Parlamento ha affermato che ciò era in linea con la sua prassi abituale per l'interpretazione in loco, in cui l'interprete freelance sarebbe stato tenuto a viaggiare per svolgere l'incarico. Inoltre, il Parlamento ha sostenuto che il termine "assunto" nell'accordo NCRSI è legato al lavoro effettivo svolto. Il Parlamento ha affermato che, durante i negoziati sull'accordo NCRSI, l'AIIC aveva insistito sul fatto che l'interpretazione a distanza era insolita e più stressante, e si è quindi compreso che l'indennità speciale mirava a compensare gli interpreti freelance per questo. L'indennità speciale non era quindi collegata ad alcun costo. Era quindi naturale che l'indennità speciale non fosse corrisposta in caso di annullamento dell'incarico e di assenza di una situazione lavorativa più stressante.

11. Per quanto riguarda il riferimento del Parlamento alla prassi di pagamento per l'interpretazione in loco, il denunciante ha sostenuto che in caso di annullamento di tale incarico ("assegnazione domiciliare"), gli interpreti freelance avrebbero ricevuto un'indennità giornaliera ("indennità giornaliera") in aggiunta alla retribuzione giornaliera.

12. Per quanto riguarda la modifica della natura del contratto, il Parlamento ha affermato che si tratta di una modifica che è stata effettuata solo nel sistema informatico per consentirgli di pagare la retribuzione giornaliera in caso di annullamento di un incarico. Nell'ambito del suo sistema informatico, tale pagamento poteva essere effettuato solo se l'incarico era "convertito in domicilio" (il che comportava anche un numero di contratto diverso dal contratto NCRSI inizialmente firmato). Si è trattato tuttavia di una modifica puramente tecnica del sistema informatico, che non ha modificato la situazione contrattuale del denunciante. Per consentire tale pagamento senza modificare la natura del contratto nel sistema informatico sarebbe stato necessario riqualificare il sistema informatico, cosa che il Parlamento ha ritenuto non opportuna considerando la natura temporanea dell'accordo NCRSI.

Valutazione del Mediatore  

13. Nei casi relativi a questioni contrattuali, non spetta al Mediatore determinare se vi sia stata una violazione del contratto da parte di una delle parti o risolvere singole controversie. Il ruolo del Mediatore consiste nell'esaminare se l'istituzione o l'organo dell'UE interessato abbia agito ragionevolmente e conformemente ai principi di buona amministrazione [3].

14. La pandemia di COVID-19 ha costituito una situazione senza precedenti e impegnativa, che ha richiesto rapidi adeguamenti per garantire la continuità operativa delle istituzioni e degli organi dell'UE. Alla luce di ciò, il Parlamento ha adottato misure adeguate per negoziare l'accordo NCRSI in tempi molto brevi. L'accordo NCRSI non è più applicabile, quindi non è necessario indagare ulteriormente se fosse idoneo allo scopo e come sia stato generalmente attuato.

15. Il Mediatore ritiene che il Parlamento abbia fornito spiegazioni ragionevoli sul motivo per cui ha ritenuto che l'indennità speciale non fosse dovuta nei casi in cui l'assegnazione è stata annullata poco prima dell'inizio previsto. Ha spiegato chiaramente la sua posizione sulla natura degli interpreti "assunti", nonché la giustificazione per ritenere che l'indennità speciale non fosse dovuta quando l'incarico non ha avuto luogo. Sebbene la disposizione pertinente non sia del tutto inequivocabile, non è irragionevole la posizione del Parlamento secondo cui l'indennità speciale non è legata ai costi, ma a un ulteriore stress da lavoro.

16. Il Mediatore ritiene inoltre che il Parlamento abbia fornito una spiegazione ragionevole per la modifica della natura del contratto nel sistema informatico, in particolare che ciò sia stato fatto per affrontare alcune limitazioni tecniche nel suo sistema informatico al fine di garantire che gli interpreti assunti con contratti NCRSI potessero ricevere la retribuzione giornaliera. Non è a causa del cambiamento di status del sistema informatico che l'indennità speciale non è stata versata, bensì per riflettere la posizione del Parlamento secondo cui l'indennità non era dovuta nel caso in cui l'assegnazione fosse stata annullata.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore chiude il caso con la seguente conclusione [4]:

Il Mediatore non riscontra casi di cattiva amministrazione in questo caso.

Il denunciante e il Parlamento europeo saranno informati della presente decisione.

Tina Nilsson
Capo dell'unità Trattamento dei casi

Strasburgo, 4 maggio 2023

[1] Articolo 9, paragrafo 1, dell'accordo NCRSI.

[2] Articolo 14 dell'accordo UE-AIIC. 

[3] Cfr., tra l'altro, la decisione nel caso 1325/2008/(BEH)VL, punto 52:

"La presente denuncia riguarda una controversia derivante da un contratto concluso tra la Commissione e il denunciante. Appare utile chiarire che la cattiva amministrazione può essere riscontrata anche nel contesto dell'adempimento degli obblighi derivanti dai contratti conclusi dalle istituzioni, dagli organi o dagli organismi dell'UE. Il Mediatore ha costantemente ritenuto che la portata del suo riesame in tali casi debba necessariamente essere limitata. In particolare, il Mediatore non cercherà di determinare se vi sia stata una violazione del contratto da parte di una delle parti, se la questione è controversa. Tale questione potrebbe essere trattata in modo efficace solo da un giudice competente a pronunciarsi su questioni di fatto e di diritto. Pertanto, nei casi relativi a controversie contrattuali, il Mediatore si limita a esaminare se l'istituzione o l'organo dell'UE interessato gli abbia fornito un resoconto coerente e ragionevole della base giuridica delle sue azioni e dei motivi per cui ritiene che la sua posizione contrattuale sia giustificata. Se viene fornito tale resoconto, il Mediatore concluderà che la sua indagine non ha rivelato un caso di cattiva amministrazione. Tale conclusione non pregiudica il diritto delle parti a che la controversia contrattuale sia risolta da un tribunale competente.", disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/12423 

Causa 941/2011/GG, punti 32-33: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/12065

Più di recente, caso 2196/2019/NH, punto 17: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/165252 

[4] La denuncia è stata trattata nell'ambito del trattamento dei casi delegati, conformemente alla decisione del Mediatore europeo che adotta le disposizioni di esecuzione.