Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico a "schede modello" relative agli strumenti di intelligenza artificiale (IA) dell'Agenzia dell'Unione europea per la cooperazione nell'attività di contrasto (Europol). Le schede modello contengono informazioni sull'uso previsto degli strumenti di IA e sulle loro valutazioni. Europol ha individuato quattro documenti che rientrano nell'ambito di applicazione della richiesta. Essa ha negato l’accesso a tre documenti nella loro interezza e ha concesso un accesso parziale al documento rimanente. A tal fine, Europol si è basata sulla necessità di tutelare l’interesse pubblico in materia di pubblica sicurezza.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha ispezionato i documenti in questione e ha incontrato i rappresentanti di Europol. Sulla base di ciò e considerando l'ampio margine di discrezionalità di cui godono le istituzioni e le agenzie dell'UE quando ritengono che la sicurezza pubblica sia a rischio, la Mediatrice ha ritenuto che la decisione di Europol di rifiutare l'accesso (pieno) del pubblico non fosse manifestamente errata. Dato che l'interesse pubblico in questione non può essere sostituito da un altro interesse pubblico ritenuto più importante, il Mediatore ha chiuso l'indagine non riscontrando cattiva amministrazione.

La Mediatrice ha tuttavia ritenuto che le spiegazioni fornite da Europol alla denunciante sul motivo per cui l'accesso (pieno) a tali documenti doveva essere rifiutato avrebbero potuto essere più specifiche e ha fatto riferimento a un precedente suggerimento di miglioramento da lei formulato a tale riguardo. 

 

Il denunciante ha chiesto alla Commissione europea l'accesso del pubblico ai documenti relativi ai suoi scambi con il governo ungherese sull'indipendenza della magistratura nel contesto della valutazione della Commissione sull'ammissibilità dell'Ungheria ai fondi di coesione. Dopo aver consultato le autorità ungheresi, la Commissione ha rifiutato l'accesso ad alcuni documenti, invocando due eccezioni ai sensi della legislazione dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti. Più specificamente, la Commissione ha sostenuto che la divulgazione comprometterebbe lo scopo della sua indagine per quanto riguarda l'ammissibilità dell'Ungheria ai fondi di coesione e il suo processo decisionale. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione (presentando una "domanda di conferma"). Quando la Commissione non ha risposto entro i termini applicabili, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

La Mediatrice ha avviato un'indagine sul rifiuto implicito della Commissione di concedere l'accesso del pubblico ai documenti richiesti. Nel corso dell'indagine del Mediatore, la Commissione ha adottato la sua decisione di conferma. Ha mantenuto la sua decisione di negare l'accesso, ma ha invocato un'ulteriore eccezione, sostenendo che nel frattempo il Parlamento europeo aveva avviato procedimenti giudiziari in materia e che la divulgazione potrebbe compromettere tali procedimenti in corso.

Dall’ispezione del Mediatore è emerso che i documenti richiesti contengono l’autovalutazione dell’Ungheria, questionari formali inviati dalla Commissione alle autorità ungheresi e le risposte ufficiali delle autorità ungheresi competenti a tali domande. I documenti richiesti costituiscono quindi la base della decisione della Commissione nei confronti della quale il Parlamento ha avviato un procedimento giudiziario. Essi non sono stati redatti ai fini del procedimento giudiziario specifico, né contengono posizioni giuridiche interne su questioni controverse in tutto il procedimento.

Il Mediatore ha ritenuto che la Commissione non avesse sufficientemente dimostrato in che modo la divulgazione dei documenti potesse compromettere il procedimento giudiziario in questione. Inoltre, il Mediatore non era convinto dell’argomento della Commissione secondo cui la divulgazione avrebbe potuto compromettere la sua indagine. Inoltre, la Mediatrice ha sottolineato l'importanza di informare il pubblico in merito alle azioni della Commissione e delle autorità ungheresi volte a tutelare gli interessi finanziari dell'UE e a garantire il rispetto dello Stato di diritto. Pertanto, il Mediatore ha ritenuto che il rifiuto della Commissione di concedere un ampio accesso del pubblico ai documenti richiesti costituisse cattiva amministrazione e ha raccomandato alla Commissione di riconsiderare la sua posizione sulla richiesta di accesso.

In risposta, la Commissione ha confermato la sua posizione secondo cui la divulgazione dei documenti richiesti pregiudicherebbe la serenità del procedimento giudiziario avviato dal Parlamento e la sua indagine per quanto riguarda l'ammissibilità dell'Ungheria ai fondi di coesione. Tuttavia, il Mediatore ha rilevato che la Commissione non ha fornito spiegazioni convincenti sul motivo per cui non è stato possibile concedere un accesso più ampio a tali documenti. Pertanto, il Mediatore ha confermato la sua constatazione di cattiva amministrazione e ha archiviato il caso.

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico al parere motivato che la Commissione europea ha inviato al Belgio nell'ambito di una procedura di infrazione relativa al recepimento della direttiva sulla protezione degli informatori.

La Commissione ha rifiutato l’accesso al documento, che fa parte del fascicolo di una procedura di infrazione in corso. A tal fine, la Commissione si è basata su una presunzione generale di non divulgazione, fondata sulla necessità di tutelare l’obiettivo di un’indagine in corso. Insoddisfatto di questo risultato, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

Pur ritenendo essenziale un’adeguata protezione degli informatori, la Mediatrice ha ritenuto, sulla base dell’ispezione del documento controverso, che la Commissione fosse legittimata ad avvalersi della presunzione generale di non divulgazione per negare l’accesso al documento. Ha quindi archiviato il caso.

Il caso riguardava la mancata risposta sostanziale dell'Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (Frontex) a un reclamo amministrativo relativo a presunte molestie e irregolarità da parte di un ufficiale del corpo permanente di categoria 2.

Il denunciante ha presentato il reclamo amministrativo a Frontex nel marzo 2023. Frontex ha risposto che, contrariamente alle precedenti informazioni fornite al denunciante, quest’ultimo non aveva il diritto di presentare una tale denuncia. Di conseguenza, egli non riceverebbe una risposta nel merito. Tuttavia, nel corso dell'indagine della Mediatrice, Frontex ha dichiarato che avrebbe fornito una risposta generale e sostanziale al denunciante entro novembre 2024. Frontex ha fornito tale risposta al denunciante solo nel dicembre 2025. Il Mediatore ha ritenuto che le informazioni incoerenti fornite al denunciante e il grave ritardo nella risposta alla denuncia costituiscano cattiva amministrazione. Tuttavia, il Mediatore non ha ritenuto necessario formulare una raccomandazione, dato che Frontex ha ora fornito una risposta sostanziale al denunciante.

Inoltre, l'indagine del Mediatore ha rivelato l'assenza di un meccanismo efficace di denuncia e ricorso per i funzionari di categoria 2, ad esempio in situazioni di molestie presso Frontex. Il Mediatore ha concluso che si tratta di una questione sistemica che costituisce anche un caso di cattiva amministrazione.

Il Mediatore ha raccomandato al consiglio di amministrazione di Frontex di introdurre un meccanismo efficace di reclamo e ricorso nella prossima revisione del quadro giuridico per i funzionari di categoria 2.

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico a una lettera di costituzione in mora nell'ambito di una procedura di infrazione relativa a una successione di contratti di lavoro a tempo determinato nel settore pubblico spagnolo. La Commissione ha rifiutato l’accesso alla lettera, sostenendo che essa fa parte di una procedura di infrazione in corso, per la quale esiste una presunzione generale di non divulgazione. La Commissione ha constatato che il denunciante non aveva dimostrato l'esistenza di un interesse pubblico prevalente alla divulgazione. Insoddisfatto di questo risultato, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha ispezionato il documento controverso e ha confermato che esso fa parte del fascicolo amministrativo nell’ambito di una procedura di infrazione in corso. Sulla base di quanto precede, il Mediatore ha ritenuto che la Commissione fosse legittimata a basarsi sulla presunzione generale di non divulgazione per rifiutare l'accesso alla lettera di costituzione in mora. Ha inoltre ritenuto ragionevole che la Commissione ritenesse che il denunciante non avesse addotto argomentazioni sufficienti a dimostrare l'esistenza di un interesse pubblico prevalente alla divulgazione. Ha quindi archiviato il caso, non riscontrando alcuna cattiva amministrazione.

Nel marzo 2024 il denunciante ha chiesto alla Commissione europea l'accesso del pubblico ai documenti relativi alla sua rivalutazione del 2023 dell'applicazione della "procedura per lo Stato di diritto" in Ungheria (sulla base del regolamento sulla condizionalità). La Commissione ha individuato quattro relazioni trimestrali e diversi scambi tra l'Ungheria e la Commissione come rientranti nell'ambito di applicazione della richiesta, ma ha rifiutato l'accesso a tutti i documenti. Rifiutando l'accesso, ha invocato eccezioni ai sensi della legislazione dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti, sostenendo che la divulgazione potrebbe compromettere lo scopo di un'indagine e il suo processo decisionale in corso ai sensi del regolamento sulla condizionalità.

Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua posizione (presentando una "domanda di conferma") nell'aprile 2024. Poiché la Commissione non ha risposto alla domanda di conferma del denunciante entro il termine applicabile, il denunciante si è rivolto al Mediatore nel giugno 2024.

La Mediatrice ha avviato un'indagine sulla mancata risposta della Commissione alla domanda di conferma del denunciante e ha chiesto alla Commissione di rispondere quanto prima. La Commissione ha risposto al denunciante nel dicembre 2025, ossia oltre 19 mesi dopo la presentazione della domanda di conferma.

Poiché la Commissione ha risposto alla domanda di conferma del denunciante, il Mediatore ha archiviato il caso. Tuttavia, ha criticato inequivocabilmente il notevole ritardo subito dalla Commissione nel rispondere alla richiesta del denunciante e ha ricordato alla Commissione che dovrebbe affrontare con urgenza la questione dei ritardi nel trattamento delle richieste di accesso del pubblico ai documenti.

Il caso riguardava il rifiuto da parte del Parlamento europeo di concedere l'accesso del pubblico a un documento relativo a furti e furti con scasso avvenuti nei locali del Parlamento nel corso del 2020. Per rifiutare l'accesso, il Parlamento si è basato su un'eccezione prevista dalla normativa dell'Unione in materia di accesso del pubblico ai documenti, sostenendo che la divulgazione del documento pregiudicherebbe l'interesse pubblico in materia di pubblica sicurezza.

Sulla base dell'ispezione del documento e a seguito di una riunione della sua squadra d'inchiesta con rappresentanti del Parlamento, il Mediatore ha constatato che il Parlamento non aveva dimostrato in che modo la divulgazione di parti del documento potesse compromettere specificamente ed effettivamente l'interesse invocato. Ha quindi presentato una proposta di soluzione che il Parlamento considera di fornire almeno un accesso parziale al documento.

Il Parlamento ha accettato la proposta di soluzione del Mediatore e ha dato accesso parziale al documento. La Mediatrice ha accolto con favore la risposta positiva del Parlamento alla sua proposta di soluzione e ha chiuso l'indagine.

I due casi riguardano il rifiuto di Europol di concedere l'accesso del pubblico ai documenti relativi ai suoi strumenti digitali per l'analisi di immagini e video, il sentiment testuale, le informazioni open source e il riconoscimento dei volti. Si tratta di un «documento di avvio di un progetto di ricerca», di «valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati» e dei relativi pareri del responsabile dei diritti fondamentali di Europol. Nel rifiutare l'accesso del pubblico a tali documenti, Europol ha fatto riferimento a diverse eccezioni all'accesso del pubblico, tra cui la necessità di tutelare l'interesse pubblico per quanto riguarda la sicurezza pubblica. Essa ha ritenuto che la divulgazione dei documenti richiesti avrebbe fornito ai criminali informazioni sulle sue capacità tecniche, compromettendo in tal modo l'efficacia delle sue operazioni.

Sulla base di un'ispezione dei documenti richiesti da parte della sua squadra d'inchiesta, la Mediatrice ha presentato una proposta di soluzione nel caso 1192/2024/MIK, chiedendo a Europol di concedere un accesso parziale. Europol ha accettato tale proposta e ha concesso un accesso parziale al "documento di avvio del progetto di ricerca". Inoltre, nel caso 841/2025/MIK Europol ha applicato lo stesso approccio proposto dal Mediatore nel caso parallelo e ha concesso un accesso parziale a diversi pareri del suo responsabile dei diritti fondamentali.

Sebbene Europol non abbia dato accesso alle valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati e abbia occultato le informazioni relative alle funzionalità degli strumenti, il Mediatore ha ritenuto che in questi casi fosse stato ora concesso un accesso pubblico significativo. Pertanto, il Mediatore ha ritenuto che Europol avesse accettato la sua soluzione. Tuttavia, la Mediatrice ha suggerito che, in casi futuri, Europol dovrebbe esaminare in modo più approfondito se le "valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati" e altri documenti relativi a strumenti digitali simili contengano informazioni non sensibili che possono essere divulgate al pubblico. Il Mediatore continuerà a monitorare la questione nel contesto di future denunce.