(1)

Ombudsmanul European este împuternicit să desfășoare anchete administrative, proceduri predisciplinare, proceduri disciplinare și suspendări, în conformitate cu Statutul funcționarilor Uniunii Europene, prevăzut de Regulamentul (CEE, Euratom, CECO) nr. 259/68 al Consiliului (2) („Statutul funcționarilor Uniunii Europene”), și în conformitate cu Decizia Ombudsmanului European din 4 noiembrie 2004 de adoptare a dispozițiilor de punere în aplicare referitoare la desfășurarea anchetelor administrative și a procedurilor disciplinare. Dacă este necesar, Comisia notifică, de asemenea, cazurile către OLAF.

(2)

Membrii personalului Ombudsmanului European au obligația de a raporta activități potențial ilegale, inclusiv fraudă și corupție, care aduc atingere intereselor Uniunii. Membrii personalului sunt, de asemenea, obligați să raporteze cu privire la îndeplinirea sarcinilor profesionale care pot constitui o încălcare gravă a obligațiilor funcționarilor Uniunii. Acest aspect este reglementat de Decizia Ombudsmanului European din 20 februarie 2015 privind normele interne referitoare la avertizarea în interes public.

(3)

Ombudsmanul European a instituit o politică de prevenire și gestionare eficace a cazurilor reale sau potențiale de hărțuire psihologică sau sexuală la locul de muncă, astfel cum se prevede în decizia sa din 18 decembrie 2017. Decizia instituie o procedură informală prin care presupusa victimă a hărțuirii poate contacta „corespondenții de etică” ai Ombudsmanului European și/sau comitetul de conciliere.

(4)

Ombudsmanul European poate, de asemenea, să desfășoare investigații cu privire la posibile încălcări ale normelor de securitate pentru informațiile clasificate ale Uniunii Europene („IUEC”).

(5)

Ombudsmanul European face obiectul unor audituri interne și externe privind activitățile sale.

(6)

În contextul unor astfel de anchete administrative, audituri și investigații, Ombudsmanul European cooperează cu alte instituții, organe, oficii și agenții ale Uniunii.

(7)

Ombudsmanul European poate coopera cu autoritățile naționale și cu organizațiile internaționale din țările terțe, la cererea lor sau din proprie inițiativă.

(8)

Ombudsmanul European poate coopera și cu autoritățile publice ale statelor membre ale UE, la cererea lor sau din proprie inițiativă.

(9)

Ombudsmanul European desfășoară anchete cu privire la presupuse cazuri de administrare defectuoasă în activitatea instituțiilor, organelor, oficiilor sau agențiilor Uniunii, cu excepția Curții de Justiție a Uniunii Europene în exercitarea funcției sale jurisdicționale. În acest context, Ombudsmanul European poate fi nevoit să păstreze confidențialitatea datelor cu caracter personal existente în documentele obținute de părți sau de intervenienți. Ombudsmanul European poate, de asemenea, să fie nevoit să protejeze drepturile și libertățile reclamanților, precum și pe cele ale altor persoane implicate.

(10)

Pentru a-și îndeplini sarcinile, Ombudsmanul European colectează și prelucrează informații relevante și mai multe categorii de date cu caracter personal, inclusiv date de identificare ale unei persoane fizice, date de contact, roluri și sarcini profesionale, informații privind conduita și performanțele private și profesionale, precum și date financiare. Ombudsmanul European acționează în calitate de operator de date.

(11)

Prin urmare, în temeiul Regulamentului (UE) 2018/1725 („regulamentul”), Ombudsmanul European este obligat să furnizeze persoanelor vizate informații cu privire la aceste activități de prelucrare și să le respecte drepturile în calitate de persoane vizate.

(12)

Ombudsmanul European ar putea fi obligat să reconcilieze aceste drepturi cu obiectivele anchetelor administrative, ale auditurilor, ale investigațiilor și ale acțiunilor în justiție. De asemenea, ar putea fi obligat să asigure un echilibru între drepturile persoanei vizate și drepturile și libertățile fundamentale ale altor persoane vizate. În acest sens, articolul 25 din regulament îi conferă Ombudsmanului European posibilitatea de a restricționa, în condiții stricte, aplicarea articolelor 14-22, 35 și 36 din regulament, precum și a articolului 4, în măsura în care dispozițiile acestuia corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-20. Cu excepția cazului în care sunt prevăzute restricții într-un act juridic adoptat în temeiul tratatelor, trebuie adoptate norme interne în temeiul cărora Ombudsmanul European are dreptul să restricționeze aceste drepturi.

(13)

Ombudsmanul European ar putea, de exemplu, să fie nevoit să restricționeze informațiile pe care le furnizează unei persoane vizate cu privire la prelucrarea datelor sale personale în etapa de evaluare preliminară a unei anchete administrative sau în cadrul anchetei propriu-zise, înainte de o eventuală revocare a cazului sau în etapa predisciplinară. În anumite situații, furnizarea de asemenea informații poate afecta grav capacitatea Ombudsmanului European de a efectua o anchetă în mod eficace, de exemplu, dacă există riscul ca persoana în cauză să distrugă probe sau să ia legătura cu potențialii martori înainte de audierea acestora. Ombudsmanul European ar putea, de asemenea, să fie nevoit să protejeze drepturile și libertățile martorilor, precum și pe cele ale altor persoane implicate.

(14)

Ar putea fi necesar să se protejeze anonimatul unui martor sau al unui avertizor de integritate care a solicitat să nu fie identificat. Într-un asemenea caz, Ombudsmanul European ar putea decide să restricționeze accesul la identitatea, declarațiile și alte date personale ale acestor persoane, pentru a le proteja drepturile și libertățile.

(15)

Ar putea fi necesar să se protejeze informațiile confidențiale referitoare la un membru al personalului care a contactat corespondenții de etică ai Ombudsmanului European și/sau comitetul de conciliere în contextul unei proceduri de hărțuire. Într-un astfel de caz, Ombudsmanul European ar putea fi nevoit să restricționeze accesul la identitatea, declarațiile și alte date personale ale presupusei victime, ale presupusului hărțuitor și ale altor persoane implicate, pentru a proteja drepturile și libertățile tuturor persoanelor implicate.

(16)

Ombudsmanul European ar putea, de exemplu, să restricționeze informațiile pe care le furnizează unei persoane vizate menționate într-o plângere sau în documentele de anchetă cu privire la prelucrarea datelor sale personale în cursul anchetei privind o presupusă administrare defectuoasă într-o instituție, un organ, un oficiu sau o agenție a UE. Furnizarea unor astfel de informații ar putea afecta grav capacitatea Ombudsmanului European de a desfășura ancheta în mod eficient ori de câte ori, de exemplu, există riscul ca persoana în cauză să pună în pericol ancheta. Ombudsmanul European ar putea, de asemenea, să fie nevoit să protejeze drepturile și libertățile reclamantului, precum și pe cele ale altor persoane implicate.

(17)

Ombudsmanul European ar trebui să aplice restricții numai dacă acestea respectă esența drepturilor și libertăților fundamentale, dacă sunt strict necesare și constituie o măsură proporțională într-o societate democratică. Ombudsmanul European ar trebui să prezinte motivele care să explice justificarea acestor restricții.

(18)

Conform principiului responsabilității, Ombudsmanul European trebuie să țină evidența aplicării restricțiilor.

(19)

Atunci când prelucrează date cu caracter personal transmise altor organizații în contextul sarcinilor care îi revin, Ombudsmanul European se consultă cu organizațiile respective cu privire la potențialele motive pentru impunerea de restricții și cu privire la necesitatea și proporționalitatea restricțiilor respective, cu excepția cazului în care acest lucru ar pune în pericol activitățile Ombudsmanului European.

(20)

Articolul 25 alineatul (6) din regulament obligă operatorul să informeze persoanele vizate cu privire la principalele motive care stau la baza aplicării restricției și cu privire la dreptul lor de a depune o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (AEPD).

(21)

În temeiul articolului 25 alineatul (8) din regulament, Ombudsmanul European poate amâna, omite sau refuza furnizarea de informații privind motivele aplicării unei restricții persoanei vizate, dacă aceasta ar anula efectul restricției. Ombudsmanul European trebuie să evalueze, de la caz la caz, dacă comunicarea restricției anulează efectul acesteia.

(22)

Ombudsmanul European trebuie să ridice restricția imediat ce condițiile care justifică restricția nu mai sunt valabile și să evalueze aceste condiții în mod regulat.

(23)

Pentru a garanta cea mai mare protecție a drepturilor și libertăților persoanelor vizate și în conformitate cu articolul 44 alineatul (1) din regulament, responsabilul cu protecția datelor trebuie consultat în timp util cu privire la restricțiile care pot fi aplicate și să verifice respectarea dispozițiilor prezentei decizii.

(24)

Articolul 16 alineatul (5) și articolul 17 alineatul (4) din regulament prevăd excepții de la exercitarea de către persoanele vizate a dreptului la informare și a dreptului de acces. Dacă se aplică aceste excepții, Ombudsmanul European nu este nevoit să aplice o restricție în temeiul prezentei decizii,