(1)

Eiropas Ombuds ir pilnvarots veikt administratīvas izmeklēšanas, pirmsdisciplināras, disciplināras un atstādināšanas procedūras saskaņā ar Eiropas Savienības Civildienesta noteikumiem un Eiropas Savienības pārējo darbinieku nodarbināšanas kārtību, kas noteikta Padomes Regulā (EEK, Euratom, EOTK) Nr. 259/68 (2) (“Civildienesta noteikumi”), kā arī saskaņā ar Eiropas Ombuda 2004. gada 4. novembra lēmumu, ar ko pieņem īstenošanas noteikumus par administratīvo izmeklēšanu un disciplināro procedūru izpildi. Vajadzības gadījumā tas paziņo par lietām arī Eiropas Birojam krāpšanas apkarošanai (OLAF).

(2)

Eiropas Ombuda darbiniekiem ir pienākums ziņot par iespējamām nelikumīgām darbībām, tostarp krāpšanu un korupciju, kas kaitē Savienības interesēm. Darbiniekiem ir arī pienākums ziņot par rīcību, kura saistīta ar profesionālo pienākumu izpildi un kuras rezultātā var ievērojami tikt pārkāptas Savienības ierēdņu saistības. To regulē Eiropas Ombuda 2015. gada 20. februāra lēmums par iekšējiem noteikumiem saistībā ar trauksmes celšanu.

(3)

Eiropas Ombuds ir izstrādājis politiku, lai novērstu, kā arī efektīvi risinātu faktiskus vai potenciālus aizskaršanas vai seksuālas uzmākšanās darbavietā gadījumus, kā paredzēts tā 2017. gada 18. decembra lēmumā. Šajā lēmumā ir paredzēta neformāla procedūra, saskaņā ar kuru persona, kas, iespējams, ir cietusi no aizskaršanas/uzmākšanās, var sazināties ar Eiropas Ombuda ētikas korespondentiem un/vai Samierināšanas komiteju.

(4)

Eiropas Ombuds var arī izmeklēt iespējamus drošības noteikumu par Eiropas Savienības klasificētas informācijas aizsardzību pārkāpumus.

(5)

Tiek veiktas Eiropas Ombuda darbību iekšējas un ārējas revīzijas.

(6)

Saistībā ar administratīvajām izmeklēšanām, revīzijām un pārbaudēm Eiropas Ombuds sadarbojas ar citām Savienības iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām.

(7)

Eiropas Ombuds var sadarboties ar trešo valstu iestādēm un starptautiskām organizācijām pēc to pieprasījuma vai pēc savas iniciatīvas.

(8)

Eiropas Ombuds var arī sadarboties ar ES dalībvalstu publiskajām iestādēm pēc to pieprasījuma vai pēc savas iniciatīvas.

(9)

Eiropas Ombuds veic izmeklēšanas par iespējamām administratīvām kļūmēm Savienības iestāžu, struktūru, biroju vai aģentūru darbībā, izņemot kļūmes, ko, pildot tiesu iestādes pienākumus, pieļāvusi Eiropas Savienības Tiesa. Šajā kontekstā Eiropas Ombudam var būt jāievēro to persondatu konfidencialitāte, kas ietverti dokumentos, kurus iesniegušas puses vai kuri iegūti izmeklēšanu laikā. Eiropas Ombudam var būt jāaizsargā arī sūdzību iesniedzēju, kā arī citu iesaistīto personu tiesības un brīvības.

(10)

Lai pildītu savus uzdevumus, Eiropas Ombuds vāc un apstrādā informāciju un vairāku kategoriju persondatus, tostarp fizisku personu identifikācijas datus, kontaktinformāciju, informāciju par amatiem un amata pienākumiem, par privātu un profesionālu rīcību un sniegumu un finanšu datus. Eiropas Ombuds darbojas kā datu pārzinis.

(11)

Tāpēc saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725 (“Regula”) Eiropas Ombudam ir pienākums sniegt datu subjektiem informāciju par apstrādes darbībām un ievērot viņu kā datu subjektu tiesības.

(12)

Eiropas Ombudam var nākties saskaņot šīs tiesības ar administratīvo izmeklēšanu, revīziju, pārbaužu un tiesvedības mērķiem. Var nākties arī līdzsvarot viena datu subjekta tiesības ar citu datu subjektu pamattiesībām un brīvībām. Šajā nolūkā Regulas 25. pantā ar stingriem nosacījumiem ir paredzēta iespēja, ka Eiropas Ombuds var ierobežot Regulas 14.–22. panta, 35. un 36. panta piemērošanu, kā arī 4. panta piemērošanu, ciktāl tā noteikumi atbilst 14.–20. pantā noteiktajām tiesībām un pienākumiem. Ja tiesību aktā, kas pieņemts, pamatojoties uz Līgumiem, nav paredzēti ierobežojumi, ir jāpieņem iekšēji noteikumi, saskaņā ar kuriem Eiropas Ombuds var ierobežot šīs tiesības.

(13)

Eiropas Ombudam, piemēram, var būt jāierobežo informācija, ko tas sniedz datu subjektam par viņa persondatu apstrādi administratīvās izmeklēšanas sākotnējā novērtējuma posmā vai izmeklēšanas laikā, pirms lietas iespējamas noraidīšanas vai pirmsdisciplināro procedūru posmā. Noteiktos gadījumos šādas informācijas sniegšana var būtiski ietekmēt Eiropas Ombuda spēju veikt efektīvu izmeklēšanu, ja, piemēram, pastāv risks, ka iesaistītā persona var iznīcināt pierādījumus vai sazināties ar potenciāliem lieciniekiem, pirms viņi ir izjautāti. Eiropas Ombudam var būt arī nepieciešams aizsargāt liecinieku, kā arī citu iesaistīto personu tiesības un brīvības.

(14)

Tam var būt nepieciešams aizsargāt tāda liecinieka vai trauksmes cēlēja anonimitāti, kurš lūdzis nenorādīt savu identitāti. Tādā gadījumā Eiropas Ombuds var nolemt ierobežot piekļuvi šo personu identitātes datiem, paziņojumiem un citiem persondatiem, lai aizsargātu viņu tiesības un brīvības.

(15)

Var būt nepieciešams aizsargāt konfidenciālu informāciju par darbinieku, kas ir sazinājies ar Eiropas Ombuda ētikas korespondentiem un/vai Samierināšanas komiteju aizskaršanas/uzmākšanās procedūras kontekstā. Tādā gadījumā Eiropas Ombudam var būt nepieciešams ierobežot piekļuvi iespējamā cietušā, iespējamā vainīgā un citu iesaistīto personu identitātes datiem, paziņojumiem un citiem persondatiem, lai aizsargātu visu iesaistīto personu tiesības un brīvības.

(16)

Piemēram, veicot izmeklēšanu par iespējamām administratīvām kļūmēm ES iestādē, struktūrā, birojā vai aģentūrā, Eiropas Ombudam var nākties ierobežot informāciju, ko tas sniedz sūdzībā vai izmeklēšanas dokumentos minētam datu subjektam par viņa persondatu apstrādi. Šādas informācijas sniegšana var būtiski ietekmēt Eiropas Ombuda spēju veikt efektīvu izmeklēšanu, piemēram, tāpēc, ka attiecīgā persona varētu apdraudēt izmeklēšanu. Eiropas Ombudam var būt arī nepieciešams aizsargāt sūdzības iesniedzēja, kā arī citu iesaistīto personu tiesības un brīvības.

(17)

Eiropas Ombudam ierobežojumi būtu jāpiemēro tikai tad, ja ar tiem tiek ievērota pamattiesību un brīvību būtība un ja tie ir obligāti nepieciešami un samērīgi demokrātiskā sabiedrībā. Eiropas Ombudam būtu jāsniedz pamatojums, izskaidrojot šo ierobežojumu iemeslus.

(18)

Piemērojot pārskatatbildības principu, Eiropas Ombudam būtu jāreģistrē ierobežojumu piemērošanas gadījumi.

(19)

Saistībā ar saviem uzdevumiem apstrādājot ar citām organizācijām kopīgotus persondatus, Eiropas Ombudam un šīm organizācijām būtu savstarpēji jāapspriežas par iespējamo pamatojumu ierobežojumu noteikšanai un par ierobežojumu nepieciešamību un samērīgumu, izņemot gadījumus, kad tas apdraudētu Eiropas Ombuda darbības.

(20)

Regulas 25. panta 6. punkts paredz pienākumu pārzinim informēt datu subjektus par galvenajiem iemesliem, kas ir ierobežojuma piemērošanas pamatā, un par viņu tiesībām iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam (EDAU).

(21)

Saskaņā ar Regulas 25. panta 8. punktu Eiropas Ombuds var atlikt, izlaist vai atteikt informācijas sniegšanu par ierobežojuma piemērošanas iemesliem datu subjektam, ja tādējādi ierobežojums vairs nebūtu iedarbīgs. Eiropas Ombudam katrā atsevišķā gadījumā būtu jāizvērtē, vai ierobežojuma paziņošanas gadījumā tas vairs nebūtu iedarbīgs.

(22)

Eiropas Ombudam būtu jāatceļ ierobežojums, tiklīdz vairs nepastāv ierobežojumu pamatojošie apstākļi, un šie apstākļi regulāri jānovērtē.

(23)

Lai nodrošinātu datu subjektu tiesību un brīvību maksimālu aizsardzību, saskaņā ar Regulas 44. panta 1. punktu par visiem ierobežojumiem, kuri varētu tikt piemēroti, pienācīgi un laikus ir jāapspriežas ar datu aizsardzības speciālistu, kam jāpārbauda ierobežojumu atbilstība šim lēmumam.

(24)

Regulas 16. panta 5. punkts un 17. panta 4. punkts paredz izņēmumus attiecībā uz datu subjektu tiesībām uz informāciju un piekļuves tiesībām. Ja šie izņēmumi ir piemērojami, Eiropas Ombudam nav jāpiemēro ierobežojumi saskaņā ar šo lēmumu,