^[1]

Europski ombudsman donio je interna pravila o zviždačima članova svojeg osoblja u vezi s teškim povredama dužnosti ili prijestupima koji utječu na Ured Europskog ombudsmana.

Svrha je tih pravila omogućiti zviždačima da ispune svoju dužnost da izraze svoje mišljenje ako saznaju za tešku povredu dužnosti ili prijestupe u Uredu ombudsmana, čime se služi javnom interesu, poticanjem integriteta, transparentnosti, odgovornosti i, u konačnici, legitimnosti u Uredu ombudsmana i Ureda ombudsmana.

Pravila se temelje na sljedećim razmatranjima:

(a) Integritet je ključno načelo europske javne službe. Javnost očekuje da će se članovi osoblja institucija, tijela, ureda i agencija EU-a ponašati s najvišim stupnjem integriteta. Stoga nije samo poželjno, već je ključno da osoblje u Uredu Europskog ombudsmana prijavi svaku razumnu sumnju na tešku povredu dužnosti ili prijestupe.

(b) Zviždači imaju ključnu ulogu u pomaganju institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a, uključujući Europskog ombudsmana, da odvraćaju od kršenja načela integriteta i otkriju moguća kršenja.

(c) Odlučivanje je li potrebno puhati zviždaljku može biti težak problem. Članovi osoblja Europskog ombudsmana stoga bi trebali znati da Europski ombudsman pozdravlja zviždače i potiče zviždače da istupe u slučajevima u kojima nisu sigurni trebaju li prijaviti moguće teške povrede dužnosti ili prijestupe koji utječu na Ured Europskog ombudsmana.

(d) Zviždači bi trebali otkriti svoj identitet pri prijavljivanju informacija koje upućuju na postojanje teške povrede dužnosti ili prijestupa u Uredu ombudsmana. Međutim, Europski ombudsman ispitat će i sva takva izvješća koja se podnose anonimno, iako takvi slučajevi nisu obuhvaćeni ovim pravilima.

(e) Pravilnikom o osoblju predviđeno je da zviždači budu zaštićeni od negativnih radnji institucije za koju rade ^[2]. Međutim, zviždači mogu trpjeti i na druge načine; Na primjer, osvetom kolega. Ne samo da je to nepošteno prema zviždaču, nego može i obeshrabriti zviždače i time ih oslabiti kao mehanizam za osiguravanje integriteta, odgovornosti i transparentnosti.

(f) Povjerljivi savjeti i potpora trebali bi biti dostupni za usmjeravanje i potporu potencijalnim zviždačima.

(g) Ako zviždač to želi, njegov identitet mora u najvećoj mogućoj mjeri ostati povjerljiv.

(h) Zviždačima je potrebno jamstvo da će, u skladu s načelima dobre uprave, njihovo izvješćivanje dovesti do odgovarajuće istrage i da će biti obaviješteni o ishodu.

(i) Prava svake osobe na koju se odnosi prijava zviždača moraju se u potpunosti poštovati.

(j) Navedena razmatranja u načelu se primjenjuju i na zviždače koji nisu članovi osoblja Ombudsmana, kao što su vanjski izvođači, podugovaratelji i njihovi zaposlenici. Institucije, tijela, uredi i agencije EU-a trebali bi stoga, u granicama svoje pravne i operativne sposobnosti da to učine, nastojati zaštititi i prava i interese takvih vanjskih zviždača.

(k) Pravilnikom o osoblju propisano je da članovi osoblja Ureda Europskog ombudsmana koji su upoznati s teškim povredama dužnosti ili prijestupima u instituciji EU-a koja nije Ured Europskog ombudsmana moraju prijaviti to pitanje. Ako Ombudsman primi takvo izvješće od članova svojeg osoblja, to će se izvješće što prije proslijediti OLAF-u. Međutim, ovakva izvješća nisu obuhvaćena ovim pravilima.

Europski ombudsman donio je sljedeća pravila:

Članak 1. – Područje primjene

Ta se pravila primjenjuju na sve osobe koje rade u Uredu ombudsmana, bez obzira na njihov administrativni položaj ili status (uključujući upućene nacionalne dužnosnike i stažiste).

Ta se pravila ne primjenjuju na osobe koje prijavljuju Europskom ombudsmanu ^[3] tešku povredu dužnosti ili prijestupe koji utječu na drugu instituciju, tijelo, ured ili agenciju EU-a ^[4].

Članak 2. Definicije

Za potrebe tih pravila zviždač je osoba koja u dobroj vjeri prijavljuje informacije koje upućuju na postojanje teške povrede dužnosti ili prijestupa u Uredu ombudsmana.

Teška povreda dužnosti ili prijestup uključuje, na primjer, prijevaru, korupciju, krađu i druga kaznena djela, teška kršenja pravila o javnoj nabavi i teška kršenja profesionalnih obveza.

Otkrivanje se provodi u dobroj vjeri ako zviždač iskreno i razumno vjeruje da su otkrivene informacije i sve tvrdnje sadržane u njima u bitnome istinite. Dobra vjera se pretpostavlja, osim ako i dok se ne dokaže drugačije.

Upravitelj znači načelnik odjela ili direktor ili glavni tajnik Ureda ombudsmana.

Članak 3. – Postupak

U skladu s člankom 22.a Pravilnika o osoblju članovi osoblja Europskog ombudsmana dužni su prijaviti sumnje na tešku povredu dužnosti ili prijestupe koji utječu na Ured Europskog ombudsmana. Takva bi se izvješća trebala podnositi u pisanom obliku i mogu se podnositi interno unutar Ureda ombudsmana ili izvan OLAF-a. Svako takvo izvješće, neovisno o tome je li podneseno interno ili OLAF-u, trebalo bi sadržavati sve raspoložive činjenice i/ili dokaze kako bi se olakšala potpuna istraga predmeta.

interno sastavljanje izvješća

Izvješće o teškoj povredi dužnosti ili prijestupu koji utječe na Ured Europskog ombudsmana trebalo bi u pisanom obliku uputiti rukovoditelju koji ga (osim ako je izvješće izravno upućeno glavnom tajniku) odmah prosljeđuje glavnom tajniku.

Upravitelj koji primi takvo izvješće dužan je, u skladu s člankom 22.a Pravilnika o osoblju, OLAF-u bez odgode dostaviti „sve dokaze” za koje zna da se postojanje teške povrede ili prijestupa koji utječu na Ured Europskog ombudsmana „može pretpostaviti”. Za ispunjavanje tog zahtjeva odgovoran je glavni tajnik.

Ured pučkog pravobranitelja ispitat će izvješće koje je podnio zviždač što je brže i temeljitije moguće. Ako je to potrebno, pokreće se administrativna istraga. Ta će se istraga provoditi u skladu s pravilima utvrđenima u Općim provedbenim odredbama o disciplinskim i administrativnim istragama koje je Europski ombudsman donio 4. studenoga 2004.

Prava osoba uključenih u prijavu zviždača utvrđena su u članku 14. u nastavku. Prava zviždača na informacije o mjerama koje su poduzete ili se poduzimaju kao odgovor na njegovu prijavu utvrđena su u članku 6. u nastavku.

OLAF se obavješćuje o ishodu svake takve istrage koju provodi Europski ombudsman.

Ako prijava zviždača uključuje glavnog tajnika, prijava zviždača podnosi se Europskom ombudsmanu ili se prosljeđuje Europskom ombudsmanu. O vremenu i obliku istrage koju treba provesti odlučuje Europski ombudsman u skladu s prethodno navedenim odredbama, pri čemu Europski ombudsman preuzima ulogu koju te odredbe inače dodjeljuju glavnom tajniku.

Iznošenje izvješća OLAF-u

Osoblje Ombudsmana koje ne želi interno podnijeti izvješće unutar Ureda Ombudsmana može, kao alternativu, ispuniti obvezu prijavljivanja propusta ili prijestupa podnošenjem izvješća OLAF-u ^[5]. Ako se izvješće podnosi OLAF-u, o postupcima koje primjenjuje za postupanje s izvješćem odlučit će OLAF.

Članak 4. – Mogućnost daljnjeg izvješćivanja

U skladu s člankom 22.b Pravilnika o osoblju zviždač može otkriti informacije i predsjedniku Komisije, predsjedniku Revizorskog suda, predsjedniku Vijeća ili predsjedniku Europskog parlamenta.

Prava zviždača

Članak 5. – Smjernice i potpora

Potencijalni zviždači mogu se obratiti imenovanom članu osoblja kako bi zatražili smjernice o tome je li potrebno prijaviti zabrinutost Uredu Europskog ombudsmana u skladu s ovim pravilima i člankom 22.a Pravilnika o osoblju.

Europski ombudsman prepoznaje važnu ulogu Odbora osoblja i može zatražiti da predloži jednog od svojih članova ili drugog člana osoblja po vlastitom izboru da ispuni tu ulogu. Ako odbor osoblja nije u mogućnosti udovoljiti takvom zahtjevu, Europski ombudsman imenuje takvog člana osoblja.

Potencijalni zviždači mogu se obratiti i upravitelju radi usmjeravanja i potpore. Nadalje mogu razmotriti stupanje u kontakt s OLAF-om, koji pruža anonimne smjernice i potporu na internetu [6]. U najvećoj mogućoj mjeri dopuštenoj Pravilnikom o osoblju, smjernice i potpora potencijalnim zviždačima pružaju se u povjerenju.

Ako je podnesena prijava teškog propusta ili prijestupa, zviždač može zatražiti smjernice i potporu, koje se pružaju u najvećoj mogućoj mjeri u danim okolnostima.

Članak 6. – Jamstva za informacije

Zviždač u Uredu pučkog pravobranitelja ima sljedeća prava na informacije:

(i) da mu se što prije, a u svakom slučaju u roku od pet radnih dana, dostavi potvrda o primitku njegove prijave;

ii. da bude obaviješten, najkasnije 60 dana nakon primitka izvješća, ako se predlaže da se istraže pitanja iznesena u izvješću i, ako da, koji se aranžmani poduzimaju za tu istragu, kao i očekivani vremenski okvir istrage;

iii. što je prije moguće, a u svakom slučaju najkasnije 60 dana nakon primitka izvješća, obavješćuje se je li OLAF-u poslano izvješće;

iv. da budu obaviješteni, u najvećoj mogućoj mjeri, o napretku u bilo kojoj istrazi koja se provodi, pod uvjetom da je to u skladu s pravima bilo koje pogođene treće strane i sa zaštitom samog istražnog postupka;

v. da bude obaviještena, što je prije moguće, a najkasnije u roku od 30 dana od njezina zaključenja, o ishodu istrage; ovisno o okolnostima i uzimajući u obzir zahtjev da se zaštiti položaj svake osobe koja bi se zbog istrage mogla suočiti s disciplinskim ili drugim postupkom, može postojati određeno ograničenje u pogledu mjere u kojoj je zviždač obaviješten o ishodu u pogledu te osobe.

Članak 7. – Zaštita zviždača

Europski ombudsman u najvećoj mogućoj mjeri štiti zviždača od svih radnji osvete ili odmazde, nepovoljnog položaja ili diskriminacije na radnom mjestu koje su povezane sa zviždačima ili proizlaze iz njih. Ista se zaštita dodjeljuje članovima osoblja koji su podržali zviždača.

Ako zviždač odluči poslati svoju prijavu jednoj od osoba navedenih u članku 22.b Pravilnika o osoblju (vidjeti prethodno navedeni članak 4.), ta se zaštita odobrava ako je zviždač prethodno otkrio iste informacije OLAF-u ili Ombudsmanu te je OLAF-u ili Ombudsmanu omogućio rok koji OLAF ili Ombudsman smatraju potrebnim za poduzimanje odgovarajućih mjera, osim ako je taj rok nerazuman s obzirom na okolnosti slučaja.

Ako pojedinac koji je sudjelovao u teškoj povredi dužnosti ili prijestupu naknadno odluči razotkriti zviždaljku, činjenica da je prijavio predmet uzima se u obzir, u njegovu korist, u svakom stegovnom postupku.

Članak 8. Povjerljivost i anonimnost

Ured Europskog ombudsmana nastoji u najvećoj mogućoj mjeri zaštititi identitet zviždača i povjerljivost primljene prijave, kao i identitet umiješanih osoba.

Ime zviždača ne smije se otkriti nijednoj osobi koja bi mogla biti umiješana u prijavljenu povredu dužnosti ili bilo kojoj drugoj osobi, osim ako je zviždač dao izričito dopuštenje da se njegovo ime otkrije ili ako je to apsolutno nužno kako bi se osigurala pravičnost postupka u disciplinskim ili drugim postupcima. To se jamstvo ne primjenjuje ako član osoblja svjesno prijavljuje lažne informacije.

Ako Ured Europskog ombudsmana predmet uputi OLAF-u, prijava koju je zaprimio od zviždača anonimizira se u pogledu njegova imena, a identitet zviždača štiti se u najvećoj mogućoj mjeri.

Zviždači i/ili umiješane osobe koje smatraju da Ured Europskog ombudsmana nije na odgovarajući način zaštitio njihovu povjerljivost i s njima povezane osobne podatke mogu se žaliti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.

Članak 9. – Mobilnost

Ako zviždač želi biti premješten u drugi odjel unutar Ureda kao zaštita od bilo kakve moguće odmazde (uključujući preseljenje iz Strasbourga u Bruxelles ili obrnuto), Ombudsman će nastojati olakšati taj zahtjev u najvećoj mogućoj mjeri.

Ako iz istih razloga zviždač zatraži prijenos u drugu instituciju, tijelo, ured ili agenciju EU-a, Europski ombudsman podupirat će taj zahtjev i pomagati mu u najvećoj mogućoj mjeri.

Članak 10. – Procjena i promaknuće

Ured Europskog ombudsmana osigurava da član osoblja koji je podnio izvješće u skladu s ovim pravilima ne trpi negativne posljedice u vezi s izvješćima o ocjeni osoblja ili promaknućima. U mjeri u kojoj je to moguće, činjenica da je sastavljeno izvješće u skladu s ovim pravilima smatrat će se povoljnom za potrebe izvješća o ocjeni ili promaknuća.

Zviždanje se navodi u izvješću o osoblju zviždača samo ako on izričito zatraži ili se slaže da bi takvo upućivanje trebalo uključiti.

Članak 11. – Sankcije za osobe koje poduzimaju mjere odmazde

Zabranjen je svaki oblik odmazde protiv zviždača.

Zviždač, koji smatra da je mjera koja na njega negativno utječe poduzeta na radnom mjestu kao odmazda zbog podnošenja prijave u skladu s tim pravilima, trebao bi o tome obavijestiti glavnog tajnika ili Europskog ombudsmana, koji će istražiti predmet. Osoba koja je poduzela predmetnu radnju mora dokazati da je ona bila motivirana razlozima koji nisu povezani s prijavljivanjem.

Ako se utvrdi da je došlo do takve osvete, Europski ombudsman poduzima odgovarajuće mjere, uključujući, prema potrebi, stegovne mjere protiv bilo kojeg dotičnog člana osoblja.

Članak 12. – Pravni lijekovi

Članovi osoblja Europskog ombudsmana koji su podnijeli izvješće u skladu s ovim pravilima i koji smatraju da nisu primili odgovarajuću potporu i zaštitu ili da je njihovo podnošenje negativno utjecalo na njih, mogu zatražiti pomoć (uključujući naknadu štete) u skladu s člankom 24. Pravilnika o osoblju. Obrazložena odluka o zahtjevu iz članka 24. dostavlja se zviždaču što je prije moguće, a u svakom slučaju najkasnije dva mjeseca nakon što je podnio zahtjev. Ako član osoblja smatra da je odluka nezadovoljavajuća, može podnijeti žalbu u roku od tri mjeseca na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju.

Ako zviždač to zatraži, ima mogućnost usmeno podnijeti pritužbu i u tu svrhu može mu se pridružiti član odbora osoblja i/ili bilo koja druga osoba. Pri rješavanju pritužbi iz članka 90. stavka 2. Ured Europskog ombudsmana može se savjetovati s osobom ili osobama izvan Ureda Europskog ombudsmana ili ih uključiti kako bi se osiguralo da je postupak što pravedniji i pravedniji.

Odluka o pritužbi dostavlja se zviždaču najkasnije dva mjeseca nakon što je podnio pritužbu.

Članak 13. – Zlouporaba postupka

Ako član osoblja svjesno prijavi lažne informacije, protiv njega se mogu primijeniti disciplinske mjere.

Teret dokazivanja u tom pogledu je na Uredu Europskog ombudsmana.

Ostale odredbe

Članak 14. – Prava umiješanih osoba

Ako Europski ombudsman odluči da upravna istraga nije opravdana, članovi osoblja uključeni u prijave teških povreda ili prijestupa pravodobno se obavješćuju o navodima iznesenima protiv njih i o svim relevantnim informacijama koje je dostavio zviždač.

Ako Europski ombudsman odluči pokrenuti upravnu istragu na temelju prijave zviždača, članovi osoblja uključeni u prijavu imaju koristi od postupovnih jamstava utvrđenih u članku 2. Općih provedbenih odredbi o disciplinskim i administrativnim istragama koje je Europski ombudsman donio 4. studenoga 2004. (navedenih u Prilogu 1. ovim pravilima).

Nakon završetka administrativne istrage dotični članovi osoblja obavješćuju se što je prije moguće o tome predlaže li se poduzimanje bilo kakvih mjera protiv njih.

Ured Europskog ombudsmana pruža potporu onim članovima osoblja koji su pretrpjeli štetu zbog zlonamjernih prijava na temelju informacija za koje se zna da su lažne ili netočne. Slično tome, podupiru se članovi osoblja koji su pretrpjeli štetu zbog prijava za koje se, iako nisu zlonamjerno podnesene, utvrdi da nisu točne.

Članak 15. Osposobljavanje i podizanje svijesti

O tim pravilima i odgovarajućim postupcima obavješćuju se osobe kada se pridruže osoblju Europskog ombudsmana, a najmanje jednom godišnje nakon toga.

Redovito se organiziraju tečajevi osposobljavanja kako bi se osiguralo da svi članovi osoblja Europskog ombudsmana razumiju da spremnost na zviždanje zbog teškog propusta ili prijestupa ima ključnu ulogu u održavanju kulture integriteta, odgovornosti i transparentnosti u Uredu.

Tijekom tih tečajeva osposobljavanja pružaju se informacije o iskustvu Europskog ombudsmana u vezi sa zviždačima, ako je primjenjivo.

Članak 16. – Izvješćivanje

Godišnje javno izvješće o radu Europskog ombudsmana koje se podnosi proračunskom tijelu uključuje odjeljak o zviždačima i posebno pruža opće informacije o broju i vrstama iznesenih zabrinutosti, kao i o zaključcima i daljnjim mjerama poduzetima u vezi s njima.

Članak 17. Vanjski zviždači

Svaka osoba koja sklopi ugovor s Uredom Europskog ombudsmana obavješćuje se i. da je moguće prijaviti tešku povredu dužnosti ili prijestupe koji utječu na Ured Europskog ombudsmana Europskom ombudsmanu ili OLAF-u i ii. da iskorištavanje te mogućnosti neće dovesti do odmazde, odmazde ili drugih negativnih radnji Ureda Europskog ombudsmana, pod uvjetom da opravdano vjeruje da su prijavljene informacije istinite.

Članak 18. – Zaštita podataka

Svaka obrada osobnih podataka u primjeni ovih pravila podliježe Uredbi (EZ) br. 45/2001 [7] i provodi se u skladu s tom Uredbom i mišljenjem Europskog nadzornika za zaštitu podataka o tom pitanju [8].

U slučajevima u kojima je potrebno odgoditi obavješćivanje dotične osobe o pokretanju upravne istrage o pitanjima koja je postavio zviždač kako se ne bi ugrozilo provođenje te istrage, razlozi za to bit će objašnjeni u bilješci koju treba dodati spisu. Ako je iz istog razloga potrebno ograničiti pravo dotične osobe na pristup svojim osobnim podacima ili njihov ispravak, razlozi za to ograničenje bit će objašnjeni u odluci o takvom zahtjevu.

Ako informacije koje je dostavio zviždač sadržavaju osobne podatke koji očito nisu potrebni za ispitivanje pitanja iznesenih u prijavi, ti će se podaci izbrisati iz prijave, ako je to potrebno nakon savjetovanja sa zviždačem, u mjeri u kojoj je to moguće, a da to ne dovede do neopravdanog kašnjenja u meritornom ispitivanju.

Članak 19. – Preispitivanje

Ta se pravila preispituju u roku od jedne godine od njihova donošenja i svake tri godine nakon toga kako bi se odlučilo treba li ih dopuniti ili revidirati. Rezultati svakog preispitivanja objavljuju se.

Prije donošenja odluke o bilo kakvim izmjenama tih pravila Europski ombudsman savjetuje se s Odborom osoblja.

Članak 20. – Stupanje na snagu

Pravila stupaju na snagu na dan njihova donošenja.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 20. veljače 2015.

Prilog 1.

U istrazi prijave zviždača primjenjuju se sljedeća postupovna pravila utvrđena u Općim provedbenim odredbama o disciplinskim i administrativnim istragama koje je Europski ombudsman donio 4. studenoga 2004.:

- dotični članovi osoblja obavješćuju se u mjeri u kojoj to ne šteti provođenju administrativne istrage,

Ispitivač(i) zadužen(i) za predmet provode istragu neovisno, temeljito i što je brže moguće. Pri provođenju ove istrage ispitivač(i) ne traži(ju) niti prima(ju) upute.

- Na kraju istrage ne mogu se donijeti zaključci u pogledu bilo kojeg člana osoblja Europskog ombudsmana koji je identificiran imenom, osim ako je istražitelj(i) toj osobi(-ama) dao(-ima) priliku da izrazi(-e) svoje mišljenje o svim relevantnim činjenicama koje se odnose na nju ili nju.

- Dotična osoba ima pravo na pratnju osobe po vlastitom izboru.

- Istražitelj(i) priprema(ju) izvješće u kojem se navode sve činjenice slučaja. U izvješću se navodi jesu li poštovana primjenjiva pravila i postupci, navode se sve otegotne ili olakotne okolnosti, navodi opseg štete koju je pretrpio Ured Europskog ombudsmana i daje preporuka o tome koje bi mjere Europski ombudsman trebao poduzeti.

- Europski ombudsman obavještava dotičnu osobu da je istraga završena i prosljeđuje joj zaključke istražitelja. Na zahtjev i podložno zaštiti legitimnih interesa trećih osoba, toj se osobi priopćuju svi dokumenti koji su izravno povezani sa svim navodima iznesenima protiv dotične osobe.

 

[1] Ta se pravila temelje na Pravilniku o osoblju za dužnosnike Europske unije, posebno na članku 22. točkama (a), (b) i (c), kao i na Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europske unije (Uredba (EU, Euratom) br. 1023/2013 Europskog parlamenta i Vijeća od 22. listopada 2013. o izmjeni Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije, SL 2013., L 287, str. 15.). Također uzimaju u obzir mišljenje Europskog nadzornika za zaštitu podataka o tom pitanju. Vidjeti mišljenje Europskog nadzornika za zaštitu podataka o obavijesti za prethodnu provjeru u vezi s postupkom Europskog ombudsmana za zviždače, Bruxelles, 4. prosinca 2014. (predmet 2014-0828).

[2] Vidjeti članak 22. točke (a) i (b) Pravilnika o osoblju.

[3] U skladu s člankom 22. točkom (b) Pravilnika o osoblju.

[4] Takva se izvješća obično obrađuju kao pritužbe u skladu s žalbenim postupcima Europskog ombudsmana.

[5] Za više informacija posjetite https://fns.olaf.europa.eu/

[6] Vidjeti bilješku 5. ovog mišljenja.

[7] Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka

[8] Vidjeti bilješku 1.