Prezenta declarație de confidențialitate explică motivul colectării și prelucrării datelor solicitanților; modul în care Ombudsmanul European (OE) colectează, gestionează și asigură protecția datelor furnizate; modul în care sunt utilizate aceste informații; și ce drepturi pot exercita candidații în legătură cu datele lor.

Operatorul este Ombudsmanul European.

1. Ce date cu caracter personal va prelucra Ombudsmanul European?

Solicitanții își furnizează datele prin intermediul instrumentului de aplicare online (site web). Pentru efectuarea procedurii de selecție, datele sunt importate într-un instrument informatic conceput pentru a sprijini și a facilita procedura.

Aceste date includ, în general, dar nu se limitează la: informații personale de bază (prenume, nume, naționalitate, număr de telefon); informațiile conținute în CV (educație, experiență profesională, competență lingvistică etc.); copii ale unui document care atestă cetățenia solicitantului; dacă este necesar, o declarație prin care se declară orice handicap pentru a se asigura că pot fi puse în aplicare măsurile de accesibilitate necesare; pentru candidații care sunt membri ai personalului UE, statutul administrativ (și anume funcționar titular, agent temporar etc.), instituția în care își desfășoară activitatea, titlul postului lor actual, gradul lor actual; informațiile conținute în orice scrisoare de motivație; copii ale diplomelor solicitanților; copii ale rapoartelor de evaluare ale solicitanților, dacă este cazul; copii după dovada experienței profesionale, dacă este cazul; răspunsurile la studiile de caz trimise de candidați.

Membrii personalului din sectorul Unității PAB-HR responsabili cu procedurile de selecție prelucrează, de asemenea, date stocate într-un dosar partajat pe serverul OE, cum ar fi: deciziile de numire a comitetelor consultative de selecție, notele de eligibilitate semnate de comitetul consultativ de selecție și aprobate de Ombudsman; grilele de evaluare ale candidaților; notele de preselecție transmise OE. Cererile de reexaminare/de informare transmise de candidați prin e-mail și răspunsurile aferente sunt stocate în căsuța poștală funcțională „Carieră”.

2. De ce prelucrează Ombudsmanul European aceste date cu caracter personal?

Scopul prelucrării datelor este de a identifica candidații pentru ocuparea posturilor vacante în cadrul Oficiului OE și de a desfășura procedura de selecție relevantă.

3. Care este temeiul juridic și necesitatea prelucrării acestor date?

Temeiul juridic al procedurii care stă la baza selecției funcționarilor și a altor agenți este Statutul funcționarilor (în special articolele 27-34), Regimul aplicabil celorlalți agenți ai UE și Decizia Ombudsmanului European din 1 decembrie 2014 de adoptare a dispozițiilor generale de punere în aplicare referitoare la angajarea și utilizarea agenților contractuali.

Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public [articolul 5 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul 2018/1725].

4. Cine este responsabil pentru prelucrarea datelor?

Sectorul Tehnologiile informației și comunicațiilor (TIC) al Ombudsmanului European gestionează datele transmise pe site. Unitatea Personal, Administrație și Buget (PAB) (Sectorul Resurse Umane) și sectorul TIC gestionează instrumentul de selecție.

5. Cine vor fi destinatarii datelor?

Ombudsmanul European, secretarul general (SG), membrii personalului din sectorul TIC responsabili cu administrarea datelor transmise online, membrii personalului Unității PAB responsabili cu procedurile de selecție (sectorul resurselor umane) și membrii Comitetului consultativ de selecție. La cererea adresată sectorului resurselor umane, echipa SG poate consulta CV-ul, scrisorile de motivație și răspunsurile la studiile de caz ale candidaților care au reușit la concurs.

6. Cât timp vor fi păstrate datele?

Datele solicitanților transmise pe site-ul web sunt păstrate în contul lor personal online timp de doi ani, în cazul în care solicitanții doresc să candideze la viitoarele posturi vacante. Dacă solicitanții nu se conectează la contul lor în termen de doi ani, contul și datele conținute în acesta sunt șterse automat după ce un e-mail de notificare este trimis solicitantului.

Datele candidaților respinși sunt șterse din instrumentul de selecție, din dosarul partajat de pe serverul OE și din căsuța poștală funcțională „Carieră” la doi ani de la încheierea procedurii de selecție.

Datele candidaților recrutați sunt păstrate pentru o perioadă de 10 ani de la încetarea contractului de muncă sau de la ultima plată a pensiei, după care sunt distruse.

O parte din date (naționalitatea, sexul, țara de reședință, datele de depunere a candidaturii, numărul de înregistrare al candidaturii, numărul de referință al procedurii de selecție, anul nașterii și limbile vorbite) sunt anonimizate și păstrate numai în scopuri statistice.

7. Cum protejăm datele persoanei vizate?

Datele sunt colectate online în modul securizat. Accesul la datele de pe site-ul internet este protejat prin parola aleasă de reclamantă.

Datele electronice sunt stocate pe site-ul web și pe serverele Ombudsmanului (instrumentul de selecție și dosarul partajat). Datele sunt protejate prin numeroase măsuri de securitate instituite de sectorul tehnologiilor informației și comunicațiilor pentru a proteja integritatea și confidențialitatea proprietății electronice a instituției.

Accesul la datele cu caracter personal este protejat prin gestionarea drepturilor de acces, care sunt strict limitate, în temeiul principiului „necesității de a cunoaște”, de competența utilizatorului.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?

Aveți dreptul de a accesa propriile date cu caracter personal și de a obține informații relevante cu privire la modul în care le utilizăm.

De asemenea, aveți dreptul de a solicita rectificarea oricăror date incomplete sau inexacte care vă privesc, cu condiția să se protejeze confidențialitatea deliberărilor și a procesului decizional al comitetului consultativ de selecție, precum și drepturile altor solicitanți. Solicitanții pot rectifica datele de identificare în orice moment în timpul procedurii. În ceea ce privește datele referitoare la criteriile de admisibilitate sau de evaluare, dreptul de rectificare poate fi exercitat până la data-limită de depunere a candidaturilor.

Aveți dreptul de a vă opune în orice moment utilizării datelor dumneavoastră de către Ombudsmanul European din motive legate de situația dumneavoastră particulară.

În anumite condiții, aveți dreptul de a ne solicita să ștergem datele dumneavoastră cu caracter personal sau să restricționăm utilizarea acestora.

Ombudsmanul European va răspunde solicitărilor dumneavoastră cât mai curând posibil și în termen de cel mult o lună.

9. Pe cine puteți contacta în cazul unor întrebări sau reclamații privind aspecte legate de protecția datelor?

În orice moment, puteți trimite Ombudsmanului European întrebări legate de protecția datelor referitoare la procedura de selecție a funcționarilor și a altor agenți din cadrul Oficiului, la următoarea adresă: career@ombudsman.europa.eu

Șeful Unității pentru personal, administrație și buget Ombudsmanul
European
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

De asemenea, puteți contacta responsabilul cu protecția datelor al Ombudsmanului European la următoarea adresă: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Puteți depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor în orice moment, la următoarea adresă: EDPS@edps.europa.eu