Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności wyjaśnia przyczynę przetwarzania, sposób, w jaki Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich gromadzi, przetwarza i zapewnia ochronę wszystkich przekazanych danych osobowych, sposób wykorzystywania tych informacji oraz prawa osób, których dane dotyczą, w odniesieniu do ich danych.

Administratorem danych jest Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich.

1. Jakie dane osobowe będą przetwarzane przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich?

Kandydaci przekazują swoje dane za pośrednictwem internetowego (strony internetowej) narzędzia aplikacyjnego. W celu przeprowadzenia procedury wyboru dane są importowane do narzędzia informatycznego mającego na celu wsparcie i ułatwienie procedury.

Przetwarzamy następujące dane osobowe:

• Podstawowe dane osobowe (imię, nazwisko, obywatelstwo, data urodzenia, adres e-mail oraz miasto i kraj zamieszkania, telefon);
• informacje zawarte w CV (kształcenie, doświadczenie zawodowe, biegłość językowa);
• kopie dyplomów, dyplomów lub świadectw wnioskodawcy.

2. Dlaczego Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przetwarza te dane osobowe?

Celem przetwarzania jest wyłonienie kandydatów do programu staży oferowanego przez Biuro EO i przeprowadzenie odpowiedniej procedury naboru.

3. Jakie są podstawy prawne i konieczność przetwarzania tych danych?

Podstawę prawną stanowi decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 13 lutego 202 r. w sprawie staży 3 oraz odpowiednie zaproszenia do składania wniosków o staż.

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 5 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 2018/1725).

4. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych?

Usługi Biura EO w zakresie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT) przetwarzają dane przesłane na stronę internetową. Narzędziem selekcji zarządza Dział Zasobów Ludzkich (HR) oraz pracownicy ICT.

5. Kto będzie odbiorcą danych?

EO, sekretarz generalny (w stosownych przypadkach), dyrektor ds. administracji, urzędnik ds. staży, kierownik działu HR, kierownicy działów dochodzeniowych, pracownicy zaangażowani w ocenę kandydatów oraz sektor ICT.

6. Jak długo będą przechowywane dane?

Dane kandydatów przesłane do internetowego narzędzia do składania wniosków są przechowywane na ich osobistym koncie online przez dwa lata, w przypadku gdy chcą ubiegać się o przyszłe staże. Jeśli kandydaci nie połączą się ze swoim kontem w ciągu dwóch lat, konto i zawarte w nim dane zostaną automatycznie usunięte, po wysłaniu do nich wiadomości e-mail z powiadomieniem. Kandydaci mogą zwrócić się do dyrektora generalnego o usunięcie konta w dowolnym momencie.

Dane przekazane do narzędzia selekcji dotyczące niewybranych kandydatów są usuwane dziewięć miesięcy po zakończeniu okresu staży, w odniesieniu do którego zebrano dane. Dane kandydatów wybranych do stażu są usuwane dwa lata po zakończeniu okresu stażu

7. W jaki sposób chronimy dane osoby, której dane dotyczą?

Dane są gromadzone online w trybie bezpiecznym. Dostęp do danych za pośrednictwem formularza online jest chroniony hasłem wybranym przez wnioskodawcę.

Dane elektroniczne są przechowywane w internetowym narzędziu aplikacyjnym na serwerach przedsiębiorcy, co oznacza, że są one chronione licznymi środkami bezpieczeństwa ustanowionymi przez sektor ICT w celu ochrony integralności i poufności własności elektronicznej instytucji.

8. Jakie są Twoje prawa i jak możesz z nich skorzystać?

Przysługuje Państwu prawo dostępu do własnych danych osobowych oraz do istotnych informacji dotyczących sposobu, w jaki je wykorzystujemy. Masz również prawo zażądać sprostowania wszelkich niekompletnych lub niedokładnych danych, które Cię dotyczą, pod warunkiem że zachowana jest poufność obrad i podejmowania decyzji przez pracowników biorących udział w ocenie kandydatów, a także prawa innych kandydatów.

Dane identyfikacyjne można skorygować w dowolnym momencie procedury. Jeżeli chodzi o dane dotyczące kryteriów dopuszczalności lub oceny, prawo do sprostowania może być wykonywane do ostatecznego terminu składania wniosków.

W każdej chwili masz prawo sprzeciwić się wykorzystywaniu Twoich danych przez EO z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Pod pewnymi warunkami masz prawo zażądać, aby EO usunął Twoje dane osobowe lub ograniczył ich wykorzystanie. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich odpowie na Państwa wnioski tak szybko, jak to możliwe, a najpóźniej w ciągu jednego miesiąca.

9. Z kim należy się kontaktować w przypadku pytań lub skarg dotyczących kwestii ochrony danych?

Pytania związane z ochroną danych dotyczące procedury naboru stażystów w Urzędzie EO można w każdej chwili przesyłać do EO na następujący adres:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Możesz również skontaktować się z inspektorem ochrony danych w Urzędzie Europejskiego Inspektora Ochrony Danych pod następującym adresem: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych można złożyć w dowolnym momencie na następujący adres: EDPS@edps.europa.eu