Europos ombudsmeno vieši renginiai

Vieši duomenų tvarkymo veiklos įrašai [1]: Europos ombudsmeno viešų renginių (neinternetinių ar internetinių) pranešėjų ir dalyvių asmeninių ir kontaktinių duomenų, nuotraukų, vaizdo ir garso įrašų tvarkymas

1. Paskutinį kartą šis įrašas atnaujintas : 12-05-2021

2. Nuorodos numeris [2]: 4/2021

3. Duomenų valdytojo pavadinimas ir kontaktiniai duomenys [3]: Europos ombudsmenas, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Kontaktiniai asmenys: Komunikacijos skyrius, e. paštas: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Duomenų apsaugos pareigūno vardas, pavardė ir kontaktiniai duomenys:

Francesca Pavesi – DAP pavaduotojas Nicholas Hernanz

E. paštas Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Duomenų tvarkytojo pavadinimas ir kontaktiniai duomenys [4] Gali būti konkrečių renginių duomenų tvarkytojų: rangovai ir subrangovai, kurių paslaugomis naudojamasi bendrai organizuojant, tvarkant ir apmokant registraciją, organizuojant keliones ir t. t.

Sutarties nuostatomis užtikrinama, kad duomenų tvarkytojai kalbėtojų ir kitų ombudsmeno renginių dalyvių vardus, pavardes, kontaktinius duomenis ir banko duomenis tvarkytų tik pagal ombudsmeno nurodymus. Tomis pačiomis sąlygomis užtikrinama, kad fotografai galėtų perduoti ombudsmeno renginyje padarytas nuotraukas tik Komunikacijos skyriui. Visi duomenų tvarkytojai turi būti gavę pripažintų tarptautinių duomenų apsaugos specialistų sertifikatus.

Internetu transliuojamų renginių, pvz., internetinio seminaro, atveju atitinkama interneto platforma (t. y. „WebEx“) veikia kaip jūsų asmens duomenų tvarkytoja, atsakinga už techninį internetinio renginio teikimą per naršyklę arba mobiliąją programėlę. Taikomi atitinkami pareiškimai dėl privatumo.

Jei naudojamos į skaitmeninę platformą įtrauktos apklausos ir apklausos priemonės (t. y. „Slido“), atitinkama priemonė veikia kaip tam tikrų duomenų, pavyzdžiui, dalyvių IP adresų, tvarkytoja. Taikomos atitinkamos slapukų politikos ir privatumo nuostatos.

6. Bendro (-ių) duomenų valdytojo (-ų) pavadinimas (-ai) ir kontaktiniai duomenys [5]:

Renginiai, organizuojami:

• Europos Parlamento (EP) patalpos: EP yra bendras duomenų valdytojas, atsakingas už leidimo patekti į jo pastatus saugumo tikslais tvarkymą.
• Europos Komisijos (EK) patalpos: EK yra bendra duomenų valdytoja, tvarkanti leidimą patekti į jos pastatus saugumo tikslais.
• privačios komercinės patalpos (pvz., viešbučiai): privatus komercinis subjektas yra bendras renginio svečių tapatybės tikrinimo duomenų valdytojas.

7. Duomenų tvarkymo tikslas (-ai)[6]: Komunikacijos skyrius, vadovaudamasis ombudsmeno strategija ir tarnybos metiniu valdymo planu, koordinuoja, organizuoja ir valdo įvairių rūšių viešus renginius. Jos tikslai – išlaikyti didelį tarnybos darbo, susijusio su viešuoju interesu, matomumą.

Todėl duomenys renkami siekiant siųsti kvietimus ir informaciją potencialiems pranešėjams ir dalyviams, sudaryti sąlygas registruotis į renginį, stebėti renginį ir palengvinti bei pagerinti keitimąsi nuomonėmis ir būsimą bendradarbiavimą su pranešėjais ir dalyviais ir tarp jų.

Duomenys taip pat renkami siekiant palengvinti finansinius ir sutartinius santykius su pranešėjais ir kitais dalyviais bei tiekėjais, pasirūpinti kelionėmis ir viešbučiu bei atitikti saugumo reikalavimus.

Pranešant apie ombudsmeno veiklą naudojami renginių metu padaryti vaizdai, pavyzdžiui, nuotraukos, vaizdo ir garso įrašai.

8. Duomenų subjektų kategorijų ir asmens duomenų kategorijų aprašymas [7]:

Duomenų subjektai

Visi į renginius pakviesti ir juose dalyvaujantys asmenys (vidaus ir išorės), t. y.:

• Europos ombudsmenų tinklo nariai;
• ES institucijų, įstaigų ar agentūrų atstovai;
• pilietinės visuomenės organizacijų, asociacijų ir NVO atstovai;
• mokslininkams ir (arba) asmenims, kurie atidžiai stebi ombudsmeno darbą;
• žurnalistai;
• išorės tiekėjai, pavyzdžiui, moderatoriai ir fotografai;
• Ombudsmeno tarnybos darbuotojai;
• bet kuris ombudsmeno renginio dalyvis.

Duomenų laukeliai

• galimų pranešėjų, dalyvių ir išorės tiekėjų pavadinimai;
• pranešėjų, dalyvių ir išorės tiekėjų e. pašto adresai ir telefono numeriai;
• Pranešėjų pareigybių pavadinimai, gyvenimo aprašymai;
• Pranešėjų ir išorės tiekėjų banko sąskaitos duomenys;
• kalbėtojų darbdavių (jei taikoma), dalyvių ir išorės tiekėjų vardai ir pavardės;
• vaizdai, pvz., renginių metu padarytos nuotraukos ir vaizdo bei garso įrašai;
• potencialių pranešėjų pateikti vaizdai ir garso bei vaizdo įrašai;
• Klausimai, kuriuos internetinių renginių metu dalyviai užduoda naudodamiesi apklausos ir apklausos priemonėmis.

9. Duomenų saugojimo ir, jei įmanoma, ištrynimo terminas [8]: dalyvių vardai ir pavardės, e. pašto adresai, telefono numeriai, banko sąskaitos duomenys, gyvenimo aprašymai ir darbdavių vardai ir pavardės (jei taikoma) saugomi penkerius metus, po kurių jie ištrinami, o kalbėtojų vardai ir pavardės, kontaktiniai duomenys ir atvaizdai archyvuojami istoriniais tikslais.

Duomenys, visų pirma pranešėjų vardai, pavardės, pavadinimai ir nuotraukos, skelbiami ombudsmeno interneto svetainėje ir socialinės žiniasklaidos kanaluose ir lieka ten neribotą laiką.

Viešų renginių nuotraukos ir vaizdo ar garso įrašai viduje saugomi penkerius metus, po to jie ištrinami. Su tarnybos veikla susiję dokumentai vėliau archyvuojami istoriniais tikslais.

10. Duomenų gavėjai [9]:

Komunikacijos skyrius, kuris koordinuoja, organizuoja ir valdo viešus renginius pagal ombudsmeno strategiją ir tarnybos metinį valdymo planą.

Generalinis sekretoriatas ir Personalo, administravimo ir biudžeto skyrius, atsakingi už viešųjų renginių finansinius ir sutartinius aspektus.

Ombudsmeno kabinetas, kuris pateikia pranešėjų arba dalyvių vardus, pavardes ir kontaktinius duomenis.

Pranešėjų ir renginių dalyvių vardai ir pavardės, pareigų pavadinimai ir nuotraukos gali būti skelbiami ombudsmeno interneto svetainėje, tinklo ekstranete ir viešai prieinamoje metinėje ataskaitoje. Minėti duomenys taip pat gali būti skelbiami Europos ombudsmenų tinklo informaciniame biuletenyje Network in Focus, kurį galima rasti tinklo ekstranete ir ombudsmeno interneto svetainėje.

Duomenys taip pat gali būti rodomi ombudsmeno socialinės žiniasklaidos kanaluose, kurie yra viešai prieinami.

Renginio pranešėjų ir dalyvių sąrašai išdalijami visiems pranešėjams ir dalyviams.

Pranešėjų ir renginio dalyvių vardai, pavardės, pavadinimai ir atvaizdai gali būti skelbiami Ombudsmeno tarnybos vidaus naujienlaiškyje.

11. Ar asmens duomenys perduodami trečiosioms šalims ir (arba) tarptautinėms organizacijoms?[10]: Netaikoma

12. Bendras saugumo priemonių aprašymas [11]: Ombudsmeno darbuotojų ir išorės duomenų subjektų asmens duomenys, renkami organizuojant renginius, saugomi taikant informacinių ir ryšių technologijų sektoriaus nustatytas saugumo priemones, kad būtų išsaugotas institucijos elektroninės nuosavybės vientisumas ir konfidencialumas.

13. Informacija apie tai, kaip duomenų subjektai gali naudotis savo teisėmis susipažinti su duomenimis, juos ištaisyti ir, kai taikytina, ištrinti, apriboti jų tvarkymą ir perkelti duomenis [12]:

• Duomenų subjektas gali pasinaudoti savo teisėmis, pavyzdžiui, prašyti leisti susipažinti su asmens duomenimis, juos ištaisyti arba ištrinti, siųsdamas e. laišką adresu eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Prašymas išnagrinėjamas nepagrįstai nedelsiant ir bet kuriuo atveju per mėnesį.
• Registruodamiesi į renginį potencialūs dalyviai informuojami, kad jų atvaizdai gali būti nufotografuoti renginio metu ir naudojami Ombudsmeno tarnybos komunikacijos tikslais. Kilus abejonių, jie gali kreiptis į Komunikacijos skyrių eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Skyrius stengsis kuo labiau atsižvelgti į jiems rūpimus klausimus (pvz., priklausomai nuo patalpos konfigūracijos arba patamsindamas ir (arba) uždengdamas jų nuotrauką internetiniuose seminaruose ir skaitmeninėse konferencijose paimtuose kolektyviniuose spausdintuose ekranuose).
• Potencialių dalyvių taip pat klausiama, ar jie nori, kad jų kontaktiniai duomenys būtų įtraukti į ombudsmeno kontaktinių duomenų sąrašus, kad jie būtų nuolat informuojami apie būsimą veiklą. Visi būsimi pranešimai leidžia jiems atsisakyti tokių sąrašų prenumeratos, jei jie to pageidauja.

Pareiškimas apie privatumo apsaugą

dėl Europos ombudsmeno tarnybos Komunikacijos skyriaus renkamų vardų ir pavardžių, kontaktinių duomenų, nuotraukų, vaizdo, garso įrašų ir pagalbinių nuotraukų bei garso ir vaizdo priemonių

Šiame pareiškime apie privatumo apsaugą paaiškinama, kokius asmens duomenis renka Europos ombudsmeno tarnyba, kodėl ir kaip ji juos renka, tvarko, naudoja ir saugo. Pareiškime taip pat aprašoma, kaip duomenų subjektai gali naudotis savo teisėmis.

Duomenų valdytojas yra Europos ombudsmenas.

1. Kokius asmens duomenis tvarko Europos ombudsmenas?

• Galimų pranešėjų, dalyvių ir išorės tiekėjų pavadinimai.
• Pranešėjų, dalyvių ir išorės tiekėjų e. pašto adresai ir telefono numeriai.
• Pranešėjų pareigybių pavadinimai, gyvenimo aprašymai.
• Pranešėjų ir išorės tiekėjų banko sąskaitos duomenys.
• Kalbėtojų darbdavių (kai taikoma), dalyvių ir išorės tiekėjų pavadinimai.
• Vaizdai, pvz., renginių metu padarytos nuotraukos ir vaizdo bei garso įrašai.
• Vaizdai ir garso bei vaizdo įrašai, kuriuos pateikia potencialūs garsiakalbiai.

2. Kodėl Europos ombudsmenas tvarko šiuos asmens duomenis?

Tik ombudsmeno viešųjų renginių koordinavimo, organizavimo ir valdymo tikslais.

3. Kokie yra šių duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai ir poreikis?

Duomenis tvarkome vykdydami Europos ombudsmeno pareigas viešojo intereso labui pagal Europos ombudsmeno statutą ir Reglamento 2018/1725 5 straipsnio 1 dalies a punktą. Potencialių dalyvių taip pat klausiame, ar jie nori, kad jų kontaktiniai duomenys būtų įtraukti į mūsų duomenų bazę.

4. Kas yra atsakingas už duomenų tvarkymą?

Europos ombudsmenas yra atsakingas už duomenų tvarkymą, kurį atlieka Personalo, administravimo, biudžeto ir komunikacijos skyriai. Komunikacijos skyrius gali pavesti išorės specialistams fotografuoti ir daryti ombudsmeno viešų renginių garso ir vaizdo įrašus.

5. Kas yra procesorius?

Konkretiems renginiams gali būti pasitelkiami duomenų tvarkytojai: rangovai ir subrangovai, kurių paslaugomis naudojamasi bendrai organizuojant, valdant ir apmokant registraciją ir t. t.

Sutarties nuostatomis užtikrinama, kad duomenų tvarkytojai kalbėtojų ir kitų ombudsmeno renginių dalyvių vardus, pavardes, kontaktinius duomenis ir banko duomenis tvarkytų tik pagal ombudsmeno nurodymus. Tomis pačiomis sąlygomis užtikrinama, kad fotografai galėtų perduoti ombudsmeno renginyje padarytas nuotraukas tik Komunikacijos skyriui. Visi duomenų tvarkytojai turi būti gavę pripažintų tarptautinių duomenų apsaugos specialistų sertifikatus.

Internetu transliuojamų renginių, pvz., internetinio seminaro, atveju atitinkama interneto platforma (t. y. „WebEx“) veikia kaip jūsų asmens duomenų tvarkytoja, atsakinga už techninį internetinio renginio teikimą per naršyklę arba mobiliąją programėlę. Taikomi atitinkami pareiškimai dėl privatumo.

Jei naudojamos į skaitmeninę platformą įtrauktos apklausos ir apklausos priemonės (t. y. „Slido“), atitinkama priemonė veikia kaip tam tikrų duomenų, pavyzdžiui, dalyvių IP adresų, tvarkytoja. Taikomos atitinkamos slapukų politikos ir privatumo nuostatos.

6. Kas gauna duomenis?

• Komunikacijos skyriaus, Generalinio sekretoriato, Personalo, administracijos ir biudžeto skyriaus ir Ombudsmeno kabineto būrių nariai, kurių darbe jie turi tvarkyti asmens duomenis, susijusius su viešųjų renginių organizavimu.
• Visuomenei prieinama ombudsmeno interneto svetainė ir metinis pranešimas. Tinklo ekstranetas – interneto svetainė, kuria gali naudotis tik tinklo nariai. Duomenys taip pat gali būti skelbiami Europos ombudsmenų tinklo informaciniame biuletenyje Network in Focus, kurį galima rasti tinklo ekstranete ir ombudsmeno interneto svetainėje.
• Duomenys taip pat gali būti rodomi ombudsmeno socialinės žiniasklaidos kanaluose, kurie yra viešai prieinami.
• Renginio pranešėjų ir dalyvių sąrašai išdalijami visiems pranešėjams ir dalyviams.
• Renginio pranešėjų ir dalyvių vardai, pavardės ir atvaizdai gali būti skelbiami Ombudsmeno tarnybos vidaus naujienlaiškyje.

7. Kiek laiko bus saugomi duomenys?

• Renginių pranešėjų vardai ir pavardės, pareigybių pavadinimai ir jų darbdavių vardai ir pavardės (jei taikoma) skelbiami ombudsmeno interneto svetainėje.
• Renginių vaizdai ir garso ir (arba) vaizdo įrašai skelbiami ombudsmenės interneto svetainėje, naudojami jos leidiniuose ir platinami per oficialias socialinės žiniasklaidos paskyras. Jie taip pat saugomi viduje penkerius metus, po to jie ištrinami. Su tarnybos veikla susiję dokumentai vėliau archyvuojami istoriniais tikslais.

8. Kaip mes saugome jūsų duomenis?

Asmens duomenys saugomi taikant saugumo priemones, kurias Ombudsmeno tarnybos Informacinių ir ryšių technologijų sektorius nustatė siekdamas išsaugoti institucijos elektroninės nuosavybės vientisumą ir konfidencialumą.

9. Kokios yra jūsų teisės ir kaip jomis galite pasinaudoti?

• Duomenų subjektas gali pasinaudoti savo teisėmis, pavyzdžiui, prašyti leisti susipažinti su asmens duomenimis, juos ištaisyti arba ištrinti, siųsdamas e. laišką adresu eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Prašymas išnagrinėjamas nepagrįstai nedelsiant ir bet kuriuo atveju per mėnesį nuo prašymo gavimo.

a) Registruodamiesi į renginį informuojame potencialius dalyvius, kad jų atvaizdai gali būti nufotografuoti renginio metu ir naudojami Ombudsmeno tarnybos komunikacijos tikslais. Kilus abejonių, jie gali kreiptis į Komunikacijos skyrių eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Skyrius stengsis kuo labiau atsižvelgti į jiems rūpimus klausimus (pavyzdžiui, priklausomai nuo patalpos konfigūracijos arba tamsindamas jų nuotrauką kolektyviniuose spausdinimo ekranuose, paimtuose per internetinius seminarus ir skaitmenines konferencijas).

• Taip pat klausiame potencialių dalyvių, ar jie nori būti įtraukti į mūsų kontaktų sąrašus, kad galėtume juos informuoti apie mūsų veiklą. Visi būsimi pranešimai leis jiems atsisakyti tokių sąrašų prenumeratos, jei jie to pageidauja.

10. Į ką kreiptis, jei kyla klausimų ar skundų dėl duomenų apsaugos klausimų?

Bet kuriuo metu duomenų subjektas gali siųsti su duomenų apsauga susijusius klausimus eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu.

Personalo, administravimo ir biudžeto skyriaus vadovas Europos ombudsmenas
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Taip pat galite kreiptis į Europos ombudsmeno duomenų apsaugos pareigūną adresu dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

arba pateikti skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui adresu edps@edps.europa.eu

Strasbūras, 2021 05 12

 

[1] Pildo duomenų valdytojas. Žr. Reglamento 2018/1725 31 straipsnio 1 ir 5 dalis dėl duomenų tvarkymo veiklos įrašų: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.

[2] Stebėjimui. Jei įstaiga nusprendžia tvarkyti centrinį registrą, kreipkitės į to registro valdytoją, kad gautumėte registracijos numerį.

[3] Veiklos tęstinumui užtikrinti kiek įmanoma naudokite funkcines e. pašto dėžutes.

[4] Kai taikoma. Jei asmens duomenis jūsų vardu tvarko duomenų tvarkytojas (rangovas), nurodykite tai (pvz., 360° vertinimai, užsakomosios IT paslaugos arba sveikatos patikrinimai prieš įdarbinimą).

[5] Kai taikoma. Jei esate bendrai atsakingas su kita ES institucija, nurodykite tai čia (pvz., dvi institucijos, turinčios bendrą medicinos tarnybą). Jei taip, aprašyme būtinai nurodykite, kas yra atsakingas už tai, į ką ir į ką žmonės gali kreiptis dėl savo užklausų.

[6] Labai glaustai apibūdinkite, ko ketinate siekti; jei tai darote remdamiesi konkrečiu teisiniu pagrindu, taip pat paminėkite jį (pvz., Tarnybos nuostatai dėl atrankos procedūrų).

[7] Jei skirtingų kategorijų asmenų duomenų kategorijos skiriasi, taip pat paaiškinkite (pvz., įtariamieji ir liudytojai administraciniuose tyrimuose).

[8] Nurodykite savo administracinio saugojimo laikotarpį, įskaitant jo pradžios tašką; prireikus atskirkite asmenų kategorijas arba duomenis (pvz., atrankos procedūrose: kandidatai, kurie jį įtraukė į rezervo sąrašą, palyginti su tais, kurie to nepadarė).

[9] Kas turės prieigą prie Europos ombudsmeno duomenų? Kas nors už biuro ribų? Nereikia nurodyti subjektų, kurie gali turėti prieigą atliekant konkretų tyrimą (pvz., OLAF, EDAPP, Audito Rūmai).

[10] Jei taip, nurodykite šalį arba tarptautinę organizaciją ir pateikite tinkamų apsaugos priemonių dokumentus (pvz., duomenų tvarkytojas trečiojoje šalyje, taikantis standartines sutarčių sąlygas, trečiosios šalies valdžios institucija, su kuria bendradarbiaujate pagal sutartį).

[11] Jei įmanoma. Pateikite bendrą savo saugumo priemonių, kurias taip pat galėtumėte taikyti visuomenei, aprašymą. Žr. Reglamento 2018/1725 33 straipsnį dėl duomenų tvarkymo saugumo: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.

[12] Apsvarstykite galimybę paskelbti atitinkamą pareiškimo apie privatumo apsaugą dalį ir pateikti nuorodą. Žr. Reglamento 2018/1725 15 ir 16 straipsnius dėl duomenų subjektui (-ams) teiktinos informacijos ir 17–22 straipsnius dėl duomenų subjektų teisių: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.