Šiame pareiškime apie privatumo apsaugą paaiškinama, kodėl duomenys tvarkomi, kaip Europos ombudsmenas renka, tvarko ir užtikrina visų pateiktų asmens duomenų apsaugą, kaip ta informacija naudojama ir kokiomis su savo duomenimis susijusiomis teisėmis duomenų subjektai gali naudotis.

Duomenų valdytojas yra Europos ombudsmenas. Bendras duomenų valdytojas yra Europos Parlamento Medicinos tarnyba (EP).

1. Kokius asmens duomenis tvarkys Europos ombudsmenas?

Kandidatai savo duomenis pateikia naudodamiesi internetine (svetainės) paraiškų teikimo priemone [1]. Atrankos procedūrai atlikti duomenys perkeliami į IT priemonę, skirtą procedūrai palengvinti ir palengvinti.

Mes tvarkome šiuos asmens duomenis:

• pagrindinė asmeninė informacija (vardas, pavardė, pilietybė, gimimo data, e. paštas, gyvenamosios vietos miestas ir šalis, telefonas);
• gyvenimo aprašyme pateikta informacija (švietimas, darbo patirtis, kalbos mokėjimas);
• negalią patvirtinantį (-čius) dokumentą (-us) (pvz., ES valstybės narės nacionalinės ar regioninės institucijos arba akredituotos įstaigos išduotas dokumentas, ES neįgaliojo kortelė, neseniai gydytojo išduota pažyma)
• jei taikoma, prašymas sudaryti tinkamas sąlygas darbui stažuotės metu, kartu tinkamai pagrindžiant poreikį sudaryti tinkamas sąlygas [2];
• pareiškėjo diplomų, laipsnių ar pažymėjimų kopijas.

2. Kodėl Europos ombudsmenas tvarko šiuos asmens duomenis?

Duomenų tvarkymo tikslas – nustatyti kandidatus į neįgaliesiems siūlomas stažuotes ir atlikti atitinkamą atrankos procedūrą.

3. Kokie yra šių duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai ir būtinybė?

Teisinis pagrindas – 2023 m. vasario 13 d. Europos ombudsmeno sprendimas dėl stažuočių, Europos ombudsmeno pranešimas dėl 2023 m. stažuočių. Neįgaliųjų stažuotė ir Europos Sąjungos pareigūnų tarnybos nuostatų ir kitų tarnautojų įdarbinimo sąlygų [3] 1d straipsnio 4 dalis.

Tvarkyti duomenis būtina siekiant atlikti užduotį, vykdomą viešojo intereso labui (Reglamento 2018/1725 5 straipsnio 1 dalies a punktas).

4. Kas yra atsakingas už duomenų tvarkymą?

EVB informacinių ir ryšių technologijų (IRT) tarnybos tvarko interneto svetainei pateiktus duomenis. Atrankos priemonę valdo Žmogiškųjų išteklių skyrius ir IRT darbuotojai.

5. Kas bus duomenų gavėjai?

Vykdomasis pareigūnas, generalinis sekretorius (jei taikoma), administracijos direktorius, stažuočių pareigūnas, Žmogiškųjų išteklių skyriaus vadovas, užklausų skyrių vadovai, darbuotojai, dalyvaujantys vertinant kandidatus, ir IRT darbuotojai.

Tik Žmogiškųjų išteklių skyriaus darbuotojai galės susipažinti su negalią patvirtinančiais dokumentais. Kandidatai, kuriems reikia priimtino apgyvendinimo, turėtų pateikti pagrindimą EO žmogiškųjų išteklių tarnyboms, šiuo etapu nepateikdami jokių patvirtinamųjų dokumentų.

Atrinktų stažuotojų prašymo atlikti vertinimą atveju Europos Parlamento medicinos tarnyba įvertins patvirtinamuosius dokumentus, kad nustatytų prašymo sudaryti tinkamas sąlygas pagrįstumą, ir pasiūlys vykdomajam pareigūnui reikiamas priemones. Tik EP medicinos tarnyba gali susipažinti su pateiktais dokumentais.

6. Kiek laiko bus saugomi duomenys?

Kandidatų duomenys, pateikti naudojantis internetine paraiškų teikimo priemone, saugomi jų internetinėje asmeninėje paskyroje dvejus metus, jei jie nori teikti paraišką dėl būsimų stažuočių. Jei kandidatai neprisijungia prie savo paskyros per dvejus metus, paskyra ir joje esantys duomenys automatiškai ištrinami po to, kai jiems išsiunčiamas e. laiškas su pranešimu. Kandidatai gali bet kuriuo metu paprašyti vykdomojo direktoriaus ištrinti jų paskyrą.

Į atrankos priemonę perduoti duomenys apie nelaimėjusius kandidatus ištrinami praėjus devyniems mėnesiams nuo stažuočių laikotarpio, kurio duomenys buvo surinkti, pabaigos. Stažuotėms atrinktų kandidatų duomenys ištrinami praėjus dvejiems metams nuo jų stažuotės laikotarpio pabaigos.

7. Kaip saugome duomenų subjekto duomenis?

Duomenys renkami internetu saugiuoju režimu. Prieiga prie duomenų naudojantis internetine forma saugoma prašytojo pasirinktu slaptažodžiu.

Elektroniniai duomenys saugomi internetinėje taikomojoje priemonėje, EVV serveriuose, o tai reiškia, kad jie saugomi įvairiomis IRT tarnybų nustatytomis saugumo priemonėmis, kuriomis siekiama apsaugoti institucijos elektroninės nuosavybės vientisumą ir konfidencialumą.

8. Kokios yra jūsų teisės ir kaip jomis galite pasinaudoti?

Jūs turite teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir atitinkama informacija apie tai, kaip mes juos naudojame. Taip pat turite teisę prašyti ištaisyti visus neišsamius ar netikslius su jumis susijusius duomenis, jei užtikrinamas kandidatų vertinime dalyvaujančių darbuotojų svarstymų ir sprendimų priėmimo konfidencialumas ir kitų kandidatų teisės.

Identifikavimo duomenis galite ištaisyti bet kuriuo procedūros metu. Kalbant apie duomenis, susijusius su priimtinumo ar vertinimo kriterijais, teise ištaisyti duomenis galima pasinaudoti iki galutinio paraiškų pateikimo termino.

Turite teisę bet kuriuo metu nesutikti, kad EVV naudotų jūsų duomenis dėl priežasčių, susijusių su jūsų konkrečia padėtimi. Tam tikromis sąlygomis turite teisę prašyti, kad EVV ištrintų jūsų asmens duomenis arba apribotų jų naudojimą. EVV į jūsų užklausas atsakys kuo greičiau ir ne vėliau kaip per vieną mėnesį.

9. Į ką kreiptis, jei kyla klausimų ar skundų dėl duomenų apsaugos klausimų?

Su duomenų apsauga susijusius klausimus, susijusius su neįgaliųjų stažuočių stažuotojų atrankos procedūra, bet kuriuo metu galite siųsti vykdomajam pareigūnui šiuo adresu:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Europos ombudsmenas
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Taip pat galite kreiptis į EVB duomenų apsaugos pareigūną šiuo adresu: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui galite pateikti bet kuriuo metu šiuo adresu: EDAPP@edps.europa.eu.

[1] Išimties tvarka ir dėl tinkamai pagrįstų priežasčių Tarnyba gali priimti e. paštu pateiktas paraiškas.

[2] Tik atrinktų kandidatų bus paprašyta pateikti atitinkamus patvirtinamuosius dokumentus, pagrindžiančius jų prašymą sudaryti tinkamas sąlygas. Europos Parlamento Medicinos tarnyba įvertins patvirtinamuosius dokumentus, kad nustatytų prašymo sudaryti tinkamas sąlygas pagrįstumą, ir pasiūlys reikiamas priemones.

[3] Žr. Europos Sąjungos pareigūnų tarnybos nuostatų ir kitų tarnautojų įdarbinimo sąlygų 1d straipsnio 4 dalį: (...) Tinkamas sąlygų pritaikymas, susijęs su esminėmis darbo funkcijomis, – prireikus tinkamos priemonės, kuriomis neįgaliajam sudaromos sąlygos įsidarbinti, dirbti, kilti tarnyboje arba mokytis, išskyrus atvejus, kai dėl tokių priemonių darbdaviui tektų neproporcinga našta.“