Käesolevates isikuandmete kaitse põhimõtetes kirjeldatakse, kuidas Euroopa Ombudsman kaitseb Teie isikuandmeid, kui vastate ombudsmani konsultatsioonile, ja kus ombudsman tegutseb vastutava töötlejana. Selles avalduses kirjeldatakse ka teie kui andmesubjekti õigusi.

Eelkõige selgitatakse selles andmete kogumise ja töötlemise põhjuseid; viis, kuidas ombudsman kogutud andmeid kogub, käsitleb ja tagab nende kaitse; ning milliseid õigusi võivad andmete esitajad seoses oma andmetega kasutada.

1. Milliseid isikuandmeid Euroopa Ombudsman töötleb?

Postitajad täidavad Euroopa Ombudsmani veebisaidil oleva kontaktvormi, mis suunab vastused spetsiaalsesse konsultatsioonipostkasti. Vastuseid saab saata ka kirja või e-posti teel. Euroopa Ombudsmani büroo asjaomased töötajad menetlevad vastuseid.

Euroopa Ombudsman võib võtta ühendust osalejatega, et küsida selgitusi ja/või levitada konsultatsiooni/uurimise tulemusi. Päringu eest vastutava isiku kontaktandmed on esitatud konsultatsioonile vastamise kutses.

Isikuandmed, mida kogutakse ja töödeldakse, on konsultatsioonis osalemiseks vajalikud andmed, mis on järgmised: eesnimi, perekonnanimi, e-posti aadress, ametijuhend ja edasise kirjavahetuse eelistatud keel, muu keel, milles vastatakse, ning sisu (enamasti üksikisiku või organisatsiooni seisukohad sellel teemal).

2. Miks Euroopa Ombudsman neid isikuandmeid töötleb?

Euroopa Ombudsman soovib anda üldsusele ja huvitatud sidusrühmadele võimaluse väljendada oma seisukohti strateegiliste uurimiste ja algatuste raames, mis saaksid kasu välisest panusest, ning võib seetõttu algatada avalikke konsultatsioone.

3. Milline on nende andmete töötlemise õiguslik alus ja vajadus?

Töötlemistoimingu õiguslik alus on Euroopa Liidu lepingu artikkel 11.

Isikuandmeid töödeldakse kooskõlas määrusega 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel ELi institutsioonides, organites ja asutustes. Töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks (määruse 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punkt a).

4. Kes vastutab andmete töötlemise eest?

Veebilehele esitatud andmeid haldab Euroopa Ombudsmani info- ja kommunikatsioonitehnoloogia (IKT) sektor. Euroopa Ombudsmani töötajad, kes vastutavad avalike konsultatsioonide läbiviimise eest, ja volitatud töötajad, kellel on teadmisvajadus, töötlevad sisendandmete esitajate esitatud andmeid edasi.

5. Kes on andmete vastuvõtjad?

Euroopa Ombudsmani töötajatel, kes vastutavad selle töötlemistoimingu tegemise eest, on juurdepääs teie isikuandmetele; samuti teised Euroopa Ombudsmani volitatud töötajad teadmisvajaduse alusel.

Uurimismenetluse raames edastab Euroopa Ombudsman kõik saadud vastused asjaomasele ELi institutsioonile, organile või asutusele. Läbipaistvuse huvides esitab Euroopa Ombudsman konsultatsiooni käigus saadud avalikud seisukohad.

Konsultatsioonis osalemisel peate tuvastama enda ja organisatsiooni, kelle nimel osalete. Anonüümseid vastuseid konsultatsioonidele vastu ei võeta. Seda selleks, et vältida väärkasutust.

Läbipaistvuse huvides avaldab Euroopa Ombudsman avaliku konsultatsiooni käigus saadud vastused. Teie isikuandmeid ei avalikustata. Peaksite vältima tarbetute isikuandmete, eelkõige kolmandate isikute isikuandmete lisamist oma vastustesse. Kui sellised andmed on lisatud, eemaldatakse need avalikustatud versioonist.

6. Kui kaua andmeid säilitatakse?

Vastuseid säilitatakse asjaomases toimikus kooskõlas ombudsmani kohtuasjade haldamise süsteemi säilitamispõhimõtetega kümne aasta jooksul pärast juhtumi lõpetamist ^[2]. See hõlmab põhilisi isikuandmeid (eesnimed, perekonnanimed, e-posti aadress), keele-eelistusi ja vastuseid. Vastused arhiveeritakse vastavalt ombudsmani arhiveerimispoliitikale ^[3].

7. Kuidas me teie andmeid kaitseme?

Elektroonilisi andmeid säilitatakse Euroopa Ombudsmani serverites. Neid andmeid kaitsevad arvukad turvameetmed, mille on kehtestanud Euroopa Ombudsmani info- ja kommunikatsioonitehnoloogia sektor, et kaitsta institutsiooni elektroonilise vara terviklust ja konfidentsiaalsust.

Juurdepääs isikuandmetele on kaitstud juurdepääsuõiguste haldamisega, mis on rangelt piiratud ja põhinevad teadmisvajaduse põhimõttel.

E-posti aadresse ei avalikustata kunagi, kuid need salvestatakse ja Euroopa Ombudsman võib neid kasutada vastusega seotud kirjavahetuses.

8. Millised on teie õigused ja kuidas neid kasutada?

Konsultatsioonis osaledes saate valida, kas teie isikuandmed tuleks avaldada meie veebisaidil või mitte.

Samuti on teil määruse (EL) 2018/1725 III peatüki (artiklid 14–25) kohaselt andmesubjektina konkreetsed õigused, eelkõige õigus tutvuda oma isikuandmetega ja neid parandada, kui teie isikuandmed on ebaõiged või mittetäielikud. Teatud tingimustel on teil õigus oma isikuandmed kustutada, piirata nende töötlemist ja esitada nende töötlemise suhtes vastuväiteid.

Euroopa Ombudsman vastab Teie taotlustele võimalikult kiiresti ja hiljemalt ühe kuu jooksul.

Kui leiate, et Euroopa Ombudsman on Teie isikuandmete töötlemisega rikkunud Teie õigusi, mis tulenevad määrusest 2018/1725, on Teil igal ajal õigus pöörduda Euroopa Andmekaitseinspektori poole.

9. Kellega võtta ühendust andmekaitseküsimustega seotud päringute või kaebuste korral?

Võite igal ajal saata andmekaitsega seotud küsimusi Euroopa Ombudsmani avalike konsultatsioonide kohta järgmisel aadressil: EO@ombudsman.europa.eu

Samuti võite võtta ühendust Euroopa Ombudsmani andmekaitseametnikuga järgmisel aadressil: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Võite igal ajal esitada kaebuse Euroopa Andmekaitseinspektorile järgmisel aadressil: EDPS@edps.europa.eu

[2] Vt: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Vt: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.