Eiropas Ombuda publiskie pasākumi

Apstrādes darbību publiskais reģistrs [1]: Darbs ar Eiropas Ombuda publisko pasākumu runātāju un dalībnieku personas datiem un kontaktinformāciju, fotoattēliem, video un audio ierakstiem gan bezsaistē, gan tiešsaistē

1. Šā ieraksta pēdējais atjauninājums: 12-05-2021

2. Atsauces numurs [2]: 4/2021

3. Pārziņa vārds, uzvārds un kontaktinformācija [3]: Eiropas ombuds, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Saziņa: Komunikācijas nodaļa, e-pasts: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Datu aizsardzības speciālista vārds, uzvārds un kontaktinformācija:

Francesca Pavesi — datu aizsardzības inspektora vietniece: Nicholas Hernanz kgs

E-pasts: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Pārstrādātāja vārds/nosaukums un kontaktinformācija [4]: Konkrētos gadījumos var būt procesori: darbuzņēmēji un apakšuzņēmēji, ko izmanto vispārējai organizācijai, reģistrācijas pārvaldībai un apmaksai, ceļojumu organizēšanai utt.

Līguma klauzulas nodrošina, ka datu apstrādātāji apstrādā runātāju un citu Ombuda pasākumu dalībnieku vārdus un uzvārdus, kontaktinformāciju un bankas datus tikai pēc Ombuda norādījumiem. Šīs pašas klauzulas nodrošina, ka fotogrāfi var nodot ombuda pasākumā uzņemtās fotogrāfijas tikai Komunikāciju nodaļai. Visiem datu apstrādātājiem ir jābūt saņēmušiem sertifikātu no atzītiem starptautiskiem datu aizsardzības speciālistiem.

Ja pasākumi tiek straumēti tiešsaistē, piemēram, tīmekļseminārs, attiecīgā tīmekļa platforma (t. i., WebEx) darbojas kā jūsu personas datu apstrādātājs tiešsaistes pasākuma tehniskai nodrošināšanai, izmantojot pārlūkprogrammu vai mobilo lietotni. Piemēro attiecīgos paziņojumus par privātumu.

Ja izmanto aptaujas un iztaujāšanas rīkus, kas pievienoti digitālajai platformai (t. i., Slido), attiecīgais rīks darbojas kā noteiktu datu, piemēram, dalībnieku IP adrešu, apstrādātājs. Piemēro attiecīgo sīkdatņu politiku un paziņojumus par konfidencialitāti.

6. Kopīgā(-o) pārziņa(-u) nosaukums un kontaktinformācija [5]:

Pasākumiem, kas tiek organizēti:

• Eiropas Parlamenta (EP) telpas: EP ir kopīgs pārzinis, kas apstrādā atļauju piekļūt EP ēkām drošības nolūkos.
• Eiropas Komisijas (EK) telpas: EK ir kopīgs pārzinis, kas apstrādā atļauju piekļūt tās ēkām drošības nolūkos.
• privātas komerctelpas (piemēram, viesnīcas): privātais komercsubjekts ir kopīgais pārzinis, kas pārbauda pasākuma viesu identitāti.

7. Apstrādes nolūks(-i)[6]: Komunikācijas nodaļa koordinē, organizē un pārvalda dažāda veida publiskus pasākumus saskaņā ar Ombuda stratēģiju un biroja gada pārvaldības plānu. Tā mērķi ir saglabāt biroja sabiedrības interešu darba augstu pamanāmību.

Tāpēc tiek vākti dati, lai potenciālajiem runātājiem un dalībniekiem nosūtītu ielūgumus un informāciju, ļautu reģistrēties pasākumam, sekotu līdzi pasākumam un atvieglotu un uzlabotu viedokļu apmaiņu un turpmāko sadarbību ar runātājiem un dalībniekiem un to starpā.

Datus vāc arī tādēļ, lai atvieglotu finanšu un līgumattiecības ar referentiem un citiem dalībniekiem un piegādātājiem, organizētu ceļojumu un viesnīcu un izpildītu drošības prasības.

Lai informētu par Ombuda darbību, tiek izmantoti pasākumos uzņemti attēli, piemēram, fotoattēli un video un audio ieraksti.

8. Datu subjektu kategoriju un personas datu kategoriju apraksts [7]:

Datu subjekti

Visas personas (iekšējās un ārējās), kas uzaicinātas uz pasākumiem un piedalās tajos, t. i.:

• Eiropas ombudu tīkla locekļi;
• ES iestāžu, struktūru vai aģentūru pārstāvji;
• pilsoniskās sabiedrības organizāciju, apvienību un NVO pārstāvji;
• akadēmiķi/privātpersonas, kas cieši seko līdzi ombuda darbam;
• žurnālistiem;
• ārējie piegādātāji, piemēram, moderatori un fotogrāfi;
• Ombuda biroja darbinieki;
• jebkurš dalībnieks ombuda pasākumā.

Datu lauki

• potenciālo runātāju, dalībnieku un ārējo piegādātāju vārdi un uzvārdi;
• runātāju, dalībnieku un ārējo piegādātāju e-pasta adreses un tālruņa numuri;
• runātāju amata nosaukumi, CV;
• runātāju un ārējo piegādātāju bankas kontu rekvizīti;
• runātāju darba devēju (attiecīgā gadījumā), dalībnieku un ārējo piegādātāju vārdi un uzvārdi;
• attēli, piemēram, fotoattēli un video un audio ieraksti, kas uzņemti pasākumos;
• attēli un audio un video ieraksti, ko piegādā potenciālie skaļruņi;
• Jautājumi, ko dalībnieki uzdod tiešsaistes pasākumu laikā, izmantojot aptaujas un iztaujāšanas rīkus.

9. Datu glabāšanas un, ja iespējams, dzēšanas termiņš [8]: Dalībnieku vārdus un uzvārdus, e-pasta adreses, tālruņa numurus, bankas konta rekvizītus, CV un darba devēju nosaukumus (attiecīgā gadījumā) glabā piecus gadus, pēc tam tos dzēš, savukārt runātāju vārdus un uzvārdus, kontaktinformāciju un attēlus arhivē vēsturiskiem mērķiem.

Dati, jo īpaši runātāju vārdi, nosaukumi un attēli, tiek publicēti Ombuda tīmekļa vietnē un sociālo mediju kanālos un paliek tur uz nenoteiktu laiku.

Fotoattēli un video vai audio ieraksti no publiskiem pasākumiem tiek iekšēji glabāti piecus gadus, pēc tam tie tiek dzēsti. Tie, kas tiek uzskatīti par nozīmīgiem biroja darbībai, pēc tam tiek arhivēti vēsturiskiem mērķiem.

10. Datu saņēmēji [9]:

Komunikācijas nodaļa, kas koordinē, organizē un pārvalda publiskus pasākumus saskaņā ar Ombuda stratēģiju un biroja gada pārvaldības plānu.

Ģenerālsekretariāts un Personāla, administrācijas un budžeta nodaļa, kas nodarbojas ar publisko pasākumu finansiālajiem un līgumiskajiem aspektiem.

Ombuda birojs, kas sniedz runātāju vai dalībnieku vārdus un kontaktinformāciju.

Ombuda tīmekļa vietnē, tīkla ārtīklā un publiski pieejamajā gada ziņojumā var norādīt runātāju un pasākumu dalībnieku vārdus, uzvārdus, amatu nosaukumus un attēlus. Minētie dati var parādīties arī Network in Focus — Eiropas ombudu tīkla informatīvajā biļetenā, kas ir pieejams tīkla ārtīklā un Ombuda tīmekļa vietnē.

Dati var parādīties arī Ombuda sociālo mediju kanālos, kas ir publiski pieejami.

Pasākuma runātāju un dalībnieku saraksti tiek izplatīti visiem runātājiem un dalībniekiem.

Pasākuma runātāju un dalībnieku vārdus, uzvārdus, nosaukumus un attēlus var publicēt Ombuda biroja iekšējā informatīvajā biļetenā.

11. Vai notiek personas datu nosūtīšana trešām valstīm un/vai starptautiskām organizācijām?[10]: Neattiecas

12. Vispārīgs drošības pasākumu apraksts [11]: Ombuda darbinieku un ārējo datu subjektu personas datus, kas savākti saistībā ar pasākumu organizēšanu, aizsargā ar drošības pasākumiem, ko noteikusi informācijas un komunikācijas tehnoloģiju nozare, lai saglabātu iestādes elektroniskā īpašuma integritāti un konfidencialitāti.

13. Informācija par to, kā datu subjekti var īstenot savas piekļuves un labošanas tiesības un attiecīgā gadījumā dzēšanas, ierobežošanas un datu pārnesamības tiesības [12]:

• Datu subjekts var īstenot savas tiesības, piemēram, pieprasot piekļuvi personas datiem un to labošanu vai dzēšanu, nosūtot e-pastu uz adresi eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Pieprasījumu izskata bez liekas kavēšanās un jebkurā gadījumā mēneša laikā.
• Reģistrējoties pasākumam, potenciālie dalībnieki tiek informēti, ka pasākuma laikā var tikt uzņemti viņu attēli un ka Ombuda birojs tos var izmantot komunikācijas nolūkos. Šaubu gadījumā viņi var sazināties ar Komunikācijas nodaļu pa e-pastu eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Nodaļa centīsies pēc iespējas kliedēt viņu bažas (piemēram, atkarībā no telpas konfigurācijas vai aptumšojot/aizsedzot viņu attēlu uz kolektīviem drukātiem ekrāniem, kas uzņemti tīmekļsemināru un digitālo konferenču laikā).
• Potenciālajiem dalībniekiem tiek arī jautāts, vai viņi vēlas, lai viņu kontaktinformācija tiktu pievienota Ombuda kontaktpersonu sarakstiem un tiktu pastāvīgi informēta par turpmākajām darbībām. Visi turpmākie paziņojumi ļauj viņiem atteikties no šādu sarakstu abonēšanas, ja viņi to vēlas.

Paziņojums par privātumu

par vārdu, uzvārdu, kontaktinformāciju, fotoattēliem, video, audioierakstiem un foto un audiovizuālajiem palīglīdzekļiem, ko vāc Eiropas Ombuda biroja Komunikācijas nodaļa

Šajā paziņojumā par privātumu ir paskaidrots, kādus persondatus Eiropas Ombuda birojs vāc, kāpēc un kā tas tos vāc, apstrādā, izmanto un glabā. Paziņojumā arī aprakstīts, kā datu subjekti var izmantot savas tiesības.

Datu pārzinis ir Eiropas Ombuds.

1. Kādus personas datus apstrādā Eiropas Ombuds?

• Potenciālo runātāju, dalībnieku un ārējo piegādātāju vārdi un uzvārdi.
• Runātāju, dalībnieku un ārējo piegādātāju e-pasta adreses un tālruņa numuri.
• Darba nosaukumi, runātāju CV.
• Runātāju un ārējo piegādātāju bankas konta informācija.
• Runātāju darba devēju (attiecīgā gadījumā), dalībnieku un ārējo piegādātāju vārdi un uzvārdi.
• Attēli, piemēram, fotoattēli un video un audio ieraksti, kas uzņemti pasākumos.
• Potenciālo skaļruņu sniegtie attēli un audio un video ieraksti.

2. Kāpēc Eiropas Ombuds apstrādā šos personas datus?

Tikai Ombuda publisko pasākumu koordinēšanas, organizēšanas un pārvaldības nolūkā.

3. Kāds ir šo datu apstrādes juridiskais pamats un nepieciešamība?

Mēs apstrādājam datus, pildot Eiropas Ombuda pienākumus sabiedrības interesēs saskaņā ar Eiropas Ombuda statūtiem un Regulas 2018/1725 5. panta 1. punkta a) apakšpunktu. Mēs arī jautājam potenciālajiem dalībniekiem, vai viņi vēlas, lai viņu kontaktinformācija tiktu pievienota mūsu datubāzei.

4. Kas ir atbildīgs par datu apstrādi?

Eiropas Ombuds ir atbildīgs par datu apstrādi, ko veic Personāla, administrācijas un budžeta nodaļa un Komunikācijas nodaļa. Komunikācijas nodaļa var uzdot ārējiem profesionāļiem fotografēt un ierakstīt audio un video materiālus par Ombuda publiskajiem pasākumiem.

5. Kas ir apstrādātājs?

Konkrētos gadījumos var būt procesori: darbuzņēmēji un apakšuzņēmēji, ko izmanto vispārējai organizācijai, pārvaldībai un reģistrācijas apmaksai utt.

Līguma klauzulas nodrošina, ka datu apstrādātāji apstrādā runātāju un citu Ombuda pasākumu dalībnieku vārdus un uzvārdus, kontaktinformāciju un bankas datus tikai pēc Ombuda norādījumiem. Šīs pašas klauzulas nodrošina, ka fotogrāfi var nodot ombuda pasākumā uzņemtās fotogrāfijas tikai Komunikāciju nodaļai. Visiem datu apstrādātājiem ir jābūt saņēmušiem sertifikātu no atzītiem starptautiskiem datu aizsardzības speciālistiem.

Ja pasākumi tiek straumēti tiešsaistē, piemēram, tīmekļseminārs, attiecīgā tīmekļa platforma (t. i., WebEx) darbojas kā jūsu personas datu apstrādātājs tiešsaistes pasākuma tehniskai nodrošināšanai, izmantojot pārlūkprogrammu vai mobilo lietotni. Piemēro attiecīgos paziņojumus par privātumu.

Ja izmanto aptaujas un iztaujāšanas rīkus, kas pievienoti digitālajai platformai (t. i., Slido), attiecīgais rīks darbojas kā noteiktu datu, piemēram, dalībnieku IP adrešu, apstrādātājs. Piemēro attiecīgo sīkdatņu politiku un paziņojumus par konfidencialitāti.

6. Kas saņem datus?

• Komunikāciju nodaļas, Ģenerālsekretariāta, Personāla, administrācijas un budžeta nodaļas un Ombuda biroja komandas locekļi, kuru darbs prasa, lai viņi apstrādātu personas datus saistībā ar publisku pasākumu organizēšanu.
• Ombuda tīmekļa vietne un gada ziņojums ir publiski pieejami. Tīkla ārtīkls — tīmekļa vietne, kas pieejama tikai tīkla dalībniekiem. Dati var parādīties arī Network in Focus — Eiropas ombudu tīkla informatīvajā biļetenā, kas ir pieejams tīkla ārtīklā un Ombuda tīmekļa vietnē.
• Dati var parādīties arī Ombuda sociālo mediju kanālos, kas ir publiski pieejami.
• Pasākuma runātāju un dalībnieku saraksti tiek izplatīti visiem runātājiem un dalībniekiem.
• Pasākuma runātāju un dalībnieku vārdus un attēlus var publicēt Ombuda biroja iekšējā informatīvajā biļetenā.

7. Cik ilgi dati tiks glabāti?

• Pasākumu referentu vārdi, uzvārdi un amata nosaukumi, kā arī viņu darba devēju vārdi (attiecīgā gadījumā) tiek publicēti Ombuda tīmekļa vietnē.
• Pasākumu attēli un audio/video ieraksti tiek publicēti Ombuda tīmekļa vietnē, izmantoti Ombuda publikācijās un izplatīti, izmantojot oficiālos sociālo mediju kontus. Tos arī glabā iekšēji piecus gadus, pēc tam tos dzēš. Tie, kas tiek uzskatīti par nozīmīgiem biroja darbībai, pēc tam tiek arhivēti vēsturiskiem mērķiem.

8. Kā mēs aizsargājam jūsu datus?

Personas datus aizsargā ar drošības pasākumiem, ko Ombuda birojā noteikusi informācijas un komunikācijas tehnoloģiju nozare, lai saglabātu iestādes elektroniskā īpašuma integritāti un konfidencialitāti.

9. Kādas ir jūsu tiesības un kā jūs tās varat izmantot?

• Datu subjekts var īstenot savas tiesības, piemēram, pieprasot piekļuvi personas datiem un to labošanu vai dzēšanu, nosūtot e-pastu uz adresi eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Pieprasījumu izskata bez liekas kavēšanās un jebkurā gadījumā mēneša laikā pēc pieprasījuma saņemšanas.

a) reģistrējoties pasākumam, mēs informējam potenciālos dalībniekus, ka pasākuma laikā var tikt uzņemti viņu attēli un ka Ombuda birojs tos var izmantot komunikācijas nolūkos. Šaubu gadījumā viņi var sazināties ar Komunikācijas nodaļu pa e-pastu eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Nodaļa centīsies, cik vien iespējams, ņemt vērā viņu bažas (piemēram, atkarībā no telpas konfigurācijas vai padarot tumšāku viņu attēlu kolektīvajos drukātajos ekrānos, kas uzņemti tīmekļsemināru un digitālo konferenču laikā).

• Mēs arī jautājam potenciālajiem dalībniekiem, vai viņi vēlas tikt pievienoti mūsu kontaktpersonu sarakstiem, lai mēs varētu viņus informēt par mūsu darbībām. Visi turpmākie paziņojumi ļaus viņiem atteikties no šādu sarakstu abonēšanas, ja viņi to vēlas.

10. Ar ko sazināties, ja rodas jautājumi vai sūdzības par datu aizsardzības jautājumiem?

Datu subjekts jebkurā laikā var nosūtīt ar datu aizsardzību saistītus jautājumus:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Personāla, administrācijas un budžeta nodaļas vadītājs
Eiropas Ombuds
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Jūs varat arī sazināties ar Eiropas Ombuda datu aizsardzības speciālistu: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

vai iesniegt sūdzību Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam: edps@edps.europa.eu

Strasbūrā, 2021. gada 12. maijā

 

[1] Aizpilda pārzinis. Sk. Regulas 2018/1725 31. panta 1. un 5. punktu par apstrādes darbību ierakstiem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Izsekošanai. Ja iestāde nolemj uzturēt centrālo reģistru, sazinieties ar šā reģistra turētāju, lai iegūtu atsauces numuru.

[3] Pēc iespējas izmantojiet funkcionālās pastkastes, lai nodrošinātu darbības nepārtrauktību.

[4] Attiecīgā gadījumā. Ja personas datu apstrādei jūsu vārdā izmantojat apstrādātāju (darbuzņēmēju), norādiet to (piemēram, 360° novērtējumi, IT ārpakalpojumi vai medicīniskās pārbaudes pirms stāšanās darbā).

[5] Attiecīgā gadījumā. Ja esat kopīgi atbildīgs ar citu ES iestādi, norādiet to šeit (piemēram, divas iestādes, kurām ir kopīgs medicīniskais dienests). Ja tas tā ir, aprakstā noteikti norādiet, kurš ir atbildīgs par to, ko un ko cilvēki var adresēt saviem jautājumiem.

[6] ļoti īss apraksts par to, ko jūs plānojat sasniegt; ja jūs to darāt, pamatojoties uz konkrētu juridisko pamatu, norādiet arī to (piemēram, atlases procedūru civildienesta noteikumi).

[7] Ja datu kategorijas atšķiras starp dažādām personu kategorijām, paskaidrojiet arī to (piemēram, aizdomās turētie pret lieciniekiem administratīvajās izmeklēšanās)

[8] norādiet savu administratīvo glabāšanas periodu, tostarp tā sākumpunktu; vajadzības gadījumā nošķir personu kategorijas vai datus (piemēram, atlases procedūrās: kandidāti, kuri to iekļāva rezerves sarakstā, salīdzinājumā ar kandidātiem, kuri to neiekļāva).

[9] Kam būs piekļuve datiem Eiropas Ombuda ietvaros? Vai kāds ir ārpus biroja? Nav vajadzības minēt struktūras, kurām var būt piekļuve konkrētas izmeklēšanas gaitā (piemēram, OLAF, EDAU, Revīzijas palāta).

[10] Ja jā, norādiet valsti vai starptautisko organizāciju un atbilstošo garantiju dokumentāciju (piemēram, apstrādātājs trešā valstī, izmantojot līguma standartklauzulas, trešās valsts publiskā iestāde, ar kuru jūs sadarbojaties, pamatojoties uz līgumu).

[11] Ja iespējams. Iekļaujiet vispārīgu aprakstu par saviem drošības pasākumiem, kurus jūs varētu nodrošināt arī sabiedrībai. Sk. Regulas 2018/1725 33. pantu par apstrādes drošību: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Apsveriet iespēju publicēt paziņojuma par privātumu attiecīgo daļu un norādīt saiti. Sk. Regulas 2018/1725 15. un 16. pantu par datu subjektam(-iem) sniedzamo informāciju un 17.–22. pantu par datu subjektu tiesībām: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725