Šajā paziņojumā par privātumu ir aprakstīts, kā Eiropas Ombuds aizsargā jūsu personas datus, kad atbildat uz Ombuda rīkotu apspriešanos, un kur Ombuds darbojas kā datu pārzinis. Šajā paziņojumā ir arī izklāstītas jūsu kā datu subjekta tiesības.

Jo īpaši tajā ir izskaidrots datu vākšanas un apstrādes iemesls; veids, kādā ombuds vāc un apstrādā sniegtos datus un nodrošina to aizsardzību; un kādas tiesības datu sniedzēji var izmantot attiecībā uz saviem datiem.

1. Kādus personas datus apstrādās Eiropas Ombuds?

Pienesumu autori aizpilda saziņas veidlapu Eiropas Ombuda tīmekļa vietnē, novirzot savus komentārus uz īpašo apspriešanas pastkastīti. Atbildes var nosūtīt arī pa pastu vai e-pastu. Iemaksas apstrādā attiecīgie Eiropas Ombuda biroja darbinieki.

Eiropas Ombuds var sazināties ar datu sniedzējiem, lai pieprasītu skaidrojumus un/vai izplatītu apspriešanās/izmeklēšanas rezultātus. Par izmeklēšanu atbildīgās personas kontaktinformācija ir sniegta uzaicinājumā piedalīties apspriešanā.

Savāktie un tālāk apstrādātie personas dati ir dati, kas nepieciešami, lai piedalītos apspriešanā, un tie ir šādi: vārds, uzvārds, e-pasts, amata apraksts un vēlamā valoda turpmākai sarakstei, cita valoda, kurā būtu pieņemama atbilde un saturs (lielākoties personas vai organizācijas viedoklis par šo tematu).

2. Kāpēc Eiropas Ombuds apstrādā šos personas datus?

Eiropas Ombuds vēlas sniegt sabiedrībai un ieinteresētajām personām iespēju paust savu viedokli saistībā ar stratēģiskām izmeklēšanām un iniciatīvām, kas gūtu labumu no ārēja ieguldījuma, un tāpēc var sākt sabiedrisko apspriešanu.

3. Kāds ir šo datu apstrādes juridiskais pamats un nepieciešamība?

Šīs apstrādes darbības juridiskais pamats ir LES 11. pants.

Personas datus apstrādā saskaņā ar Regulu 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi ES iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās. Apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs (Regulas 2018/1725 5. panta 1. punkta a) apakšpunkts).

4. Kas ir atbildīgs par datu apstrādi?

Tīmekļa vietnē iesniegtos datus pārvalda Eiropas Ombuda Informācijas un komunikācijas tehnoloģiju (IKT) sektors. Eiropas Ombuda darbinieki, kas atbild par sabiedrisko apspriešanu, un pilnvarotie darbinieki, pamatojoties uz principu “nepieciešamība zināt”, turpinās apstrādāt datu sniedzēju iesniegtos datus.

5. Kas būs datu saņēmēji?

Eiropas Ombuda darbiniekiem, kas ir atbildīgi par šīs apstrādes darbības veikšanu, ir piekļuve jūsu personas datiem; kā arī citi pilnvaroti Eiropas Ombuda darbinieki, pamatojoties uz vajadzību pēc informācijas.

Izmeklēšanas procedūras ietvaros Eiropas Ombuds nosūta attiecīgajai ES iestādei, struktūrai, birojam vai aģentūrai visas saņemtās atbildes. Pārredzamības labad Eiropas Ombuds publisko apspriešanā saņemtos komentārus.

Piedaloties apspriešanā, jums ir jāidentificē sevi un organizāciju, kuras vārdā sniedzat savu ieguldījumu. Anonīmi viedokļi apspriešanā netiek pieņemti. Tas nepieciešams, lai izvairītos no ļaunprātīgas izmantošanas.

Pārredzamības labad Eiropas ombude publisko informāciju, ko viņa ir saņēmusi, atbildot uz sabiedrisko apspriešanu. Jūsu personas dati netiks publiskoti. Jums nevajadzētu savās atbildēs iekļaut nevajadzīgus personas datus, jo īpaši trešo personu personas datus. Ja šādi dati ir iekļauti, tie tiks rediģēti no publiski pieejamās versijas.

6. Cik ilgi dati tiks glabāti?

Atbildes tiek glabātas attiecīgajos lietas materiālos saskaņā ar Ombuda lietu pārvaldības sistēmas glabāšanas politiku desmit gadus pēc lietas slēgšanas ^[2]. Tas ietver personas pamatinformāciju (vārdus, uzvārdus, e-pasta adresi), valodas preferences un atbildes. Atbildes tiek arhivētas saskaņā ar ombuda politiku attiecībā uz arhivēšanu ^[3].

7. Kā mēs aizsargājam jūsu datus?

Elektroniskie dati tiek glabāti Eiropas Ombuda serveros. Šos datus aizsargā daudzi drošības pasākumi, ko noteikusi Eiropas Ombuda informācijas un komunikācijas tehnoloģiju nozare, lai aizsargātu iestādes elektroniskā īpašuma integritāti un konfidencialitāti.

Piekļuve personas datiem tiek aizsargāta, pārvaldot piekļuves tiesības, kas ir stingri ierobežotas un balstītas uz principu “nepieciešamība zināt”.

E-pasta adreses nekad netiek publiskotas, bet tās tiek glabātas, un Eiropas Ombuds tās var izmantot sarakstei saistībā ar sniegto atbildi.

8. Kādas ir jūsu tiesības un kā jūs tās varat izmantot?

Piedaloties apspriešanā, jūs varat izvēlēties, vai jūsu personas dati būtu jāpublicē mūsu tīmekļa vietnē.

Jums kā “datu subjektam” saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļu (14.–25. pants) ir arī konkrētas tiesības, jo īpaši tiesības piekļūt saviem persondatiem un tos labot, ja jūsu persondati ir neprecīzi vai nepilnīgi. Noteiktos apstākļos jums ir tiesības dzēst savus personas datus, ierobežot savu personas datu apstrādi un tiesības iebilst pret savu personas datu apstrādi.

Eiropas Ombuds atbildēs uz jūsu pieprasījumiem pēc iespējas ātrāk un ne vēlāk kā viena mēneša laikā.

Visbeidzot, jums ir tiesības jebkurā laikā vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja, ja uzskatāt, ka Eiropas Ombuds jūsu persondatu apstrādes dēļ ir pārkāpis jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725.

9. Ar ko sazināties, ja rodas jautājumi vai sūdzības par datu aizsardzības jautājumiem?

Jūs jebkurā laikā varat nosūtīt ar datu aizsardzību saistītus jautājumus par Eiropas Ombuda rīkotajām sabiedriskajām apspriešanām uz šādu adresi: EO@ombudsman.europa.eu

Jūs varat arī sazināties ar Eiropas Ombuda datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz šādu adresi: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Jūs jebkurā laikā varat iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam, rakstot uz šādu adresi: EDPS@edps.europa.eu

[2] Skatīt: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Skatīt: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.