Käesolevas isikuandmete kaitse avalduses selgitatakse töötlemise põhjust, seda, kuidas Euroopa Ombudsman kogub, käsitleb ja tagab kõigi esitatud isikuandmete kaitse, kuidas seda teavet kasutatakse ja milliseid õigusi andmesubjektid võivad seoses oma andmetega kasutada.

Vastutav töötleja on Euroopa Ombudsman. Kaasvastutav töötleja on Euroopa Parlamendi meditsiiniteenistus.

1. Milliseid isikuandmeid Euroopa Ombudsman töötleb?

Kandidaadid esitavad oma andmed veebipõhise (veebisaidi) taotlusvahendi [1] kaudu. Valikumenetluse läbiviimiseks imporditakse andmed IT-vahendisse, mis on loodud menetluse toetamiseks ja hõlbustamiseks.

Töötleme järgmisi isikuandmeid:

• põhilised isikuandmed (eesnimi, perekonnanimi, kodakondsus, sünnikuupäev, e-posti aadress ning elukohalinn ja -riik, telefon);
• elulookirjelduses sisalduv teave (haridus, töökogemus, keeleoskus);
• puuet tõendav(ad) dokument (dokumendid) (nt ELi liikmesriigi riikliku või piirkondliku ametiasutuse või akrediteeritud asutuse väljastatud dokument, ELi puudega isiku kaart, arsti väljastatud hiljutine tõend)
• vajaduse korral praktika ajal tehtava töö jaoks mõistlike abinõude võtmise taotlus koos nõuetekohaste põhjendustega mõistlike abinõude vajaduse kohta [2];
• taotleja diplomite, kraadide või tunnistuste koopiad.

2. Miks Euroopa Ombudsman neid isikuandmeid töötleb?

Töötlemise eesmärk on teha kindlaks puuetega inimestele pakutava praktika kandidaadid ja viia läbi asjakohane valikumenetlus.

3. Millised on nende andmete töötlemise õiguslikud alused ja vajadus?

Õiguslik alus on Euroopa Ombudsmani 13. veebruari 2023. aasta otsus praktika kohta, Euroopa Ombudsmani teatis „Praktika 2023 – puuetega inimeste praktika“ ning Euroopa Liidu ametnike personalieeskirjade ja muude teenistujate teenistustingimuste [3] artikli 1d lõige 4.

Töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks (määruse 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punkt a).

4. Kes vastutab andmete töötlemise eest?

EO büroo info- ja kommunikatsioonitehnoloogia (IKT) talitused töötlevad veebisaidile esitatud andmeid. Valikuvahendit haldavad personaliosakond ja IKT-töötajad.

5. Kes on andmete vastuvõtjad?

Euroopa Ombudsman, peasekretär (kui see on asjakohane), haldusdirektor, praktikaametnik, personaliosakonna juhataja, uurimisüksuste juhatajad, kandidaatide hindamisega seotud töötajad ja IKT-töötajad.

Puuet tõendavatele dokumentidele on juurdepääs ainult personaliüksuse töötajatel. Kandidaadid, kes vajavad mõistlikku majutust, peaksid esitama Euroopa Ombudsmani personalitalitustele põhjenduse, ilma et nad esitaksid selles etapis tõendavaid dokumente.

Kui valitud praktikandid taotlevad vastutavat asutust, hindab Euroopa Parlamendi meditsiiniteenistus tõendavaid dokumente, et teha kindlaks mõistlike abinõude taotluse kehtivus, ja teeb ettevõtjale ettepaneku vajalike meetmete kohta. Esitatud dokumentidele on juurdepääs ainult Euroopa Parlamendi meditsiiniteenistusel.

6. Kui kaua andmeid säilitatakse?

Kandidaatide veebipõhisele kandideerimisvahendile esitatud andmeid säilitatakse nende veebipõhisel isiklikul kontol kaks aastat, kui nad soovivad kandideerida tulevasele praktikale. Kui kandidaat ei loo oma kontoga ühendust kahe aasta jooksul, kustutatakse konto ja selles sisalduvad andmed automaatselt pärast seda, kui talle on saadetud teavituskiri. Kandidaadid võivad paluda ettevõtjal oma konto igal ajal kustutada.

Valikuvahendisse üle kantud andmed mitteedukate kandidaatide kohta kustutatakse üheksa kuud pärast selle praktikaperioodi lõppu, mille kohta andmeid koguti. Praktikale valitud kandidaatide andmed kustutatakse kaks aastat pärast praktikaperioodi lõppu.

7. Kuidas me kaitseme andmesubjekti andmeid?

Andmeid kogutakse võrgus turvalises režiimis. Juurdepääs andmetele veebivormi kaudu on kaitstud taotleja valitud salasõnaga.

Elektroonilisi andmeid säilitatakse veebipõhises taotlusvahendis ettevõtja serverites, mis tähendab, et neid kaitsevad arvukad turvameetmed, mille IKT-talitused on kehtestanud institutsiooni elektroonilise vara tervikluse ja konfidentsiaalsuse kaitsmiseks.

8. Millised on teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Teil on õigus tutvuda oma isikuandmetega ja asjakohase teabega selle kohta, kuidas me neid kasutame. Samuti on teil õigus nõuda teid puudutavate ebatäielike või ebatäpsete andmete parandamist, tingimusel et tagatakse kandidaatide hindamisega seotud töötajate arutelude ja otsuste tegemise konfidentsiaalsus ning teiste kandidaatide õigused.

Identifitseerimisandmeid saate menetluse käigus igal ajal parandada. Vastuvõetavuse või hindamiskriteeriumidega seotud andmeid võib parandada kuni taotluste esitamise tähtpäevani.

Teil on õigus igal ajal vaidlustada oma andmete kasutamine ettevõtja poolt teie konkreetse olukorraga seotud põhjustel. Teatud tingimustel on teil õigus nõuda, et ettevõtja kustutaks teie isikuandmed või piiraks nende kasutamist. Ettevõtja vastab teie taotlustele võimalikult kiiresti ja hiljemalt ühe kuu jooksul.

9. Kellega võtta ühendust andmekaitseküsimustega seotud päringute või kaebuste korral?

Võite igal ajal saata Euroopa Ombudsmanile andmekaitsega seotud küsimusi puuetega inimeste praktikantide valikumenetluse kohta järgmisel aadressil:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Euroopa Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Samuti võite võtta ühendust ettevõtja büroo andmekaitseametnikuga järgmisel aadressil: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu .

Võite igal ajal esitada kaebuse Euroopa Andmekaitseinspektorile järgmisel aadressil: Euroopa Andmekaitseinspektor@edps.europa.eu .

[1] Erandkorras ja nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel võib amet võtta vastu e-posti teel esitatud taotlusi.

[2] Ainult väljavalitud kandidaatidel palutakse esitada asjakohased tõendavad dokumendid, et põhjendada oma taotlust mõistlike abinõude võtmiseks. Euroopa Parlamendi meditsiiniteenistus hindab tõendavaid dokumente, et teha kindlaks mõistlike abinõude taotluse kehtivus, ja teeb ettepaneku vajalike meetmete kohta.

[3] Vt Euroopa Liidu ametnike personalieeskirjade ja muude teenistujate teenistustingimuste artikli 1d lõige 4: (...) Mõistlikud abinõud seoses töö põhifunktsioonidega tähendavad vajaduse korral asjakohaseid meetmeid, et võimaldada puudega inimesel tööle pääseda, töös osaleda või edeneda või saada koolitust, välja arvatud juhul, kui sellised meetmed põhjustaksid tööandjale ebaproportsionaalselt suurt koormust.“