Antécédents de la plainte

1. Le plaignant a été un candidat non retenu dans le cadre de deux procédures de sélection du personnel organisées par le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop) en 2016 et 2017 [1].

2. Après avoir été informée que ses candidatures n’avaient pas abouti, en novembre 2016 et octobre 2017, respectivement, la plaignante a écrit au Cedefop et a demandé les notes d’évaluation pour ses deux candidatures. Elle demande également les noms des membres des « jurys de sélection » qui ont évalué les candidatures tant lors de la première que de la deuxième procédure de sélection.

3. Le Cedefop a ensuite communiqué à la plaignante la note globale attribuée à sa candidature lors de la deuxième procédure de sélection. Toutefois, elle a refusé de mettre à disposition sa note lors de la première procédure de sélection, arguant que celle-ci était « prescrite »[2].

4. En ce qui concerne sa demande de noms des membres des deux jurys de sélection, le Cedefop a indiqué que sa politique était de divulguer cette information uniquement aux candidats qui avaient été invités à un entretien. Elle a déclaré que, selon elle, cette politique «n’était pas en contradiction avec les lignes directrices du Médiateur»[3].

5. En décembre 2017 et début 2018, le plaignant a contacté le Médiateur pour se plaindre du manque de transparence des procédures de sélection du Cedefop, en particulier en ce qui concerne les informations qu’il met à la disposition des candidats non retenus.

Enquête et évaluation

6. La Médiatrice a ouvert une enquête sur la position du plaignant selon laquelle le Cedefop avait eu tort de refuser de fournir aux candidats non retenus dans les procédures de sélection les notes attribuées à leurs candidatures et les noms des membres du jury.

7. Au cours de l’enquête, l’équipe d’enquête de la Médiatrice a écrit au Cedefop et lui a demandé de fournir des informations et des éclaircissements supplémentaires sur sa politique de divulgation concernant les notes attribuées aux candidats lors des procédures de sélection et les noms des membres du jury. En particulier, l’équipe d’enquête de la Médiatrice a estimé que la politique du Cedefop en matière de divulgation des noms des membres du jury n’était pas conforme aux lignes directrices de la Médiatrice. Les lignes directrices indiquent que les agences de l’UE devraient divulguer les noms des membres du jury à tous les candidats dans le cadre des procédures de sélection.

8. Dans sa réponse au Médiateur, le Cedefop a indiqué qu’il avait maintenant modifié sa politique et qu’il divulguerait désormais, sur demande, à la fois la note globale et la ventilation par critère de sélection. Le Cedefop a également précisé que les candidats auront droit à ces informations simplement en formulant une demande d’informations, plutôt que d’avoir à introduire une réclamation administrative formelle contre le résultat de la procédure de sélection.

9. Le Cedefop a également déclaré avoir mis à jour sa politique de divulgation des noms des membres du jury de sélection. Dorénavant, le Cedefop divulguera ces noms à tous les candidats, et pas seulement aux candidats à un entretien, au plus tard lorsqu'il informera les candidats de l'issue de leur candidature. Ce faisant, le Cedefop a mis sa politique en conformité avec les lignes directrices de la Médiatrice et a finalement abordé une question soulevée par la Médiatrice dans une enquête précédente [4].

10. Le Cedefop a également indiqué qu’il avait entre-temps fourni à la plaignante les notes attribuées à ses candidatures dans le cadre des deux procédures de sélection. En ce qui concerne la divulgation des noms des membres du jury pour les procédures de sélection déjà clôturées, telles que celle du plaignant, le Cedefop demandera, pour des raisons de protection des données, le consentement des membres du jury avant de divulguer leurs noms.

Conclusion

Sur la base de l’enquête, le Médiateur clôt cette affaire en constatant ce qui suit:

Le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle a mis à jour sa politique de divulgation dans les procédures de sélection du personnel afin de fournir aux candidats des informations sur leurs notes et les noms des membres du jury. Elle est en train d'appliquer cette politique mise à jour aux demandes présentées par le plaignant. Le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle a ainsi réglé les problèmes soulevés par le plaignant.

Le plaignant et le Cedefop seront informés de cette décision.

Emily O'Reilly

Médiateur européen

Strasbourg, le 04/05/2018

[1] Cedefop/2016/04/AD_external http://recon.cedefop.europa.eu/File/DisplayFile?Id=67807 (DOC) et Cedefop/2017/03/AST_external http://recon.cedefop.europa.eu/File/DisplayFile?Id=72003 (DOC).  

[2] Le Cedefop a fait valoir que la plaignante aurait dû déposer une plainte administrative formelle demandant ces informations dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification concernant le résultat de sa demande.

[3] En 2013, à la suite d’une enquête d’initiative sur les différentes pratiques adoptées par les agences de l’UE, le Médiateur européen a publié des «lignes directrices de bonnes pratiques concernant la divulgation des noms des membres du jury». Pour de plus amples informations, voir: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/cases/correspondence.faces/fr/54521/html.bookmark.

[4] Recommandation du Médiateur européen dans son enquête d'initiative OI/4/2012/CK concernant le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop) https://www.ombudsman.europa.eu/fr/activities/report.faces/en/11782/html.bookmark.