Prezenta declarație de confidențialitate explică motivul prelucrării, modul în care Ombudsmanul European colectează, gestionează și asigură protecția tuturor datelor cu caracter personal furnizate, modul în care sunt utilizate aceste informații și drepturile pe care persoanele vizate le pot exercita în ceea ce privește datele lor.

Operatorul este Ombudsmanul European (OE).

1. Ce date cu caracter personal va prelucra Ombudsmanul European?

Candidații își furnizează datele prin intermediul instrumentului online de depunere a candidaturilor (site-ul web). Pentru desfășurarea procedurii de selecție, datele sunt importate într-un instrument informatic conceput pentru a sprijini și a facilita procedura.

Prelucrăm următoarele date cu caracter personal:

• Informații personale de bază (prenume, nume, naționalitate, data nașterii, e-mail și orașul și țara de reședință, telefon);
• informațiile cuprinse în CV (educație, experiență profesională, competențe lingvistice);
• copii ale diplomelor, titlurilor sau certificatelor solicitantului.

2. De ce prelucrează Ombudsmanul European aceste date cu caracter personal?

Scopul prelucrării este de a identifica candidații pentru programul de stagii oferit de Oficiul OE și de a desfășura procedura de selecție relevantă.

3. Care sunt temeiurile juridice și necesitatea prelucrării acestor date?

Temeiul juridic este Decizia Ombudsmanului European privind stagiile din 13 februarie 202 3 și cererile de candidaturi pentru stagii relevante.

Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public [articolul 5 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul 2018/1725].

4. Cine este responsabil pentru prelucrarea datelor?

Serviciile de tehnologia informației și comunicațiilor (TIC) ale Oficiului OE prelucrează datele transmise pe site-ul web. Unitatea Resurse Umane (HR) și membrii personalului TIC gestionează instrumentul de selecție.

5. Cine vor fi destinatarii datelor?

OE, secretarul general (dacă este cazul), directorul pentru administrație, responsabilul cu stagiile, șeful unității de resurse umane, șefii unităților de anchetă, membrii personalului implicați în evaluarea candidaților și sectorul TIC.

6. Cât timp vor fi păstrate datele?

Datele candidaților transmise instrumentului de depunere a candidaturii online sunt păstrate în contul lor personal online timp de doi ani, în cazul în care doresc să candideze la stagii viitoare. În cazul în care candidații nu se conectează la contul lor în termen de doi ani, contul și datele conținute în acesta sunt șterse automat, după ce le este trimis un e-mail de notificare. Candidații pot solicita operatorului economic să își șteargă contul în orice moment.

Datele transferate către instrumentul de selecție privind candidații respinși sunt șterse la nouă luni de la încheierea perioadei de stagii pentru care au fost colectate date. Datele candidaților selectați pentru stagii sunt șterse la doi ani de la încheierea perioadei de stagiu.

7. Cum protejăm datele persoanei vizate?

Datele sunt colectate online în mod securizat. Accesul la date prin intermediul formularului online este protejat de parola aleasă de solicitant.

Datele electronice sunt stocate în instrumentul de aplicație online, pe serverele OE, ceea ce înseamnă că sunt protejate prin numeroase măsuri de securitate instituite de sectorul TIC pentru a proteja integritatea și confidențialitatea proprietății electronice a instituției.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?

Aveți dreptul de acces la propriile date cu caracter personal și la informațiile relevante privind modul în care le folosim. De asemenea, aveți dreptul de a solicita rectificarea oricăror date incomplete sau inexacte care vă privesc, cu condiția protejării confidențialității deliberărilor și a procesului decizional al membrilor personalului implicați în evaluarea candidaților, precum și a drepturilor altor candidați.

Puteți rectifica datele de identificare în orice moment în timpul procedurii. În ceea ce privește datele referitoare la criteriile de admisibilitate sau de evaluare, dreptul de rectificare poate fi exercitat până la data-limită de depunere a candidaturilor.

Aveți dreptul să vă opuneți utilizării datelor dvs. de către OE din motive legate de situația dvs. particulară, în orice moment. În anumite condiții, aveți dreptul să solicitați operatorului să șteargă datele dvs. cu caracter personal sau să restricționeze utilizarea acestora. Operatorul economic va răspunde solicitărilor dumneavoastră cât mai curând posibil și în termen de cel mult o lună.

9. Pe cine să contactați în cazul în care aveți întrebări sau reclamații cu privire la aspecte legate de protecția datelor?

În orice moment, puteți trimite întrebări legate de protecția datelor referitoare la procedura de selecție a stagiarilor în cadrul Oficiului OE, la OE, la următoarea adresă:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu Ombudsmanul
European
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

De asemenea, puteți contacta responsabilul cu protecția datelor din cadrul Oficiului OE la următoarea adresă: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Puteți depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor în orice moment la următoarea adresă: EDPS@edps.europa.eu