Les agences de l’UE jouent un rôle central en mettant en œuvre les politiques de l’UE et en fournissant une expertise technique, scientifique et juridique dans des secteurs clés. Toute perception selon laquelle leurs fonctionnaires poursuivent des intérêts privés qui entrent en conflit avec leurs fonctions peut saper la confiance du public dans leur travail. La Médiatrice européenne n’a cessé de mettre en évidence les risques du phénomène du «pantouflage», dans lequel le personnel se déplace vers des rôles externes, en particulier dans le secteur privé. Même un petit nombre d'affaires très médiatisées peuvent susciter l'inquiétude du public et nuire à sa réputation, comme en témoignent les enquêtes récentes.

Dans le même temps, l’administration de l’UE doit attirer des professionnels qualifiés pour répondre à des priorités telles que la durabilité, la numérisation et la sécurité. Des mesures telles que les périodes de réflexion et les restrictions d'emploi peuvent affecter la flexibilité de carrière, en particulier dans des domaines tels que le droit, la finance ou la technologie.

Dans ce contexte, la présente enquête a examiné, d’un point de vue systémique, la manière dont les agences de l’UE traitent les affaires de pantouflage. L’objectif était de recenser les bonnes pratiques et les éventuelles lacunes dans les politiques et pratiques en place. À cette fin, la Médiatrice a procédé à un examen détaillé des politiques mises en place par 15 agences de l’UE et a examiné 54 dossiers portant sur des cas individuels traités par neuf agences de l’UE. L’équipe d’enquête de la Médiatrice a rencontré des représentants de cinq agences de l’UE afin de clarifier les questions en suspens.

Presque toutes les agences de l’UE qui ont soumis des documents à la Médiatrice ont déclaré qu’elles avaient adopté l’approche de la Commission européenne pour mettre en œuvre les obligations légales du personnel en transition vers des rôles dans le secteur privé, que ce soit au départ ou pendant un congé sans solde. Toutefois, la Médiatrice a constaté que certaines agences de l’UE disposent d’orientations plus détaillées et plus complètes que d’autres sur la mise en œuvre de ces obligations juridiques. Les différences relevées par le Médiateur concernent la manière dont les agences traitent les notifications tardives ou incomplètes d’activités postérieures à la cessation de service, la manière dont les agences évaluent ces notifications, la nature des mesures d’atténuation imposées, la transparence des décisions relatives aux activités postérieures à la cessation de service notifiées et la manière dont les obligations qui en découlent sont surveillées, ainsi que la manière dont les agences forment le personnel à leurs obligations en matière d’éthique.

En outre, la Médiatrice a constaté que les règles et les politiques régissant les activités postérieures au mandat des non-fonctionnaires, c’est-à-dire les membres des conseils d’administration ou des conseils des autorités de surveillance des agences, différaient considérablement. La plupart des membres du conseil d’administration des agences sont nommés par les autorités nationales et représentent leurs États membres respectifs, ce qui signifie qu’ils restent soumis aux règles d’éthique nationales, qui varient d’un État membre à l’autre. Afin de remédier aux conflits d’intérêts potentiels et aux atteintes à la réputation découlant du pantouflage, seuls quelques-uns des organes directeurs des agences de l’UE examinés dans le cadre de la présente enquête ont adopté des politiques régissant les activités postérieures au mandat des (anciens) membres du conseil d’administration.

Afin d’aider les agences de l’UE à renforcer encore leurs règles en matière de pantouflage, la Médiatrice a défini une série de lignes directrices en matière de bonnes pratiques:

• Un cadre d'intégrité solide commence par la prévention: il est essentiel de doter le personnel et les membres du conseil d’administration d’orientations claires, d’une formation régulière et d’initiatives de sensibilisation permanentes afin de garantir une pleine compréhension des obligations éthiques.
• Cela est renforcé par des procédures d'exploitation standard robustes pour la gestion des situations de pantouflage, qui fournissent une approche claire et progressive des notifications, des évaluations et de la conformité.
• Des critères transparents pour restreindre les rôles postérieurs à la cessation de service ou au mandat doivent être établis dès le départ, afin que les personnes soient pleinement conscientes des limitations avant de se joindre à l'équipe.
• Lorsqu'un transfert vers le secteur privé est signalé, les agences devraient agir rapidement - en effectuant des évaluations approfondies des risques, en identifiant les conflits d'intérêts potentiels et en prenant des mesures de précaution immédiates telles que la révocation des droits d'accès ou la réattribution des responsabilités si nécessaire.
• La prise de décision devrait être équitable, transparente et bien documentée, permettant aux individus de commenter les restrictions proposées tout en veillant à ce que les risques soient gérés efficacement au moyen de mesures proportionnées telles que des périodes de réflexion, des interdictions de lobbying ou, le cas échéant, des interdictions pures et simples.
• En temps opportun, les décisions motivées doivent énoncer clairement les droits d'appel.
• Au-delà d'une prise de décision approfondie, la responsabilité dépend d'une application rigoureuse de la loi. Il s’agit notamment de publier des résumés des activités autorisées, de contrôler activement le respect des conditions imposées et de respecter les obligations de confidentialité.
• Lorsque des infractions sont soupçonnées, les organismes doivent réagir rapidement - établir les faits et prendre des mesures disciplinaires dans les cas graves - pour maintenir la confiance et préserver l'intégrité institutionnelle.

La Médiatrice conclut que les agences de l’UE peuvent tirer de nombreuses leçons de leurs pratiques respectives. La Médiatrice a l’intention d’appliquer ces lignes directrices en matière de bonnes pratiques aux affaires qui pourraient être portées à son attention à l’avenir.

L’affaire concernait la manière dont la Commission européenne (délégation de l’UE auprès de l’Union africaine) traitait une demande de subvention et les préoccupations relatives à un conflit d’intérêts potentiel.

Le plaignant a participé à un appel à propositions pour un projet de soutien aux capacités électorales panafricaines. La délégation a rejeté la demande du plaignant au motif qu’elle sollicitait un financement de l’UE supérieur au pourcentage maximal autorisé dans le cadre de l’appel. Le plaignant a fait valoir qu'il s'agissait d'une erreur typographique et que la délégation aurait dû demander des éclaircissements au lieu de rejeter sa demande. Le plaignant a également affirmé qu'un expert qui avait participé à l'élaboration du projet financé dans le cadre de cet appel travaillait pour une entité qui avait présenté une demande dans le cadre de l'appel.

La Médiatrice a estimé que la Commission, sur la base de ses propres lignes directrices internes, aurait dû considérer l’erreur du plaignant comme une «erreur matérielle manifeste» et a demandé au plaignant des éclaircissements et/ou corrigé l’erreur du plaignant. Elle a également constaté que la Commission n’avait pas évalué de manière adéquate les allégations du plaignant relatives à un conflit d’intérêts potentiel. Ces deux lacunes constituaient un cas de mauvaise administration. Pour les deux constatations, la Médiatrice a estimé qu’il ne serait pas approprié de formuler des recommandations correspondantes, étant donné qu’entre-temps, la subvention a déjà été octroyée. Elle formule néanmoins trois suggestions visant à éviter que de tels problèmes ne se reproduisent dans de futurs cas similaires.

L’affaire concernait la manière dont la Commission européenne avait atténué les risques de conflit d’intérêts liés à un emploi dans le secteur privé occupé par un ancien dirigeant. Le membre du personnel, qui avait précédemment été employé au service de la concurrence de la Commission, est passé dans une société transnationale [expurgée] en tant que cadre supérieur responsable des questions de concurrence et de réglementation, y compris pour l’Europe. Avant de prendre ses fonctions au sein de la société [expurgée], l’ancien membre du personnel avait quitté la Commission et rejoint un cabinet d’avocats mondial. La Commission avait autorisé le déménagement au cabinet d’avocats, après que l’ancien membre du personnel lui eut notifié son intention d’occuper ce poste.

La Médiatrice a constaté que, dans le cadre de l’autorisation du déménagement au cabinet d’avocats, la Commission avait adopté des mesures visant à atténuer le risque posé par l’ancien membre du personnel travaillant sur des dossiers ou des affaires qui seraient pertinents pour le travail au sein du cabinet d’avocats. La décision de la Commission d’autoriser le déménagement vers le cabinet d’avocats comportait également plusieurs restrictions. Par exemple, l’ancien membre du personnel s’est vu interdire de travailler, directement ou indirectement, sur tout cas relevant de sa responsabilité pendant son service, ou sur tout cas qui lui est directement lié. Afin d’aider l’ancien membre du personnel à identifier les cas susceptibles de soulever des questions de conflit d’intérêts à tout moment après la cessation de ses fonctions, la Commission a inclus une liste de cas, qu’elle a mise à jour après le départ effectif de l’agent.

L’enquête de la Médiatrice a confirmé que la Commission avait adopté une approche solide pour évaluer, dans le contexte du rôle ultérieur de l’ancien membre du personnel auprès de la société [expurgée], si des affaires de concurrence qui ne figurent pas sur la liste susmentionnée pouvaient néanmoins donner lieu à un conflit d’intérêts parce qu’elles étaient liées à des affaires dont l’ancien membre du personnel était responsable. Le Médiateur s'est félicité de cette approche.

La Médiatrice a clôturé l’enquête en concluant qu’il n’y avait pas de mauvaise administration dans la manière dont la Commission traitait les risques de conflit d’intérêts liés au poste en question.

L’affaire concernait le système de groupes d’experts de la Commission européenne, qui joue un rôle important dans l’information des décisions prises par la Commission. Dans le cadre d'une enquête antérieure de la Médiatrice, la Commission a adopté de nouvelles règles pour ces groupes d'experts. Dans cette enquête de suivi, la Médiatrice a évalué la manière dont la Commission a appliqué ces règles, en particulier en ce qui concerne la transparence de la composition et des délibérations des groupes d’experts.

L’enquête a montré que la Commission avait mis en place des lignes directrices internes pour la mise en œuvre des règles relatives aux groupes d’experts et qu’elle dispensait une formation au personnel concerné. La Commission a également mis en place un réseau interne spécifique de coordinateurs pour surveiller et promouvoir la bonne mise en œuvre des règles relatives aux groupes d’experts, ce dont la Médiatrice s’est félicitée.

Toutefois, la Médiatrice a recensé un certain nombre de domaines dans lesquels la Commission pourrait améliorer encore la transparence des groupes d’experts. Premièrement, la Commission devrait rendre publiques ses lignes directrices internes afin de clarifier ce que le public peut attendre de la mise en œuvre de la Commission. Deuxièmement, lorsque certains documents du groupe d’experts ne sont pas divulgués de manière proactive, la Commission devrait énumérer ces documents dans le procès-verbal de la réunion du groupe d’experts concerné, afin de permettre au public de demander l’accès si nécessaire. Troisièmement, la Commission devrait fixer des délais pour la publication des documents avant et après les réunions des groupes d’experts. Enfin, la Commission devrait améliorer les fonctions de recherche dans les registres de documents qui sont pertinentes pour les groupes d’experts.

La Médiatrice a conclu qu’aucune autre enquête n’était justifiée et a clôturé l’enquête.