Contesto della denuncia

1. Il denunciante è un'associazione culturale polacca. Nell'aprile 2001 e nell'ambito del programma Cultura 2000 della Commissione europea, ha presentato domanda di finanziamento per il suo progetto intitolato "X" (Progetto 1). Il progetto mirava a rimuovere alcune idee sbagliate che sono state radicate nella società europea per secoli.

2. Il 19 dicembre 2001 il denunciante e la Commissione hanno firmato una convenzione di sovvenzione per detto progetto («accordo»). In base a tale accordo, la Commissione doveva finanziare un importo massimo di 87 272,10 EUR, pari al 40,69 % del costo totale stimato di 214 460,10 EUR. A sua volta, il denunciante (insieme ai suoi partner) doveva finanziare il 59,31 % del restante costo totale stimato. L'accordo prevedeva che, se alla fine del progetto i costi reali ammissibili fossero stati inferiori al previsto, il contributo della Commissione sarebbe stato limitato all'importo calcolato applicando la percentuale di cui sopra del contributo della Commissione ai costi reali ammissibili. Per essere ammissibili, i costi del progetto dovevano essere sostenuti nel periodo compreso tra il 1o maggio 2001 e il 1o maggio 2002. L'allegato II della convenzione specificava le condizioni che dovevano essere soddisfatte affinché i costi fossero considerati «ammissibili»[1] e prevedeva che gli audit finanziari della Commissione e della Corte dei conti, o di persone da essi autorizzate, potessero essere effettuati per un periodo massimo di cinque anni a decorrere dalla fine della convenzione. L'accordo stabiliva inoltre che il denunciante avrebbe dovuto presentare una relazione finale sul progetto, compresi i suoi conti finanziari definitivi, come specificato nel modulo di cui all'allegato IV.

3. La prima parte della sovvenzione è stata versata subito dopo la firma della convenzione. La seconda parte doveva essere pagata entro 60 giorni dal ricevimento della relazione finale di cui sopra. La responsabile del progetto da parte della Commissione era inizialmente la sig.ra M.

4. Il 19 dicembre 2001 il denunciante ha inviato una lettera alla Commissione in cui chiedeva che il periodo di ammissibilità dei costi fosse modificato per iniziare il 1o dicembre 2001 e terminare il 1o dicembre 2002.

5. Il 12 febbraio 2002 il denunciante ha chiesto di modificare il contenuto del progetto.

6. Il 5 aprile 2002 la Commissione ha respinto le modifiche proposte dal denunciante per quanto riguarda il contenuto del progetto. Essa ha ritenuto che la natura e il numero delle modifiche richieste modificherebbero in modo significativo parti importanti del progetto e inciderebbero quindi sulla base della quale il progetto è stato scelto.

7. L'11 aprile 2002 il denunciante ha inviato una lettera alla sig.ra M, sottolineando di non aver ricevuto risposta alle sue precedenti lettere del 19 dicembre 2001 e del 12 febbraio 2002 e al suo messaggio di posta elettronica del 16 marzo 2002. Il denunciante ha inoltre sottolineato la necessità di una risposta rapida per quanto riguarda le modifiche proposte.

8. Il 18 aprile 2002 e il 15 maggio 2002 il denunciante ha inviato ulteriori lettere alla Commissione in merito alle modifiche proposte.

9. Il 29 maggio 2002 la Commissione ha risposto che il contenuto delle lettere del denunciante non era chiaro e che sembrava che il denunciante intendesse procedere con le modifiche inizialmente proposte. La Commissione ha sottolineato che se il progetto non potesse essere realizzato nella sua forma originale, riconsidererebbe l'accordo. Ha aggiunto che ciò potrebbe comportare l'annullamento dell'accordo e il recupero del contributo già versato.

10. Il 19 giugno 2002 il denunciante ha assicurato alla Commissione di essere disposto a compiere tutti gli sforzi necessari per attuare il progetto così come era stato inizialmente approvato. Essa ha tuttavia chiesto alla Commissione di confermare che il periodo di ammissibilità dei costi sarebbe compreso tra il 1o dicembre 2001 e il 1o dicembre 2002.

11. Nella sua risposta del 30 luglio 2002, la Commissione ha sottolineato che "[l]o spostamento delle attività del progetto al dicembre 2002 è accettabile".

12. Il 19 dicembre 2002 la Commissione e il denunciante hanno firmato una modifica dell'accordo in base alla quale il periodo di ammissibilità dei costi andava dal 1o dicembre 2001 al 1o dicembre 2002.

13. Il 23 gennaio 2003 il denunciante ha inviato una lettera alla Commissione in cui faceva riferimento a una conversazione telefonica con la sig.ra M e comunicava che avrebbe inviato la relazione finale sul progetto il 3 febbraio 2003. In tale lettera, il denunciante ha inoltre chiesto l'approvazione della Commissione per una modifica specifica riguardante il bilancio e ha dichiarato che prevedeva altre modifiche minori che sarebbero state specificate nella relazione finale.

14. Il 6 febbraio 2003 il denunciante ha inviato alla Commissione, per posta raccomandata espressa (DHL), due pacchi del peso complessivo di 8,5 kg. Il contenuto di entrambe le parcelle è stato dichiarato "materiale didattico".

15. Il 21 marzo 2003 la Commissione ha informato il denunciante di essere d'accordo con la modifica del bilancio richiesta il 23 gennaio 2003.

16. Il 30 maggio 2003 la sig.ra D ha informato la denunciante di aver ripreso il fascicolo dalla sig.ra M che aveva lasciato la Commissione. La sig.ra D ha sottolineato che "[a]lcunché [la sig.ra M] abbia già elaborato un progetto di valutazione del contenuto della sua relazione, non ha lasciato alcuna valutazione delle entrate e delle spese. Ho ben ricevuto le copie dei libri e CD-rom del vostro progetto, ma purtroppo lei non mi ha lasciato la relazione finale in sé né l'allegato IV con le entrate / spese. Ho fatto le mie indagini in tutta l'unità qui e sembrano essere persi.

17. Il 5 giugno 2003, dopo una conversazione telefonica con il coordinatore del progetto del denunciante, la sig.ra D gli ha inviato un messaggio di posta elettronica il cui contenuto era pressoché identico al suo precedente messaggio di posta elettronica del 30 maggio 2003.

18. Con lettera del 5 giugno 2003, il responsabile del progetto del denunciante ha informato la Commissione che il denunciante le aveva già inviato una copia della relazione per posta e che tale copia avrebbe dovuto pervenire alla Commissione il 9 giugno 2003. Secondo il responsabile del progetto del denunciante, la relazione finale del progetto consisteva in diversi file salvati sul suo computer che, se inviati via e-mail o fax, potevano confondere gli esperti finanziari della Commissione. Il responsabile del progetto del denunciante ha inoltre criticato la sig.ra M che, nel corso di una conversazione telefonica nel marzo 2003, lo aveva informato che la relazione finanziaria era in fase di esame da parte di esperti finanziari indipendenti che si sarebbero messi in contatto con lui in caso di ulteriori domande. Tuttavia, tali contatti non erano mai stati effettuati.

19. L’11 giugno 2003 la sig.ra D ha confermato di aver ricevuto la relazione finale inviata dal denunciante.

20. Il 16 giugno 2003, a seguito di una conversazione telefonica con il coordinatore del progetto del denunciante, la sig.ra D ha scritto a quest'ultimo allegando "una copia dell'allegato IV che [il coordinatore del progetto/il denunciante] (ancora) [doveva] compilare ".

21. Il 19 giugno 2003 il coordinatore del progetto del denunciante ha inviato alla Commissione un messaggio di posta elettronica contenente tre allegati, spiegando che si trattava della seconda parte della relazione finale corretta e che le altre due parti sarebbero state inviate la mattina del giorno successivo.

22. Il 20 giugno 2003 la Commissione ha ricevuto copia della relazione finanziaria del denunciante.

23. Il 23 luglio 2003 la Commissione ha versato al denunciante la seconda rata della sovvenzione.

24. Il 7 maggio 2004 la Commissione ha informato il denunciante di aver deciso di effettuare un audit ad hoc presso la sua sede. La Commissione ha attirato l'attenzione del denunciante sul fatto che i documenti originali relativi al progetto dovevano essere messi a disposizione dei revisori e che nessun documento giustificativo sarebbe stato accettato dopo l'audit.

25. Tra il 14 e il 16 giugno 2004 una società di revisione contabile esterna ha effettuato un primo audit relativo al progetto 1 presso la sede del denunciante. I revisori hanno ritenuto che il denunciante non avesse adempiuto all'obbligo contrattuale di finanziare il 59,31% delle spese ammissibili. Essi hanno ritenuto che il denunciante non avesse fornito prove sufficienti del proprio contributo e che non avesse fornito documenti a sostegno dei contributi comunicati dai suoi partner. Secondo i revisori contabili, l'incapacità del denunciante di fornire prove sufficienti del proprio contributo finanziario potrebbe essere attribuita a una serie di fattori [2]. Essi hanno pertanto ritenuto che la sovvenzione della Commissione dovesse essere recuperata nella sua interezza. Tuttavia, i revisori hanno aggiunto che, indipendentemente dalla questione relativa al contributo proprio, il denunciante avrebbe dovuto rimborsare 41 196,92 EUR a causa di spese considerate non ammissibili.

26. Nell'ottobre 2004 il denunciante ha presentato alla Commissione una domanda di sovvenzione relativa ad un altro progetto denominato «Y» (progetto 2).

27. Nel marzo 2005 il denunciante ha presentato ulteriori documenti di cui non si sarebbe tenuto conto nella relazione sul primo audit del progetto 1. La Commissione ha quindi deciso di procedere a un ulteriore audit.

28. Nel maggio 2005 la Commissione ha informato il denunciante che il progetto 2 era stato inserito nel suo elenco di riserva.

29. Il 12 luglio 2005 la Commissione ha informato il denunciante di non essere in grado di finanziare il progetto 2, che figurava all'ottavo posto nell'elenco di riserva pertinente, che comprendeva tredici progetti. La Commissione ha spiegato che, a causa dei vincoli di bilancio, è stata in grado di finanziare solo dieci progetti. Ha inoltre affermato che il summenzionato audit del precedente progetto Cultura 2000 aveva suscitato alcune preoccupazioni note al denunciante. La Commissione ha sottolineato che, conformemente al regolamento finanziario, aveva deciso di non finanziare il progetto 2 del denunciante.

30. Il secondo audit relativo al progetto 1 ha avuto luogo dal 26 al 28 febbraio 2007 ed è stato effettuato da un'altra società di revisione esterna. Ne è scaturita una raccomandazione di recuperare un importo di 27 080,51 EUR.

31. Il 25 gennaio 2008 la Commissione ha informato il denunciante che intendeva emettere una nota di addebito per un importo di 27 080,51 EUR.

32. Tra il 1o febbraio e il 18 marzo 2008 ha avuto luogo un intenso scambio di corrispondenza tra il denunciante e la Commissione. Nelle lettere e nelle e-mail, il denunciante ha ritenuto che i due audit avessero seguito approcci contraddittori in termini di determinazione dei costi ammissibili del progetto. Le spese respinte nel secondo audit erano state accettate nel primo audit. Il denunciante ha sostenuto di aver ricevuto assicurazioni dal rappresentante della Commissione presente al primo audit secondo cui i documenti pertinenti erano "corretti". Gli stessi documenti erano stati tuttavia interpretati in modo diverso nel secondo audit. Dato che erano trascorsi sei anni dall'attuazione del progetto, era difficile ottenere tutti i documenti necessari. Il denunciante ha inoltre sostenuto che, nel 2001, il programma Cultura 2000 era per la prima volta accessibile alle associazioni polacche. Ha criticato la presunta scarsa assistenza fornita dalla sig.ra M che, secondo il denunciante, non aveva risposto a nessuna delle sue lettere e aveva perso la relazione finale e il fatto che la modifica relativa al periodo di ammissibilità dei costi fosse stata conclusa solo dopo la scadenza della convenzione.

33. Nella sua risposta del 5 marzo 2008, la direzione generale Istruzione e cultura della Commissione ha sottolineato che i due audit non erano contraddittori. Il primo audit ha dato luogo a un ordine di riscossione di 41 196,92 EUR. Tuttavia, a causa delle informazioni supplementari fornite dal denunciante, la Commissione aveva accettato di effettuare un secondo audit che aveva tenuto conto anche di tali informazioni supplementari. Ciò ha spiegato le differenze tra i due risultati dell'audit. Dal 2003 al 2007 il denunciante aveva avuto tutto il tempo e l'opportunità di presentare ulteriori documenti pertinenti. La Commissione ha sottolineato di dover garantire che il denaro pubblico sia speso in linea con l'obiettivo per il quale è stato concesso e con le norme finanziarie applicabili. Gli audit avevano lo scopo di verificare che questo fosse effettivamente il caso. La responsabilità di conservare tutti i documenti finanziari pertinenti spetta al denunciante. Anche il suo rapporto con i coorganizzatori era di sua competenza e la Commissione non poteva intervenire in tale rapporto. La Commissione intendeva quindi recuperare l’importo accertato con il secondo audit.

34. Il 14 maggio 2008 la Commissione ha inviato una nota di addebito al denunciante per un importo di 27 080,51 EUR.

Oggetto dell'indagine

35. Il Mediatore ha avviato un'indagine sulle seguenti accuse e affermazioni:

Accuse

1) La Commissione non ha gestito adeguatamente il progetto 1. In particolare, la Commissione i) ha inutilmente ritardato la firma di una modifica relativa al periodo di attuazione del progetto, che è stata firmata solo dopo la scadenza dell'accordo; ii) sulla base di due audit incoerenti, hanno erroneamente considerato non ammissibili alcuni costi del progetto; iii) ha erroneamente rifiutato di accettare documenti ufficiali rilasciati da una diocesi come prova del contributo dei partner del progetto; iv) ha erroneamente rifiutato di valutare i documenti aggiuntivi presentati dopo il completamento dell'audit; v) ha perso senza cura la relazione finale originale del progetto; e vi) non ha fornito sufficiente assistenza al denunciante attraverso la sua coordinatrice del progetto, la sig.ra M, che tra l'altro non ha risposto alle lettere del denunciante.

2) La nota di addebito emessa dalla Commissione non conteneva informazioni sulla possibilità di ricorso, il che non era conforme ai principi di buona condotta amministrativa.

3) La Commissione ha illegittimamente e ingiustamente rifiutato di consentire al denunciante di coordinare il progetto 2, che era stato approvato dal comitato di selezione e per il quale l'attuazione era già iniziata. Secondo il denunciante, tale pratica era dovuta al fatto che era stata segretamente inserita nella lista nera.

Rivendicazioni:

1) La Commissione dovrebbe i) riconoscere di non aver accertato che la modifica è stata firmata durante il periodo di validità dell'accordo; e ii) riconosce di non aver fatto riferimento, nella modifica, alla disposizione relativa alla durata dell'accordo originario.

2) La Commissione dovrebbe revocare l'ordine di addebito per l'importo di 27 080,51 EUR.

3) Nel caso di specie, la Commissione dovrebbe accettare anche la conferma testimoniale anziché i documenti contabili.

4) La Commissione dovrebbe (i) spiegare i motivi e le basi dell'esclusione del progetto 2 e (ii) risarcire il denunciante e i suoi partner del progetto per il loro lavoro nella preparazione delle rispettive proposte di progetto.

36. Nella sua denuncia, il denunciante ha inoltre sostenuto che, a causa dell'invalidità della convenzione, non vi era alcuna base giuridica per i due audit effettuati. Nella sua lettera di avvio dell'indagine, il Mediatore ha osservato che se il punto di vista del denunciante si fosse dimostrato fondato, si sarebbe giunti alla conclusione che la Commissione non disponeva di alcuna base giuridica per il sostegno finanziario concesso. Ciò sembrava contraddire le intenzioni del denunciante, dato che non metteva in discussione la validità dei pagamenti ricevuti. Pertanto, a tale riguardo, il Mediatore ha ritenuto che non vi fossero motivi sufficienti per includere tale affermazione nell’indagine.

37. Nella sua denuncia, il denunciante ha inoltre sostenuto che la Commissione dovrebbe riconoscere l'invalidità della modifica dell'accordo relativa alla durata dell'accordo, che faceva riferimento a un accordo non più in vigore al momento della firma della modifica. Tale affermazione non è stata accolta a fini istruttori per lo stesso motivo sostanzialmente menzionato al punto precedente.

38. Inoltre, il denunciante ha sostenuto che la Commissione dovrebbe riconsiderare il suo approccio alla cooperazione con la Chiesa cattolica nel quadro dei progetti dell'UE, in generale. Il Mediatore ha deciso che tale domanda era irricevibile ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 4, dello statuto del Mediatore, in quanto il denunciante non sembrava aver adottato alcun approccio amministrativo preventivo in merito a tale questione. Tale argomentazione non è stata pertanto inclusa nell'inchiesta.

L'indagine

39. La presente denuncia è stata presentata il 7 maggio 2008. Il 26 giugno 2008 il Mediatore ha avviato un'indagine.

40. Il 5 dicembre 2008 la Commissione ha espresso il suo parere sulla denuncia.

41. Il 30 gennaio 2009 il denunciante ha inviato le sue osservazioni sul parere della Commissione.

42. Il 26 maggio 2009 il Mediatore ha chiesto alla Commissione di rispondere a una serie di domande. Tra l'altro, il Mediatore ha chiesto alla Commissione di commentare il secondo aspetto della prima argomentazione.

43. Il 19 agosto 2009 la Commissione ha fornito la sua risposta. Tuttavia, è emerso che la Commissione aveva omesso di rispondere a una delle domande del Mediatore. Pertanto, il 5 ottobre 2009 il Mediatore le ha chiesto di fornire le informazioni pertinenti, cosa che la Commissione ha fatto il 18 dicembre 2009.

44. L'11 gennaio 2010 il Mediatore ha trasmesso le osservazioni supplementari della Commissione al denunciante e lo ha invitato a presentare le sue osservazioni al riguardo.

45. Il 25 gennaio 2010 il denunciante ha presentato le sue osservazioni.

46. Il 9 settembre e il 5 ottobre 2010 i servizi del Mediatore hanno effettuato un'ispezione del fascicolo della Commissione.

47. Una copia del rapporto di ispezione è stata trasmessa al denunciante. Il 30 novembre 2010 il denunciante ha presentato le sue osservazioni su tale relazione.

48. Il 29 luglio 2011 i servizi del Mediatore hanno chiesto alla Commissione informazioni supplementari.

49. Il 7 dicembre 2011 la Commissione ha fornito ulteriori chiarimenti.

50. Il 13 dicembre 2011 il Mediatore ha invitato il denunciante a presentare le sue osservazioni al riguardo. Non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante.

Analisi e conclusioni del Mediatore

Osservazioni preliminari

51. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha presentato argomentazioni relative all'invalidità dell'accordo e della sua modifica. Poiché tali argomentazioni riguardano questioni che non sono state oggetto di indagine (cfr. paragrafi 36 e 37 supra), esse non saranno trattate nel quadro della presente decisione.

52. La presente denuncia riguarda una controversia derivante da un contratto concluso tra la Commissione e il denunciante. Appare utile chiarire che la cattiva amministrazione può essere riscontrata anche nel contesto dell'adempimento degli obblighi derivanti da contratti conclusi dalle istituzioni, dagli organi o dagli organismi dell'UE. Il Mediatore ha costantemente ritenuto che la portata del suo riesame in tali casi debba necessariamente essere limitata. In particolare, il Mediatore non cercherà di determinare se vi sia stata una violazione del contratto da parte di una delle parti, se la questione è controversa. Tale questione potrebbe essere trattata in modo efficace solo da un giudice competente a pronunciarsi su questioni di fatto e di diritto. Pertanto, nei casi relativi a controversie contrattuali, il Mediatore si limita a esaminare se l'istituzione o l'organo dell'UE interessato gli abbia fornito un resoconto coerente e ragionevole della base giuridica delle sue azioni e dei motivi per cui ritiene che la sua posizione contrattuale sia giustificata. Se viene fornito tale resoconto, il Mediatore concluderà che la sua indagine non ha rivelato un caso di cattiva amministrazione. Tale conclusione non pregiudica il diritto delle parti a che la loro controversia contrattuale sia risolta da un tribunale competente.

53. Nella sua denuncia, il denunciante ha sostenuto che i due audit della Commissione erano stati avviati da accuse formulate nei suoi confronti dalla sig.ra B, ex collaboratrice del progetto. Secondo il denunciante, la sig.ra B aveva tentato di esercitare pressioni sul suo coordinatore affinché intrattenesse una relazione romantica e, quando tali progressi si sono rivelati infruttuosi, si è rivolta alla Commissione per indurla a procedere a un audit del progetto del denunciante. Il Mediatore osserva che la Commissione ha sostenuto di aver effettuato gli audit nel caso di specie al fine di garantire sia che i fondi pubblici dell'UE siano stati spesi correttamente, sia che il progetto sia stato realizzato conformemente all'accordo. Il denunciante non ha sostenuto che tale decisione costituisse un abuso di potere. Il Mediatore ritiene pertanto che non vi siano motivi per indagare su questo aspetto della denuncia. In ogni caso, il Mediatore può indagare solo su possibili casi di cattiva amministrazione da parte delle istituzioni dell'UE, non di cittadini come la sig.ra B.

54. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che il suo contributo nell'ambito del programma Cultura 2000 ammontava al 50% dell'intero bilancio e che era irragionevole che la Commissione si aspettasse che un'associazione polacca con un reddito annuo di 10 000 EUR fornisse 84 000 EUR in contanti. Secondo il denunciante, le associazioni polacche non si trovavano nella stessa posizione delle associazioni di altri paesi europei. Il Mediatore ritiene tuttavia che, concludendo l'accordo in questione, il denunciante abbia volontariamente accettato i livelli di contributo proprio ivi fissati. In tali circostanze, il fatto di aver ritenuto successivamente che sarebbe stato irragionevole per un'associazione con un fatturato annuo di 10 000 EUR versare un contributo finanziario proprio di 84 000 EUR non ha nulla a che vedere con presunti casi di cattiva amministrazione da parte della Commissione, ma riguarda la capacità del denunciante di adempiere ai propri obblighi contrattuali. Pertanto, neppure questa argomentazione fa parte dell'indagine del Mediatore [3].

A. Presunto trattamento improprio del progetto coordinato dal denunciante e relative richieste

55. Il denunciante ha individuato vari aspetti del presunto trattamento improprio del progetto 1 da parte della Commissione. Inoltre, essa ha fatto valere una serie di censure relative a tale affermazione. Per motivi di chiarezza e di concisione, gli argomenti delle parti sono riprodotti ed esaminati in relazione a tale affermazione e alle conclusioni nel seguente ordine:

a) l'asserito mancato riferimento, nella modifica, alla corretta disposizione sulla durata dell'accordo originario (aspetto (ii) della prima domanda);

b) il presunto ritardo nella firma della modifica dell'accordo (aspetto (i) della prima argomentazione) e la relativa argomentazione (aspetto (i) della prima argomentazione);

c) le verifiche asseritamente incoerenti (aspetto ii) della prima accusa), il rifiuto di accettare i documenti rilasciati da una diocesi (aspetto iii) della prima accusa) e l'affermazione secondo cui la Commissione dovrebbe accettare documenti testimoniali (terza affermazione);

d) il rifiuto di esaminare documenti aggiuntivi dopo l'audit (aspetto iv) della prima accusa);

e) l'asserita perdita della relazione finale di progetto originale (aspetto v) della prima accusa);

f) l'asserita incapacità di assistere il denunciante, tra l'altro, omettendo di rispondere alle sue lettere (aspetto vi) della prima accusa); e

g) La richiesta che la Commissione revochi l'ordine di addebito (la seconda richiesta)./em>

Argomenti presentati al Mediatore

a) Sull'asserito mancato riferimento, nella modifica, alla corretta disposizione sulla durata dell'accordo originario (aspetto ii) della prima domanda)

56. Secondo il denunciante, la disposizione modificativa relativa all'ammissibilità dei costi ha modificato l'articolo 3 anziché l'articolo 2. A suo avviso, ne consegueva che si applicavano entrambi i periodi di ammissibilità dei costi e che, di conseguenza, il periodo di ammissibilità andava dal 1° maggio 2001 al 1° dicembre 2002.

57. Nel suo parere sulla denuncia, la Commissione ha riconosciuto che la modifica dell'accordo conteneva un errore di battitura, in quanto avrebbe dovuto effettivamente fare riferimento all'articolo 2 dell'accordo. Tuttavia, la modifica ha chiarito che riguardava solo il periodo durante il quale i costi dovevano essere sostenuti per essere ammissibili. Inoltre, è stato esplicitamente dichiarato che tutte le altre disposizioni della convenzione rimanevano inalterate e applicabili al periodo di ammissibilità dei costi modificato. L'emendamento in questione era stato richiesto e accettato dal denunciante prima della sua firma da parte della Commissione. Pertanto, il riferimento contenuto nell'emendamento all'articolo errato dell'accordo non potrebbe rimettere in discussione la chiarezza, lo scopo o la validità dell'emendamento.

58. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha ritenuto che l'errore nel riferimento all'articolo da modificare significasse che il periodo di ammissibilità iniziale per i costi non era stato modificato. Pertanto, il periodo di ammissibilità corretto per i costi era quello originario, ossia dal 1o maggio 2001 al 1o maggio 2002. In caso contrario, il periodo di ammissibilità dei costi dovrebbe essere prorogato dal 1° maggio 2001 al 1° dicembre 2002.

b) Il presunto ritardo nella firma della modifica dell'accordo (aspetto (i) della prima accusa) e la relativa domanda (aspetto (i) della prima domanda)

59. Nella sua denuncia, il denunciante ha sottolineato che la convenzione prevedeva che i costi fossero ammissibili solo se sostenuti durante il periodo di attuazione del progetto. Questo periodo di attuazione avrebbe dovuto essere adeguato e concordato da entrambe le parti prima dell'inizio del progetto. Tuttavia, le richieste del denunciante di modificare il periodo di ammissibilità dei costi sono state ignorate fino al 19 dicembre 2002. La Commissione aveva quindi ritardato inutilmente la firma della modifica dell'accordo.

60. Nel suo parere la Commissione ha riconosciuto che la modifica dell'accordo è stata conclusa in ritardo. Ha spiegato che la partecipazione delle associazioni polacche dipendeva dal contributo finanziario del governo polacco al programma «Cultura 2000». Solo il 17 dicembre 2001 la Polonia ha apportato tale contributo. La Commissione ha inoltre sottolineato che, nel febbraio 2002, il denunciante ha chiesto alcune modifiche al progetto. Tali modifiche erano state inizialmente respinte in quanto comportavano modifiche significative a un progetto già approvato da un gruppo di esperti indipendenti. A seguito di ulteriori chiarimenti forniti dal denunciante nella sua lettera del 19 giugno 2002, la Commissione ha accettato alcune delle modifiche proposte. Nella sua risposta del 30 luglio 2002, la Commissione ha inoltre affermato che uno "spostamento delle attività del progetto al dicembre 2002 [era] accettabile". Secondo l'accordo, qualsiasi modifica doveva essere presentata per iscritto. Per adempiere a tale obbligo, il 19 dicembre 2002 le parti dell’accordo hanno firmato una modifica. La Commissione ha sottolineato che tale modifica era stata adottata a beneficio del progetto e al fine di consentire di tenere conto di un massimo di costi ammissibili.

61. Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, il denunciante ha sottolineato che l'approvazione da parte della Commissione della modifica del periodo di ammissibilità dei costi, vale a dire l'affermazione secondo cui "il trasferimento delle attività del progetto al dicembre 2002 è accettabile", era oscura e vaga. Senza una chiara comprensione del periodo di attuazione, era impossibile per un project manager coordinare un progetto internazionale.

62. Il Mediatore ha chiesto alla Commissione di spiegare perché la modifica dell'accordo è stata firmata quasi cinque mesi dopo l'accettazione della Commissione espressa nella sua lettera del 30 luglio 2002. Nella sua risposta, la Commissione ha sostenuto che il denunciante non era stato svantaggiato dal suddetto ritardo, poiché entrambe le parti avevano già concordato nel luglio 2002 tale modifica, attraverso "un valido scambio di lettere". Tali lettere hanno avuto gli stessi effetti giuridici di una modifica formale.

63. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha osservato che la lettera della Commissione del 30 luglio 2002 affrontava la questione del periodo di ammissibilità dei costi in un'unica frase e ha ribadito che non era possibile gestire un progetto su scala internazionale senza una chiara idea del suo periodo di attuazione.

c) Le verifiche asseritamente incoerenti (aspetto (ii) della prima accusa), il rifiuto di accettare i documenti rilasciati da una diocesi (aspetto (iii) della prima accusa) e l'affermazione secondo cui la Commissione dovrebbe accettare documenti testimoniali (terza affermazione)

64. Nella sua denuncia, il denunciante ha osservato che i revisori che hanno effettuato il secondo audit (i "secondi revisori") avevano esaminato scrupolosamente anche le spese che erano già state accettate come ammissibili dai revisori che avevano effettuato il primo audit (i "primi revisori"). In tale contesto, il denunciante ha sottolineato che alcuni contributi di una diocesi che erano stati accettati nel primo audit sono stati considerati non ammissibili nel secondo audit. Questi contributi riguardavano la ricerca e la partecipazione di un vescovo a un film, i pagamenti effettuati a sette singoli membri del personale, il noleggio di attrezzature e rinfreschi per conferenze. I costi totali che erano stati quindi dichiarati non ammissibili dopo il secondo audit ammontavano a 10 413 EUR.

65. Il denunciante non era d'accordo con il parere della Commissione secondo cui la ragione delle valutazioni divergenti tra i due audit era che il secondo revisore teneva conto delle informazioni supplementari che aveva fornito dopo il primo audit. Secondo il denunciante, i primi revisori avevano accettato determinate spese sulla base dei documenti a loro disposizione, mentre i secondi li avevano respinti, pur disponendo di una maggiore documentazione.

66. Il denunciante ha inoltre sostenuto che la Commissione ha agito in modo errato rifiutando di accettare i documenti ufficiali rilasciati da una diocesi e da altre due organizzazioni partner che hanno certificato una serie di voci di spesa.

67. Nel suo parere la Commissione ha spiegato che, per essere ammissibili, i costi dovevano rispettare i principi di cui all'articolo 9 dell'allegato II dell'accordo [4]. In particolare, i costi ammissibili i) dovevano essere stati effettivamente sostenuti, ii) dovevano essere stati sostenuti durante la durata dell'operazione, iii) dovevano essere registrati nella contabilità o nei documenti fiscali del beneficiario e iv) dovevano essere identificabili e controllabili. I contributi in natura non costituivano costi ammissibili. Tuttavia, secondo la seconda relazione dei revisori, molti dei costi dichiarati dal denunciante non erano conformi a tali norme. Per quanto riguarda alcune spese di personale, non sono stati presentati documenti giustificativi rilasciati da terzi. Inoltre, non erano disponibili contratti, fogli di presenza o documenti relativi alle buste paga. La Commissione ha sottolineato che una semplice dichiarazione non costituiva una prova sufficiente, a meno che non fosse suffragata da altri documenti e a meno che l'importo pertinente non fosse stato versato dai conti del beneficiario, il che non si verificava nel caso di specie. Pertanto, il secondo revisore è giunto alla conclusione che il denunciante non aveva garantito un'adeguata gestione finanziaria del progetto e non aveva rispettato le pertinenti disposizioni dell'accordo. Per quanto riguarda l'argomentazione del denunciante secondo cui avrebbe dovuto accettare documenti rilasciati da terzi che certificavano determinate spese, la Commissione ha ribadito che, affinché i costi fossero dichiarati ammissibili, una semplice dichiarazione non era sufficiente, a meno che i costi non fossero registrati e pagati dai conti del beneficiario.

68. Dopo aver esaminato le osservazioni della Commissione, il Mediatore le ha chiesto di formulare osservazioni più specifiche sulla presunta incoerenza tra le risultanze dei due audit.

69. Nella sua risposta, la Commissione ha sostenuto che non vi era alcuna contraddizione tra i due audit. I primi revisori avevano raccomandato alla Commissione di recuperare l'intera sovvenzione da essa versata (87 272,10 EUR) in quanto ritenevano che il denunciante non avesse dimostrato di aver rispettato il requisito secondo cui il 59,31% delle spese ammissibili doveva essere finanziato da lui stesso e dai suoi partner. La Commissione non ha accolto tale raccomandazione e, al contrario, ha ritenuto che la sua decisione dovesse basarsi sulle spese che erano state ritenute non ammissibili dai primi revisori. Su tale base, la Commissione ha chiesto al denunciante di rimborsare l'importo di 41 196,92 EUR.

70. Dopo il completamento del primo audit, il denunciante ha fornito informazioni supplementari che non erano state messe a disposizione dei primi revisori. Nonostante i costi aggiuntivi che ciò ha comportato, la Commissione ha dimostrato ancora una volta la sua flessibilità e buona volontà dando al denunciante una seconda opportunità di presentare tutti i documenti giustificativi del progetto in occasione di un altro audit. Il secondo revisore ha tenuto conto di tutti i documenti giustificativi loro presentati, comprese le informazioni supplementari presentate dal denunciante dopo la chiusura del primo audit. Qualsiasi discrepanza tra le conclusioni dei due audit era dovuta al fatto che tali audit erano svolti indipendentemente l'uno dall'altro e si basavano sui documenti forniti dal denunciante nel rispettivo momento.

71. A questo proposito, il Mediatore ha sottolineato che l'argomentazione del denunciante non si limitava a mettere in discussione la legittimità dell'approccio della Commissione, ma lo considerava anche ingiusto.

72. Il Mediatore ha inoltre osservato che, nel suo parere, la Commissione ha sottolineato di aver proceduto a un audit "supplementare" perché il denunciante aveva presentato documenti "supplementari". Il Mediatore ha ritenuto logico presumere che i documenti aggiuntivi forniti dal denunciante dopo il completamento del primo audit riguardassero voci di spesa che erano state dichiarate non ammissibili dai primi revisori e non voci che erano state considerate ammissibili. Il fatto che i secondi revisori abbiano tuttavia respinto le suddette voci non avrebbe potuto quindi essere il risultato di tali prove supplementari, come suggerito dalla Commissione, ma sembrava essere dovuto al fatto che i secondi revisori hanno esaminato nuovamente ogni singola voce dei costi del progetto. Il Mediatore ha inoltre osservato che la decisione finale sul recupero non è stata presa dai revisori, ma dalla Commissione.

73. Secondo il Mediatore, la Commissione non aveva sufficientemente spiegato perché avesse deciso di basarsi sulle conclusioni raggiunte dai secondi revisori, anche per quanto riguarda i punti che erano già stati accettati dai primi revisori. Pertanto, il Mediatore ha chiesto alla Commissione i) di prendere atto del fatto che il secondo aspetto della prima censura comprendeva anche la questione dell’equità e ii) di spiegare se riteneva di aver agito correttamente nel caso di specie.

74. Nella sua ulteriore risposta, la Commissione ha ribadito che, sebbene il primo audit abbia portato alla raccomandazione di recuperare l'intera sovvenzione versata dalla Commissione, ha deciso di non seguire tale raccomandazione, il che sarebbe stato molto duro per il denunciante. Il primo audit ha dato luogo a un ordine di riscossione di 41 196,92 EUR.

75. La Commissione ha sottolineato che il denunciante ha inviato documenti supplementari nel marzo 2005, dopo la chiusura del primo audit. Nonostante le fosse già stato concesso un tempo sufficiente per reagire e presentare documenti supplementari durante l ' audit, la Commissione ha eccezionalmente concesso al denunciante una seconda possibilità di presentare "tutti i documenti giustificativi del progetto" in un secondo audit. Il secondo audit è stato, tuttavia, un audit completo, non un audit supplementare. I revisori hanno esaminato la relazione finanziaria finale nella sua interezza e tutti i documenti giustificativi pertinenti presentati loro dal denunciante. Sono stati indipendenti e hanno svolto il loro incarico in linea con i principi internazionali di revisione contabile stabiliti dalla Federazione internazionale dei contabili. Dopo questo secondo audit, al denunciante è stata data la possibilità di presentare documenti aggiuntivi ai revisori e le risultanze dell'audit sono state discusse con il denunciante. Dalla relazione di audit è emerso che il denunciante non ha formulato osservazioni sulle osservazioni della relazione. Il secondo audit ha portato a una proposta di recupero di 27 080,51 EUR.

76. Poiché l'accordo era stato firmato tra il denunciante e la Commissione, spettava a quest'ultima emettere l'ordine di recupero. Come previsto dall'accordo, le persone autorizzate dalla Commissione potrebbero effettuare controlli tecnici e finanziari. La Commissione doveva garantire che il denaro pubblico fosse speso in linea con gli obiettivi del programma Cultura 2000, nonché in conformità con i regolamenti finanziari dell'UE. Gli audit esterni costituiscono uno strumento per garantire che il denaro pubblico sia speso correttamente. Lo scopo dell'audit in questione era verificare che tutte le spese dichiarate fossero supportate anche dai documenti appropriati. La Commissione ha ribadito che i secondi revisori hanno constatato che le spese del denunciante non soddisfacevano le condizioni pertinenti di cui all'articolo 9 dell'allegato II dell'accordo e che il denunciante non: i) provvedere a un'adeguata gestione finanziaria del progetto, ii) operare in modo soddisfacente, iii) rispettare la base giuridica/contrattuale del progetto e iv) provvedere alla prevenzione e all'individuazione di errori, irregolarità e frodi.

77. La Commissione ha pertanto ritenuto di aver agito in modo equo nei confronti del denunciante. Aveva dimostrato buona volontà e flessibilità, come dimostrato in particolare dalla sua decisione di dare al denunciante una seconda possibilità di presentare tutti i costi del progetto alla seconda società di revisione contabile. I costi presentati che non erano conformi alle norme contrattuali pertinenti sono stati considerati non ammissibili. Tuttavia, era responsabilità del denunciante presentare tutti i documenti giustificativi del progetto ai revisori.

d) Il rifiuto di esaminare documenti aggiuntivi dopo l'audit [aspetto iv) della prima affermazione]

78. Il denunciante ha sostenuto che, il 26 febbraio 2007, aveva chiesto ai secondi revisori se fosse ragionevole per lui contattare i suoi partner del progetto, al fine di raccogliere ulteriori prove a sostegno delle sue spese in modo che potessero essere dichiarate ammissibili. Il secondo revisore ha accettato di concedere al denunciante una proroga del termine per la produzione di tali documenti. Il coordinatore del progetto del denunciante si è quindi recato personalmente per incontrare i vari collaboratori, cioè i vescovi e i sacerdoti interessati, per spiegare loro la situazione e ottenere documenti accurati. Di conseguenza, sei partner del progetto hanno fornito 185 ulteriori documenti giustificativi. Tali documenti sono stati successivamente trasmessi ai secondi revisori. Tuttavia, le lettere pertinenti sono state restituite non aperte. Il denunciante ha sottolineato che il secondo revisore aveva chiesto alla Commissione di riaprire il caso. Tuttavia, quest’ultimo si è rifiutato di farlo.

79. Nel suo parere, la Commissione ha spiegato che il denunciante aveva presentato documenti supplementari a sostegno dei presunti costi ammissibili dopo la chiusura del primo audit, ossia nel marzo 2005. La Commissione ha osservato di aver deciso di dimostrare la propria buona volontà tenendo conto di tali documenti. A tal fine ha autorizzato un secondo audit alla fine del 2006.

80. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sostenuto che ha avuto luogo un intenso scambio di corrispondenza tra lui e il direttore della seconda società di revisione contabile. Secondo il denunciante, il gestore non era a conoscenza del fatto che la relazione finale sul secondo audit era stata inviata alla Commissione senza attendere i documenti o le osservazioni supplementari del denunciante. Il denunciante ha dichiarato che il gestore ha assicurato che avrebbe chiesto alla Commissione una proroga del termine al fine di consentire l'inclusione e l'esame dei documenti forniti dopo l'audit. La Commissione ha tuttavia ignorato tale richiesta. Il denunciante ha presentato una stampa non datata di un messaggio di posta elettronica in cui il direttore della seconda società di revisione contabile ha accettato una proroga del termine in modo da consentire al denunciante di presentare documenti aggiuntivi. Ha inoltre fatto riferimento a un messaggio di posta elettronica del 6 febbraio 2008, inviato al gestore, in cui riconosceva che il termine iniziale per la presentazione di tali documenti era il 4 settembre 2007, ma dichiarava che tale termine era stato annullato dopo aver spiegato che il coordinatore del progetto doveva recarsi per incontrare i partner del progetto e ottenere i documenti pertinenti.

81. Dopo aver esaminato le osservazioni di cui sopra, il Mediatore ha chiesto alla Commissione di commentare la critica del denunciante secondo cui non aveva tenuto conto dei documenti aggiuntivi presentati dopo il secondo audit. Il Mediatore ha inoltre chiesto alla Commissione di esaminare il contenuto dell'e-mail del denunciante del 6 febbraio 2008.

82. Nella sua risposta, la Commissione ha respinto l'affermazione del denunciante secondo cui aveva erroneamente rifiutato di accettare documenti aggiuntivi dopo il completamento dell'audit. Al denunciante era stata data la possibilità di presentare documenti supplementari anche dopo il secondo audit. Il termine iniziale per procedere in tal senso era stato prorogato dal 4 settembre 2007 al 10 ottobre 2007. Tuttavia, alla fine di novembre 2007, ossia un mese e mezzo dopo la scadenza del termine prorogato, il denunciante non aveva ancora fornito documenti supplementari ai revisori. Questi ultimi hanno pertanto deciso di trasmettere alla Commissione il loro progetto di relazione di audit. La Commissione ha convalidato la relazione nel dicembre 2007 e ha chiuso l'audit.

83. Il 25 gennaio 2008 la Commissione ha informato il denunciante che intendeva emettere un ordine di recupero per un importo di 27 080,51 EUR. Ciò ha indotto il denunciante a rispondere con un messaggio di posta elettronica ai revisori, datato 6 febbraio 2008, in cui dichiarava di aver inviato ulteriori documenti giustificativi nel dicembre 2007. La Commissione ha osservato di non aver mai ricevuto tali documenti e che gli unici documenti ricevuti consistevano nella prova delle spese di viaggio sostenute dopo la scadenza del progetto, che, in ogni caso, non erano ammissibili.

84. Nelle sue osservazioni sulla risposta della Commissione, il denunciante ha sostenuto che la richiesta della Commissione di rimborsare determinati importi riguardava principalmente i contributi dei suoi partner del progetto. I principali partner del progetto erano una diocesi e un'emittente televisiva pubblica, ma c'erano anche una serie di altre istituzioni partner. Queste istituzioni sono state estremamente caute nel rendere pubblici i documenti finanziari interni relativi al progetto 1. Si è rivelato particolarmente difficile ottenere i documenti necessari da alcuni dei partner, come una diocesi.

e) Sull'asserita perdita della relazione finale di progetto originaria [aspetto v) della prima accusa]

85. Nella sua denuncia, il denunciante ha affermato che la sig.ra M. ha perso la relazione finale originale che aveva presentato.

86. Nel suo parere, la Commissione ha sottolineato che, sebbene il denunciante sostenesse che la relazione finale era stata inviata nel febbraio 2003, i servizi della Commissione non erano in grado di trovare alcuna traccia della sua registrazione in quel momento nel suo sistema. Il fascicolo del denunciante era stato ripreso da un altro responsabile di progetto della Commissione, il quale riteneva che la relazione finanziaria fosse andata perduta, in quanto non ne era stata riscontrata alcuna documentazione. La Commissione ha inoltre sottolineato che, nonostante le sue richieste, il denunciante non è mai stato in grado di fornire una copia della relazione finanziaria che sosteneva di aver inviato nel febbraio 2003.

87. Nelle sue osservazioni, il denunciante ha sottolineato di aver annunciato la presentazione della sua relazione in una lettera del 23 gennaio 2003. Ha inoltre fatto riferimento alla e-mail del 5 giugno 2003 in cui la sig.ra D, la nuova responsabile del progetto, ha scritto, con riferimento al precedente responsabile del progetto, che "[a]noltre ha già elaborato un progetto di valutazione del contenuto della Sua relazione, non ha lasciato alcuna valutazione delle entrate e delle spese [...] Ho effettuato le mie indagini in tutta l'unità qui per trovare questi documenti e sembrano andati perduti". Il denunciante ha sostenuto che dall'e-mail della sig.ra D risultava che aveva consultato il suo capo unità e che si poteva quindi presumere che egli convenisse sul fatto che la relazione era andata perduta. Inoltre, il denunciante era perplesso dal fatto che, supponendo che la relazione non fosse stata ricevuta, come sostenuto dalla Commissione, nessuno si fosse accorto della mancata presentazione fino a quattro mesi dopo la scadenza del termine pertinente. Il denunciante ha sottolineato di avere un chiaro interesse a presentare tale relazione alla Commissione, poiché altrimenti non sarebbe stato possibile effettuare alcun pagamento. Essa ha inoltre fatto riferimento alla sua lettera del 5 giugno 2003 e ha allegato una copia della ricevuta DHL, datata 6 febbraio 2003. Essa ha sostenuto che una copia della relazione finale era disponibile sul computer del contabile del progetto, che all'epoca era ricoverato in ospedale.

88. Dopo aver esaminato tali osservazioni, la Mediatrice ha chiesto alla Commissione di rispondere alle argomentazioni summenzionate avanzate dal denunciante.

89. Nella sua risposta, la Commissione ha respinto l'affermazione del denunciante secondo cui aveva perso la relazione. Sottolinea che la relazione finale si compone di due parti. La prima parte conteneva una relazione sull'attuazione del progetto e la seconda comprendeva una relazione sugli aspetti finanziari del progetto (spese e entrate). L'affermazione del denunciante di aver inviato la relazione finale completa, ossia entrambe le parti, nel febbraio 2003, non è stata confermata dalle informazioni a disposizione della Commissione. In una lettera inviata nel marzo 2003, la Commissione aveva accettato storni tra le linee di bilancio del progetto, il che significava di fatto che la relazione finanziaria finale non era stata presentata nel febbraio 2003. I documenti inviati dal denunciante nel febbraio 2003 erano costituiti esclusivamente dalla prima parte della relazione. Questo è il motivo per cui, nella sua e-mail del 30 maggio 2003, la sig.ra D ha dichiarato che era stato effettuato un "progetto di valutazione della relazione", ma che "non era stata effettuata alcuna valutazione delle entrate e delle spese". La Commissione aveva quindi fatto riferimento alla prima parte della relazione e non a una valutazione della relazione finanziaria finale, in quanto questa era stata fornita solo nel giugno 2003.

90. Alla luce della risposta della Commissione, il Mediatore ha ritenuto necessario procedere a un'ispezione del fascicolo della Commissione. È emerso che il fascicolo della Commissione conteneva la relazione operativa, firmata dal denunciante e datata 1o febbraio 2003. Questo documento non recava alcun timbro o annotazione al momento della sua ricezione e registrazione. I funzionari della Commissione presenti all’ispezione non sono stati in grado di fornire alcuna informazione sulla data esatta in cui la Commissione ha ricevuto e registrato tale documento.

91. I funzionari della Commissione presenti all'ispezione hanno espresso il parere che l'istituzione non avrebbe potuto ricevere la relazione finanziaria prima del 20 giugno 2003, poiché le modifiche al bilancio richieste dal denunciante non sarebbero state possibili se la relazione finanziaria fosse stata effettivamente ricevuta e approvata.

92. Nel corso dell’ispezione è emerso che, fino ad allora, alla sig.ra D non sembrava essere stato chiesto di chiarire il significato delle sue e-mail del 30 maggio e del 5 giugno 2003. I funzionari della Commissione presenti all'ispezione hanno quindi promesso di ottenere tali chiarimenti dalla sig.ra D. Poco dopo, la Commissione ha fornito al Mediatore una nota redatta dalla sig.ra D in cui affermava che la sig.ra M aveva lasciato un fascicolo relativo a questo caso contenente la relazione operativa e copie di libri e CD forniti dal denunciante. Tuttavia, il fascicolo non includeva la relazione finanziaria. La sig.ra D ha spiegato che, poiché non era stato lasciato alcun messaggio in merito a tale relazione e poiché non le era venuto in mente al momento in cui era possibile che la relazione finanziaria non fosse ancora stata presentata, ha concluso che avrebbe potuto essere persa e ha chiesto al denunciante una copia. La sig.ra D ha aggiunto che, per quanto poteva ricordare, il denunciante aveva impiegato molto tempo per fornire una copia di tale relazione.

93. Nelle sue osservazioni sulla risposta della Commissione alla richiesta di ulteriori informazioni del Mediatore e sulla relazione di ispezione, il denunciante ha ribadito che i beneficiari ricevono solo una parte della sovvenzione della Commissione all'inizio di un progetto. Solo quando i beneficiari hanno presentato la relazione finanziaria e la Commissione l'ha approvata, la parte restante della sovvenzione è versata. Il denunciante e i suoi partner sapevano quindi di poter ricevere il pagamento finale solo se avevano presentato la relazione finanziaria in tempo. La denunciante ha ribadito di aver inviato la relazione finanziaria alla Commissione nel febbraio 2003 e ha affermato che la sig.ra M era nota per la sua completa mancanza di organizzazione.

94. La denunciante ha inoltre allegato una dichiarazione del suo segretario secondo cui la relazione finanziaria è stata inviata insieme alla relazione finale "alla data indicata nella lettera raccomandata al programma Cultura 2000"e che aveva assistito all'effettivo invio di tutti i documenti presso l'ufficio postale principale di una città polacca.

95. Il Mediatore ha chiesto alla Commissione i) quando e come fosse stata registrata la corrispondenza inviata dal denunciante da DHL nel febbraio 2003, ii) se non fosse stata registrata, perché non fosse stata effettuata tale registrazione e iii) perché non vi fosse alcun timbro di ricevuta sulla relazione operativa.

96. Inoltre, il Mediatore ha osservato che il coordinatore del progetto del denunciante ha inviato una lettera il 5 giugno 2003 in cui affermava che il precedente responsabile del progetto della Commissione gli aveva detto in una conversazione telefonica nel marzo 2003 che la relazione finanziaria era già in fase di esame da parte degli esperti finanziari della Commissione e che quest'ultima avrebbe contattato il denunciante in caso di domande.

97. Infine, il Mediatore ha fatto riferimento alla summenzionata dichiarazione del segretario del denunciante relativa al distacco della relazione finanziaria e operativa alla data indicata nella ricevuta DHL.

98. Nella sua risposta alle ulteriori indagini del Mediatore, la Commissione ha spiegato che la corrispondenza in entrata del denunciante è stata registrata nel sistema interno di deposito della Commissione con un numero di riferimento il 6 febbraio 2003, con l'oggetto: Relazione finale 2001-1454. All'epoca era stata assegnata al responsabile del progetto della Commissione, sig.ra M. Non vi erano informazioni nel sistema di registrazione sul numero di fascicoli ricevuti, né sul loro tipo. Dato il tempo trascorso da allora, non era più possibile fornire una risposta alla domanda del Mediatore sul motivo per cui non vi era alcun timbro di ricevuta sulla relazione, né chiarire il contenuto di una conversazione telefonica tenutasi nel marzo 2003 tra la sig.ra M e il responsabile del progetto del denunciante. Tuttavia, altri fatti hanno fortemente suggerito che la relazione finanziaria finale non è mai stata ricevuta. Il denunciante non è stato in grado di consegnare alla sig.ra D un duplicato della relazione finale e, nel frattempo, il 21 marzo 2003, la Commissione ha approvato storni tra linee di bilancio. Tali storni erano stati richiesti dal denunciante e non sarebbero stati possibili se la relazione finanziaria fosse stata ricevuta e approvata dall'unità operativa.

99. La Commissione ha spiegato che la procedura finanziaria applicabile all'epoca era la seguente: una relazione finanziaria e un ordine di pagamento sarebbero inviati all'unità finanziaria solo previa approvazione dei funzionari responsabili dell'avvio operativo e finanziario e previa verifica finanziaria e operativa. Nessuna di queste approvazioni è stata registrata per la presunta relazione persa. Dato che gli storni tra linee di bilancio sono stati accettati dall'unità operativa un mese e mezzo dopo la data in cui il denunciante ha inviato la relazione asseritamente perduta, si è potuto concludere che i vari attori dell'unità operativa non avrebbero potuto approvarla e inviarla all'unità finanziaria.

100. Per quanto riguarda la dichiarazione della segretaria della denunciante, la sig.ra P, che all'epoca era responsabile dell'attuazione del progetto e aveva dichiarato di aver assistito all'effettivo invio di tutti i documenti dall'ufficio postale principale di una città polacca, la Commissione ha rispettosamente sottolineato che i documenti presentati il 6 febbraio 2003 erano stati inviati per mezzo di una società di spedizioni privata (DHL), non per posta. Inoltre, la Commissione ha rilevato un'apparente discrepanza nella posizione della sig.ra P, dal momento che, secondo la relazione finanziaria stessa, la sig.ra P ha lavorato al progetto solo per dieci giorni. Secondo la relazione di audit dei primi revisori, il beneficiario non dispone di personale proprio. I contratti sono stati stipulati con persone che forniscono servizi solo durante l'ammissibilità del progetto". Considerando che l'ammissibilità del progetto si è conclusa il 1o dicembre 2002 e che la relazione asseritamente perduta è stata inviata il 6 febbraio 2003, è emerso che la sig.ra P non era più alle dipendenze del denunciante al momento dell'invio della relazione finale.

101. Il denunciante non ha presentato ulteriori osservazioni.

f) L'asserita mancata assistenza al denunciante, tra l'altro, omettendo di rispondere alle sue lettere (aspetto vi) della prima accusa)

102. La denunciante ha sostenuto che l'assistenza fornita dalla sig.ra M era stata scarsa e che non aveva risposto a nessuna delle sue lettere dopo l'avvio del progetto. A tal riguardo, essa ha allegato copie di due lettere, rispettivamente datate 11 aprile 2002 e 3 dicembre 2002. Nella lettera di dicembre, il denunciante ha sottolineato di non aver ricevuto una risposta dalla sig.ra M alle sue numerose comunicazioni.

103. Nel suo parere, la Commissione ha ritenuto di aver fornito al denunciante risposte alle sue domande e assistenza durante l'attuazione del progetto, come ha fatto per tutti gli altri progetti. Inoltre, la Commissione ha osservato di aver incontrato il denunciante l'11 dicembre 2002, al fine di chiarire le ulteriori modifiche richieste da quest'ultimo. La Commissione ha sottolineato di aver sempre agito in stretta collaborazione con il denunciante e nell'interesse della corretta attuazione del progetto.

104. Nelle sue osservazioni, il denunciante non ha formulato osservazioni specifiche al riguardo.

105. Dopo aver esaminato il parere della Commissione, il Mediatore ha concluso di aver bisogno di ulteriori informazioni. Egli ha pertanto chiesto alla Commissione una risposta più specifica, tenendo conto della lettera del denunciante dell'11 aprile 2002, nella quale il denunciante aveva indicato che le sue precedenti lettere del 19 dicembre 2001, del 12 febbraio 2002 e del 16 marzo 2002 non avevano ricevuto risposta e che il responsabile del caso della Commissione non poteva essere contattato telefonicamente.

106. Nella sua risposta, la Commissione ha negato che la sig.ra M non avesse assistito il denunciante. La sig.ra M era stata utile prima e durante l'attuazione del progetto. Ci sono stati regolari contatti bilaterali tra lei e il denunciante. La Commissione ha sottolineato che era stata prestata un'attenzione più che sufficiente al trattamento del fascicolo del denunciante, che è stato gestito in uno spirito di equità e parità di trattamento. Il denunciante aveva chiesto modifiche all'accordo il 19 dicembre 2001, il 12 febbraio 2002 e il 16 marzo 2002. Nella sua lettera del 5 aprile 2002, la Commissione ha informato il denunciante che le modifiche richieste non potevano essere approvate. Tale lettera deve aver superato la lettera del denunciante dell'11 aprile 2002. Dopo che il denunciante ha chiarito le sue numerose richieste, in particolare con lettera del 19 giugno 2002, la Commissione ha fornito la sua posizione definitiva nella lettera del 30 luglio 2002, che affrontava la questione della modifica del periodo di attuazione menzionato nella lettera del denunciante del 5 aprile 2002.

107. Il denunciante non ha formulato ulteriori osservazioni su questo aspetto della denuncia.

g) Sulla richiesta della Commissione di revocare l'ordine di addebito (seconda richiesta)

108. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di revocare la sua nota di addebito con la quale ha ordinato al denunciante di rimborsare l'importo di 27 080,51 EUR.

109. Nel suo parere la Commissione ha respinto tale argomentazione. Ha spiegato che l'importo dell'ordine di addebito si basava sul secondo audit del progetto e ha ribadito le ragioni che l'avevano indotta a concludere che i costi pari all'importo summenzionato non erano ammissibili.

Valutazione del Mediatore

a) Sull'asserito mancato riferimento, nella modifica, alla corretta disposizione sulla durata dell'accordo originario (aspetto ii) della prima domanda)

110. La Commissione e il denunciante concordano sul fatto che la disposizione modificativa dell'accordo faceva riferimento all'articolo errato dell'accordo. Invece di fare riferimento all'articolo 2 dell'accordo, che riguardava la durata del contratto e il periodo di ammissibilità ai costi, esso menzionava l'articolo 3, che riguardava il finanziamento del progetto. Il Mediatore osserva che la Commissione ha quindi soddisfatto l'affermazione del denunciante secondo cui avrebbe dovuto riconoscere la sua mancata menzione, nella modifica, della corretta disposizione dell'accordo originario.

111. Il denunciante ha sostenuto che tale errore implicava che i) si applicasse il periodo iniziale di ammissibilità dei costi dal 1o maggio 2001 al 1o maggio 2002 oppure ii) il periodo di ammissibilità dei costi coprisse sia il periodo inizialmente previsto sia il periodo di cui alla modifica, ossia dal 1o maggio 2001 al 1o dicembre 2002. Il Mediatore osserva che è stato il denunciante stesso a proporre che il nuovo periodo di ammissibilità si estendesse dal 1o dicembre 2001 al 1o dicembre 2002. È inoltre chiaro che la Commissione ha accettato tale proposta. In tali circostanze, il Mediatore ritiene ragionevole l'argomentazione della Commissione secondo cui il riferimento errato nella disposizione di modifica era dovuto a un errore di battitura e che tale errore non rimette in discussione la chiarezza, lo scopo o la validità della modifica.

112. Pertanto, non è stata accertata alcuna cattiva amministrazione in relazione al secondo aspetto della prima domanda.

b) Il presunto ritardo nella firma della modifica dell'accordo (aspetto (i) della prima accusa) e la relativa domanda (aspetto (i) della prima domanda)

113. Al momento della firma dell'accordo tra il denunciante e la Commissione, il 19 dicembre 2001, una parte significativa del periodo di ammissibilità dei costi, inizialmente previsto tra il 1° maggio 2001 e il 1° maggio 2002, era già scaduta.

114. Il Mediatore osserva che il denunciante ha chiesto una modifica del periodo di ammissibilità dei costi il giorno stesso della firma della convenzione. La Commissione ha attribuito tale ritardo nella firma dell'accordo al tempo impiegato dal governo polacco per contribuire finanziariamente al programma «Cultura 2000». La modifica del periodo di ammissibilità dei costi sarebbe stata quindi la logica conseguenza di tale ritardo. È quindi difficile capire perché la Commissione abbia impiegato più di sette mesi per affrontare la questione. È vero che, nel febbraio 2002, il denunciante ha chiesto ulteriori modifiche al progetto. Tuttavia, se il motivo della sospensione della richiesta del denunciante di modificare il periodo di ammissibilità dei costi era la sua richiesta di ulteriori modifiche al progetto, resta il fatto che la Commissione non ne ha mai informato il denunciante. Inoltre, la Commissione non poteva ignorare l'importanza della modifica del periodo di ammissibilità dei costi per i lavori relativi al progetto, tanto più che tale periodo di ammissibilità, come inizialmente previsto, doveva scadere il 1° maggio 2002. In ogni caso, nulla dimostra che la Commissione abbia fornito al denunciante qualsiasi tipo di risposta alle sue ripetute richieste di proroga del suddetto periodo di ammissibilità prima del 30 luglio 2002. La Commissione non ha sostenuto che vi fossero ragioni oggettive che le impedissero di accettare la modifica proposta dal denunciante.

115. Inoltre, appare utile sottolineare ancora una volta che, anche nella sua lettera del 30 luglio 2002, la Commissione si è limitata a confermare che lo "spostamento delle attività del progetto al dicembre 2002"era "accettabile". Non ha detto che il cambiamento è stato, infatti, "accettato". In ogni caso, il Mediatore osserva che la Commissione riconosce che la modifica del periodo di ammissibilità dei costi ha richiesto una modifica formale.

116. Poiché, nel suo parere, la Commissione non ha fornito alcuna spiegazione sul motivo per cui sono trascorsi quasi altri cinque mesi prima dell’adozione definitiva di tale modifica, il Mediatore ha specificamente chiesto spiegazioni alla Commissione. Nella sua risposta, la Commissione si è limitata ad indicare che il ritardo in questione non aveva svantaggiato il denunciante, in quanto aveva già "formalmente" accettato la modifica nella sua lettera del 30 luglio 2002. Queste spiegazioni non sono convincenti. È difficile capire perché la Commissione, ritenendo che l'accordo fosse stato validamente modificato con la suddetta lettera, abbia ritenuto necessario procedere a una modifica formale nel dicembre 2002. In ogni caso, la Commissione non ha fornito una spiegazione ragionevole del tempo necessario per accettare l'emendamento in questione, indipendentemente dal fatto che si consideri il 30 luglio 2002 o il 19 dicembre 2002 come la data in cui l'emendamento è stato accettato.

117. Il Mediatore ritiene che costituisca una buona prassi amministrativa per le istituzioni dell'UE attuare modifiche non controverse dei contratti entro un lasso di tempo ragionevole, a meno che non vi siano ragioni oggettive che giustifichino il motivo per cui ciò non è possibile. La Commissione non ha fornito spiegazioni convincenti sul motivo per cui non fosse possibile farlo nel caso di specie. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione. Il Mediatore farà pertanto un'osservazione critica corrispondente qui di seguito.

118. Per quanto riguarda l'aspetto correlato i) della prima argomentazione, vale a dire che la Commissione dovrebbe riconoscere di non aver accertato che la modifica è stata firmata durante il periodo di validità dell'accordo, la Commissione ha ammesso che la modifica dell'accordo è stata firmata dopo la scadenza del periodo di validità dell'accordo. Tuttavia, come spiegato in precedenza, la responsabilità del ritardo nella firma dell'emendamento deve essere imputata alla Commissione. Il fatto che la Commissione non abbia ammesso di essere responsabile di tale ritardo costituisce un ulteriore caso di cattiva amministrazione che sarà oggetto di un'altra osservazione critica formulata in appresso.

c) Le verifiche asseritamente incoerenti (aspetto (ii) della prima accusa), il rifiuto di accettare i documenti rilasciati da una diocesi (aspetto (iii) della prima accusa) e l'affermazione secondo cui la Commissione dovrebbe accettare documenti testimoniali (terza affermazione)

119. Il denunciante ha essenzialmente sostenuto che la Commissione ha agito in modo errato in quanto i) ha ritenuto alcuni costi non ammissibili anche se i primi revisori li avevano accettati, ii) ha ritenuto che il denunciante non avesse fornito le informazioni che sarebbero state necessarie per considerare alcuni costi ammissibili e iii) ha rifiutato di accettare alcuni documenti rilasciati dai partner del progetto del denunciante come elementi di prova sufficienti.

120. Per quanto riguarda la prima delle questioni di cui sopra, va ricordato che la Commissione non ha seguito le raccomandazioni formulate dai primi revisori, ma ha deciso di procedere a un secondo audit. Il denunciante ha concentrato la sua critica sul fatto che i secondi revisori hanno respinto alcuni costi che i primi revisori avevano ritenuto ammissibili. La Commissione non sembra contestarlo. Il Mediatore concorda sul fatto che, in effetti, sembrerebbe insolito che i costi accettati nel primo audit, sulla base delle informazioni disponibili in quel momento, siano considerati non ammissibili nel secondo audit, sulla base delle stesse informazioni e delle informazioni supplementari fornite dal beneficiario. Tuttavia, ciò che è decisivo è se le conclusioni raggiunte dai secondi revisori fossero fondate.

121. In particolare, il Mediatore ritiene che qualsiasi discrepanza o incoerenza tra le risultanze dei due audit sarebbe pertinente in questo caso solo se il denunciante potesse legittimamente aspettarsi che le risultanze del primo revisore non potessero essere successivamente messe in discussione da un secondo audit. Secondo la giurisprudenza degli organi giurisdizionali dell’Unione, una persona può nutrire un legittimo affidamento nel fatto che un’istituzione dell’Unione si comporti in un determinato modo solo se a) sono state fornite all’interessato assicurazioni precise, incondizionate e concordanti provenienti da fonti autorizzate e affidabili, b) tali assicurazioni erano tali da far sorgere un legittimo affidamento e c) le assicurazioni fornite sono conformi alle norme applicabili [5]. Nel caso di specie, il denunciante si limita a sostenere di aver ricevuto assicurazioni dal rappresentante della Commissione presente durante il primo audit secondo cui i documenti da esso forniti erano "esatti". Sembra pertanto che la Commissione non abbia fornito al denunciante alcuna garanzia chiara che alcuni costi considerati ammissibili dai primi revisori sarebbero stati accettati anche dai secondi revisori. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che nulla impedisse ai secondi revisori di riesaminare nuovamente tutte le prove e i documenti in possesso del denunciante.

122. Il denunciante sembra inoltre aver ritenuto iniquo il fatto che il secondo audit abbia qualificato come non ammissibili alcuni costi che il primo audit aveva ritenuto ammissibili.

123. A tale riguardo, il Mediatore ritiene utile formulare una serie di osservazioni. In primo luogo, la questione dell’equità nel caso di specie dovrebbe necessariamente essere valutata tenendo conto del comportamento di entrambe le parti contrattuali, vale a dire il denunciante e la Commissione. In secondo luogo, e come già osservato in precedenza, il denunciante ha affermato che alcune spese per un importo di 10 413 EUR considerate ammissibili nel primo audit erano state respinte nel secondo audit. La Commissione non ha contestato tale affermazione. In terzo luogo, sia il primo che il secondo audit sono stati effettuati presso la sede del denunciante da revisori qualificati, conformemente ai principi di revisione internazionali e sulla base dei documenti messi a disposizione dal denunciante all'epoca dei fatti. In quarto luogo, non spetta al Mediatore esaminare il modo in cui i revisori hanno valutato le singole voci di spesa e procedere a un nuovo audit di documenti specifici e/o di altre voci, né, se del caso, tale ruolo potrebbe essere assegnato alla Commissione. Ciò che la Commissione doveva decidere era se e in quale misura dovesse seguire le raccomandazioni dei revisori qualificati. Spetta pertanto al Mediatore valutare se la posizione della Commissione al riguardo fosse ragionevole ed equa.

124. I primi revisori hanno ritenuto che la Commissione avesse il diritto di recuperare dal denunciante l'intero importo della sovvenzione (87 272,10 EUR) a causa del mancato rispetto da parte di quest'ultimo delle disposizioni della convenzione relative all'incapacità del denunciante di dimostrare il proprio contributo. La Commissione ha tuttavia dimostrato la sua buona volontà scegliendo di seguire un'altra delle conclusioni dei primi revisori, che era più vantaggiosa per il denunciante, vale a dire che, sulla base dei costi ammissibili verificati, l'importo molto inferiore di 41 196,92 EUR poteva essere stabilito come importo da rimborsare. Inoltre, quando, in seguito alle risultanze del primo audit, il denunciante ha presentato ulteriori documenti relativi alle spese, la Commissione ha deciso di dargli la possibilità di presentare tutti i suoi documenti nel contesto di un secondo audit. Dato che il denunciante era in ogni caso obbligato a conservare un'adeguata documentazione relativa al progetto anche prima del primo audit, la presente decisione può essere considerata un'ulteriore dimostrazione della buona volontà della Commissione. A questo proposito può essere utile sottolineare che, sulla base dell'esperienza del Mediatore, la volontà della Commissione di consentire lo svolgimento di un secondo audit è del tutto eccezionale.

125. Il Mediatore sottolinea poi che, ai sensi dell'articolo 12 dell'allegato II dell'accordo, il denunciante doveva conservare "tutti i documenti relativi alla gestione tecnica e finanziaria del progetto" e che la Commissione aveva il diritto di commissionare un audit per un periodo massimo di cinque anni dopo la conclusione del progetto [6]. Ancora più importante, un esame più attento dei requisiti pertinenti di cui all'articolo 9 dell'allegato II sull'ammissibilità dei costi rivela che la loro domanda avrebbe necessariamente comportato un margine di discrezionalità per quanto riguarda l'ammissibilità dei costi specifici nell'ambito del progetto. Pertanto, indipendentemente dal fatto che i due audit fossero basati sullo stesso o su documenti diversi, dato il margine di discrezionalità in questione, ci si poteva aspettare che i revisori che hanno effettuato il secondo audit potessero avere opinioni divergenti da quelle dei primi revisori per quanto riguarda l’ammissibilità di determinate voci di spesa. A tale riguardo, il Mediatore osserva altresì che, nonostante il margine di discrezionalità dei revisori e i rischi intrinseci associati a un nuovo audit, il secondo audit, nonostante le sue diverse risultanze, ha concluso che al denunciante avrebbe dovuto essere chiesto di rimborsare un importo significativamente inferiore a quello raccomandato nel primo audit.

126. Può essere utile aggiungere che nelle osservazioni del denunciante non vi era nulla che dimostrasse che le risultanze pertinenti del primo audit fossero manifestamente corrette e che le risultanze del secondo audit fossero manifestamente errate.

127. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che le risultanze asseritamente incoerenti dei due audit non possano giustificare la constatazione che il denunciante sia stato trattato ingiustamente.

128. Successivamente, il Mediatore esaminerà l'altra argomentazione addotta dal denunciante, vale a dire che la Commissione ha erroneamente ritenuto che il denunciante non avesse fornito le informazioni necessarie affinché taluni costi fossero considerati ammissibili. Il Mediatore osserva che, come sottolineato dalla Commissione, è stato necessario soddisfare una serie di condizioni affinché i costi fossero considerati ammissibili. Il denunciante non ha contestato le dichiarazioni rese dalla Commissione in tale contesto. Per quanto riguarda i costi contestati nel caso di specie, il Mediatore osserva che, secondo la Commissione, i secondi revisori hanno constatato che il denunciante non ha fornito documenti giustificativi rilasciati da terzi e che il denunciante non ha presentato contratti, schede orarie o documenti relativi alle buste paga né per quanto riguarda determinate spese di personale.

129. Per quanto riguarda il rifiuto di accettare alcuni documenti rilasciati dai partner del progetto del denunciante come prove sufficienti, il denunciante ha fatto riferimento a documenti relativi ai contributi di a) una diocesi e b) c) altre due istituzioni partner. Per quanto riguarda la lettera a), il denunciante ha presentato una "relazione sul contributo del co-organizzatore del progetto" di una pagina riguardante una diocesi contenente una tabella indicante che un vescovo ha versato un contributo di 2 000 EUR. Il documento reca quello che sembra essere il timbro ufficiale di una diocesi ed è firmato e datato 14 gennaio 2004. Nessun'altra data figura in tale relazione. Per quanto riguarda la lettera b), il denunciante ha presentato un'altra" relazione sul contributo del co-organizzatore del progetto" in relazione all'istituzione partner pertinente. Il presente documento reca anche il timbro ufficiale del partner del progetto ed è firmato e datato 17 novembre 2003. Non specifica la data in cui è stato effettuato il contributo. Per quanto riguarda la lettera c), il denunciante ha presentato due documenti. La prima è intitolata "Convenzione/conferma del contributo del partner"ed è datata 1o febbraio 2002. La seconda è una "relazione sull'input del co-organizzatore del progetto". Essa reca il timbro ufficiale del partner ed è firmata e datata 20 novembre 2001.

130. La Commissione ha ritenuto che una semplice dichiarazione non costituisse una prova sufficiente, a meno che non fosse suffragata dalla prova delle spese registrate e pagate dai conti del beneficiario. Secondo la Commissione, tale prova non è mai stata presentata dal denunciante.

131. Il Mediatore ritiene che l'approccio della Commissione sia conforme alle condizioni di ammissibilità stabilite nell'accordo.

132. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che la Commissione abbia fornito un resoconto coerente e ragionevole del modo in cui ha gestito i costi dichiarati dal denunciante. Non si riscontra pertanto alcuna cattiva amministrazione al riguardo.

d) Il rifiuto di esaminare documenti aggiuntivi dopo l'audit [aspetto iv) della prima affermazione]

133. Il denunciante ha sostanzialmente sostenuto che la Commissione ha erroneamente rifiutato di prendere in considerazione documenti aggiuntivi che il denunciante ha ottenuto dopo il completamento del secondo audit. Dalle prove raccolte dal Mediatore emerge che il secondo revisore ha invitato il denunciante a presentare osservazioni sul progetto di relazione di audit entro il 4 settembre 2007. Il 5 settembre 2007 il denunciante ha chiesto una proroga di tale termine fino al 10 ottobre 2007. I revisori hanno concesso al denunciante la proroga richiesta. Gli elementi di prova a disposizione del Mediatore non suggeriscono che il denunciante abbia chiesto o ottenuto un'ulteriore proroga.

134. I revisori sembrano aver presentato la loro relazione alla Commissione il 28 novembre 2007, ossia un mese e mezzo dopo la scadenza del termine prorogato fissato per la presentazione delle osservazioni da parte del denunciante. Sembra utile ricordare che, secondo l'accordo, il denunciante avrebbe potuto essere sottoposto ad audit entro un periodo di cinque anni dalla fine del progetto. In caso di audit, essa doveva mettere a disposizione tutti i documenti relativi alla gestione tecnica e finanziaria del progetto. Il Mediatore osserva che, nel caso di specie, il denunciante ha avuto la possibilità di presentare ulteriori prove fino al 10 ottobre 2007, ossia quasi cinque anni dopo la fine del progetto. Il denunciante non poteva ignorare l'importanza di tale termine, in quanto aveva egli stesso chiesto una proroga del termine iniziale.

135. Dato che il denunciante avrebbe dovuto essere in possesso dei documenti pertinenti fin dall'inizio dell'attuazione del progetto (e non raccoglierli quasi cinque anni dopo il completamento del progetto) e considerando che il termine prorogato era scaduto senza alcuna risposta da parte del denunciante, il Mediatore ritiene che il denunciante avesse più che sufficiente tempo per ottenere i documenti pertinenti dai suoi partner. Pertanto, il Mediatore ritiene che la Commissione fosse legittimata a ritenere che nessun documento aggiuntivo inviato oltre il termine pertinente dovesse essere preso in considerazione dai secondi revisori o da essa stessa e che potesse procedere alla finalizzazione della relazione di audit. Inoltre, i documenti che il denunciante ha presentato tardivamente alla Commissione sembrano riguardare spese di viaggio non ammissibili sostenute dopo il completamento del progetto.

136. Alla luce di quanto precede, non può essere accertata alcuna cattiva amministrazione al riguardo.

e) Sull'asserita perdita della relazione finale di progetto originaria [aspetto v) della prima accusa]

137. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione ha perso la relazione finale che le aveva inviato. In via preliminare, appare utile ricordare che la relazione finale consisteva nella relazione operativa, contenente la descrizione delle attività svolte, e nella relazione finanziaria, che delineava le entrate e le spese del progetto. Nel corso dell'indagine è emerso che la critica del denunciante riguardava solo la relazione finanziaria che, secondo il denunciante, la Commissione ha ricevuto nel febbraio 2003 e poi ha perso. Sembra utile aggiungere che dall'ispezione effettuata dai servizi del Mediatore è emerso che la relazione operativa del denunciante, datata 1o febbraio 2003, fa parte del fascicolo della Commissione.

138. Il denunciante ha presentato una copia di una ricevuta DHL da cui risulta che aveva inviato due pacchi alla Commissione il 6 febbraio 2003. Tuttavia, tale ricevuta non dimostra che tali pacchetti contenessero la relazione finanziaria finale.

139. È vero che, nelle sue e-mail del 30 maggio e del 5 giugno 2003, la sig.ra D ha dichiarato che la relazione finanziaria sembrava essere andata perduta. Tuttavia, la formulazione stessa di queste e-mail chiarisce che la sig.ra D non si riferiva a qualcosa che sapeva essere un fatto, ma piuttosto a una supposizione che aveva fatto. Pertanto, la dichiarazione pertinente non dimostra che la Commissione abbia effettivamente ricevuto la relazione finanziaria nel febbraio 2003 per poi perderla. Il denunciante ha suggerito che il valore probatorio della dichiarazione della sig.ra D è stato ulteriormente rafforzato dal fatto che, secondo il denunciante, la sig.ra D ha consultato il suo capo unità prima di inviare le e-mail pertinenti. Anche se le ipotesi del denunciante fossero corrette, ciò non modificherebbe tuttavia il fatto che la dichiarazione della sig.ra D si basava semplicemente su un'ipotesi non provata.

140. Il denunciante ha sostenuto che, se la relazione finanziaria non fosse stata effettivamente presentata nel febbraio 2003, sarebbe difficile capire perché la Commissione se ne sia accorta solo quasi quattro mesi dopo. Il Mediatore ritiene sconcertante che la Commissione sembri aver notato l'assenza della relazione finanziaria alla fine di maggio 2003, tanto più che, secondo l'e-mail della sig.ra D del 30 maggio 2003, la sig.ra M aveva già presentato un "progetto di valutazione" del contenuto della relazione operativa. Tuttavia, la sig.ra D ha anche affermato che la sig.ra M non aveva lasciato alcuna valutazione delle entrate e delle spese. Forse ciò sarebbe potuto accadere perché alla relazione finanziaria non era stata fornita la relazione operativa. Tuttavia, il fatto che ciò non sia stato notato in precedenza avrebbe potuto anche essere dovuto al fatto che il fascicolo pertinente non era stato trattato, prima che la sig.ra D lo prendesse in carico, con la diligenza che avrebbe dovuto essere.

141. Il denunciante ha sottolineato di avere tutto l'interesse a presentare la relazione il prima possibile, in quanto ciò costituiva una condizione preliminare per ricevere il resto della sovvenzione. Sarebbe stato contrario al proprio interesse non rispettare tale condizione. Il Mediatore concorda sul fatto che è logico presumere che il denunciante avesse un chiaro interesse a presentare quanto prima la relazione finanziaria in questione. Tuttavia, ciò non esclude la possibilità che il denunciante abbia inavvertitamente omesso di farlo. Il Mediatore osserva che, nella sua lettera del 5 giugno 2003, il denunciante ha dichiarato che la relazione finale era ancora memorizzata sul suo computer e che l'avrebbe inviata per posta in modo da evitare confusione da parte degli esperti della Commissione. Tuttavia, il 16 giugno 2003 la Commissione ha richiamato l'attenzione del denunciante sul fatto che era ancora necessario presentare la relazione finanziaria finale [7] e che la Commissione l'aveva ricevuta solo il 20 giugno 2003.

142. La Commissione ha sostenuto che, poiché solo il 20 marzo 2003 ha accettato alcuni storni tra le linee di bilancio del progetto, la relazione finanziaria finale non avrebbe potuto essere presentata nel febbraio 2003. Il Mediatore ritiene che sembrerebbe effettivamente logico supporre che un beneficiario attenda la risposta della Commissione a una richiesta di procedere a determinate modifiche finanziarie prima di presentargli la relazione finanziaria. Tuttavia, non si può escludere che la relazione finanziaria sia stata comunque presentata nel febbraio 2003, partendo dal presupposto che la Commissione avrebbe approvato le modifiche pertinenti e al fine di consentire al denunciante di ottenere il resto della sovvenzione il più rapidamente possibile.

143. In risposta alle ulteriori indagini del Mediatore, la Commissione ha spiegato che, sebbene la corrispondenza del denunciante fosse stata ricevuta e registrata il 6 febbraio 2003, essa non era a conoscenza del numero o del tipo di fascicoli ricevuti nell'ambito di tale corrispondenza. Dato il tempo trascorso, la Commissione non è stata in grado di spiegare perché non vi fosse alcun timbro di ricevuta sulla relazione operativa. Pertanto, da tali informazioni non è possibile stabilire se la Commissione abbia ricevuto la relazione finanziaria nel febbraio 2003.

144. Nella sua lettera alla Commissione del 5 giugno 2003, il denunciante ha indicato che la sig.ra M aveva informato il suo responsabile del progetto nel corso di una conversazione telefonica nel marzo 2003 che la relazione finanziaria era in fase di esame da parte di esperti finanziari indipendenti che si sarebbero messi in contatto con lui in caso di domande. La Commissione ha spiegato di non essere in grado di confermare il contenuto di tale conversazione telefonica. Tuttavia, dai chiarimenti della Commissione emerge che la relazione finanziaria asseritamente perduta non era stata presentata ai servizi della Commissione incaricati degli aspetti finanziari del progetto (come richiesto dal procedimento amministrativo applicabile all'epoca e descritto al precedente paragrafo 99), poiché non vi era traccia di tale relazione nei loro registri. Pertanto, sebbene non sia possibile stabilire quanto affermato nella conversazione telefonica pertinente, risulta che la relazione asseritamente perduta non aveva raggiunto l’unità finanziaria. Il Mediatore osserva che ciò potrebbe implicare che la relazione finanziaria potrebbe essere andata perduta mentre era ancora in possesso dell'unità operativa.

145. La denunciante ha prodotto una dichiarazione del suo segretario che conferma di aver assistito all'invio della relazione finanziaria e della relazione operativa alla Commissione presso l'ufficio postale principale di una città polacca. In risposta, la Commissione ha addotto due argomenti, vale a dire che i) in base alla prima relazione di audit, la sig.ra P non avrebbe più dovuto essere impiegata dal denunciante al momento dell'invio della relazione finale e ii) il denunciante si è avvalso di una società di spedizioni privata (DHL) per inviare la sua relazione finale alla Commissione. Per quanto riguarda la prima argomentazione, il Mediatore osserva che il denunciante è un'associazione. Sebbene la relazione di audit rilevasse che l'associazione non disponeva di personale proprio, la stessa relazione indicava anche che la sig.ra P era elencata come segretaria dell'associazione nel registro giudiziario. Pertanto, non si può escludere che la sig.ra P fosse impiegata e presente al momento dell’invio della relazione finanziaria. Il primo argomento della Commissione non è quindi convincente. Per quanto riguarda la seconda argomentazione della Commissione, il Mediatore osserva che, in effetti, il denunciante non aveva utilizzato il servizio postale, ma un corriere espresso internazionale privato (DHL), per inviare la sua relazione finale alla Commissione. Pertanto, la dichiarazione della sig.ra P di aver assistito all'invio della relazione presso l'ufficio postale principale di una città polacca appare dubbia. Il Mediatore si rammarica di notare che il denunciante non ha fornito alcun chiarimento che potesse fare più luce su questo punto. In tali circostanze, il Mediatore ritiene che la dichiarazione della sig.ra P non abbia il valore probatorio necessario per influenzare in modo decisivo la sua conclusione.

146. Tenendo conto di tutti i fattori summenzionati, il Mediatore ritiene che non sia possibile stabilire con certezza che, come asserito dal denunciante, la Commissione abbia ricevuto la relazione finanziaria nel febbraio 2003 e successivamente l'abbia persa. Pertanto, il Mediatore deve concludere che non può essere accertata alcuna cattiva amministrazione al riguardo.

147. Tuttavia, il Mediatore ritiene che dalla presente indagine sia emerso che alcuni aspetti della gestione da parte della Commissione di questo tipo di progetti potrebbero essere ulteriormente migliorati. A tal fine, formulerà due ulteriori osservazioni in merito ai due punti illustrati di seguito.

148. Il Mediatore ritiene che le procedure di registrazione della Commissione per i documenti in arrivo in vigore al momento in cui si sono verificati i fatti di questo caso potrebbero chiaramente essere migliorate (se ciò non è stato fatto nel frattempo). In tale contesto, va osservato che la relazione operativa del denunciante nel fascicolo della Commissione non conteneva alcun timbro indicante la data di ricevimento. A titolo di confronto, i documenti ricevuti dal Mediatore sono registrati, timbrati con la data di ricevimento, aggiunti a un fascicolo fisico e scansionati per la conservazione elettronica. La Commissione farebbe bene a garantire che, nella misura in cui non ha ancora adottato tali misure, qualsiasi elemento o documento che riceve sia trattato in modo da consentire di stabilire in modo semplice e affidabile quando è stato effettivamente ricevuto e registrato.

149. Inoltre, se un responsabile di progetto incaricato di un determinato fascicolo all'interno della Commissione sta per lasciare il suo posto o terminare il suo rapporto di lavoro con la Commissione, costituirebbe una buona prassi amministrativa garantire la preparazione di note di passaggio di consegne, facendo il punto di tutte le fasi precedenti della procedura (compresa l'eventuale corrispondenza pertinente scambiata) e di eventuali azioni in sospeso che devono essere intraprese. Ciò potrebbe ridurre significativamente la possibilità di errori amministrativi che possono derivare da un cambiamento nei responsabili di progetto. Dovrebbe inoltre contribuire a garantire la necessaria continuità nella gestione dei progetti nei confronti del mondo esterno.

f) L'asserita mancata assistenza al denunciante, tra l'altro, omettendo di rispondere alle sue lettere (aspetto vi) della prima accusa)

150. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione e, in particolare, la sig.ra M non hanno fornito al denunciante assistenza sufficiente non rispondendo alle sue lettere. A tale riguardo, il Mediatore osserva che il denunciante non ha suggerito che la sig.ra D, subentrata alla sig.ra M, non le abbia fornito un’assistenza adeguata.

151. Il denunciante ha fatto riferimento a una lettera dell'11 aprile 2002, inviata alla Commissione dal suo coordinatore, in cui si affermava che la sig.ra M non aveva risposto alla precedente corrispondenza del 19 dicembre 2001, del 12 febbraio 2002 e del 16 marzo 2002 e che il coordinatore non era stato in grado di contattarla telefonicamente. La Commissione ha dichiarato che la sig.ra M era stata regolarmente in contatto con il denunciante e che la Commissione lo aveva informato con lettera del 5 aprile 2002 che le modifiche richieste erano troppo ampie. Secondo la Commissione, tale lettera deve aver superato la lettera del denunciante dell'11 aprile 2002.

152. Secondo il Mediatore, se vi sono stati contatti regolari con il denunciante, ciò sembra essere dovuto in gran parte agli sforzi del denunciante stesso. Anche se il denunciante, nella sua lettera del 12 febbraio 2002, ha chiesto modifiche che sembravano modificare in modo significativo il progetto, non è chiaro perché la Commissione abbia impiegato quasi due mesi per indirizzare tale lettera. Inoltre, il 19 dicembre 2001, il denunciante ha chiesto una modifica del periodo di ammissibilità dei costi e ha ribadito la sua richiesta l'11 aprile 2002. Tuttavia, la successiva lettera della Commissione del 5 aprile 2002 non affrontava nemmeno tale questione pendente. In realtà, la Commissione ha impiegato più di sette mesi per esprimere il proprio parere sulla richiesta del denunciante di prorogare il periodo di ammissibilità dei costi fino al dicembre 2002. In tale contesto, il Mediatore ritiene che la Commissione non abbia fornito alcuna spiegazione convincente per dimostrare che, attraverso la coordinatrice del progetto, la sig.ra M, avesse effettivamente fornito al denunciante un'assistenza sufficiente. Di conseguenza, il Mediatore ritiene che vi sia un caso di cattiva amministrazione per quanto riguarda la presunta incapacità della Commissione di assistere sufficientemente il denunciante. Dato che questo aspetto in una certa misura si sovrappone alla questione del ritardo nella firma della modifica dell'accordo (aspetto i) della prima affermazione e aspetto i) della prima affermazione), esso sarà preso in considerazione nell'osservazione critica corrispondente a tale questione.

g) Sulla richiesta della Commissione di revocare l'ordine di addebito (seconda richiesta)

153. Come osservato in precedenza, non tutti gli aspetti dell'attuazione e del trattamento dell'accordo da parte della Commissione con il denunciante sono stati soddisfacenti. Tuttavia, i suddetti casi di cattiva amministrazione commessi dalla Commissione non sono tali da mettere in discussione il motivo alla base dell'emissione della nota di addebito indirizzata al denunciante, ossia che quest'ultimo non ha fornito, per un periodo superiore a quattro anni, gli elementi di prova necessari per dimostrare che aveva operato conformemente all'accordo concluso con la Commissione. Il Mediatore ritiene pertanto che il rifiuto della Commissione di revocare l'ordine di addebito fosse giustificato.

B. Asserzione di non aver fornito informazioni sulla possibilità di proporre ricorso (seconda asserzione)

Argomenti presentati al Mediatore

154. Il denunciante ha sostenuto che la nota di addebito della Commissione non forniva alcuna informazione sulla possibilità di un ricorso. Ha pertanto ritenuto che la nota di addebito dovesse essere revocata.

155. Nel suo parere la Commissione ha sostenuto che, firmando l'accordo, il denunciante era pienamente consapevole della possibilità di rivolgersi al Tribunale per contestare una decisione adottata dalla Commissione. Ciò era previsto all'articolo 8 dell'allegato II dell'accordo.

Valutazione del Mediatore

156. È vero che la nota di addebito non precisava come potesse essere impugnata. Tuttavia, l'accordo firmato dal denunciante conteneva una disposizione specifica relativa alla risoluzione delle controversie. Pertanto, è ragionevole presumere che il denunciante fosse a conoscenza della clausola di risoluzione delle controversie contenuta nel contratto che aveva firmato. Inoltre, la nota di addebito stessa faceva riferimento anche all'accordo firmato dal denunciante. Il Mediatore ritiene pertanto che la posizione della Commissione appaia ragionevole e che pertanto non si possa riscontrare alcuna cattiva amministrazione in relazione a tale affermazione.

C. La presunta iscrizione nella lista nera del denunciante e la relativa argomentazione (terza argomentazione e quarta argomentazione)

Argomenti presentati al Mediatore

157. Il denunciante ha sostenuto nella sua denuncia che la preparazione del progetto 2 nel 2005 ha coinvolto nove partner e un notevole sforzo in termini di tempo e denaro. Il coordinatore del denunciante si è recato per visitare tutte le istituzioni coinvolte in Islanda, Grecia, Spagna e Germania, ha effettuato prenotazioni per concerti di musica, ha firmato accordi e ha sostenuto altre spese correlate. Il progetto è stato infine selezionato per una sovvenzione e, nel luglio 2005, i partner del progetto hanno iniziato a lavorare alla sua attuazione. Tuttavia, la Commissione ha squalificato il progetto a causa dell'apparente cattiva condotta del denunciante nel contesto del suo progetto 1 precedentemente selezionato. Secondo il denunciante, all'epoca o al momento della denuncia non vi erano prove di irregolarità da parte sua nell'attuazione del progetto summenzionato. Secondo il denunciante, la Commissione ha basato la sua decisione di escludere il suo secondo progetto su prove false presentate dalla sig.ra B. Ha sostenuto che tale comportamento equivale a una lista nera illegale.

158. Nel suo parere, la Commissione ha spiegato che non esistevano "liste nere" nell'ambito del programma Cultura 2000. Ha aggiunto che il progetto 2 del denunciante ha ricevuto 68,20 punti su 100. Pur non essendo stata selezionata per il sostegno finanziario, è stata inserita in un elenco di riserva. La Commissione ha deciso di non concedere una sovvenzione sulla base della prima relazione di audit relativa al progetto 1 e nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria sancito dal regolamento finanziario [8]. Essa ne ha informato il denunciante il 12 luglio 2005. La responsabilità di avviare il progetto prima di conoscere l'esito della procedura di selezione della Commissione spetta esclusivamente al denunciante. Analogamente, il fatto che il progetto non sia stato selezionato per una sovvenzione non ha conferito al denunciante alcun diritto a compensazione, in quanto l'unico documento vincolante sarebbe stata la convenzione di sovvenzione firmata.

159. Nelle sue osservazioni sul parere della Commissione, il denunciante ha sottolineato che, quando la Commissione ha squalificato il progetto 2, non vi erano risultanze definitive in relazione al primo audit. Pertanto, non ci sarebbero stati motivi per squalificarlo.

160. In risposta alle ulteriori indagini del Mediatore, la Commissione ha spiegato di aver deciso di non concedere una sovvenzione per il progetto 2 perché, a norma dell'articolo 115 del regolamento finanziario, una domanda di sovvenzione doveva essere valutata sulla base dei criteri di selezione. tra cui la capacità finanziaria del richiedente di portare a termine il progetto proposto. L'articolo 176, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2342/2002 [9] precisava inoltre che il richiedente deve disporre di fonti di finanziamento stabili e sufficienti per mantenere l'attività per tutto il periodo stabilito e per partecipare al suo finanziamento. Questa condizione preliminare è stata specificatamente inserita nell'invito a presentare proposte del 2005 del programma Cultura 2000, che prevedeva che i candidati e i coorganizzatori "devono fornire garanzie della loro sostenibilità finanziaria".

161. La Commissione ha osservato che i conti ufficiali del denunciante per gli anni 2000 e 2002, ottenuti nel corso del primo audit, dimostravano che il denunciante non disponeva della capacità finanziaria adeguata per organizzare un progetto di dimensione europea. I suoi risultati annuali erano negativi, la sua perdita netta era in aumento e non c'era quasi nessun capitale. Oltre alle sovvenzioni ricevute dalla Commissione, il denunciante non disponeva di altri introiti significativi per la gestione di un progetto. Questi elementi riflettevano la capacità finanziaria estremamente debole del denunciante e sono stati individuati dai primi revisori. È stato il mancato rispetto di uno dei principali criteri per la concessione di una sovvenzione, come stabilito nel regolamento finanziario e nell'invito a presentare proposte, che ha indotto la Commissione a rifiutare la concessione di una sovvenzione. La Commissione ha sottolineato che il rigetto della proposta del denunciante derivava dalla sua scarsa capacità finanziaria e non da nessuno dei criteri di esclusione di cui all'articolo 114, paragrafo 2, del regolamento finanziario.

162. I rappresentanti del Mediatore hanno esaminato il fascicolo della Commissione relativo al progetto 2. È emerso che, a causa della disponibilità di risorse di bilancio supplementari, sarebbe stato possibile finanziare il progetto del denunciante. Il servizio competente della Commissione ha preparato un elenco dei progetti inclusi nell'elenco di riserva che potevano beneficiare di tale finanziamento, unitamente alle lettere che informavano i richiedenti interessati. Una lettera del 7 luglio 2005, indirizzata al denunciante, è stata preparata ma non inviata perché da un'analisi della capacità finanziaria del denunciante effettuata nel frattempo è emerso chiaramente un importo significativo di capitale negativo. La Commissione ha pertanto deciso di non finanziare il progetto del denunciante e di informarlo di conseguenza con lettera del 12 luglio 2005. La Commissione ha ribadito che la procedura era stata corretta e trasparente e che non vi era stata alcuna "lista nera" del denunciante o di qualsiasi altro richiedente.

163. Il denunciante non ha formulato osservazioni sulla parte della relazione di ispezione relativa a tale affermazione.

Valutazione del Mediatore

164. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione ha rifiutato illegalmente e ingiustamente di consentire al denunciante di coordinare il progetto 2, che era già stato approvato e la cui attuazione era già iniziata. A suo avviso, ciò era dovuto al fatto che era stato segretamente "inserito nella lista nera".

165. Dall'indagine condotta dal Mediatore è emerso che la Commissione non ha squalificato il denunciante per cattiva condotta ad esso attribuita nell'esecuzione del progetto 1. Infatti, come rivelato dall’indagine, la Commissione aveva inizialmente (e indipendentemente da tale progetto) inteso a finanziare il progetto 2, una volta resi disponibili fondi supplementari. Il cambiamento di posizione è avvenuto solo dopo aver appreso della situazione finanziaria del denunciante.

166. Dall'esame del fascicolo della Commissione non sono emersi elementi che suggerissero che la decisione della Commissione fosse stata adottata sulla base di una presunta "lista nera". La Commissione ha spiegato che la sua decisione si basava su disposizioni giuridiche specifiche contenute nel regolamento finanziario e nel regolamento (CE) n. 2342/2002, che miravano a garantire che i beneficiari delle sovvenzioni disponessero di una capacità finanziaria sufficiente per completare i loro progetti. Nel corso dell'esame del fascicolo della Commissione, quest'ultima ha trasmesso al Mediatore un documento datato 5 luglio 2005, contenente un'analisi della situazione finanziaria del denunciante. Da tale documento è emerso che il denunciante non soddisfaceva nessuno degli indicatori finanziari pertinenti. Il denunciante non ha contestato le risultanze relative alla sua situazione finanziaria.

167. Alla luce di quanto precede, le affermazioni del denunciante secondo cui la Commissione ha agito illegalmente e ingiustamente o ha inserito il denunciante nella lista nera non possono essere accolte. Non è stata quindi accertata alcuna cattiva amministrazione per quanto riguarda la terza censura.

168. Tuttavia, il Mediatore ha sempre sostenuto l'opinione secondo cui costituisce buona prassi amministrativa che un'amministrazione agisca in modo trasparente e spieghi le ragioni delle sue azioni in termini chiari e inequivocabili. Il Mediatore osserva che la formulazione utilizzata nella lettera della Commissione del 12 luglio 2005, vale a dire che "alcune preoccupazioni" sono state sollevate in merito al denunciante di cui anche quest ' ultimo "era a conoscenza" era inutilmente vaga e oscura. Se nel contesto della presente indagine la Commissione è stata in grado di spiegare in modo convincente le ragioni della sua decisione di non finanziare il secondo progetto del denunciante, avrebbe dovuto farlo in primo luogo, nella sua lettera al denunciante del 12 luglio 2005. Sarebbe auspicabile che, in futuro, la Commissione potesse garantire che i richiedenti che si trovano in una situazione simile a quella del denunciante siano informati in termini chiari e inequivocabili dei motivi per cui il loro progetto non sarà finanziato. Pertanto, il Mediatore farà un'ulteriore osservazione corrispondente qui di seguito.

169. Il denunciante ha sostenuto che la Commissione avrebbe dovuto i) spiegare perché aveva squalificato il progetto 2 e ii) risarcire il denunciante e i suoi partner di progetto per il loro lavoro nella preparazione della proposta di progetto. Alla luce di quanto precede, è evidente che la Commissione ha fornito chiarimenti sufficienti in merito all’aspetto i) della quarta censura. Per quanto riguarda l'aspetto ii) dell'argomentazione, il denunciante non ha presentato elementi di prova o informazioni che dimostrino su quale base la Commissione avrebbe dovuto risarcire essa e i suoi partner per i costi sostenuti per la preparazione del loro progetto. A tale riguardo, il Mediatore osserva che la Commissione ha informato il denunciante che il suo progetto era stato iscritto in un elenco di riserva nel maggio 2005. Tuttavia, il 12 luglio 2005, la Commissione ha informato il denunciante che, sebbene fossero disponibili risorse finanziarie supplementari, il che significava che i progetti iscritti nell'elenco di riserva potevano essere finanziati, essa non avrebbe sostenuto il progetto 2. Pertanto, la posizione della Commissione secondo cui il denunciante è l'unico responsabile dell'attuazione di un progetto prima della firma di una convenzione di sovvenzione appare legittima e ragionevole. È ovvio che il fatto che un progetto sia stato iscritto in un elenco di riserva non fornisce al richiedente alcuna garanzia concreta che riceverà finanziamenti in futuro. Pertanto, neppure l’aspetto ii) della quarta censura può essere accolto.

170. Alla luce di quanto precede, non è stata constatata alcuna cattiva amministrazione in relazione alla quarta censura e alla quarta censura.

D. Conclusioni

Sulla base della sua indagine su questa denuncia, il Mediatore la chiude con le seguenti conclusioni:

Il Mediatore ritiene che costituisca una buona prassi amministrativa per le istituzioni dell'UE attuare modifiche non controverse dei contratti entro un lasso di tempo ragionevole e fornire ai beneficiari un'assistenza sufficiente a tale riguardo, a meno che non vi siano ragioni oggettive che giustifichino il motivo per cui ciò non è possibile. La Commissione non ha fornito spiegazioni convincenti sul motivo per cui non fosse possibile farlo nel caso di specie. Si tratta di un caso di cattiva amministrazione.

La Commissione ha inoltre omesso di riconoscere che la responsabilità del suddetto ritardo nella firma della modifica dell'accordo spettava a quest'ultima. Si tratta di un ulteriore caso di cattiva amministrazione.

Non è stata riscontrata cattiva amministrazione per quanto riguarda tutti gli altri aspetti delle accuse e delle affermazioni del denunciante.

Il denunciante e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Ulteriori osservazioni

La Commissione farebbe bene a garantire che, nella misura in cui non ha ancora adottato tali misure, i documenti e/o gli elementi ricevuti dai suoi servizi siano trattati in modo da consentire di stabilire in modo semplice e affidabile quando sono stati effettivamente ricevuti e registrati.

Quando un responsabile di progetto incaricato di un determinato fascicolo sta per lasciare il suo posto o terminare il suo rapporto di lavoro con la Commissione, costituirebbe una buona prassi amministrativa garantire che siano elaborate note di passaggio di consegne che facciano il punto di tutte le fasi precedenti della procedura (compresa la corrispondenza pertinente scambiata) e di tutte le azioni in sospeso che devono essere intraprese nel contesto dei progetti in corso.

Il testo della lettera della Commissione del 12 luglio 2005 era inutilmente vago e oscuro. Sarebbe pertanto utile se, in futuro, la Commissione potesse garantire che i richiedenti che si trovano in una situazione simile a quella del denunciante nel caso in questione siano informati in termini chiari e inequivocabili dei motivi per cui il loro progetto non sarà finanziato.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fatto a Strasburgo, il 13 dicembre 2012

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[1] L'art. 9.1 dell'allegato II dispone quanto segue:/p>

"Per costi ammissibili dell'operazione si intendono i costi che soddisfano i seguenti criteri:

- devono essere direttamente collegati all'oggetto dell'accordo ed essere previsti nell'accordo;

- devono essere necessari per l'esecuzione dell'operazione oggetto dell'accordo;

- devono essere ragionevoli e rispettare i principi di sana gestione finanziaria, in particolare il rapporto costi-benefici e l'efficacia in termini di costi;

- devono essere stati sostenuti durante la durata dell'operazione [...]

- devono essere stati effettivamente sostenuti, essere registrati nella contabilità o nei documenti fiscali del beneficiario ed essere identificabili e controllabili."

[2] Secondo la relazione di audit, il capitale del denunciante ammontava a 400 PLN. La sua perdita netta alla fine del 2000 ammontava a 118 952,14 PLN, mentre la perdita netta alla fine del 2002 ammontava a 331 738,05 PLN. Il denunciante non aveva redditi significativi diversi dalle sovvenzioni della Commissione. Non disponeva di personale proprio, ma ha stipulato contratti con persone fisiche per la prestazione di servizi durante il periodo di ammissibilità.

[3] Inoltre, sembrerebbe che l'accordo prevedesse un contributo finanziario di soli 15 000 EUR da parte del denunciante.

[4] Citato alla nota 1.

[5] Cfr., ad esempio, la causa T-384/02, Fernando Valenzuela Marzo/Commissione (Raccolta 2004, PI pagg. I-A-235 e II-1035, punto 104).

[6] L’articolo 12 dell’allegato II così recita:

"12.1 Il beneficiario si impegna a consentire al personale della Commissione e della Corte dei conti europea, nonché alle persone da essi autorizzate, un accesso adeguato ai siti o ai locali in cui si svolge il progetto e a tutti i documenti relativi alla gestione tecnica e finanziaria del progetto. ...

12.2 Il beneficiario accetta che la Commissione e la Corte dei conti delle Comunità europee, nonché le persone da esse autorizzate, verifichino l'utilizzazione della sovvenzione conformemente al regolamento finanziario del 21 dicembre 1977 applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, come modificato, per tutta la durata della convenzione e per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della sua conclusione."

[7] La sig.ra D ha scritto alla denunciante per spiegare di allegare "una copia dell'allegato IV che deve (ancora) compilare". In tale contesto è utile notare che, a norma dell'articolo 5 dell'accordo, "il conto finanziario definitivo sarà stabilito esclusivamente sull'allegato IV allegato al presente accordo. Qualsiasi altro sostegno sarà respinto"(sottolineatura aggiunta dal Mediatore).

[8] Regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (GU 2002, L 248, pag. 1).

[9] Regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità d’esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (GU L 357, pag. 1).