Atsauce: Ares(2024)1197492 – 16.02.2024.

1/ Apstrādes darbības apraksts

Ombuds veic izmeklēšanu par iespējamām administratīvām kļūmēm ES iestādē, struktūrā, birojā vai aģentūrā (turpmāk "ES iestāde") un ziņo par tām.

Ombuds apstrādā fizisku personu personas datus, lai izskatītu sūdzības un veiktu izmeklēšanu pēc savas iniciatīvas, vācot un reģistrējot personas datus savā elektroniskajā sūdzību pārvaldības sistēmā (CMS). Ombuds apstrādā sūdzības iesniedzēju un trešo personu personas datus, kas ir saistīti ar sūdzību/izmeklēšanu, vai nu tāpēc, ka tos ir sniedzis sūdzības iesniedzējs, vai arī tie ir savākti izmeklēšanas laikā. Ombuds var nosūtīt personas datus citām ES iestādēm vai dažkārt dalībvalstu iestādēm, kā aprakstīts turpmāk.

Šīs apstrādes darbības juridiskais pamats ir Līguma par Eiropas Savienības darbību (LESD) 228. pants un Eiropas Ombuda statūti (“Statūti”).

Personas datus apstrādā saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti.

2/ Kādus personas datus mēs vācam, kādam nolūkam un ar kādiem tehniskiem līdzekļiem?

Kas

Izskatot sūdzības un izmeklēšanas, ombuds saņem un/vai vāc dokumentus, kuros var būt personas dati saistībā ar:

i) fiziskām personām, kas iesniedz sūdzības (“sūdzības iesniedzēji”), un

ii) citas personas, kas saistītas ar sūdzību/izmeklēšanu, vai citas trešās personas, kas minētas sūdzībās vai citos ar izmeklēšanu saistītos dokumentos, kuri nav būtiski vai ir tikai pakārtoti izmeklēšanai.

Šie personas dati ietver identifikācijas un kontaktinformāciju (vārds, uzvārds, adrese, e-pasts, tālrunis, fakss), valstspiederību, profesionālo informāciju un jebkādu citu informāciju par personu, kas saistīta ar pieprasījumu. Sūdzībā var būt iekļautas arī īpašas datu kategorijas, piemēram, dati, kas atklāj rasi vai etnisko izcelsmi, politiskos uzskatus, reliģisko vai filozofisko pārliecību, dalību arodbiedrībās, kā arī dati par veselību vai seksuālo dzīvi [1].

Ja ombuds nolemj veikt sabiedrisko apspriešanu (vispārēju vai mērķorientētu) saistībā ar lietu izskatīšanu, atbildēs uz to galvenokārt tiks iekļauti daži personas dati. Sabiedriskās apspriešanas dalībniekiem (vispārējās vai mērķorientētās) ir jānorāda iepriekšējais piekrišanas līmenis attiecībā uz viņu datu izpaušanu. Plašāka informācija ir pieejama šajā tīmekļa vietnē publicētajā paziņojumā par privātumu attiecībā uz apspriešanos ar Eiropas Ombudu.

Kāpēc

Ombudam ir jāapstrādā personas dati, lai izmeklētu iespējamus administratīvu kļūmju gadījumus nolūkā:

a) rast risinājumu konkrētiem attiecīgās sūdzības jautājumiem,

b) apzināt iespējamas sistēmiskas problēmas un vajadzības gadījumā sniegt attiecīgus ierosinājumus, un

c) to darot, nodrošinot attiecīgo zināšanu bāzu, kas ir šo darbību pamatā, pastāvīgu ilgtermiņa konsolidāciju.

Konkrēti attiecībā uz sabiedrisko apspriešanu, kas saistīta ar konkrēto gadījumu, mērķis ir nodrošināt, ka attiecīgo jautājumu novērtējums ir pēc iespējas labāk informēts.

Personas datus izmanto arī, lai sazinātos ar sūdzības iesniedzējiem un noteiktu, vai sūdzība ietilpst ombuda pilnvarās. Dažus datus izmanto statistikas vajadzībām (valsts, valstspiederība, profesionālā kategorija un valoda) anonimizētā veidā, lai izpildītu Eiropas Ombuda statūtos noteikto ziņošanas prasību.

Kā

Ombuds parasti vāc vai saņem personas datus dokumentos, tostarp veidlapās, kas lielākoties ir elektroniskas.

Dažos gadījumos dati ir daļa no informācijas, ko sākotnēji saņem mutiski sanāksmēs, pārbaudēs vai uzklausīšanās. Šādu sanāksmju laikā vai tūlīt pēc tām attiecīgo informāciju reģistrē lietas materiālos, galvenokārt elektroniski, bet dažos gadījumos arī papīra formātā.

3/ Kam ir piekļuve jūsu informācijai un kam tā tiek izpausta?

Ombuda darbinieki

Ombuda darbiniekiem, kuri ir iesaistīti Biroja lietu izskatīšanā, ir piekļuve lietu materiāliem un to dokumentiem, no kuriem daži satur personas datus, kā arī datubāzei, kurā ir minētie dokumenti un ar tiem saistītie dati.

ES iestādes

Ja sūdzība ir nosūtīta ES iestādei saistībā ar izmeklēšanu, personas dati parasti paliek redzami dokumentos. Tas attiecas arī uz gadījumiem, kad sūdzības iesniedzējs ir lūdzis ievērot konfidencialitāti attiecībā uz savu sūdzību. Šāda konfidencialitāte neattiecas uz saziņu, kas saistīta ar izmeklēšanu, starp ombudu un iestādi, kurai ir tiesības tikt pilnībā informētai par visu informāciju, kas saistīta ar tai izvirzītajām apsūdzībām. Tomēr pirms sūdzības un ar to saistītās iespējamās dokumentācijas nosūtīšanas Ombuda izmeklēšanas darbinieks tomēr veiks pārbaudi, lai pārbaudītu, vai dokumentu nosūtīšana būtu saistīta ar acīmredzami nevajadzīgu personas datu nosūtīšanu. Šeit aprakstītā pārmērīgo personas datu aizklāšana ir pienācīgi reģistrēta lietas piezīmē, kas sagatavota izmeklēšanas sākšanai. Ja sūdzība satur pārmērīgus personas datus, pārmērīgie personas dati tiks dzēsti.

Ja ombuds nevar izskatīt vai pieņemt sūdzību, viņš var arī nodot sūdzību citai attiecīgai ES iestādei vai struktūrai, kas var būt piemērotāka sūdzības iesniedzēja izvirzītā jautājuma risināšanai. Kā piemērus var minēt Eiropas Komisiju saistībā ar sūdzībām par iespējamiem ES tiesību aktu pārkāpumiem, Eiropas Parlamentu saistībā ar politiskiem jautājumiem, Eiropas Biroju krāpšanas apkarošanai saistībā ar krāpšanas jautājumiem un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju.

Ombuds izmanto “eTranslation” (mašīntulkojumu), lai automātiski tulkotu ar sūdzību saistītus dokumentus, kuros var būt personas dati. “eTranslation” ir pakalpojums, ko pārvalda Eiropas Komisija, un tas neanalizē tulkotā dokumenta saturu. Tulkojumi un citi pakalpojuma radītie rezultāti tiek atgriezti to lietotājiem un ir izstrādāti tā, lai tie nebūtu pieejami apstrādes laikā. Ombuds var arī nosūtīt dokumentus tulkošanai Eiropas Parlamenta tulkošanas dienestiem vai Eiropas Savienības iestāžu Tulkošanas centram, ja ir jāveic dokumentu tulkošana. Šādos dokumentos dažkārt var būt personas dati. Tulkotāji strādā saskaņā ar konfidencialitātes pienākumiem, ko noteikušas iepriekš minētās ES struktūras.

Citas struktūras vai organizācijas

Līdzīgi attiecībā uz citām sūdzībām, kuras ombuds nevar izskatīt, viņš var nolemt nosūtīt sūdzību, nerediģējot personas datus, valsts iestādēm vai organizācijām, kas var palīdzēt sūdzības iesniedzējam. Viņš var nolemt to darīt, ja sūdzības iesniedzējs ir devis nepārprotamu piekrišanu. Viņš veic pārskaitījumus tikai tādām struktūrām vai organizācijām, kas atrodas ES.

Kad ombuds uzzina par faktiem, kas varētu būt noziedzīgs nodarījums vai ir saistīti ar to, viņš ziņo kompetentajām valsts iestādēm, Eiropas Prokuratūrai (EPPO) un/vai Eiropas Birojam krāpšanas apkarošanai (OLAF)[2] To darot, viņš parasti nosūta attiecīgajai iestādei attiecīgos nerediģētos dokumentus.

Individuāli pieprasījumi par publisku piekļuvi dokumentiem

ES pilsoņi var izmantot savas pamattiesības pieprasīt publisku piekļuvi jebkuram Ombuda rīcībā esošam dokumentam, tostarp dokumentiem lietas materiālos vai ar tiem saistītiem dokumentiem. Šādus pieprasījumus izskata, pamatojoties uz Regulu (EK) Nr. 1049/2001 par publisku piekļuvi ES iestāžu dokumentiem.

Atbildot uz pieprasījumiem par publisku piekļuvi dokumentiem, sūdzības iesniedzēju un trešo personu, izņemot ES darbiniekus, personas dati pirms Ombuda rīcībā esošo dokumentu publiskošanas pēc noklusējuma tiek rediģēti.

Datu subjektu tiesības

Datu subjekti var īstenot savas tiesības piekļūt saviem personas datiem, tos labot vai dzēst saistībā ar sūdzību izskatīšanu, nosūtot pieprasījumu pa e-pastu pārzinim uz turpmāk norādīto pastkastīti.

Viņiem ir iespēja pieprasīt konfidencialitāti attiecībā uz savu sūdzību vai dažām tās daļām, norādot šādu prasību sūdzībā un sniedzot pamatojumu vai pamatojumu.

Ombuds ievēro datu aizsardzības noteikumus, tostarp pienākumu informēt trešās personas datu subjektus par viņu personas datu apstrādi un minēto datu subjektu tiesībām piekļūt saviem personas datiem un pieprasīt, lai kļūdas šajos datos tiktu labotas vai lai dati tiktu ierobežoti vai dzēsti saskaņā ar minētajiem noteikumiem. Ņemot vērā datu minimizēšanas principu, sūdzības iesniedzējam tiek ieteikts sniegt tikai tādu informāciju, kas attiecas uz sūdzības priekšmetu, un izvairīties no nevajadzīgas un nebūtiskas informācijas, jo īpaši, ja tā ietver trešo personu personas datus. Tomēr ombuds, pildot savus datu aizsardzības pienākumus, vienmēr ņems vērā sūdzības iesniedzēja apstākļus, jo īpaši, ja sūdzības iesniedzējs ir neaizsargātā situācijā. Ombuds veiks katra gadījuma novērtējumu, līdzsvarojot sūdzības iesniedzēja un trešās personas datu subjekta tiesības un leģitīmās intereses.

Ja sūdzības iesniedzējs nolemj iesniegt anonīmu sūdzību, šāda sūdzība vienmēr ir nepieņemama.[3] Tomēr atkarībā no sūdzībā izklāstītās informācijas ombuds var nolemt turpināt izmeklēšanu pēc savas iniciatīvas.

4/ Kā mēs aizsargājam jūsu personas datus?

Organizācijā Eiropas Ombuds aizsargā personas datus, izmantojot noteikumus un praktiskus pasākumus.

Visi darbinieki ir informēti par stingriem konfidencialitātes pienākumiem un saņem attiecīgu apmācību un atjauninātu informāciju par praksi un noteikumiem.

Katram ombuda darbiniekam ir pirmā līmeņa atbildība par savu darba lietu glabāšanu tā, lai garantētu tajās ietverto personas datu drošību.

Ar lietu saistītos dokumentus un datu veidlapas gandrīz pilnībā apstrādā elektroniski, kas nodrošina konfigurējamas piekļuves tiesības un samazina cieto kopiju nejaušas aprites risku. Kā minēts iepriekš, Ombuda darbiniekiem, kuri ir iesaistīti Biroja lietu izskatīšanā, ir piekļuve lietu materiāliem un to dokumentiem.

Jebkurš faktisks vai potenciāls sūdzības iesniedzējs jebkurā laikā var iesniegt pamatotu pieprasījumu par ierobežotas piekļuves piemērošanu viņa sūdzības lietai, pieprasījumu, kas var būt būtisks, piemēram, ja sūdzības iesniedzējs ir pašreizējais vai bijušais Ombuda darbinieks, cits ES darbinieks, tīklu vai līdzīgu grupu loceklis, ar kuriem ir sazinājušies vai varētu būt sazinājušies vairāki Ombuda biroja darbinieki. Dokumenti un datu veidlapas tiek elektroniski glabāti virtuālajos serveros, kurus Eiropas Parlaments ir darījis pieejamus Ombudam. Eiropas Parlamenta piekļuve datiem tiek kontrolēta tikai IT administrēšanas un atbalsta nolūkos.

Fiziskos arhīvus glabā slēgtās atsevišķās arhīvu telpās un attiecīgā gadījumā seifos.

5/ Kā jūs varat lūgt mums pārbaudīt, mainīt vai dzēst jūsu informāciju?

Datu subjektiem ir tiesības piekļūt saviem personas datiem, kas ir mūsu rīcībā, un lūgt ombudu tos labot, papildināt vai vajadzības gadījumā dzēst.[4] Visi pieprasījumi par piekļuvi personas datiem vai par personas datu labošanu, ierobežošanu un/vai dzēšanu būtu jānosūta atbildīgajam izmeklēšanas darbiniekam un/vai datu pārzinim (e-pasts: EO@ombudsman.europa.eu).

Ja jums ir jautājumi par jūsu personas datu apstrādi, varat sazināties arī ar Eiropas Ombuda datu aizsardzības speciālistu (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu).

Var tikt piemēroti ierobežojumi saskaņā ar Regulas 2018/1725 25. pantu, sk. Ombuda 2020. gada 9. novembra lēmumu [5].

6/ Cik ilgi mēs glabājam jūsu datus?

Lietas materiāliem, tostarp ar dokumentiem saistītiem datiem vai datubāzēs integrētiem datiem, piemēro šādu glabāšanas periodu:

• Divi gadi attiecībā uz sūdzībām, kas neietilpst Biroja pilnvarās.
• desmit gadi sūdzībām, kas ietilpst Biroja pilnvarās. Tas ietver sūdzības, kurās ombuds ir uzsācis izmeklēšanu, un sūdzības, kurās ombuds nav uzsācis izmeklēšanu vai nu tāpēc, ka tās bija nepieņemamas, vai arī pamatojuma trūkuma dēļ. Dokumentus, kas saistīti ar sūdzībām, kurām ir būtiska sabiedriska nozīme vai kuras citādi tiek uzskatītas par svarīgām lietām, vēlāk anonimizētā veidā arhivē vēsturiskiem mērķiem. Tomēr izņēmuma kārtā personas datus var glabāt, ja tas ir nepieciešams vēsturisku vai sabiedrības interešu labā.

Īsāki glabāšanas termiņi attiecas uz konfidenciāliem dokumentiem, kas ir daļa no lietas materiāliem. Jo īpaši konfidenciālos dokumentus parasti dzēš, tiklīdz lieta ir izbeigta un, ja ir iesaistīts sūdzības iesniedzējs, ir beidzies pārskatīšanas pieprasījuma izskatīšanas termiņš.

Izņēmuma gadījumos konfidenciāliem dokumentiem piemēro 10 gadu standarta glabāšanas periodu, ja:

• a) ir skaidrs, ka attiecīgā informācija ir vai var būt svarīga, lai izprastu lietu nākotnē, tostarp apstākļus, kuros lietai ir prioritāte vai apmācības vērtība;
• b) dokumenta saglabāšana varētu kalpot vēsturiskām vai sabiedrības interesēm; vai
• c) dokumenta saglabāšana var būt svarīga saistībā ar faktiskām vai iespējamām turpmākām oficiālām procedūrām.

Visi lēmumi un darbības saistībā ar iepriekš minēto konfidenciālo dokumentu apstrādi tiek pienācīgi reģistrēti lietas materiālos.

7/ Regresa tiesības

Datu subjektiem jebkurā laikā ir tiesības iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam (edps@edps.europa.eu), ja viņi uzskata, ka Ombuds ir pārkāpis viņu tiesības, kas noteiktas Regulā 2018/1725.

[1] Regulas 2018/1725 10. pants.

[2] Ombuda statūtu 9. panta 2. punkts.

[3] Ombuda statūtu 2. panta 2. punkts.

[4] Regulas 2018/1725 17.–20. pants.

[5] Eiropas Ombuda 2020. gada 9. novembra lēmums par iekšējiem noteikumiem, ar ko ierobežo konkrētas datu subjektu tiesības personas datu apstrādē, pieejams vietnē https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/141577.