Ievads

Eiropas Ombuds ir apņēmies aizsargāt jūsu personas datus un ievērot jūsu privātumu. Ombuds vāc un tālāk apstrādā personas datus saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) 2018/1725 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Savienības iestādēs, struktūrās, birojos un aģentūrās un par šādu datu brīvu apriti.

1. Kādus personas datus apstrādā Eiropas Ombuds?

• Vārds
• Amata nosaukums
• Organizācija
• Audio un/vai vizuālie dati (piemēram, attēli un balss ieraksti)

2. Kāpēc un kā Eiropas Ombuds apstrādā šos personas datus?

Eiropas Ombuds sagatavoja vairākus videomateriālus, kuru mērķis ir palielināt informētību par biroja pilnvarām, par to, kā tas var palīdzēt iedzīvotājiem, kā arī pievērst sabiedrības uzmanību darbam, kas paveikts dažās svarīgās jomās.

Videomateriālos parādītas iestādes darba sejas, parādīta sadarbība ar citām ES iestādēm, lai uzlabotu ES pārvaldi, un uzsvērtas tās attiecības ar sabiedrību — gan kā sūdzības iesniedzējiem un potenciālajiem sūdzības iesniedzējiem, gan kā labuma guvējiem no efektīvākas un pārredzamākas ES pārvaldes.

3. Kāds ir šo datu apstrādes juridiskais pamats un nepieciešamība?

Personas datu apstrāde ir saistīta ar Ombuda darbību paziņošanu un popularizēšanu (tostarp ar fotogrāfijām un audiovizuālajiem ierakstiem), kas ir nepieciešamas Ombuda darbībai, kā noteikts Līgumos. Šie noteikumi ir Līguma par Eiropas Savienību 11. pants un Līguma par Eiropas Savienības darbību 15. pants.

Līdz ar to minētās apstrādes darbības ir likumīgas saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu (apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Savienības iestādei vai struktūrai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras).

 4. Kas ir atbildīgs par datu apstrādi?

Eiropas Ombuds ir atbildīgs par datu apstrādi, kā arī par Komisiju, kas publicēja video savā audiovizuālajā portālā.

5. Kam ir piekļuve jūsu personas datiem un kam tos izpauž?

Audiovideoieraksti tiek izmantoti saziņai Ombuda tīmekļa vietnē un tās sociālo mediju kanālos (Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, Mastodon, Peertube), kā arī Komisijas audiovizuālajā portālā. Visiem, kas skatās video, izmantojot kādu no šīm platformām, būs piekļuve šādiem datiem.

6. Cik ilgi mēs glabājam datus?

Audiovizuālais materiāls tiks glabāts tik ilgi, cik nepieciešams, lai sasniegtu mērķi, kuram tas tika ierakstīts (veicināt Eiropas Ombuda pilnvaras un darbības), un to var arī arhivēt vēlākā posmā pastāvīgai saglabāšanai vēstures nolūkos, lai dokumentētu, saglabātu un darītu publiski pieejamu Eiropas Ombuda un Eiropas Savienības vēsturi un audiovizuālo mantojumu.

Ja esat tiesību subjekts un vēlaties, lai jūsu dati tiktu izņemti no audiovizuālā materiāla, aicinām sazināties ar Eiropas Ombudu (sk. šā paziņojuma par privātumu 8. punktu: “Kādas ir jūsu tiesības un kā jūs tās varat izmantot?”).

7. Kā mēs aizsargājam jūsu personas datus?

Lai aizsargātu jūsu personas datus, ombuds ir ieviesis vairākus tehniskus un organizatoriskus pasākumus. Tehniskie pasākumi ietver atbilstošas darbības, lai novērstu drošību tiešsaistē, datu zuduma un pārveidošanas vai neatļautas piekļuves risku, ņemot vērā apstrādes radīto risku un apstrādājamo personas datu veidu.

8. Kādas ir jūsu tiesības un kā jūs tās varat izmantot?

Jums kā “datu subjektam” atbilstīgi Regulas (ES) 2018/1725 III nodaļas (14.–25. pants) noteikumiem ir konkrētas tiesības, jo īpaši tiesības piekļūt saviem persondatiem un tos labot, ja jūsu persondati ir neprecīzi vai nepilnīgi. Attiecīgā gadījumā jums ir tiesības dzēst savus personas datus, ierobežot savu personas datu apstrādi un iebilst pret to apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību. Pamatojoties uz iemesliem, kas saistīti ar jūsu konkrēto situāciju, jums ir tiesības iebilst pret jūsu personas datu apstrādi, kas tiek likumīgi veikta saskaņā ar Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu.

Jūs jebkurā laikā varat iebilst pret savu personas datu apstrādi, par to paziņojot datu pārzinim pa e-pastu eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu. Šis iebildums pret apstrādi neietekmēs pirms jūsu pieprasījuma veiktās apstrādes likumību.

Jūs varat izmantot savas tiesības, sazinoties ar datu pārzini vai – konflikta gadījumā – ar datu aizsardzības speciālistu. Vajadzības gadījumā varat vērsties arī pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja.

Viņu kontaktinformācija ir sniegta šā paziņojuma par privātumu 9. punktā. Ja vēlaties izmantot savas tiesības saistībā ar vienu vai vairākām konkrētām apstrādes darbībām, aprakstiet tās savā pieprasījumā (t. i., miniet atsauces numuru, kas norādīts 10. punktā).

9. Ar ko sazināties, ja rodas jautājumi vai sūdzības par datu aizsardzības jautājumiem?

Datu pārzinis

Ja vēlaties izmantot savas tiesības atbilstīgi Regulai (ES) 2018/1725, ja jums ir komentāri, jautājumi vai bažas vai ja vēlaties iesniegt sūdzību par jūsu persondatu vākšanu un izmantošanu, lūdzam sazināties ar datu pārzini — Eiropas Ombudu — pa e-pastu eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu.

Eiropas Ombuda datu aizsardzības speciālists (DAS)

Par jautājumiem, kas saistīti ar jūsu persondatu apstrādi saskaņā ar Regulu (ES) 2018/1725, varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu).

Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs (EDAU)

Ja uzskatāt, ka datu pārziņa īstenotas jūsu persondatu apstrādes dēļ ir pārkāptas jūsu tiesības, kas noteiktas Regulā (ES) 2018/1725, jums ir tiesības vērsties pie Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja, proti, iesniegt viņam sūdzību (edps@edps.europa.eu).

10. Kur atrast sīkāku informāciju

Ombuda datu aizsardzības speciālists publicē visu to Eiropas Ombuda veikto personas datu apstrādes darbību reģistru, kuras ir dokumentētas un par kurām viņam ir paziņots. Reģistram var piekļūt, izmantojot šādu saiti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/dataprotection. Šī konkrētā apstrādes darbība ir iekļauta DAI publiskajā reģistrā ar šādu atsauces numuru: 02/2023