Šajā paziņojumā par privātumu ir izskaidrots apstrādes iemesls, tas, kā Eiropas Ombuds vāc un apstrādā visus sniegtos personas datus un nodrošina to aizsardzību, kā šī informācija tiek izmantota un kādas tiesības datu subjekti var izmantot attiecībā uz saviem datiem.

Par datu apstrādi atbildīgā persona ir Eiropas Ombuds. Kopīgais pārzinis ir Eiropas Parlamenta Medicīniskās aprūpes dienests (EP).

1. Kādus personas datus apstrādās Eiropas Ombuds?

Kandidāti sniedz savus datus, izmantojot tiešsaistes (tīmekļa vietnes) pieteikšanās rīku [1]. Atlases procedūras veikšanai dati tiek importēti IT rīkā, kas paredzēts procedūras atbalstam un atvieglošanai.

Mēs apstrādājam šādus personas datus:

• pamatinformācija par personu (vārds, uzvārds, valstspiederība, dzimšanas datums, e-pasts, pilsēta un dzīvesvietas valsts, tālrunis);
• CV ietvertā informācija (izglītība, darba pieredze, valodas prasme);
• dokuments(-i), kas apliecina invaliditāti (piemēram, dokuments, ko izdevusi valsts vai reģionāla iestāde vai akreditēta struktūra ES dalībvalstī, ES invaliditātes karte, nesen izdota ārsta izziņa)
• attiecīgā gadījumā – pieprasījums pēc saprātīgiem pielāgojumiem saistībā ar darbu stažēšanās laikā, kam pievienots pienācīgs pamatojums par vajadzību pēc saprātīgiem pielāgojumiem [2];
• pieteikuma iesniedzēja diplomu, grādu vai sertifikātu kopijas.

2. Kāpēc Eiropas Ombuds apstrādā šos personas datus?

Apstrādes mērķis ir identificēt kandidātus uz stažēšanos, kas tiek piedāvāta personām ar invaliditāti, un veikt attiecīgo atlases procedūru.

3. Kādi ir šo datu apstrādes juridiskie pamati un nepieciešamība?

Juridiskais pamats ir Eiropas Ombuda 2023. gada 13. februāra Lēmums par stažēšanos, Eiropas Ombuda paziņojums par personu ar invaliditāti stažēšanos 2023. gadā un Eiropas Savienības Civildienesta noteikumu un Savienības pārējo darbinieku nodarbināšanas kārtības 1.d panta 4. punkts [3].

Apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs (Regulas 2018/1725 5. panta 1. punkta a) apakšpunkts).

4. Kas ir atbildīgs par datu apstrādi?

EO biroja informācijas un komunikācijas tehnoloģiju (IKT) dienesti apstrādā tīmekļa vietnē iesniegtos datus. Atlases rīku pārvalda Cilvēkresursu nodaļa un IKT darbinieki.

5. Kas būs datu saņēmēji?

EO, ģenerālsekretārs (attiecīgā gadījumā), administrācijas direktors, prakses speciālists, Cilvēkresursu nodaļas vadītājs, izmeklēšanas nodaļu vadītāji, kandidātu novērtēšanā iesaistītie darbinieki un IKT darbinieki.

Tikai Cilvēkresursu nodaļas darbiniekiem būs piekļuve dokumentiem, kas apliecina invaliditāti. Kandidātiem, kuriem nepieciešama saprātīga izmitināšana (RA), jānorāda pamatojums EO HR dienestiem, šajā posmā neiesniedzot nekādus apliecinošus dokumentus.

Ja atlasītie praktikanti pieprasīs RA, Eiropas Parlamenta Medicīniskās aprūpes dienests izvērtēs apliecinošos dokumentus, lai noteiktu, vai pieprasījums veikt saprātīgus pielāgojumus ir pamatots, un ierosinās EO nepieciešamos pasākumus. Iesniegtie dokumenti ir pieejami tikai EP Medicīniskās aprūpes dienestam.

6. Cik ilgi dati tiks glabāti?

Kandidātu dati, kas iesniegti tiešsaistes pieteikšanās rīkam, tiek glabāti viņu tiešsaistes personīgajā kontā divus gadus, ja viņi vēlas pieteikties uz turpmāku stažēšanos. Ja kandidāti divu gadu laikā nepievienojas savam kontam, konts un tajā ietvertie dati tiek automātiski dzēsti pēc tam, kad viņiem ir nosūtīts paziņojuma e-pasts. Kandidāti jebkurā laikā var lūgt uzņēmējam dzēst savu kontu.

Uz atlases rīku pārsūtītie dati par neizraudzītajiem kandidātiem tiek dzēsti deviņus mēnešus pēc tā stažēšanās perioda beigām, par kuru dati tika vākti. Dati par stažēšanās vajadzībām atlasītajiem kandidātiem tiek dzēsti divus gadus pēc stažēšanās perioda beigām.

7. Kā mēs aizsargājam datu subjekta datus?

Dati tiek vākti tiešsaistē drošā režīmā. Piekļuvi datiem, izmantojot tiešsaistes veidlapu, aizsargā pieteikuma iesniedzēja izvēlēta parole.

Elektroniskie dati tiek glabāti tiešsaistes lietojumprogrammu rīkā, uzņēmēja serveros, un tas nozīmē, ka tos aizsargā daudzi drošības pasākumi, ko IKT dienesti ir ieviesuši, lai aizsargātu iestādes elektroniskā īpašuma integritāti un konfidencialitāti.

8. Kādas ir jūsu tiesības un kā jūs tās varat izmantot?

Jums ir tiesības piekļūt saviem personas datiem un attiecīgajai informācijai par to, kā mēs tos izmantojam. Jums ir arī tiesības pieprasīt labot visus nepilnīgos vai neprecīzos datus, kas attiecas uz jums, ar nosacījumu, ka tiek aizsargāta kandidātu novērtējumā iesaistīto darbinieku apspriežu un lēmumu pieņemšanas konfidencialitāte, kā arī citu kandidātu tiesības.

Jūs varat labot identifikācijas datus jebkurā procedūras brīdī. Attiecībā uz datiem, kas saistīti ar pieņemamības vai novērtēšanas kritērijiem, tiesības labot datus var izmantot līdz pieteikumu iesniegšanas termiņa beigām.

Jums ir tiesības jebkurā laikā iebilst pret to, ka EO izmanto jūsu datus, pamatojoties uz jūsu konkrēto situāciju. Noteiktos apstākļos jums ir tiesības prasīt, lai uzņēmējs dzēš jūsu personas datus vai ierobežo to izmantošanu. Uzņēmējs atbildēs uz jūsu pieprasījumiem pēc iespējas ātrāk un ne vēlāk kā viena mēneša laikā.

9. Ar ko sazināties, ja rodas jautājumi vai sūdzības par datu aizsardzības jautājumiem?

Ar datu aizsardzību saistītus jautājumus par personu ar invaliditāti stažēšanās praktikantu atlases procedūru varat jebkurā laikā nosūtīt Eiropas Ombudam uz šādu adresi:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Eiropas Ombuds
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Jūs varat arī sazināties ar EO biroja datu aizsardzības speciālistu, rakstot uz šādu adresi: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Jūs jebkurā laikā varat iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam, rakstot uz šādu adresi: EDAU@edps.europa.eu.

[1] Izņēmuma kārtā un pienācīgi pamatotu iemeslu dēļ Birojs var pieņemt pieteikumus, kas iesniegti pa e-pastu.

[2] Tikai atlasītajiem kandidātiem tiks lūgts iesniegt attiecīgos apliecinošos dokumentus, lai pamatotu savu pieprasījumu veikt saprātīgus pielāgojumus. Eiropas Parlamenta Medicīniskās aprūpes dienests izvērtēs apliecinošos dokumentus, lai noteiktu, vai pieprasījums veikt saprātīgus pielāgojumus ir pamatots, un ierosinās nepieciešamos pasākumus.

[3] Sk. Civildienesta noteikumu un Eiropas Savienības pārējo darbinieku nodarbināšanas kārtības 1.d panta 4. punktu: (...) Saprātīgi pielāgojumi saistībā ar darba pamatfunkcijām ir atbilstīgi pasākumi, ja tādi vajadzīgi, lai persona ar invaliditāti varētu dabūt darbu, strādāt vai tikt paaugstināta amatā, vai piedalīties apmācībā, ja vien šādi pasākumi neuzliek nesamērīgu slogu darba devējam.”