Predmet se odnosio na praksu Europskog ureda za odabir osoblja (EPSO) da ne dopušta kandidatima da se prijave na više od jednog usporednog natječaja za zapošljavanje javnih službenika EU-a čak i ako ispunjavaju kriterije. EPSO je odbio podnositelju pritužbe dopustiti da se prijavi na dva usporedna natječaja za zapošljavanje prevoditelja u institucijama EU-a te nije uvjerljivo objasnio razloge za primjenu te prakse.

Ombudsmanica je utvrdila da bi ta praksa mogla imati za posljedicu ometanje zapošljavanja najkvalificiranijih osoba i da bi EPSO stoga trebao moći uvjerljivo obrazložiti zašto primjenjuje tu praksu. Ombudsmanica je utvrdila da EPSO-ovo nedostavljanje takvog obrazloženja podnositelju pritužbe predstavlja nepravilnost u postupanju. Također je utvrdila da bi svaki nastavak prakse, u nedostatku čvrstog obrazloženja, također nužno predstavljao nepravilnost u postupanju. Ombudsmanica je stoga preporučila EPSO-u da odmah preispita svoju politiku u vezi s tom praksom.

Kao odgovor na to EPSO je osnovao internu skupinu za razmatranje kako bi proveo detaljnu procjenu učinka svih promjena politike u tom području. Procjena će biti predstavljena Upravnom odboru EPSO-a do prosinca 2018. Odbor mora donijeti konačnu odluku. Budući da EPSO djeluje na temelju njezine preporuke, Europski ombudsman odlučio je zaključiti predmet.

Predmet se odnosio na ocjenu probnog rada člana privremenog osoblja u Europskom potpornom uredu za azil (u daljnjem tekstu: EASO). Podnositeljica pritužbe, koja je otpuštena na kraju probnog rada, tvrdila je da u njezinoj ocjeni postoji niz postupovnih nedostataka. Osim toga, EASO nije odgovorio na njezine pritužbe podnesene na temelju Pravilnika o osoblju EU-a.

Ombudsmanica je istražila to pitanje i zatražila od EASO-a da odgovori na pritužbe. Utvrdila je da je EASO poduzeo potrebne korake kako bi osigurao nepristranu procjenu probnog rada podnositelja pritužbe te da je poštovao pravo podnositelja pritužbe na saslušanje prije donošenja konačne odluke o njegovu daljnjem zaposlenju. Ombudsmanica je stoga zaključila predmet.

Dužnosnici EU-a moraju dokazati sposobnost rada na trećem jeziku prije prvog promaknuća. Kada podnositelj pritužbe, koji radi u agenciji EU-a, nije položio ispit jezične sposobnosti na svojem trećem jeziku, zatražio je od EPSO-a da mu navede razloge za relativno nisku ocjenu pismenog ispita ispita te da ga obavijesti o mogućim mehanizmima preispitivanja. Prema njegovu mišljenju, EPSO-ova objašnjenja o njegovu razredu činila su se nedosljednima, dok je njegov početni odgovor o mogućnostima preispitivanja bio netočan. Nakon ustrajanja podnositelja pritužbe EPSO je pristao ponovno ocijeniti njegov pisani test. Drugi ocjenjivač potvrdio je početnu ocjenu.

Ombudsmanica je istražila to pitanje. Ispitala je test podnositelja pritužbe, kao i procjene dvaju ocjenjivača. Ombudsman nije pronašao nikakvu očitu pogrešku ili naznake pristranosti u ocjeni pisanog testa podnositelja pritužbe. Kad je riječ o pogrešnim informacijama o mogućnostima preispitivanja, EPSO je priznao svoju pogrešku i ispričao se podnositelju pritužbe. Ombudsmanica nije smatrala da su potrebne daljnje istrage i zaključila je predmet. Međutim, predložila je poboljšanje u pogledu informacija koje se daju sudionicima na testovima jezične sposobnosti o postupku i njihovim pravima na preispitivanje/žalbu.

Predmet se odnosio na odluku ECDC-a da raskine ugovor člana privremenog osoblja po isteku probnog rada.

Ombudsmanica je provela istragu o tom pitanju i smatrala da su, općenito govoreći, objašnjenja ECDC-a o njegovoj odluci da ne zadrži podnositelja pritužbe na radnom mjestu na kraju probnog rada bila razumna.

Međutim, Ombudsmanica je smatrala da ECDC podnositelju pritužbe nije pravodobno dao do znanja (a) da su problemi utvrđeni u dijalogu o evaluaciji novopridošlih osoba toliko ozbiljni da opravdavaju raskid ugovora podnositelja pritužbe, (b) područja u kojima ih je trebao poboljšati posebnim i jasnim akcijskim planom. Neuspjeh u tome predstavljao je nepravilnosti u postupanju. Nadalje, Ombudsman smatra da bi, u okolnostima u kojima tijelo EU-a nema dovoljno vremena za pravilnu evaluaciju rada privremenog djelatnika ili u kojima privremeni djelatnik nije imao odgovarajuću priliku ispraviti nedostatke u svojem radu, bilo dobro da uprava ispita postoje li „iznimne okolnosti” koje opravdavaju produljenje probnog rada. Budući da u spisu nema dokaza da je ECDC ozbiljno ispitao mogućnost produljenja probnog roka podnositelja pritužbe, Ombudsman je dao odgovarajući prijedlog za poboljšanje u budućnosti. Naposljetku, s obzirom na to da je dobra uprava ispričati se za svaku lošu praksu, Ombudsmanica smatra da bi ECDC trebao priznati svoje pogreške u rješavanju ovog predmeta i ispričati se podnositelju pritužbe za te pogreške.

Predmet se odnosio na odluku Komisije da izmijeni svoj izvorni prijedlog o prijenosu mirovinskih prava podnositelja pritužbe stečenih u mirovinskom sustavu Ujedinjene Kraljevine u mirovinski sustav EU-a.

Komisija je tvrdila da je bila dužna izmijeniti svoj izvorni prijedlog jer se temeljio na općim provedbenim odredbama koje su u trenutku podnošenja prijedloga već bile zastarjele. Revidirani prijedlog Komisije, koji je bio manje povoljan za podnositelja pritužbe, temeljio se na revidiranim općim provedbenim odredbama koje su stvarno bile na snazi na datum izvornog prijedloga. Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi Komisija trebala poštovati svoj prvi prijedlog koji je već prihvatio.

Ombudsmanica je ispitala to pitanje i utvrdila da je Opći sud presudio da Komisija nije bila zakonski obvezna iznijeti prijedloge o prijenosu mirovinskih prava stečenih izvan mirovinskog sustava Unije i da se, zapravo, stvarno utvrđivanje vrijednosti takvih prenesenih mirovinskih prava može dati tek nakon prijenosa. Naime, to je bila praksa koju je Komisija uspostavila samo kako bi bolje informirala svoje dužnosnike o tome što mogu očekivati nakon što stvarno odluče zatražiti prijenos svojih mirovinskih prava u mirovinski sustav EU-a.

Ombudsmanica je stoga zaključila pritužbu sa zaključkom da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije.

Predmet se odnosio na radnje OLAF-a nakon primitka izvješća o zviždačima kojim se Europsko tijelo za sigurnost zračnog prometa (EASA) povezuje s navodnom manipulacijom izvješćem o inspekciji zaštite zračnog prometa. Nakon preliminarne procjene ombudsmanica je bila zabrinuta zbog odluke OLAF-a da odbaci predmet i vrati predmet EASA-i unatoč činjenici da je zviždač svjesno odlučio podnijeti svoje izvješće OLAF-u, a ne EASA-i. Ombudsmanica je zauzela preliminarno stajalište da bi takva odluka mogla negativno utjecati na učinkovitost odredbi o zviždačima općenito. Stoga je odlučila istražiti to pitanje.

Nakon inspekcije OLAF-ovih spisa ombudsmanica je utvrdila da je OLAF na odgovarajući način razmotrio treba li pokrenuti istragu. Također se pokazalo da OLAF zapravo nije zaključio predmet, nego je od EASA-e zatražio da ispita to pitanje i izvijesti o rezultatima svoje istrage. Osim toga, OLAF je zadržao pravo na pokretanje službene istrage u kasnijoj fazi. U tom je kontekstu ombudsmanica utvrdila da je OLAF na odgovarajući način obradio izvješće podnositelja pritužbe o zviždačima. Ombudsmanica je napomenula da je OLAF trebao izričitije obavijestiti podnositelja pritužbe da njegovo upućivanje predmeta EASA-i ne znači da OLAF neće poduzimati daljnje mjere u vezi s tim pitanjem. U tom je pogledu iznijela još jednu primjedbu.

Predmet se odnosio na otpuštanje podnositelja pritužbe kao člana osoblja u policijskoj misiji Europske unije i njegov naknadni zahtjev za pristup dokumentima sadržanima u njegovu osobnom dosjeu.

Ombudsmanica je istražila to pitanje i utvrdila da je razrješenje podnositelja pritužbe bilo zakonito. Međutim, utvrdila je i da je Misija trebala pričekati dovršetak postupka internog preispitivanja, kojim se zapravo rješavala situacija podnositelja pritužbe, prije nego što je odbacila podnositelja pritužbe. Ombudsmanica je stoga smatrala primjerenim zatražiti od Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD) da u prijedlogu rješenja podnositelju pritužbe ponudi plaćanje ex gratia kao priznanje za pogreške koje je počinila misija. ESVD je prihvatio prijedlog i ponudio plaćanje ex gratia u iznosu od 2000 EUR. Podnositelj pritužbe nije prihvatio ponudu. Ombudsmanica je smatrala da je iznos koji je ponudio ESVD primjeren i da stoga nema razloga za daljnje istrage tog aspekta predmeta.

Kad je riječ o pristupu podnositelja pritužbe njegovu osobnom dosjeu, Ombudsman je utvrdio da nije bilo nepravilnosti u postupanju ESVD-a.

Od 1. siječnja 2014. institucije EU-a obvezne su uvesti interna pravila o zviždačima koja obuhvaćaju zaštitu zviždača, pružanje informacija tim zviždačima i postupak za rješavanje pritužbi koje su podnijeli zviždači u vezi s načinom na koji se s njima postupalo. Kako bi se osiguralo da uprava EU-a čini sve što je u njezinoj moći da potakne pojedince koji postanu svjesni teških povreda ili prijestupa da izraze svoje mišljenje, Ombudsman je pokrenuo istragu na vlastitu inicijativu upućenu Europskom parlamentu, Europskoj komisiji, Vijeću Europske unije, Sudu Europske unije, Europskom revizorskom sudu, Europskoj službi za vanjsko djelovanje, Europskom gospodarskom i socijalnom odboru, Odboru regija i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.

Ombudsmanica je razočarana što je iz svojih istraga saznala da su dosad samo dvije od devet predmetnih institucija donijele pravila takve vrste. Odgovori institucija pokazuju da je potrebno učiniti mnogo više kako bi se javnosti i potencijalnim zviždačima pokazalo da institucije EU-a pozdravljaju zviždače i potiču zviždače da istupe, da će zviždači biti zaštićeni od negativnog djelovanja institucije za koju rade i da će njihovo prijavljivanje dovesti do odgovarajuće istrage. Ombudsman stoga zaključuje slučaj smjernicama za daljnja poboljšanja, potičući institucije da što prije dovrše svoje rasprave na međuinstitucijskoj razini i da se u tom procesu oslanjaju na primjer vlastitih internih pravila Ombudsmana o zviždačima. Ombudsman također pohvaljuje Komisiju i Revizorski sud za njihov dosadašnji napredak u tom području.

Pritužbu je podnijela nevladina organizacija i odnosi se na EFSA-ino rješavanje mogućeg sukoba interesa koji proizlazi iz situacije koja se naziva „rotirajuća vrata”.

Ombudsmanica je pokrenula istragu o tvrdnji da EFSA nije na odgovarajući način riješila pitanje mogućeg sukoba interesa pri preseljenju bivšeg člana svojeg osoblja u privatni sektor i povezanim zahtjevima.

Nakon istrage pritužbe Ombudsman je EFSA-i uputio tri nacrta preporuka. EFSA je u svojem detaljnom mišljenju tvrdila da je postupila u skladu s nacrtom preporuka Ombudsmana.

U svojoj odluci o zatvaranju predmeta ombudsmanica je utvrdila sljedeće:

(i) EFSA je poduzela mjere za jačanje svojih pravila i postupaka u pogledu pregovora služeći članovima osoblja u vezi s budućim radnim mjestima tipa „rotirajućih vrata” i zahtijevajući od članova osoblja koji rade u službi da ih pravodobno otkriju. Međutim, budući da je EFSA neopravdano ograničila opseg onoga što bi se moglo smatrati mogućim sukobom interesa u takvim okolnostima, ombudsmanica je zaključila da je EFSA samo djelomično prihvatila prvi nacrt preporuke Ombudsmana.

ii. EFSA nije pravilno priznala da nije poštovala relevantna postupovna pravila i da nije provela dovoljno temeljitu procjenu mogućeg sukoba interesa koji proizlazi iz ovog predmeta te stoga nije provela drugi nacrt preporuke Ombudsmana.

iii. EFSA je poduzela mjere kako bi osigurala da, ako se u budućnosti pojavi sličan slučaj, (a) prikupi dovoljno informacija, uključujući barem pravilno uzimanje u obzir zadaća koje se obavljaju u EFSA-i, precizan opis predloženog novog zaposlenja i informacije o mogućim vezama između novog i prethodnog zaposlenja, (b) nastavi s procjenom koja je što temeljitija i (c) pravilno evidentira rezultate svoje procjene. EFSA je stoga prihvatila i provela treći nacrt preporuke Europskog ombudsmana.

Osim toga, kako bi se poboljšala provedba prvog nacrta preporuke, Ombudsman je iznio četiri dodatne napomene u kojima je od EFSA-e zatražio da razmotri dodatne izmjene svojih postupaka i obrazaca.

Voditelj delegacije EU-a 2001. ovlastio je tri lokalna djelatnika za rad u nepunom radnom vremenu. Tri predmetna lokalna djelatnika zatražila su 2009. od voditelja delegacije produljenje odobrenja za rad u nepunom radnom vremenu. Njihov zahtjev je odbijen. Iznimno, produljenje je odobreno samo do kraja 2010. U svojoj pritužbi Europskom ombudsmanu uglavnom su tvrdili da Europska služba za vanjsko djelovanje („ESVD”) nije pružila uvjerljive razloge za svoju odluku da im uskrati odobrenje za rad u nepunom radnom vremenu.

Istraga Europskog ombudsmana prvotno je pokrenuta protiv Europske komisije. Od 1. siječnja 2011., nakon prijenosa nadležnosti, Europska služba za vanjsko djelovanje (ESVD) postala je nadležno tijelo za rješavanje svih odluka koje se odnose na osoblje u delegacijama EU-a. Stoga je ESVD zamijenio Komisiju za potrebe ove istrage.

ESVD je u svojem mišljenju objasnio da ne može produljiti odobrenje koje je dao trima lokalnim djelatnicima za rad u nepunom radnom vremenu zbog sljedećih razloga: (i) lokalnim zakonodavstvom ne predviđa se uobičajena praksa odobravanja rada s nepunim radnim vremenom i u tom pogledu ne postoje „obvezujuće odredbe”; ii. posebna pravila EU-a o lokalnim djelatnicima ne uključuju odredbe o odobravanju rada u nepunom radnom vremenu; i iii. ne postoji „interes službe” kojim se dopušta rad u nepunom radnom vremenu.

Ombudsmanica je smatrala neopravdanim odbijanje ESVD-a da produlji odobrenje za rad u nepunom radnom vremenu za tri lokalna djelatnika. Prema njegovu mišljenju, rad u nepunom radnom vremenu bio je barem uobičajena mogućnost koju dopušta lokalni zakon. Čak i ako u lokalnom zakonu ne postoje opće „obvezujuće odredbe” kojima se utvrđuje da bi se rad u nepunom radnom vremenu trebao obvezno odobriti na zahtjev, stranke sporazuma o radu slobodne su pregovarati i dopustiti takvu mogućnost. Osim toga, čak i ako se u posebnim pravilima Unije koja se odnose na lokalne službenike ne spominje rad u nepunom radnom vremenu, njima se, međutim, ne zabranjuje postizanje dogovora o takvom aranžmanu. Naposljetku, Ombudsman je podsjetio na relevantna pravila Međunarodne organizacije rada kojima se rad u nepunom radnom vremenu priznaje kao odgovarajući oblik zapošljavanja radnika s obiteljskim obvezama.

Ombudsmanica je najprije ESVD-u uputila prijedlog prijateljskog rješenja, a zatim nacrt preporuke. Nakon nacrta preporuke ESVD je objasnio zašto je u interesu službe odbiti zahtjeve podnositelja pritužbe. Osim toga, ESVD je obavijestio Ombudsmana da je ponovno otvorio rasprave s Komisijom o mogućnosti izdavanja odobrenja za rad u nepunom radnom vremenu lokalnim službenicima. Ombudsmanica je prihvatila to objašnjenje i smatrala da je ESVD poduzeo odgovarajuće mjere za provedbu svojeg nacrta preporuke. Stoga je zaključio slučaj.