Oikeusasiamies Anjinhon tekemässä tutkimuksessa on havaittu hallinnollisia epäkohtia siitä, miten Euroopan komissio on käsitellyt pyyntöä saada tutustua Ranskan presidentin Euroopan komission puheenjohtajalle lähettämään EU:n ja Mercosurin kauppasopimusta koskevaan tekstiviestiin.

Vastauksena toimittajan esittämään tutustumispyyntöön komissio ilmoitti, että viesti oli poistettu automaattisesti, koska puhemiehen puhelimessa oli aktivoitu ”kadonneet viestit” -ominaisuus.

Tutkiessaan, miten komissio käsitteli asiaa toimittajan tekemän kantelun jälkeen, oikeusasiamiehen tutkimuksessa ei kyetty selvittämään, poistettiinko tekstiviesti ennen tutustumispyynnön esittämistä vai sen jälkeen.

Ei myöskään ollut mahdollista määrittää, etsikö komissio tekstiä, kun se vastaanotti pyynnön, vai tekikö se sen vasta vuotta myöhemmin, kun se vastasi pyyntöön. Oikeusasiamies totesi, että se, että näitä asiaankuuluvia määräaikoja ei voitu vahvistaa, oli itsessään ongelma.

Tutkimuksen aikana saadut tiedot osoittivat kuitenkin, että komission puheenjohtajan kabinetti (henkilökohtainen toimisto) ei käsitellyt tutustumispyyntöä 15 kuukauteen.

Oikeusasiamies suositteli, että komissio tarkastelisi uudelleen ja parantaisi tapaa, jolla se käsittelee yleisön tiedonsaantipyyntöjä puheenjohtajan tai jonkin komission jäsenen kabinetin ollessa osallisena, jotta voidaan puuttua kysymyksiin, joita komissio on tuonut esiin käsitellessään tätä pyyntöä. Tällaisten pyyntöjen edistymistä olisi myös seurattava aktiivisesti ja tiiviisti viivästysten välttämiseksi.

Oikeusasiamies pyysi komissiota myös säilyttämään kaikki valtion- tai hallitusten päämiesten ja komission jäsenten sekä ministerien ja komission jäsenten väliset tekstiviestit kohtuullisen ajan, jotta julkinen valvonta olisi mahdollista tutustumispyyntöjen avulla.

Lisäksi komission olisi varmistettava, että kun pyyntö saada tutustua asiakirjoihin on vastaanotettu, kyseinen asiakirja säilytetään, kunnes pyyntö on täytetty kokonaisuudessaan. Näin riippumaton elin, kuten Euroopan oikeusasiamies tai Euroopan unionin tuomioistuin, voisi tarkistaa, onko tutustumisoikeuden epääminen perusteltua.

Taustaa

Kantelija pyysi tammikuussa 2024, että tekstiviesti olisi julkisesti saatavilla. Komissio ei ryhtynyt toimenpiteisiin pyynnön johdosta ennen kuin kantelija esitti uuden pyynnön (uudistetun pyynnön) heinäkuussa 2025.  

Tarkastetuista asiakirjoista kävi ilmi, että pääsihteeristö ei lähettänyt muistutusta eikä ryhtynyt lisätoimiin seuratakseen, miten komission puheenjohtajan kabinettiryhmä seurasi pyyntöä.

Oikeusasiamies viittasi oikeuskäytäntöön ja EU:n asiakirjoihin tutustumista koskevaan lakiin (asetus 1049/2001) ja oli eri mieltä komission päättelystä, jonka mukaan se voisi jättää tutustumispyynnön ”lepäämään”, koska kantelija ei ollut välittömästi esittänyt jatkopyyntöä alkuperäisen pyynnön määräajan umpeuduttua.

Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä tarkasti komission asiakirja-aineiston, joka koski pyyntöä saada tutustua asiakirjoihin, ja piti kokouksen komission edustajien kanssa osana tutkimusta.