Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico ai documenti in possesso dell'Agenzia dell'Unione europea per l'asilo (EUAA) riguardanti le condizioni per i minori non accompagnati nelle strutture per rifugiati finanziate dall'UE in Grecia. L’EUAA ha individuato 53 documenti che rientrano nell’ambito di applicazione della richiesta e ha concesso un accesso parziale a tutti. Nel rifiutare il pieno accesso, l’EUAA ha invocato diverse eccezioni al diritto di accesso del pubblico ai documenti, basate sulla tutela della vita privata e dell’integrità delle persone, sul suo processo decisionale e sull’interesse pubblico per quanto riguarda la sicurezza pubblica. In particolare, l’EUAA ha sostenuto che i documenti richiesti contengono informazioni sensibili sulle persone che soggiornano in strutture specifiche e informazioni preliminari sulla situazione in tali strutture, fornite dalle autorità nazionali in via riservata. La divulgazione di queste ultime informazioni potrebbe minare la fiducia di tali autorità nei confronti dell’EUAA e, di conseguenza, i processi decisionali dell’EUAA e la sicurezza pubblica.

Insoddisfatto di questa risposta e delle modifiche apportate, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha ispezionato le versioni non modificate dei documenti richiesti e ha discusso con i rappresentanti dell’EUAA le redazioni applicate. Su tale base, la Mediatrice ha accolto le argomentazioni dell’EUAA relative alla necessità di proteggere la vita privata e l’integrità delle persone particolarmente vulnerabili che soggiornano in strutture specifiche. Ha inoltre riconosciuto l’ampio margine di discrezionalità dell’EUAA nell’applicazione dell’eccezione relativa alla sicurezza pubblica, che potrebbe essere pregiudicata se l’EUAA divulgasse in via riservata informazioni condivise dalle autorità nazionali, scoraggiandole in tal modo dalla stretta cooperazione con l’EUAA e il suo personale schierato. Inoltre, alla luce delle sensibili condizioni di lavoro del personale dell’EUAA impiegato per assistere le autorità nazionali, il Mediatore ha ritenuto che l’EUAA potesse ragionevolmente cercare di proteggere le osservazioni del suo personale relative a strutture specifiche, sulla base dell’eccezione relativa alla protezione del processo decisionale dell’EUAA.

Ciò premesso, il Mediatore non è stato del tutto convinto da tutte le giustificazioni dell’EUAA relative alle espunzioni applicate e alla loro coerenza. Tuttavia, dato l'ampio accesso parziale che l'EUAA aveva già concesso ai documenti richiesti, il Mediatore ha ritenuto che non fossero giustificate ulteriori indagini su tale denuncia. Ha quindi chiuso il caso, formulando un suggerimento di miglioramento.

 

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico a "schede modello" relative agli strumenti di intelligenza artificiale (IA) dell'Agenzia dell'Unione europea per la cooperazione nell'attività di contrasto (Europol). Le schede modello contengono informazioni sull'uso previsto degli strumenti di IA e sulle loro valutazioni. Europol ha individuato quattro documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta. Essa ha negato l’accesso a tre documenti nella loro interezza e ha concesso un accesso parziale al documento rimanente. A tal fine, Europol si è basata sulla necessità di tutelare l’interesse pubblico in materia di pubblica sicurezza.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha ispezionato i documenti in questione e ha incontrato i rappresentanti di Europol. Sulla base di ciò e considerando l'ampio margine di discrezionalità di cui godono le istituzioni e le agenzie dell'UE quando ritengono che la sicurezza pubblica sia a rischio, la Mediatrice ha ritenuto che la decisione di Europol di rifiutare l'accesso (pieno) del pubblico non fosse manifestamente errata. Dato che l'interesse pubblico in questione non può essere sostituito da un altro interesse pubblico ritenuto più importante, il Mediatore ha chiuso l'indagine non riscontrando cattiva amministrazione.

La Mediatrice ha tuttavia ritenuto che le spiegazioni fornite da Europol alla denunciante sul motivo per cui l'accesso (pieno) a tali documenti doveva essere rifiutato avrebbero potuto essere più specifiche e ha fatto riferimento a un precedente suggerimento di miglioramento da lei formulato a tale riguardo. 

 

Il denunciante ha chiesto alla Commissione europea l'accesso del pubblico ai documenti relativi ai suoi scambi con il governo ungherese sull'indipendenza della magistratura nel contesto della valutazione della Commissione sull'ammissibilità dell'Ungheria ai fondi di coesione. Dopo aver consultato le autorità ungheresi, la Commissione ha rifiutato l'accesso ad alcuni dei documenti, invocando due eccezioni ai sensi della legislazione dell'UE in materia di accesso del pubblico ai documenti. Più specificamente, la Commissione ha sostenuto che la divulgazione delle informazioni comprometterebbe lo scopo della sua indagine per quanto riguarda l'ammissibilità dell'Ungheria ai fondi di coesione e il suo processo decisionale. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione (presentando una "domanda di conferma"). Quando la Commissione non ha risposto entro i termini applicabili, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

La Mediatrice ha avviato un'indagine sul rifiuto implicito della Commissione di concedere l'accesso del pubblico ai documenti richiesti. Nel corso dell'indagine del Mediatore, la Commissione ha adottato la sua decisione di conferma. Ha mantenuto la sua decisione di negare l'accesso, ma ha invocato un'ulteriore eccezione, sostenendo che nel frattempo il Parlamento europeo aveva avviato procedimenti giudiziari in materia e che la divulgazione potrebbe compromettere tali procedimenti in corso.

Dall’ispezione della Mediatrice è emerso che i documenti richiesti contengono l’autovalutazione dell’Ungheria, questionari formali inviati dalla Commissione alle autorità ungheresi e le risposte ufficiali delle autorità ungheresi competenti a tali domande. I documenti richiesti costituiscono quindi il fondamento della decisione della Commissione contro la quale il Parlamento ha avviato un procedimento giudiziario. Essi non sono stati elaborati ai fini dello specifico procedimento giudiziario, né contengono posizioni giuridiche interne su questioni controverse in tutto il loro corso.

Il Mediatore ha ritenuto che la Commissione non avesse sufficientemente dimostrato in che modo la divulgazione dei documenti potesse pregiudicare il procedimento giudiziario in questione. Inoltre, la Mediatrice non è stata convinta dall’argomento della Commissione secondo cui la divulgazione potrebbe compromettere la sua indagine. Inoltre, la Mediatrice ha sottolineato l'importanza di informare il pubblico in merito alle azioni della Commissione e delle autorità ungheresi volte a tutelare gli interessi finanziari dell'UE e a garantire il rispetto dello Stato di diritto. Pertanto, la Mediatrice ha ritenuto che il rifiuto della Commissione di concedere un ampio accesso del pubblico ai documenti richiesti costituisse una cattiva amministrazione e ha raccomandato alla Commissione di riconsiderare la sua posizione sulla richiesta di accesso.

In risposta, la Commissione ha confermato la sua posizione secondo cui la divulgazione dei documenti richiesti pregiudicherebbe la serenità dei procedimenti giudiziari avviati dal Parlamento e la sua indagine in merito all'ammissibilità dell'Ungheria ai fondi di coesione. Tuttavia, la Mediatrice ha constatato che la Commissione non ha fornito spiegazioni convincenti sul motivo per cui non è stato possibile concedere un accesso più ampio a tali documenti. Pertanto, la Mediatrice ha confermato la sua constatazione di cattiva amministrazione e ha archiviato il caso.