Nuoroda. Ares(2024)1197492 – 2024 02 16

1/ Duomenų tvarkymo operacijos aprašymas

Ombudsmenas atlieka tyrimus dėl galimų netinkamo administravimo atvejų ES institucijoje, įstaigoje, organe ar agentūroje (toliau – ES institucija) ir apie juos praneša.

Ombudsmenas tvarko asmenų asmens duomenis nagrinėdamas skundus ir atlikdamas tyrimus savo iniciatyva, kai renka ir registruoja asmens duomenis savo elektroninėje skundų valdymo sistemoje (CMS). Ombudsmenas tvarko skundo pateikėjų ir trečiųjų šalių asmens duomenis, susijusius su skundu ir (arba) tyrimu, nes juos pateikė skundo pateikėjas arba jie buvo surinkti tyrimo metu. Ombudsmenas gali perduoti asmens duomenis kitoms ES institucijoms arba retkarčiais – valstybių narių institucijoms, kaip aprašyta toliau.

Šio duomenų tvarkymo veiksmo teisinis pagrindas yra Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo (SESV) 228 straipsnis ir Europos ombudsmeno statutas (toliau – Statutas).

Asmens duomenys tvarkomi pagal Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) 2018/1725 dėl fizinių asmenų apsaugos Sąjungos institucijoms, organams, tarnyboms ir agentūroms tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo.

Kokią asmeninę informaciją renkame, kokiu tikslu ir kokiomis techninėmis priemonėmis?

Kas yra

Nagrinėdamas skundus ir tyrimus ombudsmenas gauna ir (arba) renka dokumentus, kuriuose gali būti asmens duomenų, susijusių su:

i) skundus teikiantys fiziniai asmenys (toliau – skundo pateikėjai) ir

ii) kiti su skundu (tyrimu) susiję asmenys arba kitos trečiosios šalys, nurodytos skunduose ar kituose su tyrimu susijusiuose dokumentuose, kurie nėra svarbūs arba tik papildo tyrimą.

Šie asmens duomenys apima asmens tapatybę ir kontaktinę informaciją (vardą, pavardę, adresą, el. pašto adresą, telefoną, faksą), pilietybę, profesinę informaciją ir bet kokią kitą su užklausa susijusią informaciją apie asmenį. Skunde taip pat gali būti specialių kategorijų duomenų, pavyzdžiui, duomenų, atskleidžiančių rasinę ar etninę kilmę, politines pažiūras, religinius ar filosofinius įsitikinimus, narystę profesinėse sąjungose, taip pat duomenų apie sveikatą ar lytinį gyvenimą [1].

Jei ombudsmenas nusprendžia surengti viešas (bendrąsias arba tikslines) konsultacijas dėl bylų nagrinėjimo, atsakymuose, kuriuos jis gaus atsakydamas į jas, daugiausia bus tam tikrų asmens duomenų. Viešų konsultacijų dalyvių (bendrųjų ar tikslinių) prašoma nurodyti savo išankstinį sutikimą dėl jų duomenų atskleidimo. Daugiau informacijos rasite šioje svetainėje pateikiamame pareiškime apie privatumo apsaugą, susijusiame su Europos ombudsmeno konsultacijomis.

Kodėl

Ombudsmenas turi tvarkyti asmens duomenis, kad ištirtų galimus netinkamo administravimo atvejus siekdamas šių tikslų:

a) rasti konkrečių atitinkamo skundo klausimų sprendimą,

b) nustatyti galimas sistemines problemas ir prireikus teikti susijusius pasiūlymus ir

c) tai darant užtikrinti nuolatinį ilgalaikį susijusių atitinkamų žinių bazių, kuriomis grindžiama ši veikla, konsolidavimą.

Konkrečiai su bylomis susijusių viešų konsultacijų tikslas – užtikrinti, kad atitinkamų klausimų vertinimas būtų kuo geriau pagrįstas informacija.

Asmens duomenys taip pat naudojami bendraujant su skundų pateikėjais ir siekiant nustatyti, ar skundas patenka į ombudsmeno įgaliojimų sritį. Kai kurie duomenys naudojami statistikos tikslais (šalis, pilietybė, profesinė kategorija ir kalba) anonimiškai, kad būtų įvykdytas Europos ombudsmeno statute nustatytas ataskaitų teikimo reikalavimas.

Kaip

Ombudsmenas paprastai renka arba gauna asmens duomenis dokumentuose, įskaitant formas, kurios dažniausiai yra elektroninės.

Kai kuriais atvejais duomenys yra informacijos, kuri iš pradžių gaunama žodžiu per posėdžius, patikrinimus ar klausymus, dalis. Tokių susitikimų metu arba iš karto po jų atitinkama informacija įrašoma į bylos dokumentus, daugiausia elektroninius, bet tam tikrais atvejais ir popierinius.

3/ Kas turi prieigą prie jūsų informacijos ir kam ji atskleidžiama?

Ombudsmeno darbuotojai

Ombudsmeno darbuotojai, dalyvaujantys nagrinėjant Tarnybos bylas, turi prieigą prie bylų ir jų dokumentų, kai kuriuose iš jų yra asmens duomenų, taip pat prie duomenų bazės, kurioje yra minėti dokumentai ir susiję duomenys.

ES institucijos

Kai su tyrimu susijęs skundas siunčiamas ES institucijai, asmens duomenys paprastai išlieka matomi dokumentuose. Taip yra ir tuo atveju, kai skundo pateikėjas prašo užtikrinti jo skundo konfidencialumą. Toks konfidencialumas netaikomas su tyrimu susijusiam ombudsmeno ir institucijos bendravimui, nes institucija turi teisę būti visapusiškai informuota apie visą informaciją, susijusią su kaltinimais, dėl kurių ji yra. Tačiau prieš išsiųsdamas skundą ir galimus su juo susijusius dokumentus ombudsmeno už tyrimus atsakingas pareigūnas vis tiek atliks patikrinimą, kad patikrintų, ar dokumentų perdavimas reikštų akivaizdžiai nereikalingą asmens duomenų perdavimą. Kaip aprašyta, perteklinių asmens duomenų kupiūravimas yra tinkamai užfiksuotas bylos pranešime, parengtame siekiant pradėti tyrimą. Jei skunde yra perteklinių asmens duomenų, pertekliniai asmens duomenys bus ištrinti.

Jei ombudsmenas negali nagrinėti skundo arba jo priimti, jis taip pat gali perduoti skundą kitai atitinkamai ES institucijai ar įstaigai, kuri gali būti tinkamesnė skundo pateikėjo iškeltam klausimui spręsti. Pavyzdžiui, Europos Komisija dėl skundų dėl galimo ES teisės pažeidimo, Europos Parlamentas dėl politinių klausimų, Europos kovos su sukčiavimu tarnyba dėl sukčiavimo klausimų ir Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas.

Ombudsmenas naudoja „eTranslation“ (mašininį vertimą), kad automatiškai išverstų su skundu susijusius dokumentus, kuriuose gali būti asmens duomenų. „eTranslation“ yra Europos Komisijos valdoma paslauga, kurioje neanalizuojamas išversto dokumento turinys. Vertimai ir kiti išvediniai, kuriuos sukuria paslauga, grąžinami jų naudotojams ir yra suprojektuoti taip, kad apdorojimo metu būtų neprieinami. Ombudsmenas taip pat gali siųsti dokumentus versti Europos Parlamento vertimo tarnyboms arba Europos Sąjungos įstaigų vertimo centrui, kai reikia atlikti dokumentų vertimą. Tokiuose dokumentuose kartais gali būti asmens duomenų. Vertėjai raštu dirba laikydamiesi konfidencialumo įsipareigojimų, kuriuos nustatė pirmiau minėtos ES įstaigos.

Kitos įstaigos ar organizacijos

Panašiai ir kitų skundų, kurių ombudsmenas negali nagrinėti, atveju ombudsmenas gali nuspręsti perduoti skundą nacionalinėms institucijoms ar organizacijoms, kurios gali padėti skundo pateikėjui, neatskleidžiant asmens duomenų. Jis gali nuspręsti tai padaryti, jei skundo pateikėjas davė aiškų sutikimą. Jis atlieka pervedimus tik toms įstaigoms ar organizacijoms, kurios yra ES.

Sužinojęs apie faktus, kurie gali būti laikomi nusikalstama veika arba yra su ja susiję, ombudsmenas apie tai praneša kompetentingoms nacionalinėms institucijoms, Europos prokuratūrai ir (arba) Europos kovos su sukčiavimu tarnybai (OLAF).[2] Tai darydamas jis paprastai atitinkamai institucijai siunčia atitinkamus dokumentus, kurių duomenys neredaguojami.

Atskiri prašymai leisti visuomenei susipažinti su dokumentais

ES piliečiai gali pasinaudoti savo pagrindine teise prašyti leisti visuomenei susipažinti su visais ombudsmeno turimais dokumentais, įskaitant bylos dokumentus arba su jais susijusius dokumentus. Tokie prašymai nagrinėjami remiantis Reglamentu (EB) Nr. 1049/2001 dėl galimybės visuomenei susipažinti su ES institucijų dokumentais.

Atsakant į prašymus leisti visuomenei susipažinti su dokumentais, skundo pateikėjų ir trečiųjų šalių, išskyrus ES darbuotojus, asmens duomenys paprastai redaguojami prieš viešai atskleidžiant ombudsmeno turimus dokumentus.

Duomenų subjektų teisės

Duomenų subjektai, nagrinėdami skundus, gali pasinaudoti savo teise susipažinti su savo asmens duomenimis, juos ištaisyti arba ištrinti, siųsdami prašymą duomenų valdytojui e. paštu į toliau nurodytą e. pašto dėžutę.

Jie turi galimybę prašyti užtikrinti jų skundo ar tam tikrų jo dalių konfidencialumą, skunde nurodydami tokį reikalavimą ir pateikdami pagrindžiamuosius motyvus ar pagrindimą.

Ombudsmenas laikosi duomenų apsaugos taisyklių, įskaitant pareigą informuoti trečiųjų šalių duomenų subjektus apie jų asmens duomenų tvarkymą ir tų duomenų subjektų teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir ištaisyti klaidas tuose duomenyse arba apriboti ar ištrinti duomenis pagal tas taisykles. Atsižvelgiant į duomenų kiekio mažinimo principą, skundo pateikėjui patariama pateikti tik su skundo dalyku susijusią informaciją ir vengti nereikalingos ir nereikšmingos informacijos, ypač jei ji apima trečiųjų šalių asmens duomenis. Tačiau ombudsmenas, vykdydamas savo duomenų apsaugos įsipareigojimus, visada atsižvelgs į skundo pateikėjo aplinkybes, visų pirma tais atvejais, kai skundo pateikėjas yra pažeidžiamoje padėtyje. Ombudsmenas vertins kiekvieną atvejį atskirai, atsižvelgdamas į skundo pateikėjo ir trečiosios šalies duomenų subjekto teises ir teisėtus interesus.

Jei skundo pateikėjas nusprendžia pateikti anoniminį skundą, toks skundas visada bus nepriimtinas [3] Vis dėlto ombudsmenas, atsižvelgdamas į tokiame skunde pateiktą informaciją, gali nuspręsti toliau nagrinėti šį klausimą atlikdamas tyrimą savo iniciatyva.

Kaip mes saugome Jūsų asmens duomenis?

Organizacijoje Europos ombudsmenas asmens duomenis saugo taikydamas taisykles ir praktines priemones.

Visi darbuotojai informuojami apie griežtus konfidencialumo įsipareigojimus ir dalyvauja susijusiuose mokymuose bei gauna naujausią informaciją apie praktiką ir taisykles.

Kiekvienas ombudsmeno darbuotojas yra pirmuoju lygmeniu atsakingas už tai, kad jo darbo bylos būtų tvarkomos taip, kad būtų užtikrintas jose esančių asmens duomenų saugumas.

Su byla susiję dokumentai ir duomenų formos beveik visiškai tvarkomi elektroniniu būdu, o tai suteikia konfigūruojamas prieigos teises ir sumažina netyčinio popierinių kopijų judėjimo riziką. Kaip minėta pirmiau, Ombudsmeno darbuotojai, dalyvaujantys nagrinėjant Tarnybos bylas, gali susipažinti su bylos dokumentais ir jų dokumentais.

Bet kuris esamas ar potencialus skundo pateikėjas gali bet kuriuo metu pateikti motyvuotą prašymą leisti ribotai susipažinti su jo skundo byla; toks prašymas gali būti aktualus, pavyzdžiui, jei skundo pateikėjas yra esamas ar buvęs ombudsmeno darbuotojas, kitas ES darbuotojas, tinklų ar panašių grupių, su kuriais keli ombudsmeno tarnybos darbuotojai susisiekė arba, tikėtina, susisieks, narys. Dokumentai ir duomenų formos elektroniniu būdu saugomi virtualiuose serveriuose, kuriuos ombudsmenui pateikia Europos Parlamentas. Europos Parlamento prieiga prie duomenų yra griežtai kontroliuojama IT administravimo ir paramos tikslais.

Fiziniai archyvai laikomi užrakinti atskirose archyvų patalpose ir, jei reikia, seifuose.

Kaip galite paprašyti mūsų patikrinti, pakeisti ar ištrinti jūsų informaciją?

Duomenų subjektai turi teisę susipažinti su mūsų turimais jų asmens duomenimis ir prašyti ombudsmeno juos ištaisyti, papildyti arba, jei tinkama, ištrinti.[4] Bet koks prašymas susipažinti su asmens duomenimis arba ištaisyti, apriboti ir (arba) ištrinti asmens duomenis turėtų būti adresuojamas atsakingam už tyrimą atsakingam pareigūnui ir (arba) duomenų valdytojui (e. paštas EO@ombudsman.europa.eu).

Jei turite klausimų dėl savo asmens duomenų tvarkymo, taip pat galite kreiptis į Europos ombudsmeno duomenų apsaugos pareigūną (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu).

Gali būti taikomi apribojimai pagal Reglamento 2018/1725 25 straipsnį, žr. 2020 m. lapkričio 9 d. ombudsmeno sprendimą [5].

6/ Kiek laiko mes saugome jūsų duomenis?

Bylų byloms, įskaitant su dokumentais susijusius duomenis arba į duomenų bazes integruotus duomenis, taikomas toks saugojimo laikotarpis:

• dveji metai skundams, kurie nepatenka į Tarnybos įgaliojimų sritį.
• Dešimt metų skundams, kurie patenka į Tarnybos įgaliojimų sritį. Tai apima skundus, dėl kurių ombudsmenas pradėjo tyrimą, ir skundus, dėl kurių ombudsmenas nepradėjo tyrimo, nes jie buvo nepriimtini arba nepagrįsti. Dokumentai, susiję su skundais, kurie turi didelę visuomeninę reikšmę arba kurie kitais atžvilgiais laikomi svarbiomis bylomis, vėliau archyvuojami anonimizuota forma istoriniais tikslais. Tačiau išimtiniais atvejais asmens duomenys gali būti saugomi, kai tai būtina dėl istorinių ar viešųjų interesų.

Trumpesni saugojimo laikotarpiai taikomi konfidencialiems dokumentams, kurie yra bylos medžiagos dalis. Visų pirma konfidencialūs dokumentai paprastai ištrinami užbaigus bylą, o tais atvejais, kai byla susijusi su skundo pateikėju, pasibaigus bet kokio prašymo dėl peržiūros nagrinėjimo laikotarpiui.

Išimtiniais atvejais standartinis 10 metų saugojimo laikotarpis taikomas konfidencialiems dokumentams, kai:

• a) yra aišku, kad atitinkama informacija yra arba gali būti svarbi siekiant suprasti bylą ateityje, įskaitant aplinkybes, kuriomis byla turi pirmenybę arba turi mokomąją vertę;
• b) dokumento saugojimas gali tarnauti istoriniams ar viešiesiems interesams; arba
• c) dokumento saugojimas gali būti svarbus atsižvelgiant į esamas ar galimas būsimas oficialias procedūras.

Visi sprendimai ir veiksmai, susiję su pirmiau minėtų konfidencialių dokumentų tvarkymu, tinkamai įrašomi į bylos medžiagą.

7/ Kreipimasis

Duomenų subjektai turi teisę bet kuriuo metu pateikti skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui (edps@edps.europa.eu), jei mano, kad ombudsmenas pažeidė jų teises pagal Reglamentą 2018/1725.

[1] Reglamento 2018/1725 10 straipsnis.

[2] Ombudsmeno statuto 9 straipsnio 2 dalis.

[3] Ombudsmeno statuto 2 straipsnio 2 dalis.

[4] Reglamento 2018/1725 17–20 straipsniai.

[5] 2020 m. lapkričio 9 d. Europos ombudsmeno sprendimas dėl vidaus taisyklių, kuriomis ribojamos tam tikros duomenų subjektų teisės tvarkant asmens duomenis, pateikiamas adresu https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/141577.