1. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych?

Dział Komunikacji Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

• Zewnętrzna rada doradcza pomaga Działowi Komunikacji w wyborze projektów do nagrody.
• Dział Komunikacji może zlecić zewnętrznym specjalistom wykonanie zdjęć i nagrań audio i wideo z ceremonii wręczenia nagród.

2. W jakim celu wykorzystujemy Twoje dane?

Przygotowywanie laureatów nagrody Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich za dobrą administrację, która jest wyrazem uznania dla indywidualnych lub zbiorowych wysiłków podejmowanych w ramach służby cywilnej UE, oraz podejmowanie decyzji w tej sprawie.

3. Jaka jest podstawa prawna gromadzenia danych?

1. Statut Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich ^[1].
2. Artykuł 5 lit. a) rozporządzenia 45/2001: „[...] przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym [...]”.
3. art. 5 lit. d) rozporządzenia 45/2001 (w przypadku gdy osoby, których dane dotyczą, jednoznacznie wyraziły na to zgodę).

4. Jakie dane osobowe gromadzimy?

a) Nazwiska nominowanych i nominatorów; oraz członków zewnętrznej rady doradczej.

b) Nazwiska pracodawców nominatorów i nominowanych.

c) adresy e-mail i numery telefonów osób nominowanych i nominowanych; oraz członków zewnętrznej rady doradczej.

d) Zdjęcia, takie jak zdjęcia oraz nagrania wideo i audio wykonane podczas ceremonii wręczenia nagród.

e) Obrazy, takie jak zdjęcia i filmy, które są dostarczane z nominowanymi projektami.

f) Nazwy stanowisk nominowanych i ich role w nominowanych projektach.

g) Nazwy stanowisk członków zewnętrznej rady doradczej.

h) Osiągnięcia zawodowe nominowanych i członków zewnętrznej rady doradczej.

5. Kto ma dostęp do tych danych?

a) członkowie zespołu Działu Komunikacji odpowiedzialni za przetwarzanie danych osobowych na potrzeby nagrody.

b) Wszyscy pracownicy Rzecznika (zdjęcia i nagrania wideo/audio ceremonii wręczenia nagród, dostarczone przez wykonawców zewnętrznych, są przechowywane na wspólnym dysku).

c) Ogół społeczeństwa za pośrednictwem publikacji, strony internetowej (wideo i transmisja na żywo ceremonii i zdjęć zwycięzców) oraz sieci mediów społecznościowych Rzecznika Praw Obywatelskich.

6. Jak długo przechowujemy te dane?

Dane są przechowywane na dyskach Rzecznika przez pięć lat. Nazwiska zwycięzców i ich nagród oraz zdjęcia i nagrania wideo i audio z ceremonii wręczenia nagród są później archiwizowane do celów historycznych.

7. Czy możesz zmienić lub usunąć swoje dane osobowe?

Możesz zażądać, aby Twoje dane osobowe, na przykład obraz, na którym się pojawiasz, zostały dodane, zmienione lub usunięte ze strony internetowej lub w sieciach społecznościowych po publikacji.

W tym celu należy wysłać wiadomość e-mail na adres eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Wniosek zostanie rozpatrzony w ciągu pięciu dni roboczych od jego otrzymania. Wszystkie odmowy będą należycie uzasadnione.

8. Z kim należy się skontaktować, jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania lub chcą złożyć skargę?

a) Dział Komunikacji: eo-comm-contact@ombudsman.europa

b) Inspektor Ochrony Danych: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

c) Europejski Inspektor Ochrony Danych: edps@edps.europa.eu

Przydatne linki

• Nagroda Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich za dobrą administrację
• Formularz zgłoszenia

[1] Decyzja Parlamentu Europejskiego w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujących wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich. Przyjęte przez Parlament w dniu 9 marca 1994 r. (Dz.U. L 113 z 4.5.1994, s. 15) i zmienione decyzjami z dnia 14 marca 2002 r. (Dz.U. L 92 z 9.4.2002, s. 13) i z dnia 18 czerwca 2008 r. (Dz.U. L 189 z 17.7.2008, s. 25).