Sijainti: Euroopan oikeusasiamiehen toimisto, Bryssel

Läsnä:

Euroopan komissio:

• Oikeudellisen yksikön pääjohtaja
• Oikeudellisen yksikön pääjohtajan avustaja
• Toimielinten välisten suhteiden, avoimuuden ja etiikan koordinaattori (SG.A.3), pääsihteeristö
• Legal and Policy Officer, Document Management & Access to Documents (SG.A.2), pääsihteeristö

Euroopan oikeusasiamies:

• Lampros Papadias, kabinettipäällikkö
• Rosita Hickey, tutkimusjohtaja
• Tanja Ehnert, tiedustelukoordinaattori
• Diana Riochet, lakimies kabinetissa
• Michaela Gehring, tiedusteluvastaava
• Nicholas Hernanz, tiedusteluvastaava

Kokouksen tarkoitus

Kokouksen tarkoituksena oli, että oikeusasiamiehen tutkintaryhmä keskustelisi tapauksesta ja selventäisi konkreettista aikataulua, jonka mukaisesti komissio käsittelee yleisön tutustumispyyntöä.

Ennen kokousta komissio toimitti oikeusasiamiehen tutkimusryhmälle 17 asiakirjaa, jotka liittyivät siihen, miten se käsitteli kantelijan tutustumispyyntöä sekä alustavassa että uudistetussa vaiheessa, sekä yrityksen matkapuhelinten/laitteiden käyttöä koskeviin toimintaperiaatteisiin.

Johdanto ja menettelyä koskevat tiedot

Oikeusasiamiehen tutkimusryhmä esitteli itsensä, kiitti komission edustajia heidän tapaamisestaan ja esitteli kokouksen tarkoituksen. He hahmottelivat oikeusasiamiehen kokouksiin sovellettavaa oikeudellista kehystä ja erityisesti sitä, että oikeusasiamies ei paljastaisi mitään komission luottamuksellisiksi määrittelemiä tietoja kantelijalle eikä kenellekään muulle oikeusasiamiehen toimiston ulkopuoliselle henkilölle ilman komission ennakkosuostumusta ^[1].

Tiedusteluryhmä selitti, että se laatii kokousta koskevan raporttiluonnoksen, joka lähetetään komissiolle sen varmistamiseksi, että sisältö on asiasisällöltään täsmällinen ja täydellinen. Kokousraportti viimeistellään, sisällytetään asiakirja-aineistoon ja toimitetaan kantelijalle. Raporttiin ei sisällytettäisi luottamuksellisia tietoja eikä niitä muutoin toimitettaisi valituksen tekijälle tai kolmannelle osapuolelle.

Vaihdetut tiedot

Komission alustus

Komission edustajat esittivät seuraavat tosiseikat. Kantelija esitti 31. tammikuuta 2024 asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 [2] vahvistettujen sääntöjen mukaisesti pyynnön saada tutustua Ranskan tasavallan presidentin Euroopan komission puheenjohtajalle lähettämään tekstiviestiin, joka koski EU:n ja Mercosurin välisiä kauppaneuvotteluja. Koska alkuperäistä päätöstä ei tehty, kantelija esitti uudistetun hakemuksen 14 päivänä toukokuuta 2025 eli 15 kuukautta myöhemmin. Komissio teki 28.7.2025 kantelijan tutustumispyyntöä koskevan vahvistavan päätöksen, jossa se totesi tehneensä tyhjentävän haun mutta ei voinut yksilöidä kyseessä olevaa tekstiviestiä.

Komission edustajat antoivat oikeusasiamiehen tutkimusryhmälle taustatietoa siitä, miten komissio käsittelee pyyntöjä saada tutustua tekstiviesteihin tai pikaviestisovelluksiin. He totesivat, että komissiossa työskentelee yli 30 000 työntekijää, jotka käyttävät työssään säännöllisesti pikaviestejä. Koska vaihdettujen viestien määrä on suuri, komissio ottaa huomioon kolme keskeistä tekijää, jotka koskevat tekstiviestien kirjaamista asiakirjahallintajärjestelmäänsä:

• avoimuusvelvoitteet;
• Nykyaikaisen viestinnän todellisuus (pikaviestisovellusten nopeus); ja
• Turvallisuusongelmat (komissio mainitsi sellaisten kyberhyökkäysten riskin, joihin liittyy erityisesti korkean profiilin kohteita).

Komission edustajat totesivat, että pikaviestintäsovellusten turvallisuusongelmat saivat muut toimielimet ohjeistamaan henkilöstöään olemaan käyttämättä pikaviestintää lainkaan [3].

Komissio on ottanut käyttöön erittäin tiukat turvallisuusvaatimukset yrityksen laitteiden käytölle, muun muassa sen, että henkilöstö aktivoi Signal-sovelluksen ”katoavat viestit” -ominaisuuden riskien minimoimiseksi.

Ne muistuttivat, kuten vahvistavassa päätöksessä jo todettiin, säännöistä, joita kaikkien henkilöstön jäsenten on noudatettava:

• Komission työjärjestyksen liitteessä olevan 5 artiklan 4 kohta, jossa todetaan seuraavaa: ”Yritysmatkapuhelimissa olevia tekstiviestisovelluksia ei saa käyttää tärkeisiin tietoihin, jotka eivät ole lyhytaikaisia, paitsi jos tämä on ehdottomasti tarpeen palvelun edun vuoksi. Tekstiviestisovellusten on oltava viestien automaattista katoamista koskevien komission tietoturvasuositusten mukaisia.”
• Komission suuntaviivat julkisten pikaviestisovellusten hyväksyttävästä käytöstä, päivätty 1. syyskuuta 2019.
• Heinäkuun 8. päivänä 2022 päivätty C-heck-luettelo, jossa asianomaiset komission yksiköt suosittelevat Signalin ”katoavat viestit” -ominaisuuden aktivointia.

Komission edustajat totesivat, että edellä mainittu työjärjestyksen liite on tällä hetkellä riitautettu unionin yleisessä tuomioistuimessa.[4] He katsoivat, että tässä tapauksessa oikeusasiamiehen tutkimuksen tarkoituksena on lähinnä arvioida tuomioistuimessa riitautettua ”katoavat viestit” -ominaisuutta. He pyysivät oikeusasiamiestä arvioimaan, olisiko tutkimus lopetettava näissä olosuhteissa oikeusasiamiehen ohjesäännön 2 artiklan 9 kohdan mukaisesti, jotta oikeuskäsittelyyn ei puututtaisi.

Ne totesivat lisäksi, että tällä välin työjärjestyksen liitettä sovelletaan SEUT 278 artiklan mukaisesti täysimääräisesti. Ne väittivät, että komissiota ei voida syyttää hallinnollisesta epäkohdasta, jos se noudattaa voimassa olevia sääntöjä.

Oikeusasiamiehen tutkimusryhmän kysymykset

Oikeusasiamiehen tutkintaryhmä totesi, että komission vahvistavan päätöksen mukaan komission puheenjohtaja vastaanotti kyseessä olevan tekstiviestin 28. tai 29. tammikuuta 2024 ja että mitä todennäköisimmin siihen sovellettiin katoavia viestejä koskevaa ominaisuutta pian sen jälkeen. Tiedusteluryhmä kysyi komission edustajilta puhemiehen puhelimessa olevan Signal-sovelluksen ”katoaviin viesteihin” liittyvien asetusten aikavälistä.

Komission edustajat totesivat, että aikaväliä ei voitu ilmoittaa turvallisuussyistä, minkä vuoksi ei ollut mahdollista arvioida, kuinka paljon aikaa oli kulunut ennen katoavien viestien ominaisuuden soveltamista. Lisäksi ne huomauttivat, että Signal-sovelluksen avulla käyttäjät voivat asetuksissa asettaa minkä tahansa aikavälin sekunnista neljään viikkoon. ”Katoavat viestit” voidaan määrittää kaikille uusille keskusteluille tai jokaisessa keskustelussa tietyn vastaanottajan tai ryhmän kanssa. Sitä voidaan soveltaa myös olemassa oleviin keskusteluihin. Keskustelun molemmat osapuolet voivat asettaa ”kadonneet viestit” -ominaisuuden, jota sovelletaan kaikkiin vaihdettuihin viesteihin. Toisin sanoen: vaikka komission osalta määräaika olisi neljä viikkoa, chatin toinen puoli voi valita lyhyemmän määräajan.

Tutkimusryhmä totesi, että ennen kokousta tarkastettaviksi lähetetyt asiakirjat osoittivat, että komission pääsihteeristö kirjasi kantelijan pyynnön saada tutustua asiakirjoihin 31. tammikuuta 2024 ja toimitti sen komission puheenjohtajan kabinetille 2. helmikuuta 2024. Tiedusteluryhmä kysyi, vastasiko hallitus tähän viestiin.

Komission edustajat selvensivät, että tutustumispyyntö välitettiin kabinetin arkistotyöryhmälle, joka vastaa suuren määrän muidenkin kuin julkiseen tutustumisoikeuteen liittyvien pyyntöjen ja kirjeenvaihdon käsittelystä. Ne selittivät, että yleensä voi kulua jonkin aikaa ennen kuin käyttöoikeuspyyntö välitetään ja käsitellään. He muistuttivat puhemiehelle ja hänen kabinetilleen päivittäin osoitetun kirjeenvaihdon erittäin suuresta määrästä.

Tutkintaryhmä totesi, että asiakirjojen tarkastuksen perusteella vaikutti siltä, että komission pääsihteeristön 2. helmikuuta 2024 päivättyyn pyyntöön ei vastattu. Pääsihteeristö pidensi 20 päivänä helmikuuta 2024 tutustumispyyntöä koskevan päätöksen tekemiselle asetettua määräaikaa [5]. Komissio muistutti, että koska se ei vastannut asetuksen (EY) N:o 1049/2001 7 artiklan 4 kohdassa säädetyssä määräajassa, kantelijalla oli oikeus tehdä uudistettu hakemus. Hän päätti olla tekemättä niin ja jätti pyynnön lepäämään 15 kuukaudeksi, kunnes hän jätti uudistetun hakemuksensa toukokuussa 2025.

Komission edustajat vahvistivat aikataulun. Ne selittivät, että asetuksen 1049/2001 säännöksillä suojataan kantajan oikeuksia silloin, kun toimielimet eivät vastaa asetetussa määräajassa, koska hakija voi esittää uudistetun hakemuksen välittömästi. Lisäksi komissio muistutti, että jäsenvaltioiden hallinto-oikeuden yleisten periaatteiden vastaisesti lepäävät pyynnöt voidaan asetuksen (EY) N:o 1049/2001 nojalla ottaa uudelleen käyttöön ilman määräaikaa, jopa vuosia alkuperäisen pyynnön jälkeen.

Tutkintaryhmä totesi, että tarkastetut asiakirjat näyttävät osoittavan, että kabinetin ja pääsihteeristön välillä ei ollut kirjallista kirjeenvaihtoa kesällä 2025, jolloin luonnosta vahvistavaksi päätökseksi valmisteltiin.

Komission edustajat selittivät, että keskustelut käytiin suullisesti. Pääsihteeristö valmisteli tuolloin kolmea erillistä vahvistavaa päätöstä asiasta (mukaan lukien käsiteltävässä asiassa kyseessä oleva päätös) ja sai kabinetilta suullista palautetta näiden päätösten sisällöstä.

Kuten vahvistavassa päätöksessä todetaan, komission puheenjohtajan kabinettipäällikkö muistutti, että komission puheenjohtaja sai Ranskan presidentiltä viestin tekstiviestisovelluksella ”Signal” 28. tai 29. tammikuuta 2024. Komission puheenjohtaja ja hänen kabinettipäällikkönsä keskustelivat tästä viestistä pian sen vastaanottamisen jälkeen. Ne katsoivat, että viestissä toistettiin vakiintunut kanta, jonka Ranska oli jo aiemmin ilmoittanut komissiolle neuvoston kokoonpanoissa ja joka oli myös yleisesti tunnettu [6].

Komission edustajat vakuuttivat tutkintaryhmälle, että käytännössä tekstiviestejä, joiden sisältö tai aihe on tärkeä ja jotka edellyttävät komission jatkotoimia, välitetään asianomaisille yksiköille rekisteröintiä ja jatkokäsittelyä varten. Esimerkiksi valtionpäämiehen komission puheenjohtajalle lähettämä tekstiviesti tietyistä jäsenvaltion politiikkaan liittyvistä huolenaiheista rekisteröitäisiin ja sen poliittinen sisältö välitettäisiin edelleen käsiteltäväksi toimivaltaiselle pääosastolle, jos tällainen seuranta on tarpeen.

Tämän jälkeen tutkintaryhmä ja komission edustajat keskustelivat oikeasta tasapainosta avoimuuden ja turvallisuuden välillä. Komissio korosti, että C heck -luettelo signaalin turvallisuuden parantamiseksi hyväksyttiin vastauksena konkreettisten turvallisuusriskien tunnistamiseen matkapuhelimiin kohdistuvan kyberhyökkäyksen tapauksessa sen varmistamiseksi, että tällainen hyökkäys voi saada vain hyvin rajallisen määrän viestejä. Tutkintaryhmä korosti, että ”katoavat” viestit olisi säilytettävä heti, kun asianomainen virkamies on vastaanottanut pyynnön saada tutustua kyseisiin viesteihin, jotta voidaan varmistaa, että Euroopan oikeusasiamies ja tuomioistuin voivat hoitaa valvontatehtävänsä. Tämä edellyttäisi voimassa olevien sääntöjen tarkistamista, ja komission olisi harkittava tätä.

Tarkastetut asiakirjat

Ennen kokousta:

• 15 asiakirjaa (sähköpostit ja liitteet), joista käy ilmi komission toteuttamat toimet kantelijan tutustumispyynnön käsittelemiseksi alkaen alkuperäisen tutustumispyynnön vastaanottamisesta 31. tammikuuta 2024 ja päättyen vahvistavan päätöksen ja liitteiden toimittamiseen kantelijalle 27. heinäkuuta 2025.
• 1 asiakirja ”Guidelines on document registration of 16 November 2018”(viite Ares(2018)5874624 – 16.11.2018).
• 1 asiakirja, joka liittyy vireillä olevaan oikeudenkäyntiin asiassa T-641/25 Client Earth v. komissio.

Kokouksen aikana:

Komission edustajat selittivät oikeusasiamiehen tutkimusryhmälle tärkeimmät väitteet, jotka oli esitetty vireillä olevassa tuomioistuinmenettelyssä asioissa T-146/25 De Capitani ym. v. komissio ja T-641/25 Client Earth v. komissio.

Komissio pyysi kaikkien edellä lueteltujen asiakirjojen luottamuksellista käsittelyä.

Kokouksen päättäminen

Tutkimusryhmä kiitti komission edustajia heidän ajastaan ja annetuista selvityksistä, ja kokous päättyi.

Bryssel 19.12.2025

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Tiedustelujohtaja Tiedusteluvastaava

[1] Euroopan oikeusasiamiehen täytäntöönpanomääräysten 4 artiklan 8 kohta.

[2] Asetus (EY) N:o 1049/2001 Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [alaviite, jonka komissio lisäsi kokouksen jälkeen:] Ks. Euroopan unionin neuvoston osalta Euroopan unionin neuvoston vastaus Euroopan oikeusasiamiehen strategiseen aloitteeseen tekstiviestien ja pikaviestien tallentamisesta (SI/4/2021/MIG), liite V, digitaalisesta palvelusta vastaavan pääjohtajan muistio, jossa ohjeistetaan neuvoston henkilöstöä siitä, että kaupallisia tekstiviestisovelluksia saa käyttää vain ”julkisia tai muita kuin arkaluonteisia aiheita koskevissa lyhytaikaisissa keskusteluissa” ja ”ei saa käyttää arkaluonteisia asioita koskevan sisällön jakamiseen”.

[4] Asiat T-146/25, De Capitani ym. v. komissio, ja T-641/25, Client Earth v. komissio. Komission edustajat jakoivat kokouksen päätteeksi tuomioistuinkäsittelyyn liittyviä luottamuksellisia asiakirjoja.

[5] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 8 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

[6] Komission edustajat viittasivat lehdistötiedotteeseen, jonka Ranskan hallitus oli antanut 1. helmikuuta 2024 pidetyn Eurooppa-neuvoston ylimääräisen kokouksen jälkeen: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.