You have a complaint against an EU institution or body?

Sprendimas Europos ombudsmeno sprendimas, kuriuo priimamos įgyvendinimo taisyklės dėl duomenų apsaugos pareigūno užduočių, pareigų ir įgaliojimų

Europos ombudsmenas

Atsižvelgdamas į

(1) 2018 m. spalio 23 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) 2018/1725 dėl fizinių asmenų apsaugos Sąjungos institucijoms, organams, tarnyboms ir agentūroms tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo, kuriuo panaikinamas Reglamentas (EB) Nr. 45/2001 ir Sprendimas Nr. 1247/2002/EB (toliau – Reglamentas8/1725)[1], ypač į jo 45 straipsnio 3 dalį,

(2) Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūno (EDAPP) pozicijos dokumentą dėl ES institucijų ir įstaigų duomenų apsaugos pareigūnų vaidmens,

nusprendė:

1 straipsnis. Duomenų apsaugos pareigūno paskyrimas

1. Europos ombudsmenas iš Europos ombudsmeno įstaigos darbuotojų paskiria duomenų apsaugos pareigūną (toliau – DAP), atsižvelgdamas į jo (jos) asmenines ir profesines savybes, visų pirma į duomenų apsaugos teisės ir praktikos ekspertines žinias ir gebėjimą atlikti užduotis. Pasikonsultavus su DAP gali būti paskirtas DAP pavaduotojas[2]. DAP gali turėti pagalbinių darbuotojų.

2. DAP skiriamas penkerių metų kadencijai ir jo kadencija gali būti pratęsiama.

3. DAP kontaktiniai duomenys pranešami EDAPP ir skelbiami Europos ombudsmeno interneto svetainėje.

4. DAP, kuris nebeatitinka jo pareigoms keliamų reikalavimų, gali atleisti tik Europos ombudsmenas, gavęs EDAPP sutikimą. Europos ombudsmenas nustato, kad DAP nebeatitinka šių sąlygų generalinio sekretoriaus siūlymu. Siekiant gauti EDAPP sutikimą atleisti DAP pagal Reglamento 44 straipsnio 8 dalį, su EDAPP konsultuojamasi raštu. Šio sutikimo kopija siunčiama DAP.

2 straipsnis. DAP statusas

1. DAP yra atskaitingas Europos ombudsmeno generaliniam sekretoriui.

2. Nepažeidžiant 1 dalies, DAP veikia nepriklausomai. DAP negali gauti jokių nurodymų dėl savo užduočių vykdymo ir negali būti atleistas arba baudžiamas už jų vykdymą.

3. Europos ombudsmenas užtikrina, kad:

(a) DAP tinkamai ir laiku dalyvautų sprendžiant visus su duomenų apsauga susijusius klausimus;

(b) DAP turėtų laiko ir išteklių, reikalingų savo užduotims vykdyti ir savo ekspertinėms žinioms gilinti;

(c) nebūtų interesų konflikto tarp DAP užduočių ir pareigų ir kitų oficialių užduočių ir pareigų, kurias jis gali atlikti.

4. DAP ir jo pagalbiniai darbuotojai vykdydami savo užduotis privalo laikytis slaptumo ar konfidencialumo pagal Sąjungos teisę.

3 straipsnis. DAP užduotys, pareigos ir įgaliojimai

1. DAP informuoja ir konsultuoja Europos ombudsmeną dėl Reglamente ir kitose Sąjungos duomenų apsaugos nuostatose nustatytų institucijos pareigų.

2. DAP nepriklausomai užtikrina, kad Reglamentas būtų taikomas institucijos viduje, ir stebi, kaip laikomasi Reglamento, kitų taikytinų Sąjungos teisės aktų, kuriuose yra duomenų apsaugos nuostatų, ir Europos ombudsmeno taikomos asmens duomenų apsaugos tvarkos, įskaitant pareigų paskirstymą, duomenų tvarkymo operacijose dalyvaujančių darbuotojų informuotumo didinimą ir mokymą, taip pat susijusius auditus.

3. DAP užtikrina, kad duomenų subjektai būtų informuojami apie jų teises ir pareigas pagal Reglamentą.

4. Paprašytas DAP teikia konsultacijas dėl būtinybės:

(a) pranešti EDAPP ir (arba) duomenų subjektui apie asmens duomenų saugumo pažeidimą;

(b) pateikti poveikio duomenų apsaugai vertinimą ir stebėti jo vykdymą ir konsultuotis su EDAPP kilus abejonių dėl būtinybės atlikti poveikio duomenų apsaugai vertinimą;

(c) iš anksto konsultuotis su EDAPP ir konsultuotis su EDAPP kilus abejonių dėl išankstinės konsultacijos būtinybės.

5. DAP atsako į EDAPP užklausas ir, kiek leidžia jo kompetencija, EDAPP prašymu arba savo iniciatyva bendradarbiauja ir konsultuojasi su juo.

6. DAP užtikrina, kad duomenų tvarkymo operacijos, kurių duomenų valdytojas yra Europos ombudsmenas, nedarytų neigiamo poveikio duomenų subjektų teisėms ir laisvėms.

7. DAP tvarko centrinį duomenų tvarkymo operacijų ir asmens duomenų saugumo pažeidimų, už kuriuos atsakingas Europos ombudsmenas, registrą. DAP užtikrina, kad duomenų tvarkymo operacijų įrašų registras būtų viešai prieinamas, taip pat elektroniniu būdu. Gavus prašymą EDAPP pateikiami Europos ombudsmeno duomenų tvarkymo veiksmų įrašai.

8. Europos ombudsmenas, personalo komitetas ir bet kuris asmuo, nesinaudodami oficialiais kanalais, gali konsultuotis su DAP bet kokiu su Reglamento aiškinimu ar taikymu susijusiu klausimu, kiek tai susiję su duomenų tvarkymo veiksmais, kurių duomenų valdytojas yra Europos ombudsmenas. Jei įmanoma, DAP pateikia informaciją, kuri yra suprantama be specialių žinių.

9. DAP gali teikti rekomendacijas Europos ombudsmenui, kaip praktiškai gerinti duomenų apsaugą, ir patarti klausimais, susijusiais su duomenų apsaugos nuostatų taikymu duomenų tvarkymo veiksmams, kurių duomenų valdytojas yra ombudsmenas.

10. DAP gali savo iniciatyva arba Europos ombudsmeno, generalinio sekretoriaus, personalo komiteto ar bet kurio asmens prašymu ištirti tiesiogiai su jo užduotimis susijusius klausimus ir įvykius, apie kuriuos jis sužinojo, ir pranešti tyrimo paprašiusiam asmeniui arba Europos ombudsmenui. Atliekant tokius tyrimus laikomasi teisingumo principo ir susijusių asmenų teisės pareikšti savo nuomonę dėl su jais susijusių faktų.

11. Duomenų subjektai gali kreiptis į DAP visais klausimais, susijusiais su jų asmens duomenų tvarkymu ir naudojimusi savo teisėmis.

12. Nė vienas asmuo negali nukentėti dėl to, kad atkreipė DAP dėmesį į klausimą tvirtindamas, jog buvo pažeistos Reglamento nuostatos.

13. Vykdydamas savo pareigas DAP turi teisę bet kuriuo metu susipažinti su duomenimis, kurie yra tvarkymo operacijų dalykas, ir patekti į visas patalpas, duomenų tvarkymo įrenginius ir duomenų laikmenas.

14. Vykdydamas savo funkcijas, susijusias su duomenų tvarkymu, kurį Europos ombudsmeno vardu atlieka kita Sąjungos institucija ar įstaiga, DAP gali bendradarbiauti su atitinkamos institucijos ar įstaigos duomenų apsaugos pareigūnu.

4 straipsnis. Įsigaliojimas

Šis sprendimas įsigalioja jo priėmimo dieną.

Priimta Briuselyje 2019 m. spalio 9 d.

Emily O’Reilly

 

[1] OL 2018 L 295, p. 39.

[2] Jei pagal šią procedūrą paskirtas DAP pavaduotojas, sąvoka „DAP“ reiškia ir DAP, ir DAP pavaduotoją.