Šiame pareiškime apie privatumo apsaugą aprašoma, kaip Europos ombudsmenas saugo jūsų asmens duomenis, kai atsakote į ombudsmeno konsultacijos klausimus, ir kur ombudsmenas veikia kaip duomenų valdytojas. Šiame pareiškime taip pat nurodomos jūsų, kaip duomenų subjekto, teisės.

Visų pirma jame paaiškinama duomenų rinkimo ir tvarkymo priežastis; tai, kaip ombudsmenas renka, tvarko ir užtikrina teikiamų duomenų apsaugą; ir kokiomis teisėmis duomenų teikėjai gali naudotis savo duomenų atžvilgiu.

1. Kokius asmens duomenis tvarkys Europos ombudsmenas?

Teikinių autoriai užpildo Europos ombudsmeno interneto svetainėje pateiktą kontaktinę formą, kuria jie nukreipiami į specialią konsultacijų e. pašto dėžutę. Atsakymai taip pat gali būti siunčiami laišku arba e. paštu. Atitinkami Europos ombudsmeno tarnybos darbuotojai tvarko įnašus.

Europos ombudsmenas gali susisiekti su duomenų teikėjais, kad paprašytų paaiškinimų ir (arba) išplatintų konsultacijų ir (arba) tyrimo rezultatus. Už tyrimą atsakingo asmens kontaktiniai duomenys pateikiami kvietime dalyvauti konsultacijose.

Renkami ir toliau tvarkomi šie asmens duomenys, kurie yra būtini norint dalyvauti konsultacijose: vardas, pavardė, e. paštas, pareigybės aprašymas ir pageidaujama tolesnio susirašinėjimo kalba, kita kalba būtų priimtinas atsakymas ir turinys (daugiausia asmens ar organizacijos nuomonė šia tema).

2. Kodėl Europos ombudsmenas tvarko šiuos asmens duomenis?

Europos ombudsmenas nori suteikti visuomenei ir suinteresuotiesiems subjektams galimybę pareikšti savo nuomonę vykdant strateginius tyrimus ir iniciatyvas, kuriems būtų naudingas išorės indėlis, todėl jie gali pradėti viešas konsultacijas.

3. Koks yra šių duomenų tvarkymo teisinis pagrindas ir būtinybė?

Šio duomenų tvarkymo veiksmo teisinis pagrindas yra ES sutarties 11 straipsnis.

Asmens duomenys tvarkomi pagal Reglamentą 2018/1725 dėl fizinių asmenų apsaugos ES institucijoms, organams, tarnyboms ir agentūroms tvarkant asmens duomenis. Tvarkyti duomenis būtina siekiant atlikti užduotį, vykdomą viešojo intereso labui (Reglamento 2018/1725 5 straipsnio 1 dalies a punktas).

4. Kas yra atsakingas už duomenų tvarkymą?

Europos ombudsmeno informacinių ir ryšių technologijų (IRT) sektorius tvarko interneto svetainei pateiktus duomenis. Europos ombudsmeno darbuotojai, atsakingi už viešųjų konsultacijų vykdymą, ir įgalioti darbuotojai pagal principą „būtina žinoti“ toliau tvarkys duomenų teikėjų pateiktus duomenis.

5. Kas bus duomenų gavėjai?

Europos ombudsmeno darbuotojai, atsakingi už šios duomenų tvarkymo operacijos vykdymą, turi prieigą prie jūsų asmens duomenų; taip pat kitus įgaliotus Europos ombudsmeno darbuotojus pagal principą „būtina žinoti“.

Vykdydamas tyrimo procedūrą, Europos ombudsmenas perduoda atitinkamai ES institucijai, įstaigai, organui ar agentūrai visą gautą informaciją. Skaidrumo sumetimais Europos ombudsmenas viešai skelbia per konsultacijas gautą informaciją.

Dalyvaudami konsultacijose turite nurodyti save ir organizaciją, kurios vardu dalyvaujate konsultacijose. Anoniminiai atsiliepimai į konsultacijas nepriimami. Taip siekiama išvengti piktnaudžiavimo.

Skaidrumo sumetimais Europos ombudsmenė viešai pateikia atsakymus, gautus per viešas konsultacijas. Jūsų asmens duomenys nebus skelbiami viešai. Turėtumėte vengti į savo atsakymus įtraukti nereikalingus asmens duomenis, visų pirma trečiųjų šalių asmens duomenis. Jei tokie duomenys bus įtraukti, jie bus pašalinti iš viešai skelbiamos versijos.

6. Kiek laiko bus saugomi duomenys?

Atsakymai saugomi atitinkamoje bylos medžiagoje laikantis ombudsmeno bylų valdymo sistemos saugojimo politikos dešimt metų po bylos užbaigimo ^[2]. Tai apima pagrindinę asmeninę informaciją (vardus, pavardes, e. pašto adresą), kalbos parinktis ir atsakymus. Atsakymai archyvuojami pagal ombudsmeno archyvavimo politiką ^[3].

7. Kaip mes saugome jūsų duomenis?

Elektroniniai duomenys saugomi Europos ombudsmeno serveriuose. Šie duomenys saugomi įvairiomis saugumo priemonėmis, kurias Europos ombudsmeno informacinių ir ryšių technologijų sektorius nustatė siekdamas apsaugoti institucijos elektroninės nuosavybės vientisumą ir konfidencialumą.

Prieiga prie asmens duomenų saugoma administruojant prieigos teises, kurios yra griežtai ribotos ir grindžiamos būtinybės žinoti principu.

E. pašto adresai niekada neskelbiami viešai, tačiau jie saugomi ir Europos ombudsmenas gali juos naudoti korespondencijai, susijusiai su pateiktu atsakymu.

8. Kokios yra jūsų teisės ir kaip jomis galite pasinaudoti?

Dalyvaudami konsultacijose galite pasirinkti, ar jūsų asmens duomenys turėtų būti skelbiami mūsų interneto svetainėje, ar ne.

Jūs, kaip duomenų subjektas, taip pat turite specialių teisių pagal Reglamento (ES) 2018/1725 III skyrių (14–25 straipsnius), visų pirma teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir juos ištaisyti, jei jie yra netikslūs ar neišsamūs. Tam tikromis sąlygomis turite teisę ištrinti savo asmens duomenis, apriboti savo asmens duomenų tvarkymą ir teisę nesutikti, kad būtų tvarkomi jūsų asmens duomenys.

Europos ombudsmenas į jūsų prašymus atsakys kuo greičiau ir ne vėliau kaip per vieną mėnesį.

Galiausiai turite teisę bet kuriuo metu kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną, jei manote, kad Europos ombudsmenas pažeidė jūsų teises pagal Reglamentą 2018/1725 dėl jūsų asmens duomenų tvarkymo.

9. Į ką kreiptis, jei kyla klausimų ar skundų dėl duomenų apsaugos klausimų?

Su duomenų apsauga susijusius klausimus, susijusius su Europos ombudsmeno viešomis konsultacijomis, bet kuriuo metu galite siųsti šiuo adresu: EO@ombudsman.europa.eu

Taip pat galite kreiptis į Europos ombudsmeno duomenų apsaugos pareigūną šiuo adresu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui galite pateikti bet kuriuo metu šiuo adresu: EDPS@edps.europa.eu

[2] Žr. https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Žr. https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.