Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico ai documenti in possesso dell'Agenzia dell'Unione europea per l'asilo (EUAA) riguardanti le condizioni per i minori non accompagnati nelle strutture per rifugiati finanziate dall'UE in Grecia. L’EUAA ha individuato 53 documenti che rientrano nell’ambito di applicazione della richiesta e ha concesso un accesso parziale a tutti. Nel rifiutare il pieno accesso, l’EUAA ha invocato diverse eccezioni al diritto di accesso del pubblico ai documenti, basate sulla tutela della vita privata e dell’integrità delle persone, sul suo processo decisionale e sull’interesse pubblico per quanto riguarda la sicurezza pubblica. In particolare, l’EUAA ha sostenuto che i documenti richiesti contengono informazioni sensibili sulle persone che soggiornano in strutture specifiche e informazioni preliminari sulla situazione in tali strutture, fornite dalle autorità nazionali in via riservata. La divulgazione di queste ultime informazioni potrebbe minare la fiducia di tali autorità nei confronti dell’EUAA e, di conseguenza, i processi decisionali dell’EUAA e la sicurezza pubblica.

Insoddisfatto di questa risposta e delle modifiche apportate, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha ispezionato le versioni non modificate dei documenti richiesti e ha discusso con i rappresentanti dell’EUAA le redazioni applicate. Su tale base, la Mediatrice ha accolto le argomentazioni dell’EUAA relative alla necessità di proteggere la vita privata e l’integrità delle persone particolarmente vulnerabili che soggiornano in strutture specifiche. Ha inoltre riconosciuto l’ampio margine di discrezionalità dell’EUAA nell’applicazione dell’eccezione relativa alla sicurezza pubblica, che potrebbe essere pregiudicata se l’EUAA divulgasse in via riservata informazioni condivise dalle autorità nazionali, scoraggiandole in tal modo dalla stretta cooperazione con l’EUAA e il suo personale schierato. Inoltre, alla luce delle sensibili condizioni di lavoro del personale dell’EUAA impiegato per assistere le autorità nazionali, il Mediatore ha ritenuto che l’EUAA potesse ragionevolmente cercare di proteggere le osservazioni del suo personale relative a strutture specifiche, sulla base dell’eccezione relativa alla protezione del processo decisionale dell’EUAA.

Ciò premesso, il Mediatore non è stato del tutto convinto da tutte le giustificazioni dell’EUAA relative alle espunzioni applicate e alla loro coerenza. Tuttavia, dato l'ampio accesso parziale che l'EUAA aveva già concesso ai documenti richiesti, il Mediatore ha ritenuto che non fossero giustificate ulteriori indagini su tale denuncia. Ha quindi chiuso il caso, formulando un suggerimento di miglioramento.

 

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico a "schede modello" relative agli strumenti di intelligenza artificiale (IA) dell'Agenzia dell'Unione europea per la cooperazione nell'attività di contrasto (Europol). Le schede modello contengono informazioni sull'uso previsto degli strumenti di IA e sulle loro valutazioni. Europol ha individuato quattro documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta. Essa ha negato l’accesso a tre documenti nella loro interezza e ha concesso un accesso parziale al documento rimanente. A tal fine, Europol si è basata sulla necessità di tutelare l’interesse pubblico in materia di pubblica sicurezza.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha ispezionato i documenti in questione e ha incontrato i rappresentanti di Europol. Sulla base di ciò e considerando l'ampio margine di discrezionalità di cui godono le istituzioni e le agenzie dell'UE quando ritengono che la sicurezza pubblica sia a rischio, la Mediatrice ha ritenuto che la decisione di Europol di rifiutare l'accesso (pieno) del pubblico non fosse manifestamente errata. Dato che l'interesse pubblico in questione non può essere sostituito da un altro interesse pubblico ritenuto più importante, il Mediatore ha chiuso l'indagine non riscontrando cattiva amministrazione.

La Mediatrice ha tuttavia ritenuto che le spiegazioni fornite da Europol alla denunciante sul motivo per cui l'accesso (pieno) a tali documenti doveva essere rifiutato avrebbero potuto essere più specifiche e ha fatto riferimento a un precedente suggerimento di miglioramento da lei formulato a tale riguardo. 

 

Il denunciante ha chiesto alla Commissione europea l'accesso del pubblico ai documenti relativi ai suoi scambi con il governo ungherese sull'indipendenza della magistratura nel contesto della valutazione della Commissione sull'ammissibilità dell'Ungheria ai fondi di coesione. Dopo aver consultato le autorità ungheresi, la Commissione ha rifiutato l'accesso ad alcuni documenti, invocando due eccezioni ai sensi della legislazione dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti. Più specificamente, la Commissione ha sostenuto che la divulgazione comprometterebbe lo scopo della sua indagine per quanto riguarda l'ammissibilità dell'Ungheria ai fondi di coesione e il suo processo decisionale. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione (presentando una "domanda di conferma"). Quando la Commissione non ha risposto entro i termini applicabili, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

La Mediatrice ha avviato un'indagine sul rifiuto implicito della Commissione di concedere l'accesso del pubblico ai documenti richiesti. Nel corso dell'indagine del Mediatore, la Commissione ha adottato la sua decisione di conferma. Ha mantenuto la sua decisione di negare l'accesso, ma ha invocato un'ulteriore eccezione, sostenendo che nel frattempo il Parlamento europeo aveva avviato procedimenti giudiziari in materia e che la divulgazione potrebbe compromettere tali procedimenti in corso.

Dall’ispezione del Mediatore è emerso che i documenti richiesti contengono l’autovalutazione dell’Ungheria, questionari formali inviati dalla Commissione alle autorità ungheresi e le risposte ufficiali delle autorità ungheresi competenti a tali domande. I documenti richiesti costituiscono quindi la base della decisione della Commissione nei confronti della quale il Parlamento ha avviato un procedimento giudiziario. Essi non sono stati redatti ai fini del procedimento giudiziario specifico, né contengono posizioni giuridiche interne su questioni controverse in tutto il procedimento.

Il Mediatore ha ritenuto che la Commissione non avesse sufficientemente dimostrato in che modo la divulgazione dei documenti potesse compromettere il procedimento giudiziario in questione. Inoltre, il Mediatore non era convinto dell’argomento della Commissione secondo cui la divulgazione avrebbe potuto compromettere la sua indagine. Inoltre, la Mediatrice ha sottolineato l'importanza di informare il pubblico in merito alle azioni della Commissione e delle autorità ungheresi volte a tutelare gli interessi finanziari dell'UE e a garantire il rispetto dello Stato di diritto. Pertanto, il Mediatore ha ritenuto che il rifiuto della Commissione di concedere un ampio accesso del pubblico ai documenti richiesti costituisse cattiva amministrazione e ha raccomandato alla Commissione di riconsiderare la sua posizione sulla richiesta di accesso.

In risposta, la Commissione ha confermato la sua posizione secondo cui la divulgazione dei documenti richiesti pregiudicherebbe la serenità del procedimento giudiziario avviato dal Parlamento e la sua indagine per quanto riguarda l'ammissibilità dell'Ungheria ai fondi di coesione. Tuttavia, il Mediatore ha rilevato che la Commissione non ha fornito spiegazioni convincenti sul motivo per cui non è stato possibile concedere un accesso più ampio a tali documenti. Pertanto, il Mediatore ha confermato la sua constatazione di cattiva amministrazione e ha archiviato il caso.

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico al parere motivato che la Commissione europea ha inviato al Belgio nell'ambito di una procedura di infrazione relativa al recepimento della direttiva sulla protezione degli informatori.

La Commissione ha rifiutato l’accesso al documento, che fa parte del fascicolo di una procedura di infrazione in corso. A tal fine, la Commissione si è basata su una presunzione generale di non divulgazione, fondata sulla necessità di tutelare l’obiettivo di un’indagine in corso. Insoddisfatto di questo risultato, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

Pur ritenendo essenziale un’adeguata protezione degli informatori, la Mediatrice ha ritenuto, sulla base dell’ispezione del documento controverso, che la Commissione fosse legittimata ad avvalersi della presunzione generale di non divulgazione per negare l’accesso al documento. Ha quindi archiviato il caso.

Il caso riguardava il rifiuto da parte dell'Agenzia dell'Unione europea per la cibersicurezza (ENISA) di concedere l'accesso del pubblico ai documenti relativi a un'indagine dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) per cattiva condotta di uno dei suoi membri del personale. Nel rifiutare l’accesso, l’ENISA si è basata su un’eccezione ai sensi della normativa dell’Unione in materia di accesso del pubblico ai documenti, sostenendo che la divulgazione pregiudicherebbe la necessità di proteggere la vita privata e l’integrità delle persone menzionate nei documenti, compresa la persona interessata dall’indagine dell’OLAF.

Il Mediatore ha rilevato che il denunciante non aveva stabilito la necessità di divulgare i dati personali nell'interesse pubblico, come richiesto dalla legislazione dell'UE in materia di protezione dei dati. L’ENISA era quindi legittimata a rifiutare la divulgazione dei dati personali contenuti nei documenti controversi. Tuttavia, sulla base degli argomenti dedotti dall’ENISA, il Mediatore non era convinto che i documenti controversi costituissero dati personali nella loro interezza. Propone pertanto all'ENISA di riconsiderare la sua posizione secondo cui l'accesso ai documenti deve essere rifiutato integralmente.

In risposta, l’ENISA ha effettuato una nuova valutazione dei documenti controversi. Su tale base, essa ha mantenuto la sua posizione secondo cui i documenti contengono dati personali in tutto il loro contenuto e, pertanto, non poteva essere concesso l’accesso del pubblico. Alla luce delle informazioni supplementari fornite dall'ENISA in tale fase, il Mediatore ha accettato che i documenti potessero ragionevolmente essere considerati come dati personali nella loro interezza. Chiude pertanto l'indagine constatando che l'ENISA ha accettato la proposta di soluzione. Il Mediatore ha tuttavia suggerito che l'ENISA, per motivi di buona amministrazione, fornisca al richiedente un elenco dei documenti che individua quando tratta una richiesta di accesso del pubblico ai documenti.

Il caso riguardava la mancata risposta sostanziale dell'Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (Frontex) a un reclamo amministrativo relativo a presunte molestie e irregolarità da parte di un ufficiale del corpo permanente di categoria 2.

Il denunciante ha presentato il reclamo amministrativo a Frontex nel marzo 2023. Frontex ha risposto che, contrariamente alle precedenti informazioni fornite al denunciante, quest’ultimo non aveva il diritto di presentare una tale denuncia. Di conseguenza, egli non riceverebbe una risposta nel merito. Tuttavia, nel corso dell'indagine della Mediatrice, Frontex ha dichiarato che avrebbe fornito una risposta generale e sostanziale al denunciante entro novembre 2024. Frontex ha fornito tale risposta al denunciante solo nel dicembre 2025. Il Mediatore ha ritenuto che le informazioni incoerenti fornite al denunciante e il grave ritardo nella risposta alla denuncia costituiscano cattiva amministrazione. Tuttavia, il Mediatore non ha ritenuto necessario formulare una raccomandazione, dato che Frontex ha ora fornito una risposta sostanziale al denunciante.

Inoltre, l'indagine del Mediatore ha rivelato l'assenza di un meccanismo efficace di denuncia e ricorso per i funzionari di categoria 2, ad esempio in situazioni di molestie presso Frontex. Il Mediatore ha concluso che si tratta di una questione sistemica che costituisce anche un caso di cattiva amministrazione.

Il Mediatore ha raccomandato al consiglio di amministrazione di Frontex di introdurre un meccanismo efficace di reclamo e ricorso nella prossima revisione del quadro giuridico per i funzionari di categoria 2.

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico a una lettera di costituzione in mora nell'ambito di una procedura di infrazione relativa a una successione di contratti di lavoro a tempo determinato nel settore pubblico spagnolo. La Commissione ha rifiutato l’accesso alla lettera, sostenendo che essa fa parte di una procedura di infrazione in corso, per la quale esiste una presunzione generale di non divulgazione. La Commissione ha constatato che il denunciante non aveva dimostrato l'esistenza di un interesse pubblico prevalente alla divulgazione. Insoddisfatto di questo risultato, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha ispezionato il documento controverso e ha confermato che esso fa parte del fascicolo amministrativo nell’ambito di una procedura di infrazione in corso. Sulla base di quanto precede, il Mediatore ha ritenuto che la Commissione fosse legittimata a basarsi sulla presunzione generale di non divulgazione per rifiutare l'accesso alla lettera di costituzione in mora. Ha inoltre ritenuto ragionevole che la Commissione ritenesse che il denunciante non avesse addotto argomentazioni sufficienti a dimostrare l'esistenza di un interesse pubblico prevalente alla divulgazione. Ha quindi archiviato il caso, non riscontrando alcuna cattiva amministrazione.