Niniejsze oświadczenie o ochronie prywatności opisuje, w jaki sposób Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich chroni Twoje dane osobowe, gdy udzielasz odpowiedzi na konsultacje z Rzecznikiem Praw Obywatelskich, oraz gdzie jako taki Rzecznik Praw Obywatelskich pełni rolę administratora danych. Niniejsze oświadczenie określa również, jakie prawa przysługują Państwu jako osobom, których dane dotyczą.

W szczególności wyjaśnia powód gromadzenia i przetwarzania danych; sposób, w jaki Rzecznik Praw Obywatelskich gromadzi i przetwarza przekazane dane oraz zapewnia ich ochronę; oraz jakie prawa mogą wykonywać podmioty przekazujące dane w odniesieniu do ich danych.

1. Jakie dane osobowe będą przetwarzane przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich?

Uczestnicy wypełniają formularz kontaktowy na stronie internetowej Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, który kieruje uwagi na specjalną skrzynkę pocztową konsultacji. Uwagi można również przesyłać listownie lub pocztą elektroniczną. Właściwi pracownicy biura Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przetwarzają wkłady.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może skontaktować się z uczestnikami w celu uzyskania wyjaśnień lub rozpowszechnienia wyników konsultacji/dochodzenia. Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za zapytanie znajdują się w zaproszeniu do udzielenia odpowiedzi na konsultacje.

Gromadzone i dalej przetwarzane dane osobowe to dane niezbędne do udziału w konsultacjach, a mianowicie: imię, nazwisko, adres e-mail, opis stanowiska i preferowany język dalszej korespondencji, inny język, w którym można zaakceptować odpowiedź, oraz treść (w przeważającej części poglądy danej osoby lub organizacji na dany temat).

2. Dlaczego Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przetwarza te dane osobowe?

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich pragnie dać społeczeństwu i zainteresowanym stronom możliwość wyrażenia swoich poglądów w kontekście strategicznych dochodzeń i inicjatyw, które skorzystałyby z wkładu zewnętrznego, i w związku z tym może rozpocząć konsultacje publiczne.

3. Jaka jest podstawa prawna i konieczność przetwarzania tych danych?

Podstawą prawną przedmiotowej operacji przetwarzania jest art. 11 TUE.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem 2018/1725 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne UE. Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 5 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 2018/1725).

4. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych?

Sektor technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT) Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich zarządza danymi przekazanymi na stronie internetowej. Pracownicy Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich odpowiedzialni za przeprowadzanie konsultacji publicznych oraz upoważnieni pracownicy, na zasadzie ograniczonego dostępu, będą dalej przetwarzać dane przekazane przez podmioty przekazujące dane.

5. Kto będzie odbiorcą danych?

Pracownicy Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich odpowiedzialni za przeprowadzenie tej operacji przetwarzania mają dostęp do Państwa danych osobowych; a także innych upoważnionych pracowników Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich na zasadzie ograniczonego dostępu.

W ramach postępowania wyjaśniającego Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym UE wszystkie otrzymane uwagi. W trosce o przejrzystość Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawia publiczne uwagi otrzymane w ramach konsultacji.

Uczestnicząc w konsultacjach, musisz zidentyfikować siebie i organizację, w imieniu której wnosisz wkład. Anonimowe odpowiedzi na konsultacje nie są akceptowane. Ma to na celu uniknięcie nadużyć.

W trosce o przejrzystość Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich przekazuje uwagi publiczne, które otrzymała w odpowiedzi na konsultacje publiczne. Państwa dane osobowe nie zostaną podane do wiadomości publicznej. Należy unikać umieszczania w swoich odpowiedziach niepotrzebnych danych osobowych, w szczególności danych osobowych osób trzecich. Jeśli takie dane zostaną uwzględnione, zostaną one usunięte z wersji podanej do wiadomości publicznej.

6. Jak długo będą przechowywane dane?

Uwagi są przechowywane w odpowiednich aktach sprawy zgodnie z polityką zatrzymywania danych w systemie zarządzania sprawami Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres dziesięciu lat po zamknięciu sprawy ^[2]. Obejmuje to podstawowe dane osobowe (imiona, nazwiska, adres e-mail), preferencje językowe i odpowiedzi. Odpowiedzi są archiwizowane zgodnie z polityką Rzecznika w zakresie archiwizacji ^[3].

7. Jak chronimy Twoje dane?

Dane elektroniczne są przechowywane na serwerach Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich. Dane te są chronione licznymi środkami bezpieczeństwa ustanowionymi przez sektor technologii informacyjno-komunikacyjnych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w celu ochrony integralności i poufności mienia elektronicznego instytucji.

Dostęp do danych osobowych jest chroniony poprzez zarządzanie prawami dostępu, które są ściśle ograniczone i oparte na zasadzie ograniczonego dostępu.

Adresy e-mail nigdy nie są podawane do wiadomości publicznej, ale są przechowywane i mogą być wykorzystywane przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich do korespondencji związanej z udzieloną odpowiedzią.

8. Jakie są Twoje prawa i jak możesz z nich skorzystać?

Uczestnicząc w konsultacjach, możesz zdecydować, czy Twoje dane osobowe powinny zostać opublikowane na naszej stronie internetowej.

Jako „osoba, której dane dotyczą”, masz również szczególne prawa na podstawie rozdziału III (art. 14–25) rozporządzenia (UE) 2018/1725, w szczególności prawo dostępu do swoich danych osobowych i ich sprostowania w przypadku, gdy Twoje dane osobowe są niedokładne lub niekompletne. Pod pewnymi warunkami masz prawo do usunięcia swoich danych osobowych, ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich odpowie na Państwa wnioski tak szybko, jak to możliwe, a najpóźniej w ciągu jednego miesiąca.

Ponadto mają Państwo prawo w każdej chwili odwołać się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, jeżeli uważają Państwo, że Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich naruszył Państwa prawa wynikające z rozporządzenia 2018/1725 w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych.

9. Z kim należy się kontaktować w przypadku pytań lub skarg dotyczących kwestii ochrony danych?

Pytania dotyczące ochrony danych w związku z konsultacjami publicznymi prowadzonymi przez Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich można w każdej chwili kierować na poniższy adres: EO@ombudsman.europa.eu

Mogą Państwo również skontaktować się z inspektorem ochrony danych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich pod następującym adresem: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych można złożyć w dowolnym momencie na następujący adres: EDPS@edps.europa.eu

[2] Zob.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Zob.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.