Prezenta declarație de confidențialitate explică motivul prelucrării, modul în care Ombudsmanul European colectează, gestionează și asigură protecția tuturor datelor cu caracter personal furnizate, modul în care sunt utilizate aceste informații și drepturile pe care persoanele vizate le pot exercita în ceea ce privește datele lor.

Operatorul este Ombudsmanul European. Operatorul asociat este Serviciul medical al Parlamentului European (PE).

1. Ce date cu caracter personal va prelucra Ombudsmanul European?

Candidații își furnizează datele prin intermediul instrumentului online de depunere a candidaturilor (site-ul web)[1]. Pentru desfășurarea procedurii de selecție, datele sunt importate într-un instrument informatic conceput pentru a sprijini și a facilita procedura.

Prelucrăm următoarele date cu caracter personal:

• Informații personale de bază (prenume, nume, naționalitate, data nașterii, e-mail și orașul și țara de reședință, telefon);
• informațiile cuprinse în CV (educație, experiență profesională, competențe lingvistice);
• documentul (documentele) care atestă handicapul (de exemplu: un document eliberat de o autoritate națională sau regională sau de un organism acreditat într-un stat membru al UE, un card european pentru dizabilitate, un certificat recent eliberat de un medic)
• dacă este cazul, o cerere de amenajări corespunzătoare pentru activitatea din timpul stagiului, însoțită de o justificare adecvată a necesității unor amenajări corespunzătoare [2];
• copii ale diplomelor, titlurilor sau certificatelor solicitantului.

2. De ce prelucrează Ombudsmanul European aceste date cu caracter personal?

Scopul prelucrării este de a identifica candidații pentru stagiile oferite persoanelor cu handicap și de a desfășura procedura de selecție relevantă.

3. Care sunt temeiurile juridice și necesitatea prelucrării acestor date?

Temeiul juridic este Decizia Ombudsmanului European privind stagiile din 13 februarie 2023, Comunicarea Ombudsmanului European privind stagiile pentru persoanele cu handicap 2023 și articolul 1d alineatul (4) din Statutul funcționarilor și Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene [3].

Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public [articolul 5 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul 2018/1725].

4. Cine este responsabil pentru prelucrarea datelor?

Serviciile de tehnologia informației și comunicațiilor (TIC) ale Oficiului OE prelucrează datele transmise pe site-ul web. Unitatea Resurse Umane (HR) și membrii personalului TIC gestionează instrumentul de selecție.

5. Cine vor fi destinatarii datelor?

OE, secretarul general (dacă este cazul), directorul pentru administrație, responsabilul cu stagiile, șeful unității de resurse umane, șefii unităților de anchetă, membrii personalului implicați în evaluarea candidaților și membrii personalului TIC.

Numai membrii personalului Unității de resurse umane vor avea acces la documentele care atestă dizabilitatea. Candidații care au nevoie de o cazare rezonabilă (RA) ar trebui să indice o justificare serviciilor de resurse umane ale OE, fără a prezenta niciun document justificativ în această etapă.

În cazul unei cereri de amenajări corespunzătoare din partea stagiarilor selectați, Serviciul medical al Parlamentului European va evalua documentele justificative pentru a stabili valabilitatea cererii de amenajări corespunzătoare și va propune OE măsurile necesare. Numai Serviciul medical al PE are acces la documentele prezentate.

6. Cât timp vor fi păstrate datele?

Datele candidaților transmise instrumentului de depunere a candidaturii online sunt păstrate în contul lor personal online timp de doi ani, în cazul în care doresc să candideze la stagii viitoare. În cazul în care candidații nu se conectează la contul lor în termen de doi ani, contul și datele conținute în acesta sunt șterse automat, după ce le este trimis un e-mail de notificare. Candidații pot solicita operatorului economic să își șteargă contul în orice moment.

Datele transferate către instrumentul de selecție privind candidații respinși sunt șterse la nouă luni de la încheierea perioadei de stagii pentru care au fost colectate date. Datele candidaților selectați pentru stagii sunt șterse la doi ani de la încheierea perioadei de stagiu.

7. Cum protejăm datele persoanei vizate?

Datele sunt colectate online în mod securizat. Accesul la date prin intermediul formularului online este protejat de parola aleasă de solicitant.

Datele electronice sunt stocate în instrumentul de aplicație online, pe serverele OE, ceea ce înseamnă că sunt protejate prin numeroase măsuri de securitate instituite de serviciile TIC pentru a proteja integritatea și confidențialitatea proprietății electronice a instituției.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum le puteți exercita?

Aveți dreptul de acces la propriile date cu caracter personal și la informațiile relevante privind modul în care le folosim. De asemenea, aveți dreptul de a solicita rectificarea oricăror date incomplete sau inexacte care vă privesc, cu condiția protejării confidențialității deliberărilor și a procesului decizional al membrilor personalului implicați în evaluarea candidaților, precum și a drepturilor altor candidați.

Puteți rectifica datele de identificare în orice moment în timpul procedurii. În ceea ce privește datele referitoare la criteriile de admisibilitate sau de evaluare, dreptul de rectificare poate fi exercitat până la data-limită de depunere a candidaturilor.

Aveți dreptul să vă opuneți utilizării datelor dvs. de către OE din motive legate de situația dvs. particulară, în orice moment. În anumite condiții, aveți dreptul să solicitați operatorului să șteargă datele dvs. cu caracter personal sau să restricționeze utilizarea acestora. Operatorul economic va răspunde solicitărilor dumneavoastră cât mai curând posibil și în termen de cel mult o lună.

9. Pe cine să contactați în cazul în care aveți întrebări sau reclamații cu privire la aspecte legate de protecția datelor?

În orice moment, puteți trimite OE întrebări legate de protecția datelor privind procedura de selecție a stagiarilor pentru stagiile destinate persoanelor cu handicap, la următoarea adresă:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu Ombudsmanul
European
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

De asemenea, puteți contacta responsabilul cu protecția datelor din cadrul Oficiului OE la următoarea adresă: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu .

Puteți depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor în orice moment la următoarea adresă: AEPD@edps.europa.eu .

[1] În mod excepțional și din motive justificate în mod corespunzător, Oficiul poate accepta cererile depuse prin e-mail.

[2] Numai candidaților selectați li se va solicita să furnizeze documentele justificative relevante pentru a-și justifica cererea de amenajare corespunzătoare. Serviciul medical al Parlamentului European va evalua documentele justificative pentru a stabili valabilitatea cererii de amenajare corespunzătoare și va propune măsurile necesare.

[3] A se vedea articolul 1d alineatul (4) din Statutul funcționarilor și Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene: (...) Amenajări corespunzătoare, în raport cu funcțiile esențiale ale postului, înseamnă măsuri adecvate, atunci când este necesar, pentru a permite unei persoane cu handicap să aibă acces la un loc de muncă, să îl exercite sau să avanseze sau să urmeze cursuri de formare, cu excepția cazului în care astfel de măsuri ar impune o sarcină disproporționată angajatorului.”