Prezenta declarație de confidențialitate descrie modul în care Ombudsmanul European vă protejează datele cu caracter personal atunci când răspundeți la o consultare a Ombudsmanului și, ca atare, cazurile în care Ombudsmanul acționează în calitate de operator de date. Această declarație stabilește, de asemenea, drepturile pe care le aveți în calitate de persoană vizată.

În special, explică motivul colectării și prelucrării datelor; modul în care Ombudsmanul colectează, gestionează și asigură protecția datelor furnizate; și ce drepturi pot exercita contribuitorii în legătură cu datele lor.

1. Ce date cu caracter personal va prelucra Ombudsmanul European?

Contribuitorii completează formularul de contact pe site-ul Ombudsmanului European, care direcționează contribuțiile către căsuța poștală electronică dedicată consultării. Contribuțiile pot fi trimise, de asemenea, prin scrisoare sau e-mail. Personalul relevant din cadrul biroului Ombudsmanului European prelucrează contribuțiile.

Ombudsmanul European poate contacta contribuitorii pentru a solicita clarificări și/sau pentru a disemina rezultatele consultării/anchetei. Datele de contact ale persoanei responsabile de anchetă sunt furnizate în invitația de a răspunde la consultare.

Datele cu caracter personal colectate și prelucrate ulterior sunt date necesare pentru participarea la consultare, după cum urmează: prenumele, numele, adresa de e-mail, fișa postului și limba preferată pentru corespondența ulterioară, o altă limbă în care s-ar accepta un răspuns și conținutul (în cea mai mare parte, opiniile persoanei sau ale organizației cu privire la subiect).

2. De ce prelucrează Ombudsmanul European aceste date cu caracter personal?

Ombudsmanul European dorește să ofere publicului și părților interesate posibilitatea de a-și exprima opiniile în contextul anchetelor și inițiativelor strategice care ar beneficia de contribuții externe și, prin urmare, ar putea lansa consultări publice.

3. Care este temeiul juridic și necesitatea prelucrării acestor date?

Temeiul juridic al acestei operațiuni de prelucrare este articolul 11 din TUE.

Datele cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu Regulamentul 2018/1725 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile UE. Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public [articolul 5 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul 2018/1725].

4. Cine este responsabil pentru prelucrarea datelor?

Sectorul tehnologiilor informației și comunicațiilor (TIC) al Ombudsmanului European gestionează datele transmise pe site-ul web. Personalul Ombudsmanului European responsabil cu efectuarea consultărilor publice și personalul autorizat, pe baza principiului „necesității de a cunoaște”, vor prelucra în continuare datele transmise de contribuitori.

5. Cine vor fi destinatarii datelor?

personalul Ombudsmanului European responsabil cu efectuarea acestei operațiuni de prelucrare are acces la datele dumneavoastră cu caracter personal; precum și alți membri autorizați ai personalului Ombudsmanului European pe baza principiului „necesității de a cunoaște”.

În cadrul procedurii de anchetă, Ombudsmanul European transmite instituției, organului, oficiului sau agenției relevante a UE toate contribuțiile primite. Din motive de transparență, Ombudsmanul European face publice contribuțiile primite în cadrul unei consultări.

Atunci când contribuiți la o consultare, trebuie să vă identificați pe dumneavoastră și organizația în numele căreia contribuiți. Contribuțiile anonime la consultări nu sunt acceptate. Acest lucru este pentru a evita utilizarea abuzivă.

Din motive de transparență, Ombudsmanul European face publice contribuțiile pe care le-a primit ca răspuns la o consultare publică. Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi făcute publice. Ar trebui să evitați includerea datelor cu caracter personal inutile în contribuțiile dumneavoastră, în special a datelor cu caracter personal ale terților. Dacă astfel de date sunt incluse, acestea vor fi ocultate din versiunea care este făcută publică.

6. Cât timp vor fi păstrate datele?

Contribuțiile sunt stocate în dosarul relevant în conformitate cu politica de păstrare a sistemului Ombudsmanului de gestionare a cazurilor pentru o perioadă de zece ani de la închiderea cazului ^[2]. Printre acestea se numără informațiile personale de bază (nume, prenume, adresă de e-mail), preferințele lingvistice și răspunsurile. Contribuțiile sunt arhivate în conformitate cu politica Ombudsmanului privind arhivarea ^[3].

7. Cum vă protejăm datele?

Datele electronice sunt stocate pe serverele Ombudsmanului European. Aceste date sunt protejate prin numeroase măsuri de securitate instituite de sectorul tehnologiilor informației și comunicațiilor al Ombudsmanului European pentru a proteja integritatea și confidențialitatea proprietății electronice a instituției.

Accesul la datele cu caracter personal este protejat prin gestionarea drepturilor de acces, care sunt strict limitate și bazate pe principiul „necesității de a cunoaște”.

Adresele de e-mail nu sunt niciodată făcute publice, dar sunt stocate și pot fi utilizate de Ombudsmanul European pentru corespondența legată de răspunsul furnizat.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?

Atunci când contribuiți la o consultare, puteți alege dacă datele dvs. personale ar trebui publicate sau nu pe site-ul nostru.

De asemenea, aveți drepturi specifice în calitate de „persoană vizată” în temeiul capitolului III (articolele 14-25) din Regulamentul (UE) 2018/1725, în special dreptul de a vă accesa datele cu caracter personal și de a le rectifica în cazul în care datele dumneavoastră cu caracter personal sunt inexacte sau incomplete. În anumite condiții, aveți dreptul să ștergeți datele dvs. personale, să restricționați prelucrarea datelor dvs. personale și să vă opuneți prelucrării datelor dvs. personale.

Ombudsmanul European va răspunde solicitărilor dumneavoastră cât mai curând posibil, în termen de cel mult o lună.

În cele din urmă, aveți dreptul de a sesiza în orice moment Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor în cazul în care considerați că Ombudsmanul European v-a încălcat drepturile în temeiul Regulamentului 2018/1725 din cauza prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal.

9. Pe cine să contactați în cazul în care aveți întrebări sau reclamații cu privire la aspecte legate de protecția datelor?

În orice moment, puteți trimite întrebări legate de protecția datelor referitoare la consultările publice ale Ombudsmanului European la următoarea adresă: EO@ombudsman.europa.eu

De asemenea, puteți contacta responsabilul cu protecția datelor din cadrul Ombudsmanului European la următoarea adresă: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Puteți depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor în orice moment la următoarea adresă: EDPS@edps.europa.eu

[2] A se vedea: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] A se vedea: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.