Institution ou organisme concerné: Commission européenne

Date et heure: 8 juin 2017, de 11 h 30 à 12 h 15

Lieu: Rue de la Loi 200, 1049 Bruxelles, BERL 6/B

ombudsman

représentée par:
Mme Rosita Hickey, cheffe de l’unité «Enquêtes stratégiques»,
Mme Nastasja Fuxa, unité 4 – Enquêtes
M. Pieter van der Ploeg, unité «Enquêtes stratégiques»

Commission représentée par:
M. Christophe Keller, SG.F.3
M. Henning Klaus, SG.B.2
Mme Dorthe Christensen, SG.B.2
M. Antonello Maschio, SG.B.2
M. Bernard De Cock De Rameyen, SG.B.2
Mme Gitte Olsen, SG.B.2
M. Kevin Rieger, SG.B.2

1. Introduction et aspects procéduraux

Le Médiateur et les représentants de la Commission se présentent. L’équipe d’enquête de la Médiatrice a expliqué que l’objectif de la réunion était de recueillir des informations supplémentaires auprès de la Commission afin de déterminer dans quelle mesure la Commission avait accepté et appliqué les deux recommandations spécifiques de la Médiatrice [1] en ce qui concerne le contenu des procès-verbaux des réunions des groupes d’experts et la confidentialité des délibérations des groupes d’experts. La Médiatrice a estimé que le temps écoulé depuis l’adoption par la Commission de sa décision [2] établissant de nouvelles règles horizontales régissant les groupes d’experts était suffisant pour passer à cette étape de l’enquête.

L'équipe d'enquête de la Médiatrice a décrit le cadre juridique applicable à la réunion [3] et a également informé la Commission que la Médiatrice avait l'intention d'utiliser les informations de fond obtenues au cours de la réunion pour éclairer la prochaine étape de son enquête.

2. Échange de vues et informations fournies par la Commission

Dans le cadre de la préparation de la réunion, la Médiatrice avait demandé à la Commission de lui fournir dix exemples de procès-verbaux de groupes d’experts adoptés récemment qui, selon la Commission, répondent aux normes énoncées dans la décision du groupe d’experts de la Commission, ainsi que dix exemples de procès-verbaux de groupes d’experts, pour lesquels la Commission estime qu’il est encore possible d’améliorer la situation [4].

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a demandé des éclaircissements sur un certain nombre de points relatifs à ce procès-verbal, notamment sur la question de savoir si la Commission ou les groupes d’experts produisent eux-mêmes le procès-verbal. Les représentants de la Commission ont indiqué que, dans l'écrasante majorité des cas, la Commission est responsable de la production des procès-verbaux.

La Médiatrice avait également, au préalable, informé [5] la Commission qu'elle jugerait utile d'obtenir des réponses aux questions suivantes au cours de la réunion:

1. Quelles mesures spécifiques la Commission a-t-elle prises pour améliorer la pertinence et l’exhaustivité des procès-verbaux produits à la suite des réunions des groupes d’experts? Des lignes directrices ont-elles été élaborées et diffusées? Si tel est le cas, veuillez en fournir des copies qui seront examinées au cours de la réunion ou, si possible, accompagnées des documents demandés ci-dessus.
2. La Commission pourrait-elle indiquer quels obstacles elle a rencontrés dans la mise en œuvre des recommandations susmentionnées du Médiateur?
3. Quelles autres mesures la Commission compte-t-elle prendre pour améliorer la pertinence et l’exhaustivité des procès-verbaux des réunions des groupes d’experts à l’avenir?
4. Quels progrès ont été accomplis en ce qui concerne la publication en temps utile des ordres du jour, des documents de référence et des procès-verbaux des réunions des groupes d’experts? Quelles mesures, le cas échéant, la Commission a-t-elle prises pour accélérer la publication des ordres du jour, des documents de référence et des procès-verbaux des réunions des groupes d’experts?
5. À quelle fréquence et quels groupes d'experts ont fait usage de la possibilité de délibérer publiquement?
6. À quelle fréquence et dans quels groupes d’experts les membres qui ont voté contre un avis, une recommandation ou un rapport (ou qui se sont abstenus de voter) ont-ils fait usage de leur droit de faire figurer leurs opinions dissidentes dans une annexe?

En ce qui concerne la première question du Médiateur, la Commission avait, préalablement [6] à la réunion, envoyé au Médiateur un modèle de procès-verbal des réunions des groupes d’experts, que le secrétariat général avait établi et fourni aux directions générales de la Commission (ci-après les «DG») à utiliser à partir de novembre 2016. Le modèle comprend des orientations spécifiques sur la manière de rédiger les procès-verbaux. En particulier, il demande aux DG d’énumérer tous les points discutés par un groupe d’experts, un par un, et de rédiger le procès-verbal de manière à permettre une compréhension approfondie des sujets à l’ordre du jour et de tout autre sujet discuté lors de la réunion, des positions exprimées par les participants par rapport à chacun des sujets discutés, ainsi que des conclusions ou des votes possibles sur chaque sujet discuté. Le modèle prévoit également que les DG indiquent si une réunion était publique ou non publique.

En ce qui concerne la deuxième question du Médiateur, les représentants de la Commission ont déclaré qu’il avait été difficile d’assurer la mise en œuvre en temps utile de certaines nouvelles obligations introduites dans sa décision établissant de nouvelles règles horizontales régissant ses groupes d’experts. La période transitoire a pris fin le 31 décembre 2016. Au cours du second semestre 2016, une part importante des ressources disponibles de la Commission a été consacrée à la publication des déclarations d’intérêts dans son registre des groupes d’experts, à la classification des membres selon la nouvelle classification et à l’inscription effective au registre de transparence des membres des groupes d’experts relevant du champ d’application du registre de transparence. En ce qui concerne la mise en œuvre des recommandations spécifiques de la Médiatrice, les principaux défis mentionnés par les représentants de la Commission en termes d’amélioration des normes et de cohérence au sein des groupes d’experts ont été le grand nombre de groupes d’experts [7] et, partant, le nombre de réunions qui ont eu lieu, ainsi que le nombre de procès-verbaux émanant des groupes .

En ce qui concerne la troisième question de la Médiatrice, les représentants de la Commission ont déclaré que la Commission continuerait à surveiller l’utilisation par ses DG du modèle de procès-verbal et la manière dont elles suivent les orientations relatives à la rédaction des procès-verbaux. En particulier, la Commission diffusera les exemples de bonnes pratiques concernant les procès-verbaux de réunions à ses DG, en leur demandant de s’inspirer de ces exemples pour améliorer encore la pertinence des procès-verbaux de réunions de leurs propres groupes d’experts. La Commission continuera également à fournir des orientations à ses DG sur des questions spécifiques et à proposer régulièrement des cours de formation à son personnel.

En ce qui concerne la quatrième question du Médiateur, les représentants de la Commission ont expliqué que le calendrier de publication des documents de réunion des groupes d’experts dépend essentiellement des modalités de travail au sein des groupes, qui diffèrent en fonction des mandats des groupes et du travail spécifique qu’ils effectuent. De nombreux groupes adoptent le procès-verbal de la réunion uniquement lors de la réunion suivante, ce qui entraîne un certain laps de temps entre la date de la réunion concernée et la date de publication de son procès-verbal. Toutefois, certains groupes ont mis en place des modalités de travail différentes et adoptent des procès-verbaux grâce à l’utilisation de plateformes en ligne. Compte tenu des différents types de travaux effectués par les groupes d’experts et de leurs modalités de travail différentes, les représentants de la Commission ont indiqué qu’il existe une limite à la normalisation que la Commission peut atteindre dans ce domaine. En particulier, il n’est pratiquement pas possible pour le secrétariat général de la Commission de contrôler, pour chaque réunion de groupe d’experts, lorsque des documents de référence ou des procès-verbaux de réunion précis sont publiés dans le registre des groupes d’experts [8]. Toutefois, la Commission créera, d’ici la fin de 2017, une nouvelle section sur son registre des groupes d’experts spécifiquement consacrée aux documents sur les travaux des groupes d’experts. La Commission s’attend à ce que cette nouvelle section, qui classera les documents par type, accroisse la visibilité des documents et incite les DG à publier les documents en temps utile [9].

En réponse à la cinquième question du Médiateur, les représentants de la Commission ont fait référence au fait que la Commission avait inclus, dans son modèle de procès-verbal de réunion, une rubrique spécifique «nature de la réunion», qui indiquera si une réunion particulière d’un groupe d’experts a eu lieu publiquement ou non. L’intention de la Commission est ainsi d’amener ses DG et les groupes d’experts eux-mêmes à réfléchir à la question de savoir si une réunion donnée pourrait éventuellement être ouverte au public, en fonction de l’objet de la réunion. La décision de rendre publique une réunion donnée doit nécessairement être prise avant la réunion, afin de permettre les modalités pratiques pertinentes, telles que la réservation d’une salle de réunion appropriée ou la mise en place d’une diffusion en continu sur l’internet. Dans l’ensemble, l’objectif de la Commission dans ce domaine est d’encourager une plus grande ouverture et de mieux faire connaître auprès de ses DG l’idée d’organiser des réunions de groupes d’experts publics, chaque fois que cela est opportun. Les représentants de la Commission ont indiqué qu’à leur connaissance, trois réunions de groupes d’experts avaient eu lieu publiquement jusqu’à présent, via le webstream. Un autre groupe d’experts avait organisé un atelier public sur le thème de ses travaux [10]. L’équipe d’enquête de la Médiatrice a été heureuse d’apprendre que certains groupes d’experts, même s’ils étaient peu nombreux, avaient fait usage de la possibilité de diffuser leurs réunions en ligne [11].

En réponse à la sixième question du Médiateur, les représentants de la Commission ont déclaré qu’à leur connaissance, les opinions dissidentes des membres avaient jusqu’à présent été consignées dans trois groupes d’experts, soit directement dans le procès-verbal pertinent, soit dans une annexe au procès-verbal [12]. Le fait que les opinions dissidentes soient rarement formellement consignées découle du fait que les groupes d’experts ont traditionnellement mené leurs travaux de manière collective, ce qui implique que des points de vue éventuellement divergents sont souvent résolus au fil du temps. La Commission a l’impression que les groupes d’experts cherchent à parvenir à un consensus sur leurs travaux afin de donner plus d’autorité à leurs avis, recommandations et rapports.

En ce qui concerne la nouvelle exigence d’inscription des membres des groupes d’experts relevant du champ d’application du registre de transparence, les représentants de la Commission ont indiqué que le nombre d’inscriptions au registre de transparence avait sensiblement augmenté au cours des six à neuf mois suivant l’adoption par la Commission de ses nouvelles règles horizontales régissant les groupes d’experts.

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a remercié les représentants de la Commission pour cette réunion fructueuse.

Bruxelles, le 4 juillet 2017

Mme Rosita Hickey
Chef des enquêtes stratégiques

Mme Nastasja Fuxa,
juriste de l’unité (gestionnaire de dossier)

[1] La recommandation de la Médiatrice est disponible à l’adresse suivante: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/recommendation.faces/en/63441/html.bookmark

[2] Le 30 mai 2016, la Commission a adopté sa décision établissant de nouvelles règles horizontales régissant les groupes d’experts. La décision prévoit une période transitoire jusqu'au 31 décembre 2016 pour la mise en œuvre de certaines nouvelles règles.

[3] Article 4, paragraphes 5 et 8, des dispositions d'exécution du Médiateur européen.

[4] La Commission a fourni les documents demandés par courrier électronique du 31 mai 2017.

[5] La demande de réunion et de documents du Médiateur est disponible à l’adresse suivante: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/78385/html.bookmark

[6] Par courriel du 31 mai 2017.

[7] Il existe actuellement environ 800 groupes d'experts.

[8] Le registre des groupes d’experts de la Commission est disponible à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/

[9] La nouvelle section «Documents» du registre des groupes d’experts sera également liée à un nouveau registre des actes délégués, que la Commission est en train de mettre en place. Certains groupes d’experts ont pour mission spécifique de fournir des conseils et une expertise sur la préparation des actes délégués de la Commission.

[10] Par courriels des 8 et 13 juin 2017, la Commission a fourni à la Médiatrice une liste des réunions pertinentes des groupes d’experts publics, y compris des liens vers les procès-verbaux des réunions concernées et/ou la retransmission en ligne.

[11] Voir par exemple: https://webcast.ec.europa.eu/6th-meeting-of-the-structured-dialogue-with-european-structural-and-investment-funds-partners-group-of-experts; https://webcast.ec.europa.eu/inaugural-meeting-of-the-platform-on-animal-welfare

[12] Par courriels des 8 et 13 juin 2017, la Commission a fourni au Médiateur une liste des opinions dissidentes pertinentes exprimées au sein de groupes d’experts, y compris des liens vers les opinions dissidentes pertinentes.