Articolul 1 Dispoziții
generale

Ombudsmanul oferă stagii absolvenților de studii universitare sau superioare care manifestă un interes deosebit față de proiectul Uniunii Europene și, în special, față de modul în care instituțiile UE și administrația acestora se raportează la cetățeni.

Ombudsmanul European se angajează să creeze un mediu de lucru egal și favorabil incluziunii. Fără a aduce atingere articolelor 2 și 5 din prezenta decizie, stagiile sunt deschise tuturor candidaților, fără distincție în ceea ce privește originea geografică, rasială sau etnică, convingerile politice, filozofice sau religioase, originea socială și apartenența la o minoritate națională, vârsta sau handicapul, genul sau orientarea sexuală și fără referire la starea lor civilă sau la situația lor familială.

Pentru a oferi o experiență profesională valoroasă persoanelor talentate cu handicap, Ombudsmanul European stabilește un program de acțiune pozitivă dedicat stagiarilor cu handicap.

În plus, Ombudsmanul poate lansa acțiuni pozitive suplimentare și poate publica programe de stagii ad-hoc cu cerințe de eligibilitate specifice.

Fără a aduce atingere articolului 6 alineatul (3) din prezenta decizie și/sau calificărilor specifice și criteriilor de selecție prevăzute în cererile de propuneri pentru stagii, candidații ar trebui să aibă cel puțin o diplomă sau o diplomă universitară de 3 ani sau o altă calificare la un nivel corespunzător.

Stagiarii sunt repartizați la Strasbourg sau Bruxelles, în funcție de nevoile biroului.

Ombudsmanul European a adoptat următoarele norme interne privind condițiile de desfășurare a stagiilor, după consultarea Comitetului pentru personal al oficiului.

Articolul 2
Obiectivul unui stagiu

Un stagiu este menit să le ofere proaspeților absolvenți experiență practică în activitatea Ombudsmanului și să le permită să se bazeze pe cunoștințele și competențele dobândite în timpul studiilor.

Stagiarii lucrează sub supravegherea directă a unui funcționar sau agent al Ombudsmanului European, în mod normal a unui șef de unitate sau a unui echivalent.

Articolul 3
Durata

Sub rezerva unei evaluări pozitive a performanței stagiarului, astfel cum se prevede la articolul 10, stagiul are o durată de un an, fără posibilitate de prelungire.

Oficiul poate, în mod excepțional și în interesul serviciului, să ofere stagii de scurtă durată.

Articolul 4 Condiții de
eligibilitate

Candidații trebuie:

1. să fie resortisanți ai unui stat membru al Uniunii Europene sau ai unei țări în curs de aderare/candidate;

2. să aibă o diplomă universitară sau o diplomă de cel puțin trei ani (sau o calificare echivalentă) în disciplinele specificate în cererile de propuneri relevante;

3. să cunoască temeinic una dintre limbile oficiale ale Uniunii Europene și să cunoască foarte bine o altă limbă. Principala limbă de lucru a Ombudsmanului European este engleza. Prin urmare, este necesară o foarte bună cunoaștere a limbii engleze.

Pentru mai mult de opt săptămâni consecutive sau două luni complete, candidații nu ar trebui:

4.  au beneficiat deja sau beneficiază de orice tip de stagiu plătit la locul de muncă în cadrul unei instituții, al unui organism, al unei agenții, al unui birou, al unui serviciu, al unei delegații, al unei reprezentanțe europene, inclusiv în cadrul biroului unui deputat în Parlamentul European sau al unui grup politic european sau

5.  au avut sau au avut orice fel de activitate remunerată în cadrul unei instituții, al unui organism, al unei agenții, al unui birou, al unui serviciu, al unei delegații sau al unei reprezentanțe europene, fie că este vorba de o activitate temporară, contractuală, auxiliară sau interimară, de un expert național detașat sau de un asistent al unui deputat în Parlamentul European sau al unui grup politic european.

Candidații ar trebui să informeze responsabilul cu stagiile cu privire la orice modificare a situației lor administrative care ar putea apărea în orice etapă a procesului de depunere a candidaturii și de selecție.

Articolul 5 Procedura
de selecție

1. Biroul Ombudsmanului European lansează cererile de candidaturi necesare pentru stagii o dată pe an, în mod normal în februarie pentru stagiile care încep la 1 septembrie. Cererile de stagii definesc domenii specifice de activitate, clarifică cerințele pentru fiecare profil publicat și detaliază procedura de selecție.

2. Cererea de oferte pentru stagiarii cu handicap este publicată în mod normal în februarie pentru perioada de stagiu care începe la 1 septembrie.

3. Cu excepția cazului în care se prevede altfel, cererile trebuie înregistrate prin intermediul sistemului online de depunere a cererilor de pe site-ul Ombudsmanului European și trebuie să includă următoarele documente:

• un formular de candidatură online completat;
• o versiune în limba engleză a curriculum vitae al solicitantului; și
• copii ale diplomelor, titlurilor sau certificatelor solicitantului (copiile nu trebuie să fie certificate sau traduse).

O scrisoare de intenție de o pagină în limba engleză, în care se explică motivele și motivația candidaturii pentru stagiu, poate fi necesară pentru anumite profiluri. Acest lucru este clarificat în cererile de stagii.  

Este obligatoriu să se furnizeze informațiile solicitate atunci când se depune cererea online, precum și documentele justificative. Cererile incomplete vor fi excluse automat din sistemul de înregistrare.

Etapa inițială a procesului de selecție va implica evaluarea calificărilor, a experienței și a motivației candidaților eligibili pe baza informațiilor furnizate în candidatura lor, inclusiv în CV și în scrisoarea de motivație.

4.  După etapa inițială, solicitanții pot fi invitați să susțină un test.

5.  Candidații preselecționați vor fi invitați la un interviu, în mod normal prin intermediul unui instrument de apelare video sau telefonic.

6.  Ombudsmanul recrutează stagiari fără niciun fel de discriminare. În cazul în care calificările și competențele candidaților sunt de același nivel, oficiul urmărește să asigure o repartizare geografică echilibrată și egalitatea de gen în rândul candidaților. Oficiul ia măsuri pozitive în ceea ce privește recrutarea stagiarilor cu handicap.

7.  În cazul în care sunt selectați solicitanți cu handicap, acestora li se vor oferi, dacă este necesar, amenajări corespunzătoare la locul de muncă pentru a le permite să își îndeplinească sarcinile atribuite [1].

8. Biroul Ombudsmanului va informa solicitanții cu privire la decizia luată cu privire la cererea lor cel târziu la 30 iunie. Candidații care nu au reușit la concurs își pot depune candidatura pentru o altă perioadă de stagiu prin depunerea unei noi candidaturi.

Articolul 6
Stagii pentru persoanele cu handicap

1. În fiecare an, Ombudsmanul European publică o cerere de oferte pentru stagiarii cu handicap.

2. Candidații care își depun candidatura pentru acest program nu concurează pentru locurile din cadrul celorlalte cereri de propuneri de stagii, în conformitate cu articolul 5 alineatul (1) din prezenta decizie. Cu toate acestea, candidații cu handicap pot candida simultan la celelalte programe de stagii dacă îndeplinesc criteriile de eligibilitate.

3. Fără a aduce atingere articolului 4 alineatul (2), candidații trebuie să aibă o diplomă universitară sau să fie cel puțin studenți din anul al treilea (sau echivalent) ai unei instituții de învățământ superior (și anume, universități, școli profesionale sau tehnice și/sau altele). Restul prezentei decizii se aplică candidaților selectați în cadrul acestui sistem.

4. Pentru a fi eligibili, candidații trebuie să aibă un handicap recunoscut. Aceștia trebuie să furnizeze dovezile necesare, astfel cum sunt descrise în cererea de propuneri, într-una dintre limbile oficiale ale UE, împreună cu candidatura. Dacă este necesar, Oficiul poate solicita informații suplimentare.

5. Profilurile și sarcinile respective ale stagiarilor cu dizabilități sunt descrise în cererea de propuneri.

6. Orice venit primit în legătură cu un handicap, cum ar fi subvențiile, granturile sau ajutoarele de orice natură, nu este considerat o sursă externă de venit în sensul articolului 11.A.1.

Articolul 7 Obligații
generale pentru stagiari

1.  Stagiarii trebuie să se angajeze să respecte normele, procedurile și practicile aplicabile în cadrul Biroului Ombudsmanului, în special:

• instrucțiunile superiorilor lor ierarhici direcți și ale funcționarului sau agentului sub îndrumarea căruia sunt plasați;
• normele stabilite privind timpul de lucru și munca hibridă; și
• normele și procedurile privind accesul public la documente și confidențialitatea acestora.

2.  Stagiarii nu trebuie să aibă legături profesionale cu terți care ar putea fi incompatibile cu stagiul. Acestea sunt obligate să respecte obligațiile de confidențialitate impuse Ombudsmanului și personalului acestuia prin Statutul Ombudsmanului European. Aceștia trebuie să respecte cea mai mare discreție în ceea ce privește faptele și informațiile de care iau cunoștință în timpul stagiului. Aceștia rămân obligați să respecte această obligație după încheierea stagiului.

3.  Stagiarii trebuie să contribuie la activitatea serviciului în care sunt repartizați. Biroul Ombudsmanului European își păstrează toate drepturile cu privire la activitățile pe care le-a desfășurat în timpul stagiului.

Articolul 8
Avertizări de integritate

În cazul în care, în cursul stagiului, un stagiar ia cunoștință de fapte care dau naștere unei prezumții privind existența unei posibile activități ilegale, inclusiv a unei fraude sau a unui act de corupție care aduce atingere intereselor Uniunii, sau a unui comportament legat de îndeplinirea sarcinilor profesionale care poate constitui o încălcare gravă a obligațiilor funcționarilor Uniunii sau ale stagiarilor, stagiarul acționează imediat în conformitate cu normele interne ale oficiului privind avertizarea în interes public și notifică oficiul în scris.

Articolul 9
Discriminarea

Ombudsmanul European aplică o politică de toleranță zero față de discriminare, inclusiv față de hărțuire. În cazul unui astfel de comportament, stagiarii au dreptul de a utiliza serviciile și procedurile disponibile la Ombudsmanul European [2].

Articolul 10
Supravegherea

Obiectivele individuale vor fi stabilite de superiorul ierarhic responsabil pentru stagiar la începutul stagiului. Obiectivele sunt explicate stagiarului în cadrul unei reuniuni inițiale.

În timpul stagiului, după șase luni are loc o reuniune oficială cu superiorul ierarhic direct sau cu mentorul responsabil, în vederea evaluării performanței stagiarului.

La sfârșitul stagiului are loc o reuniune finală cu superiorul ierarhic pentru a evalua reciproc stagiul.

Pe lângă supravegherea directă a unui funcționar sau agent al Ombudsmanului European, fiecărui stagiar i se va atribui un mentor la începutul stagiului. Rolul unui mentor este de a supraveghea activitatea zilnică și de a facilita integrarea stagiarului în instituție.

La sfârșitul stagiului, Resursele Umane vor organiza un interviu de ieșire pentru a colecta feedback cu privire la experiența stagiarilor în cadrul Biroului.

Articolul 11
Dispoziții financiare

A. Subvenții lunare

Stagiarii primesc o bursă lunară în timpul perioadei de stagiu. Stagiarii care primesc un salariu sau un alt sprijin financiar de natură similară pe durata stagiului ar trebui să declare acest lucru. În astfel de cazuri, nivelul grantului lunar plătit de Biroul Ombudsmanului va corespunde diferenței, dacă există, dintre cuantumul sprijinului extern și valoarea unui grant lunar integral.

Valoarea unei subvenții lunare este echivalentă cu 25 % din salariul de bază al personalului cu gradul AD 6 treapta 1, aplicabil la momentul ofertei, plus alocația pentru locuință, dacă este cazul [3]. Această sumă poate fi ajustată printr-o decizie a Ombudsmanului, în special în legătură cu eventuala indexare a salariilor funcționarilor. Subvenția este supusă coeficientului corector aplicabil în țara în care se desfășoară stagiul. Aceasta poate fi, de asemenea, supusă impozitării în funcție de legislația națională aplicabilă.

Având în vedere eventualele nevoi specifice ale stagiarilor, Ombudsmanul poate acorda o sumă forfetară lunară care urmează să fie decisă de la caz la caz.

În cazul în care este selectat un solicitant cu handicap, ca parte a unor amenajări corespunzătoare, Oficiul va pune la dispoziție credite, până la 50 % din grantul lunar, pentru a acoperi costurile suplimentare legate direct de starea de handicap a stagiarului selectat și care sunt acoperite insuficient de grantul lunar. Stagiarii prezintă dovezi adecvate pentru a-și documenta condițiile specifice pe baza cărora autoritatea împuternicită să facă numiri va emite o decizie individuală privind plata suplimentară.

B. Cheltuieli de deplasare efectuate la începutul și la sfârșitul stagiului

Stagiarii care nu au dreptul să solicite rambursarea cheltuielilor de deplasare din orice altă sursă pot solicita rambursarea cheltuielilor de deplasare pe teritoriul Uniunii Europene și al țărilor în curs de aderare între locul lor de reședință și Strasbourg/Bruxelles la începutul și la sfârșitul stagiului [4], după cum urmează:

• tariful de tren la clasa a doua pe ruta cea mai directă, cu vagon de dormit, dacă este necesar;
• tariful pentru transportul cu autobuzul sau pentru utilizarea în comun a autoturismului pe ruta cea mai directă;
• tariful pentru transportul aerian la clasa economică, pentru ruta cea mai ieftină, în cazul în care acesta este mai puțin costisitor, sau în cazul în care călătoria cu trenul depășește 500 km, sau în cazul în care călătoria implică o traversare pe mare. Costul biletelor de avion se rambursează numai pe baza prezentării documentelor justificative;
• indemnizație pe kilometru [5] pentru deplasarea cu autoturismul [6] pe baza rutei celei mai scurte, astfel cum este stabilită de site-urile web de planificare a rutelor utilizate în mod obișnuit.

Rezervarea biletelor de transport la începutul și/sau la sfârșitul stagiului se face de către Biroul Ombudsmanului European. Cu toate acestea, stagiarii pot rezerva bilete de transport pe cont propriu, sub rezerva aprobării prealabile de către Oficiu.

Rambursarea taxelor datorate pentru excesul de bagaje este posibilă, sub rezerva aprobării prealabile de către Biroul Ombudsmanului. Cantitatea maximă de bagaje pentru care este posibilă rambursarea este de 50 kg.

Cu excepția cazului în care un solicitant cu handicap este selectat și trebuie să fie însoțit în timpul călătoriei, nicio altă persoană decât persoana care beneficiază de stagiu nu va beneficia de rambursarea cheltuielilor de călătorie.

C. Cheltuieli de misiune suportate în timpul stagiului

Pentru rambursarea cheltuielilor efectuate în timpul misiunilor autorizate în mod corespunzător, se aplică prin analogie dispozițiile aplicabile funcționarilor Uniunii Europene.

Articolul 12
Amenajări corespunzătoare

Candidatul la un stagiu care solicită amenajări corespunzătoare (denumite în continuare „AR”) pentru activitatea sa în timpul stagiului depune o cerere împreună cu cererea. Cererea trebuie să fie însoțită de o justificare adecvată a necesității unor mecanisme de evaluare a riscurilor.

Stagiarii selectați care solicită AR trebuie să furnizeze direct Serviciului medical al Parlamentului European detaliile privind cererea de AR și documentele justificative. Acesta din urmă efectuează o evaluare prealabilă a cererii de acorduri AR și transmite raportul său serviciului de resurse umane al Ombudsmanului.

Serviciul de resurse umane va transmite avizul său autorității împuternicite să facă numiri, care va decide dacă și, dacă este cazul, ce tipuri de acorduri AR sunt acordate ^[7].

Articolul 13
Asigurarea de sănătate și împotriva accidentelor

Stagiarii sunt asigurați împotriva bolilor și accidentelor printr-o asigurare plătită de Biroul Ombudsmanului European.

La cererea stagiarului, biroul Ombudsmanului va asigura, de asemenea, soțul/soția și copiii acestuia împotriva riscurilor de boală și de accident. În astfel de cazuri, stagiarul va suporta costurile suplimentare.

Articolul 14
Concediu și boală

Stagiarii au dreptul la două zile lucrătoare de concediu pentru fiecare lună de stagiu.

Zilele de concediu neefectuate în timpul stagiului nu se rambursează.

În circumstanțe excepționale, stagiarii pot solicita permisiunea de a absenta de la locul de muncă. Aceste cereri vor fi examinate în lumina dispozițiilor privind concediile speciale aplicabile funcționarilor Ombudsmanului. În cazul în care se acordă o autorizație, procedurile aplicabile personalului Ombudsmanului European se vor aplica prin analogie.

În caz de absență din motive de boală, stagiarii trebuie să informeze imediat biroul Ombudsmanului. Absențele mai mari de trei zile trebuie justificate printr-un certificat medical.

Articolul 15
Suspendarea, încetarea anticipată și încheierea stagiului

Cererile de suspendare a unui stagiu sunt aprobate de oficiu în circumstanțe excepționale, ținând seama de interesul serviciului. Pe durata unei perioade de suspendare a unui stagiu, plățile lunare ale grantului sunt, de asemenea, suspendate. Suspendarea stagiului nu dă dreptul stagiarului la rambursarea cheltuielilor de deplasare în temeiul articolului 11.B. de mai sus.

Oricare dintre părți poate încheia stagiul.

Stagiarul poate încheia stagiul prin notificarea superiorului ierarhic direct și a serviciilor de resurse umane, cu cel puțin o lună înainte.

Biroul poate pune capăt stagiului în cazurile în care performanța unui stagiar este considerată nesatisfăcătoare sau în care stagiarul nu a respectat condițiile stagiului. Stagiarul va avea mai întâi posibilitatea de a fi ascultat. În cazul în care Biroul ajunge la concluzia că stagiul trebuie încheiat, este de competența Biroului să stabilească data la care stagiul se va încheia. În cazul în care stagiul încetează din cauza performanței stagiarului, acesta nu se poate încheia mai devreme de ultima zi a lunii care urmează deciziei de încetare a stagiului.

Articolul 16 Statutul
stagiarului

Admiterea la stagii nu conferă stagiarilor statutul de funcționar sau agent al Uniunii Europene.

Articolul 17
Protecția datelor cu caracter personal

Prelucrarea datelor cu caracter personal de către Ombudsmanul European este reglementată de Regulamentul (UE) 2018/1725 [8]. O declarație de confidențialitate detaliată privind protecția datelor este inclusă în sistemul de depunere a cererilor online și poate fi găsită pe site-ul Ombudsmanului European.

Articolul 18
Intrarea în vigoare

Prezenta decizie va intra în vigoare la data semnării sale.

Strasbourg, 31 ianuarie 2025

Emily O'Reilly

 

[1] Prin analogie cu amenajările corespunzătoare definite la articolul 1d alineatul (4) din Statutul funcționarilor și Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Comunității Europene, „măsuri adecvate, atunci când este necesar, pentru a permite unei persoane cu handicap să aibă acces la un loc de muncă, să îl exercite, să avanseze în funcție sau să urmeze cursuri de formare, cu excepția cazului în care astfel de măsuri ar impune o sarcină disproporționată angajatorului”.

[2] În conformitate cu normele interne privind prevenirea hărțuirii.

[3] Prin analogie cu dispozițiile relevante din Statutul funcționarilor, eligibilitatea pentru alocația pentru locuință se stabilește în conformitate cu condițiile prevăzute la articolul 1 alineatele (2) și (3) din anexa VII la Statutul funcționarilor.

[4] Inclusiv în caz de reziliere anticipată.

[5] În conformitate cu normele aplicabile misiunilor.

[6] Costurile de închiriere a autovehiculelor nu se rambursează separat și sunt acoperite de indemnizația pentru distanța parcursă în kilometri.

[7] În conformitate cu dispozițiile generale de punere în aplicare ale Ombudsmanului European din 4 noiembrie 2004, de punere în aplicare a articolului 1 litera (e) punctul 4 din Statutul funcționarilor privind recrutarea persoanelor cu handicap, în special capitolul 3 „Amenajări corespunzătoare”.

[8] Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 și a Deciziei nr. 1247/2002/CEText cu relevanță pentru SEE - JO L 295, 21.11.2018, p. 39.