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L’affaire concernait principalement la décision de Frontex de ne plus communiquer par courrier électronique avec les personnes qui introduisent une demande d’accès du public à des documents. Frontex oblige les demandeurs à recourir à son portail d’accès en ligne. Cette approche cause des problèmes aux demandeurs, qui pourraient facilement être évités, ainsi qu’aux plateformes de transparence en ligne que les organisations de la société civile ont mises en place pour contribuer à l’objectif de l’Union consistant à travailler aussi ouvertement que possible.

La Médiatrice n’a pas pu trouver de justification à la décision de Frontex. Elle a recommandé à Frontex de permettre aux demandeurs de communiquer avec elle par courrier électronique, sans recourir à son portail actuel d’accès aux documents. Elle a également demandé à Frontex de se renseigner sur la bonne pratique établie par la Commission européenne à cet égard pour son nouveau portail d’accès public et d’appliquer cette bonne pratique dès que possible.

La Médiatrice a également proposé que Frontex consacre les ressources nécessaires au traitement des nombreuses demandes d’accès qu’elle est susceptible de recevoir sur une base régulière à l’avenir. Elle a également proposé que Frontex élabore et publie un guide détaillé sur la manière de traiter les demandes d’accès du public.

Frontex a rejeté la recommandation de la Médiatrice visant à permettre aux demandeurs de communiquer avec l’agence par courrier électronique. Frontex n’a pas non plus répondu concrètement à la proposition consistant à se renseigner sur les bonnes pratiques de la Commission européenne et à les appliquer.

En conséquence, la Médiatrice clôt l’enquête en concluant à une mauvaise administration.

En ce qui concerne les autres propositions de la Médiatrice, Frontex a déclaré qu’elle avait récemment consacré un poste supplémentaire à mi-temps au traitement des demandes d’accès du public à des documents, et a annoncé qu’elle allait rédiger un guide conformément à la recommandation de la Médiatrice. Plus tôt dans l’enquête, Frontex a mis en œuvre les propositions de la Médiatrice visant à revoir sa déclaration concernant les droits d’auteur et à rendre les documents figurant sur ses comptes d’accès du public accessibles pendant deux ans. L’agence a également accepté de créer une adresse électronique consacrée à l’introduction des demandes.