Okolnosti pritužbe

1. Podnositelj pritužbe pridružio se Europskom potpornom uredu za azil („EASO”) kao član privremenog osoblja u proljeće 2015. Zatim je odslužila devetomjesečni probni rad. Nakon zapošljavanja podnositeljici pritužbe dostavljen je opis radnog mjesta, ali njezini detaljni ciljevi u pogledu radnog mjesta dogovoreni su tek kasnije, tijekom njezina probnog rada. Tijekom trajanja probnog rada ocjenjivač i uprava podnositeljice pritužbe održali su niz rasprava o njezinu radu i iznijeli svoja stajališta o njezinu radu.

2. Po isteku probnog rada podnositeljica pritužbe primila je primjerak prvog nacrta izvješća o probnom radu (u daljnjem tekstu: izvješće), u kojem se preporučuje njezino otpuštanje prije isteka probnog rada. Podnositeljica pritužbe smatrala je da postoje postupovne nepravilnosti i nedostaci u ocjeni njezine uspješnosti. Stoga je EASO-u podnijela dvije pritužbe na postupak procjene u skladu s člankom 90. stavkom 2. Pravilnika o osoblju [1].

3. Više od mjesec dana prije isteka probnog roka podnositeljica pritužbe obaviještena je o ishodu završnog izvješća. Na temelju ocjene njezine uspješnosti kao nezadovoljavajuće, ocjenjivačica je preporučila da se ugovor podnositelja pritužbe raskine po isteku probnog roka. 

4. U skladu s tada važećim pravilima i kako bi se poštovalo njezino pravo na saslušanje, EASO je podnositelju pritužbe ponudio sastanak s izvršnim direktorom, koji će donijeti konačnu odluku o njezinu zaposlenju. Međutim, izvršni direktor, čiji je mandat istekao, nije se mogao sastati s podnositeljem pritužbe prije isteka njegova mandata. Slijedom toga, EASO je razmotrio mogućnost organiziranja sastanka s članom svojeg upravnog odbora. Međutim, s obzirom na kratak rok, nijedan od članova nije bio dostupan. Nakon odlaska izvršnog direktora Upravni odbor EASO-a odabrao je voditelja administracije za vršitelja dužnosti izvršnog direktora.

5. Nakon toga vršitelj dužnosti izvršnog direktora, koji je prethodno bio ocjenjivač podnositelja pritužbe, odlučio je da neće sam saslušati podnositelja pritužbe kako bi se izbjegao svaki sukob interesa. Umjesto toga, delegirao je „ovlasti tijela za imenovanje [2]” za probni rad podnositelja pritužbe voditelju EASO-ova Centra za osposobljavanje („vršitelj dužnosti tijela za imenovanje”), a zatim drugom najvišem članu osoblja EASO-a.

6. Podnositelj pritužbe nije bio zadovoljan načinom na koji se postupalo s postupkom izvješćivanja. Stoga je u skladu s člankom 90. stavkom 2. Pravilnika o osoblju podnijela novu žalbu na odluku vršitelja dužnosti izvršnog direktora da delegira svoje ovlasti, pri čemu je ponovila svoju prethodnu zabrinutost. Rekla je da se prema njoj postupalo nepravedno i da su postojali postupovni nedostaci u izvješćivanju i procjeni njezina probnog rada. Prema njezinu mišljenju, odluka vršiteljice dužnosti izvršnog direktora o delegiranju ovlasti tijela za imenovanje bila je „krivotvorena”. Konkretno, tvrdila je da je dokument odluke retroaktivno sastavljen i da je njime manipulirano.

7. Nakon sastanka u okviru dijaloga s podnositeljem pritužbe, vršitelj dužnosti tijela za imenovanje preporučio je njezino razrješenje. U skladu s člankom 14. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije (u daljnjem tekstu: UZOS) i četiri dana prije isteka njezina ugovora, podnositeljica pritužbe obaviještena je o neuspješnom probnom radu te joj je dostavljen primjerak odluke o prestanku radnog odnosa.

8. Nakon toga podnositelj pritužbe podnio je još jednu pritužbu na temelju članka 90. stavka 2. u vezi s odlukom o odbacivanju. Na tu pritužbu, zajedno s ranijim pritužbama EASO-u, nije odgovoreno kada se podnositelj pritužbe obratio Europskom ombudsmanu 4. travnja 2016.

Istraga

9. Ombudsmanica je pokrenula istragu o propustu EASO-a da odgovori na pritužbe podnositelja pritužbe iz članka 90. stavka 2. te o njegovim navodnim nedostacima u rješavanju njezine procjene. 

10. Tijekom istrage Ombudsman je od podnositelja pritužbe zatražio dodatne dokumente, zatražio određena pojašnjenja od EASO-a i pregledao spis EASO-a.

Izostanak odgovora na pritužbe podnositelja pritužbe na temelju članka 90. stavka 2.

Argumenti podnositelja pritužbe i institucije

11. Podnositelj pritužbe dostavio je kopije pritužbi podnesenih EASO-u, na koje nije odgovoreno unatoč brojnim podsjetnicima. EASO ju je u izravnim kontaktima s podnositeljem pritužbe uvjerio da će odgovoriti u zakonskom roku od četiri mjeseca.

12. U svojem odgovoru, nakon pokretanja istrage Ombudsmana, EASO je napomenuo da se u Pravilniku o osoblju jasno navodi da izostanak odgovora predstavlja prešutno odbijanje. Objasnila je i da su neki od prigovora bili preuranjeni, o čemu je već prethodno obavijestila podnositelja pritužbe, ili nedopušteni. Međutim, EASO je naknadno odgovorio na sve prigovore koje je podnositeljica pritužbe istaknula u svojim pritužbama na temelju članka 90. stavka 2.  

Ocjena Europskog ombudsmana

13. Člankom 90. stavkom 2. Pravilnika o osoblju predviđa se da izostanak odgovora u roku od četiri mjeseca predstavlja prešutnu negativnu odluku i omogućuje podnositelju pritužbe da podnese tužbu Općem sudu. Međutim, Ombudsman dosljedno smatra da je dobra upravna praksa dati pisani odgovor na takve pritužbe.

14. EASO je podnositelju pritužbe detaljno objasnio zašto neke od njegovih pritužbi smatra preuranjenima ili nedopuštenima.

15. Nadalje, Ombudsman napominje da je EASO sada odgovorio na sve pritužbe podnositelja pritužbe iz članka 90. stavka 2. i riješio pitanja koja su u njima istaknuta. Također pozdravlja činjenicu da je EASO odgovorio na posljednju pritužbu podnositelja pritužbe u roku od četiri mjeseca. S obzirom na to, Ombudsmanica smatra da je EASO riješio taj aspekt predmeta i da nema razloga za nastavak tog aspekta istrage.

Postupovni nedostaci u postupku izvješćivanja

Ocjena Europskog ombudsmana

16. Podnositelj pritužbe iznio je niz popratnih argumenata kojima se

EASO se opširno bavio svojim odgovorima na pritužbe podnositelja pritužbe iz članka 90. stavka 2., kao i daljnjom korespondencijom s Ombudsmanom.

i. argumenti da nekoliko odredbi EASO-ova Vodiča za procjenu probnog rada („Vodič”)[3] nije u skladu s Uvjetima zaposlenja ostalih službenika i ii. da se nisu poštovale druge odredbe EASO-ova Vodiča

17. EASO je izjavio da je tijekom razdoblja procjene probnog rada postojala nedosljednost između njegova Vodiča i članka 14. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika [4]. Navela je da je Vodič ažuriran 30. studenoga 2015. Osim toga, EASO je tvrdio da su odredbe Uvjeta zaposlenja ostalih službenika pravilno primijenjene u predmetu podnositelja pritužbe.

18. Kad je riječ o neusklađenosti Vodiča s pravilima Uvjeta zaposlenja ostalih službenika, Ombudsman pozdravlja činjenicu da su sva odstupanja ispravljena i da Vodič sada na odgovarajući način odražava odredbe članaka 14. i 84. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika.

19. Ombudsmanica napominje da je podnositeljici pritužbe dan rok propisan Uvjetima zaposlenja ostalih službenika (osam radnih dana) za podnošenje primjedbi na izvješće o probnom razdoblju, koje je dovršeno više od mjesec dana prije isteka njezina probnog rada. Također je iskoristila priliku da održi dijalog s tijelom za imenovanje te je bez nepotrebne odgode obaviještena o odluci o raskidu njezina ugovora. Osim toga, bila je dobro obaviještena o postupku predviđenom u Uvjetima zaposlenja ostalih službenika te je s upravom dogovorila sljedeće korake.

20. Ombudsmanica smatra da su postupovni koraci poduzeti u predmetu podnositelja pritužbe odgovarali onima predviđenima u Uvjetima zaposlenja ostalih službenika. Kad je riječ o argumentu podnositelja pritužbe da se vodič nije slijedio, inspekcija je pokazala da je, iako nisu primijenjena sva pravila utvrđena u vodiču, cjelokupno postupanje s postupkom izvješćivanja bilo zadovoljavajuće. Budući da je EASO slijedio pravila iz Uvjeta zaposlenja ostalih službenika, poštujući prava podnositelja pritužbe, Europski ombudsman ne smatra da postoji osnova za daljnje postupanje u vezi s tim pitanjem.

iii. argument da su ciljevi radnog mjesta podnositelja pritužbe dogovoreni tek dva mjeseca prije završetka probnog rada

21. EASO je izjavio da je podnositelju pritužbe odmah nakon zapošljavanja dostavljen opis radnog mjesta. Međutim, njezin ocjenjivač promijenio se tijekom probnog rada (nakon mjesec i pol dana). EASO je naveo i da su ciljevi radnog mjesta podnositelja pritužbe naposljetku dovršeni početkom četvrtog mjeseca probnog rada, nakon niza rasprava. Nadalje, EASO je izjavio da je službenik za izvješćivanje održao niz rasprava s podnositeljem pritužbe tijekom probnog roka. Redovito su se razmjenjivale informacije i pružale povratne informacije u više navrata.

22. Inspekcija Ombudsmana i pojašnjenje EASO-a potvrđuju da su ciljevi radnog mjesta podnositelja pritužbe odobreni u četvrtom mjesecu njezina probnog rada (a ne, kako je prvotno tvrdila, dva mjeseca prije kraja). Međutim, podnositelj pritužbe u toj fazi nije potpisao dogovorene ciljeve. U skladu s Vodičem [5] ciljevi radnog mjesta trebali su biti utvrđeni na početku probnog rada. Međutim, EASO je pokazao da je uložio razumne napore kako bi se unaprijed dogovorio s podnositeljem pritužbe o njegovim ciljevima u pogledu radnog mjesta. Uputila je i na kašnjenje uzrokovano promjenom ocjenjivača podnositelja pritužbe.

23. Bilo bi bolje da je EASO djelovao u skladu sa zahtjevom iz svojeg internog vodiča i da je postavio ciljeve u pogledu radnih mjesta na početku probnog rada. Također bi bilo bolje da je ranije osigurao potpis podnositelja pritužbe na dogovorene ciljeve. Međutim, ciljevi su bili povezani s opisom radnog mjesta i čini se da je podnositeljica pritužbe obavljala svoje dužnosti na toj osnovi. Iako je postupak utvrđivanja i dogovaranja ciljeva u pogledu radnih mjesta mogao biti bolji, Ombudsmanica ne smatra da je to u danim okolnostima predstavljalo nepravilnosti u postupanju. Međutim, Europski ombudsman predložit će poboljšanja u tom pogledu. 

iv. argumenti da je EASO podupro odluku o delegiranju ovlasti tijela za imenovanje i da je neovlaštena osoba raskinula ugovor s podnositeljem pritužbe

24. EASO se nije složio sa stajalištem podnositelja pritužbe da je dokument u kojem se navodi odluka o delegiranju ovlasti tijela za imenovanje „krivotvoren”. Tužiteljica je obaviještena o delegiranju ovlasti tijela za imenovanje u pogledu njezina probnog rada dan nakon njegova odobrenja. Na njezin zahtjev dostavljen joj je i tiskani primjerak odluke.

25. Ombudsman primjećuje da je, s obzirom na imenovanje ocjenjivača podnositelja pritužbe vršiteljem dužnosti izvršnog direktora, EASO pravilno izbjegao mogući sukob interesa. Ombudsmanica se slaže da je to bilo potrebno kako bi se osiguralo da procjena podnositelja pritužbe bude nepristrana. Tužiteljica nije iznijela uvjerljive argumente u prilog svojem stajalištu prema kojem tijelo za imenovanje koje djeluje nije bilo ovlašteno izvršavati svoje diskrecijske ovlasti u pogledu ocjene njezine izvedbe.

26. Osim toga, podnositeljica pritužbe nije dostavila uvjerljive argumente ni dokaze da je EASO „krivotvorio” neke dokumente povezane s njezinim postupkom procjene. Ombudsmanica smatra da činjenica da je došlo do kašnjenja u evidentiranju odluke o delegiranju ovlasti nije dokaz zlouporabe. Tijekom pregleda dokumenata EASO je pružio razumno objašnjenje za to kašnjenje, koje je bilo povezano s tadašnjim restrukturiranjem Ureda. Nadalje, podnositelj pritužbe stvarno je obaviješten o odluci dan nakon njezina donošenja. Odmah nakon toga EASO je nekoliko puta pokušao održati sastanak za dijalog s podnositeljem pritužbe. Svrha sastanka i status vršitelja dužnosti tijela za imenovanje jasno su joj priopćeni.

v. argument da je prijedlog podnositelja pritužbe za produljenje probnog roka pogrešno odbijen

27. EASO je naveo da je vršitelj dužnosti tijela za imenovanje izvršavao svoje diskrecijske ovlasti u pogledu probnog rada podnositelja pritužbe. Vršiteljica dužnosti tijela za imenovanje odbila je prijedlog podnositeljice pritužbe da joj se produlji probni rad. Vršiteljica dužnosti tijela za imenovanje uzela je u obzir primjedbe iz izvješća o probnom radu, preporuku svojeg ocjenjivača i primjedbe podnositeljice pritužbe tijekom sastanka u okviru dijaloga prije donošenja konačne odluke o prestanku njezina radnog odnosa.

28. EASO je naveo i da je vršitelj dužnosti izvršnog direktora donio odluku o delegiranju ovlasti tijela za imenovanje u konkretnom slučaju probnog rada podnositelja pritužbe kako bi se osigurao nepristran žalbeni postupak i poštovanje načela dobre uprave. To je učinjeno kako bi se spriječio svaki sukob interesa i kako bi se podnositelju pritužbe zajamčio nepristran postupak donošenja odluka. Osim toga, EASO je napomenuo da je podnositeljica pritužbe zatražila od vršitelja dužnosti tijela za imenovanje da produlji njezin probni rad za šest mjeseci. Time je tužiteljica priznala pravo vršitelja dužnosti tijela za imenovanje da donese odluku o njezinu probnom radu.

29. Ombudsmanica smatra da je EASO djelovao u okviru svoje diskrecijske ovlasti kada nije pristao produljiti probni rad podnositelja pritužbe. U skladu s člankom 14. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika takva su produljenja ograničena na iznimne okolnosti [6]. U spisu nema dokaza na temelju kojih bi se moglo utvrditi da su takve okolnosti postojale. 

vi. argument da je EASO pogrešno odbio brojne zahtjeve podnositelja pritužbe da mu se dostavi obavijest o odluci o otkazu u roku od mjesec dana

30. EASO je naveo da se, u skladu s člankom 14. stavkom 2. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika, članu privremenog osoblja na probnom radu mora dati otkazni rok od mjesec dana samo ako njegov radni odnos prestaje prije isteka probnog rada. Budući da je radni odnos podnositeljice pritužbe prekinut po isteku njezina probnog rada, EASO je smatrao da nije dužan obavijestiti podnositeljicu pritužbe o prestanku njezina radnog odnosa prije isteka probnog rada.

31. U Uvjetima zaposlenja ostalih službenika nije predviđen otkazni rok za članove privremenog osoblja čiji radni odnos prestaje po isteku probnog roka. Međutim, s obzirom na važnost predmeta za dotičnog člana osoblja, bilo bi primjereno da se član osoblja bez nepotrebne odgode obavijesti o otkazu. Objašnjenje EASO-a u ovom je slučaju u skladu s primjenjivim pravilima. Nadalje, Ombudsman napominje da je EASO bez nepotrebne odgode obavijestio podnositelja pritužbe o prekidu.

vii. argument da EASO podnositelju pritužbe nije dostavio izvornu odluku o prestanku radnog odnosa, nego presliku

32. EASO je naveo da je podnositeljica pritužbe primila elektroničku verziju odluke i da joj je 18. siječnja 2016. običnom poštom dostavljena tiskana preslika „nakon prvog neuspješnog pokušaja dostave (...) u prosincu 2015.”.

33. Podnositelj pritužbe poslao je elektronički primjerak te odluke Uredu ombudsmana. Čini se da je odluka službeni dokument s tiskanim zaglavljem, referentnim brojem i elektroničkim potpisom vršitelja dužnosti tijela za imenovanje. Ombudsmanica ističe da je argument podnositelja pritužbe nejasan s obzirom na to da je odluka pripremljena elektroničkim putem. EASO je dostavio razumno objašnjenje svojih nastojanja da podnositelju pritužbe dostavi elektroničke i tiskane primjerke. Ombudsmanica je stoga zadovoljna time što je EASO svoju odluku dostavio podnositelju pritužbe na zadovoljavajući način.

viii. argument da se prema podnositelju pritužbe postupalo nepravedno

34. Naposljetku, ombudsmanica ne nalazi ništa što bi potkrijepilo argument podnositelja pritužbe da je EASO prema njoj postupao nepravedno. Materijali iz spisa ne upućuju na to da se prema podnositelju pritužbe nepošteno postupalo tijekom postupka izvješćivanja o probnom razdoblju.

35. Ukratko, ombudsmanica smatra da njezine daljnje istrage nisu opravdane. Ombudsmanica je stoga odlučila zaključiti predmet i time EASO-u predložiti poboljšanje.

Zaključak

Na temelju istrage o toj pritužbi Ombudsman je zaključuje sljedećim zaključkom i prijedlozima za poboljšanje [7]:

EASO je riješio postupovni aspekt pritužbe (neuspjeh odgovora).

Daljnje istrage preostalih aspekata pritužbe nisu opravdane.

Prijedlog za poboljšanje

EASO bi trebao djelovati u skladu sa zahtjevom iz svojeg Vodiča za procjenu probnog osoblja da se bez nepotrebne odgode odrede ciljevi radnih mjesta novih članova osoblja.

Podnositelj pritužbe i EASO bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily O'Reilly

Europski ombudsman

Strasbourg, 28. travnja 2017.

 

 

[1] 2. Svaka osoba na koju se primjenjuje ovaj Pravilnik o osoblju može tijelu za imenovanje podnijeti žalbu protiv akta koji na nju negativno utječe ako je navedeno tijelo donijelo odluku ili ako nije donijelo mjeru propisanu Pravilnikom o osoblju. Pritužba se mora podnijeti u roku od tri mjeseca. Razdoblje počinje teći:

— na dan objave akta ako je riječ o mjeri opće prirode,

— na dan dostave odluke dotičnoj osobi, ali ni u kojem slučaju kasnije od dana kada je ta osoba primila takvu obavijest, ako mjera utječe na određenu osobu ; ako je, međutim, akt koji utječe na određenu osobu takav da negativno utječe na drugu osobu, rok počinje teći u odnosu na tu drugu osobu na datum kada ona primi obavijest o tome, ali ni u kojem slučaju kasnije od datuma objave;

— na dan isteka roka za odgovor ako se žalba odnosi na prešutnu odluku o odbijanju zahtjeva iz stavka 1.

Tijelo obavješćuje dotičnu osobu o svojoj obrazloženoj odluci u roku od četiri mjeseca od datuma podnošenja pritužbe. Ako na kraju tog razdoblja nije primljen odgovor na žalbu, to se smatra implicitnom odlukom o odbijanju žalbe, protiv koje se može podnijeti žalba u skladu s člankom 91.

[2] U skladu s člankom 2. Pravilnika o osoblju svaka institucija određuje tko izvršava ovlasti koje su Pravilnikom o osoblju dodijeljene tijelu za imenovanje.

[3] EASO-ov vodič za procjenu probnog rada interni je dokument u kojem se navode probni postupak, uloga ocjenjivača i probnog rada.

[4] Člankom 14. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije propisuju se uvjeti probnog rada koji se primjenjuju na privremeno osoblje.

[5] Točka A podtočka 4. starog Vodiča glasi kako slijedi: „Procjenjivač bi se na početku probnog rada trebao sastati s dužnosnicima na probnom radu kako bi objasnio što se od njih očekuje, potvrdio njihov opis radnog mjesta i postavio ciljeve”.

[6] Konkretno, ako je član osoblja odsutan tijekom neprekidnog razdoblja od najmanje mjesec dana tijekom probnog razdoblja, u slučaju bolesti, majčinstva ili nesreće u skladu s člankom 14. stavkom 1. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika.

[7] Informacije o postupku preispitivanja dostupne su na internetskim stranicama Europskog ombudsmana: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark