Käesolevas isikuandmete kaitse avalduses selgitatakse töötlemise põhjust, seda, kuidas Euroopa Ombudsman kogub, käsitleb ja tagab kõigi esitatud isikuandmete kaitse, kuidas seda teavet kasutatakse ja milliseid õigusi andmesubjektid võivad seoses oma andmetega kasutada.

Vastutav töötleja on Euroopa Ombudsman. Kaasvastutav töötleja on Euroopa Komisjon (ABACi puhul on tegemist finants- ja raamatupidamisrakendusega, mille komisjon on loonud oma eelarve täitmise jälgimiseks ja raamatupidamisaruannete koostamiseks).

1. Milliseid isikuandmeid Euroopa Ombudsman töötleb?

Pakkujate, töövõtjate ja taotlejate, nende töötajate või alltöövõtjate isikuandmed, mis võivad hõlmata järgmist:

• Identifitseerimisandmed: ees- ja perekonnanimi, passi number või isikukood;
• ametikoht;
• kontaktandmed (e-posti aadress, ettevõtte telefoninumber, mobiiltelefoni number, faksinumber, postiaadress, ettevõte ja osakond, elukohariik, veebisaidi aadress);
• tõendid sotsiaalkindlustusmaksete ja tasutud maksude kohta, karistusregistri väljavõte;
• Finantsandmed: pangakonto number (IBAN- ja BIC-koodid), käibemaksukohustuslasena registreerimise number;
• Kirjalik kinnitus selle kohta, et pakkujad ei ole üheski finantsmääruse artiklites 136 ja 141 osutatud menetlusest kõrvalejätmist põhjustavas olukorras
• Vorm huvide konflikti puudumise kohta ELi institutsioonide või asutuste töötajatele ning valikuprotsessis osalevatele ekspertidele.

2. Miks Euroopa Ombudsman neid isikuandmeid töötleb?

Euroopa Ombudsman kogub ja töötleb isikuandmeid hankemenetluste juhtimise ja haldamise eesmärgil.

3. Millised on nende andmete töötlemise õiguslikud alused ja vajadus?

Isikuandmete töötlemise toimingute õiguslik alus on Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. juuli 2018. aasta määrus (EL, Euratom) 2018/1046, mis käsitleb liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantsreegleid,[1] eriti selle artiklid 160–179.

Töötlemine on vajalik määruse (EL) 1725/2018 artikli 5 lõike 1 punktide a, b ja c alusel.

4. Kes vastutab andmete töötlemise eest?

Andmete töötlemise eest vastutab Euroopa Ombudsman. Andmeid töötleb täpsemalt personali-, haldus- ja eelarveüksus (PAB).

5. Kes on andmete vastuvõtjad?

Euroopa Ombudsman, peasekretär, hindamiskomisjoni liikmed (vajaduse korral); asjaomases üksuses lepingute haldamise eest vastutavad töötajad; PAB üksuses pakkumuste ja lepingute haldamise eest vastutavad töötajad. Isikuandmete edastamine on võimalik kolmandatele riikidele või rahvusvahelistele organisatsioonidele.

6. Kui kaua andmeid säilitatakse?

Hankemenetlustega seotud toimikuid, sealhulgas isikuandmeid, säilitatakse menetluse eest vastutavas talituses kuni selle lõpuleviimiseni ja PAB-üksuses seitse aastat pärast lepingu allkirjastamist. Kohtutoimikute väljavõtteid säilitatakse kaks aastat pärast asjaomase menetluse lõppu. Edutute pakkujate pakkumusi säilitatakse siiski viis aastat pärast lepingu allkirjastamist.

7. Kuidas me kaitseme andmesubjekti andmeid?

Vastutavad üksused säilitavad paberfaile lukustatud kapis. Elektroonilisi faile säilitatakse serverites, millele on juurdepääs ainult menetluses osalevate üksuste (nimelt PAB-üksuse ja lepingut tegelikult kasutava üksuse) asjaomastel töötajatel.

Hindamiskomitee liikmetel on juurdepääs toimikutele hindamise eesmärgil ja neid teavitatakse sellest, et nad ei tohiks pärast hindamisprotsessi lõppu koopiaid säilitada.

Lepinguklauslitega tagatakse, et töövõtja töötleb ettevõtja töötajate isikuandmeid ainult ombudsmani juhiste kohaselt (andmekaitseklauslid lisatakse teenus-/mööblilepingule ja kontakti üldtingimustele).

Isikuandmete edastamisel kolmandatele riikidele või rahvusvahelistele organisatsioonidele nähakse ombudsmani ja eduka pakkuja vahel sõlmitud lepingus ette lepingu tüüptingimused, millega tagatakse, et isikuandmeid töödeldakse kooskõlas ELi institutsioonidele siduvate eeskirjadega.

8. Millised on teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Teil on õigus taotleda juurdepääsu oma isikuandmetele. Samuti on teil õigus nõuda teid puudutavate ebatäielike või ebatäpsete andmete viivitamatut parandamist. Andmete parandamise õigust saab kohaldada üksnes asjaomase hankemenetluse raames töödeldavate faktiliste andmete suhtes. Seda õigust saab kasutada ainult kuni pakkumuste esitamise tähtpäevani. Ebatäpseid identifitseerimisandmeid võib siiski parandada igal ajal hankemenetluse ajal ja pärast seda, saates e-kirja aadressile eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Euroopa Ombudsman vastab Teie taotlustele võimalikult kiiresti ja hiljemalt ühe kuu jooksul.

9. Kellega võtta ühendust andmekaitseküsimustega seotud päringute või kaebuste korral?

Võite igal ajal saata Euroopa Ombudsmanile andmekaitsega seotud küsimusi seoses riigihankemenetlusega järgmisel aadressil: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Euroopa Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Samuti võite võtta ühendust Euroopa Ombudsmani andmekaitseametnikuga järgmisel aadressil: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Võite igal ajal esitada kaebuse Euroopa Andmekaitseinspektorile järgmisel aadressil: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] ELT L 193, 30.7.2018, lk 1.