Evenimentele publice ale Ombudsmanului European

Înregistrarea publică a activității de prelucrare [1]: Gestionarea datelor personale și de contact, a fotografiilor, a înregistrărilor video și audio ale vorbitorilor și participanților la evenimentele publice, offline sau online, ale Ombudsmanului European

1. Ultima actualizare a acestei înregistrări: 12-05-2021

2. Număr de referință [2]: 4/2021

3. Numele și datele de contact ale operatorului [3]: Ombudsmanul European, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Contact: Unitatea Comunicare, e-mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Numele și datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor:

Dna Francesca Pavesi - DPO adjunct: dl Nicholas Hernanz

E-mail: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Numele și datele de contact ale persoanei împuternicite de operator [4]: Pot exista persoane împuternicite de operator pentru evenimente specifice: contractanți și subcontractanți utilizați pentru organizarea generală, gestionarea și plata înregistrării, organizarea călătoriilor etc.

Clauzele contractuale garantează că persoanele împuternicite de către operator prelucrează numele, datele de contact și datele bancare ale vorbitorilor și ale altor participanți la evenimentele Ombudsmanului numai la instrucțiunile Ombudsmanului. Aceleași clauze garantează că fotografii pot transfera fotografiile realizate în cadrul unui eveniment al Ombudsmanului numai Unității Comunicare. Toți procesatorii de date trebuie să fi primit certificarea din partea profesioniștilor recunoscuți la nivel internațional în domeniul protecției datelor.

În cazul evenimentelor transmise online, cum ar fi un webinar, platforma web relevantă (adică WebEx) acționează ca procesator al datelor dvs. personale pentru furnizarea tehnică a evenimentului online, fie printr-un browser, fie printr-o aplicație mobilă. Se aplică declarațiile de confidențialitate relevante.

În cazul utilizării instrumentelor de sondaj și interogare adăugate pe platforma digitală (și anume Slido), instrumentul relevant acționează în calitate de persoană împuternicită de operator pentru anumite date, cum ar fi adresele IP ale participanților. Se aplică politica relevantă privind cookie-urile și declarațiile de confidențialitate.

6. Numele și datele de contact ale operatorului (operatorilor) asociat (asociați)[5]:

Pentru evenimentele organizate la adresa:

• Clădirile Parlamentului European (PE): PE este operator asociat pentru prelucrarea autorizației de acces în clădirile sale în scopuri de securitate.
• Sediul Comisiei Europene (CE): CE este operator asociat pentru prelucrarea autorizației de acces în clădirile sale în scopuri de securitate.
• spații comerciale private (cum ar fi hoteluri): entitatea comercială privată este operator asociat pentru verificarea identității invitaților la evenimente.

7. Scopul (scopurile) prelucrării [6]: Unitatea de comunicații coordonează, organizează și gestionează diferite tipuri de evenimente publice în conformitate cu strategia Ombudsmanului și cu planul anual de gestionare al oficiului. Obiectivele sale sunt de a menține o vizibilitate ridicată a activității de interes public a oficiului.

Prin urmare, datele sunt colectate în vederea trimiterii de invitații și informații potențialilor vorbitori și participanți, pentru a permite înregistrarea la eveniment, monitorizarea evenimentului și facilitarea și îmbunătățirea schimbului de opinii și a cooperării viitoare cu și între vorbitori și participanți.

Datele sunt, de asemenea, colectate pentru a facilita relațiile financiare și contractuale cu vorbitorii și cu alți participanți și furnizori, pentru a face aranjamente de călătorie și hoteliere și pentru a îndeplini cerințele de securitate.

Imaginile, cum ar fi fotografiile și înregistrările video și audio, realizate în cadrul evenimentelor sunt utilizate pentru a comunica activitățile Ombudsmanului.

8. Descrierea categoriilor de persoane vizate și a categoriilor de date cu caracter personal [7]:

Persoanele vizate

Toate persoanele (interne și externe) invitate la evenimente și care participă la acestea, și anume:

• membrii Rețelei europene a ombudsmanilor;
• reprezentanți ai instituțiilor, organismelor sau agențiilor UE;
• reprezentanți ai organizațiilor societății civile, ai asociațiilor și ai ONG-urilor;
• cadre universitare/persoane fizice care urmăresc îndeaproape activitatea Ombudsmanului;
• jurnaliști;
• furnizori externi, cum ar fi moderatori și fotografi;
• membrii personalului biroului Ombudsmanului;
• orice participant la un eveniment organizat de Ombudsman.

Câmpuri de date

• Numele potențialilor vorbitori, participanți și furnizori externi;
• Adresele de e-mail și numerele de telefon ale vorbitorilor, participanților și furnizorilor externi;
• Titlurile posturilor, CV-urile vorbitorilor;
• coordonatele bancare ale vorbitorilor și furnizorilor externi;
• Numele angajatorilor vorbitorilor (dacă este cazul), ale participanților și ale furnizorilor externi;
• imagini, cum ar fi fotografii și înregistrări video și audio realizate la evenimente;
• imagini și înregistrări audio și video furnizate de potențiali vorbitori;
• Întrebări adresate în timpul evenimentelor online de către participanți prin intermediul instrumentelor de sondaj și de interogare.

9. Termenul pentru păstrarea datelor și, dacă este posibil, pentru ștergere [8]: Numele, adresele de e-mail, numerele de telefon, detaliile contului bancar, CV-urile și numele angajatorilor (dacă este cazul) participanților se păstrează timp de cinci ani, după care se șterg, iar numele, datele de contact și imaginile vorbitorilor se arhivează în scopuri istorice.

Datele, în special numele, titlurile și imaginile vorbitorilor, sunt publicate pe site-ul Ombudsmanului și pe canalele de comunicare socială și rămân acolo pe o perioadă nedeterminată.

Fotografiile și înregistrările video sau audio de la evenimentele publice sunt stocate intern timp de cinci ani, după care sunt șterse. Cele considerate relevante pentru activitățile oficiului sunt ulterior arhivate în scopuri istorice.

10. Destinatarii datelor [9]:

Unitatea Comunicare, care coordonează, organizează și gestionează evenimente publice în conformitate cu strategia Ombudsmanului și cu planul anual de gestionare al oficiului.

Secretariatul General și Unitatea pentru personal, administrație și buget, care se ocupă de aspectele financiare și contractuale ale evenimentelor publice.

Cabinetul Ombudsmanului, care furnizează numele și datele de contact ale vorbitorilor sau ale participanților.

Numele, denumirile posturilor și imaginile vorbitorilor și ale participanților la evenimente pot apărea pe site-ul Ombudsmanului, pe extranetul rețelei și în raportul anual, la dispoziția publicului. Aceste date pot apărea, de asemenea, în Network in Focus, un buletin informativ al Rețelei europene a ombudsmanilor, care este disponibil pe extranetul rețelei și pe site-ul web al Ombudsmanului.

Datele pot apărea, de asemenea, pe canalele de comunicare socială ale Ombudsmanului, care sunt disponibile publicului.

Listele vorbitorilor și participanților la un eveniment sunt distribuite tuturor vorbitorilor și participanților.

Numele, titlurile și imaginile vorbitorilor și participanților la un eveniment pot fi publicate în buletinul informativ intern al biroului Ombudsmanului.

11. Există transferuri de date cu caracter personal către țări terțe și/sau organizații internaționale?[10]: Nu se aplică

12. Descrierea generală a măsurilor de securitate [11]: Datele cu caracter personal ale personalului Ombudsmanului și ale persoanelor vizate externe – colectate în contextul organizării de evenimente – sunt protejate prin măsuri de securitate instituite de sectorul tehnologiilor informației și comunicațiilor pentru a păstra integritatea și confidențialitatea proprietății electronice a instituției.

13. Informații privind modul în care persoanele vizate își pot exercita drepturile de acces și de rectificare și, după caz, de ștergere, restricționare și portabilitate a datelor [12]:

• O persoană vizată își poate exercita drepturile, de exemplu solicitând accesul la datele cu caracter personal și rectificarea sau ștergerea acestora, trimițând un e-mail la adresa eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Cererea se soluționează fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de o lună.
• Atunci când se înregistrează la un eveniment, potențialii participanți sunt informați că imaginile cu ei ar putea fi luate în timpul evenimentului și utilizate de biroul Ombudsmanului în scopuri de comunicare. În cazul în care au nelămuriri, aceștia pot contacta Unitatea pentru comunicații prin eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Unitatea va încerca să răspundă preocupărilor lor în măsura posibilului (de exemplu, în funcție de configurația sălii sau prin întunecarea/acoperirea imaginii lor pe ecranele imprimate colective realizate în timpul seminarelor online și al conferințelor digitale).
• Potențialii participanți sunt, de asemenea, întrebați dacă doresc ca datele lor de contact să fie adăugate pe listele de contacte ale Ombudsmanului pentru a fi informați cu privire la activitățile viitoare. Toate comunicările viitoare le permit să se dezaboneze de la astfel de liste, dacă doresc acest lucru.

Declarație de confidențialitate

privind colectarea numelor, a datelor de contact, a fotografiilor, a înregistrărilor video și audio și a materialelor foto și audiovizuale de către Unitatea pentru comunicare din cadrul Biroului Ombudsmanului European

Prezenta declarație de confidențialitate explică ce date cu caracter personal colectează Oficiul Ombudsmanului European, de ce și cum le colectează, le prelucrează, le utilizează și le stochează. Declarația descrie, de asemenea, modul în care persoanele vizate își pot exercita drepturile.

Operatorul de date este Ombudsmanul European.

1. Ce date cu caracter personal prelucrează Ombudsmanul European?

• Numele potențialilor vorbitori, participanți și furnizori externi.
• Adresele de e-mail și numerele de telefon ale vorbitorilor, participanților și furnizorilor externi.
• Titluri de locuri de muncă, CV-uri ale vorbitorilor.
• Detaliile contului bancar al vorbitorilor și furnizorilor externi.
• Numele angajatorilor vorbitorilor (dacă este cazul), ale participanților și ale furnizorilor externi.
• Imagini, cum ar fi fotografii și înregistrări video și audio realizate la evenimente.
• Imagini și înregistrări audio și video furnizate de potențiali vorbitori.

2. De ce prelucrează Ombudsmanul European aceste date cu caracter personal?

Exclusiv în scopul coordonării, organizării și gestionării evenimentelor publice ale Ombudsmanului.

3. Care sunt temeiurile juridice și necesitatea prelucrării acestor date?

Prelucrăm date în îndeplinirea atribuțiilor Ombudsmanului European în interes public, în conformitate cu Statutul Ombudsmanului European și cu articolul 5 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul 2018/1725. De asemenea, îi întrebăm pe potențialii participanți dacă doresc ca datele lor de contact să fie adăugate în baza noastră de date.

4. Cine este responsabil pentru prelucrarea datelor?

Ombudsmanul European este responsabil de prelucrarea datelor, pe care o efectuează Unitatea pentru personal, Unitatea pentru administrație și buget și Unitatea pentru comunicare. Unitatea pentru comunicare poate însărcina profesioniști externi să facă fotografii și înregistrări audio și video ale evenimentelor publice ale Ombudsmanului.

5. Cine este procesorul?

Pot exista procesatori pentru evenimente specifice: contractanți și subcontractanți utilizați pentru organizarea generală, gestionarea și plata înregistrării etc.

Clauzele contractuale garantează că persoanele împuternicite de către operator prelucrează numele, datele de contact și datele bancare ale vorbitorilor și ale altor participanți la evenimentele Ombudsmanului numai la instrucțiunile Ombudsmanului. Aceleași clauze garantează că fotografii pot transfera fotografiile realizate în cadrul unui eveniment al Ombudsmanului numai Unității Comunicare. Toți procesatorii de date trebuie să fi primit certificarea din partea profesioniștilor recunoscuți la nivel internațional în domeniul protecției datelor.

În cazul evenimentelor transmise online, cum ar fi un webinar, platforma web relevantă (adică WebEx) acționează ca procesator al datelor dvs. personale pentru furnizarea tehnică a evenimentului online, fie printr-un browser, fie printr-o aplicație mobilă. Se aplică declarațiile de confidențialitate relevante.

În cazul utilizării instrumentelor de sondaj și interogare adăugate pe platforma digitală (și anume Slido), instrumentul relevant acționează în calitate de persoană împuternicită de operator pentru anumite date, cum ar fi adresele IP ale participanților. Se aplică politica relevantă privind cookie-urile și declarațiile de confidențialitate.

6. Cine primește datele?

• Membrii echipei Unității Comunicare, a Secretariatului General, a Unității Personal, Administrație și Buget și a Cabinetului Ombudsmanului, a căror activitate le impune să gestioneze datele cu caracter personal în legătură cu organizarea de evenimente publice.
• Site-ul Ombudsmanului și raportul anual, puse la dispoziția publicului. Extranetul rețelei, un site disponibil numai pentru membrii rețelei. Datele pot apărea, de asemenea, în Network in Focus, un buletin informativ al Rețelei europene a ombudsmanilor, care este disponibil pe extranetul rețelei și pe site-ul web al Ombudsmanului.
• Datele pot apărea, de asemenea, pe canalele de comunicare socială ale Ombudsmanului, care sunt disponibile publicului.
• Listele vorbitorilor și participanților la un eveniment sunt distribuite tuturor vorbitorilor și participanților.
• Numele și imaginile vorbitorilor și participanților la un eveniment pot fi publicate în buletinul informativ intern al biroului Ombudsmanului.

7. Cât timp vor fi păstrate datele?

• Numele și funcțiile vorbitorilor la evenimente, precum și numele angajatorilor acestora (dacă este cazul) sunt publicate pe site-ul internet al Ombudsmanului.
• Imaginile și înregistrările audio/video ale evenimentelor sunt publicate pe site-ul Ombudsmanului, utilizate în publicațiile sale și distribuite prin intermediul conturilor oficiale de pe platformele de comunicare socială. Acestea sunt, de asemenea, stocate intern timp de cinci ani, după care sunt șterse. Cele considerate relevante pentru activitățile oficiului sunt ulterior arhivate în scopuri istorice.

8. Cum vă protejăm datele?

Datele cu caracter personal sunt protejate prin măsuri de securitate, instituite de sectorul tehnologiilor informației și comunicațiilor din cadrul biroului Ombudsmanului pentru a păstra integritatea și confidențialitatea proprietății electronice a instituției.

9. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?

• O persoană vizată își poate exercita drepturile, de exemplu solicitând accesul la datele cu caracter personal și rectificarea sau ștergerea acestora, trimițând un e-mail la adresa eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Cererea se soluționează fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în termen de o lună de la primirea cererii.

a) Atunci când vă înregistrați pentru un eveniment, îi informăm pe potențialii participanți că imaginile cu aceștia ar putea fi realizate în timpul evenimentului și utilizate de biroul Ombudsmanului în scopuri de comunicare. În cazul în care au nelămuriri, aceștia pot contacta Unitatea pentru comunicații prin eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Unitatea va încerca să răspundă preocupărilor lor în măsura posibilului (de exemplu, în funcție de configurația sălii sau prin întunecarea imaginii lor pe ecranele tipărite colective realizate în timpul seminarelor online și al conferințelor digitale).

• De asemenea, îi întrebăm pe potențialii participanți dacă doresc să fie adăugați pe listele noastre de contacte, astfel încât să îi putem informa cu privire la activitățile noastre. Toate comunicările viitoare le vor permite să se dezaboneze de la astfel de liste, dacă doresc acest lucru.

10. Pe cine să contactați în cazul în care aveți întrebări sau reclamații cu privire la aspecte legate de protecția datelor?

În orice moment, o persoană vizată poate trimite întrebări legate de protecția datelor la adresa:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Șeful Unității Personal, Administrație și Buget Ombudsmanul
European
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

De asemenea, puteți contacta responsabilul cu protecția datelor din cadrul Ombudsmanului European: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

sau depuneți o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor: edps@edps.europa.eu

Strasbourg, 12.5.2021

 

[1] A se completa de către operator. A se vedea articolul 31 alineatele (1) și (5) privind evidențele activităților de prelucrare din Regulamentul 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Pentru urmărire. În cazul în care biroul decide să țină un registru central, contactați deținătorul registrului respectiv pentru a obține un număr de referință.

[3] Utilizați căsuțe poștale funcționale cât mai mult posibil pentru a asigura continuitatea activității.

[4] Dacă este cazul. Dacă utilizați o persoană împuternicită de operator (contractant) pentru a prelucra date cu caracter personal în numele dumneavoastră, vă rugăm să indicați acest lucru (de exemplu, evaluări 360°, servicii IT externalizate sau controale medicale înainte de angajare).

[5] Dacă este cazul. Dacă sunteți responsabil în comun cu o altă instituție a UE, vă rugăm să indicați acest lucru aici (de exemplu, două instituții cu serviciu medical comun). În acest caz, asigurați-vă că menționați în descriere cine se ocupă de ce și cui se pot adresa persoanele pentru întrebările lor.

[6] Descriere foarte concisă a ceea ce intenționați să realizați; dacă faceți acest lucru pe un temei juridic specific, menționați-l și (de exemplu, statutul personalului pentru procedurile de selecție).

[7] În cazul în care categoriile de date diferă între diferitele categorii de persoane, vă rugăm să explicați, de asemenea (de exemplu: suspecți vs. martori în anchetele administrative)

[8] Indicați perioada de păstrare administrativă, inclusiv punctul de plecare al acesteia; faceți distincție între categoriile de persoane sau datele necesare (de exemplu, în procedurile de selecție: candidații care au înscris-o pe lista de rezervă față de cei care nu au înscris-o).

[9] Cine va avea acces la date în cadrul Ombudsmanului European? E cineva în afara biroului? Nu este necesar să se menționeze entitățile care pot avea acces în cursul unei anumite investigații (de exemplu, OLAF, AEPD, Curtea de Conturi).

[10] Dacă da, includeți identificarea țării sau a organizației internaționale și documentația privind garanțiile adecvate (de exemplu, persoana împuternicită de operator dintr-o țară terță care utilizează clauze contractuale standard, o autoritate publică dintr-o țară terță cu care cooperați în temeiul unui tratat).

[11] Acolo unde este posibil. Includeți o descriere generală a măsurilor de securitate pe care le-ați putea furniza și publicului. A se vedea articolul 33 privind securitatea prelucrării din Regulamentul 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Luați în considerare publicarea părții relevante a declarației de confidențialitate și furnizarea unui link. A se vedea articolele 15 și 16 privind informațiile care trebuie furnizate persoanei (persoanelor) vizate și articolele 17-22 privind drepturile persoanelor vizate din Regulamentul 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725