Europos ombudsmeno vieši renginiai

Viešas duomenų tvarkymo veiklos registras [1]: Europos ombudsmeno viešųjų renginių (ne internetu arba internetu) pranešėjų ir dalyvių asmeninių ir kontaktinių duomenų, nuotraukų, vaizdo ir garso įrašų tvarkymas

1. Paskutinis šio įrašo atnaujinimas: 12-05-2021

2. Nuorodos numeris [2]: 4/2021

3. Duomenų valdytojo pavadinimas ir kontaktiniai duomenys [3]: Europos ombudsmenas, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Kontaktinis asmuo: Ryšių skyrius, e. paštas: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Duomenų apsaugos pareigūno vardas, pavardė ir kontaktiniai duomenys:

Francesca Pavesi, DAP pavaduotoja: Nicholas Hernanz

E. paštas: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Perdirbėjo pavadinimas ir kontaktiniai duomenys [4]: Gali būti duomenų tvarkytojų konkretiems įvykiams: rangovai ir subrangovai, naudojami bendrai organizuojant, valdant ir apmokant registraciją, organizuojant keliones ir t. t.

Sutarčių sąlygomis užtikrinama, kad duomenų tvarkytojai tvarkytų kalbėtojų ir kitų ombudsmeno renginių dalyvių vardus, pavardes, kontaktinius duomenis ir banko duomenis tik ombudsmeno nurodymu. Tomis pačiomis nuostatomis užtikrinama, kad fotografai galėtų perduoti ombudsmeno renginyje padarytas nuotraukas tik Ryšių skyriui. Visi duomenų tvarkytojai turi būti gavę pripažintų tarptautinių duomenų apsaugos specialistų sertifikatus.

Jei renginiai transliuojami internetu, pavyzdžiui, per internetinį seminarą, atitinkama interneto platforma (t. y. "WebEx") veikia kaip jūsų asmens duomenų tvarkytoja, kad būtų galima techniškai teikti internetinį renginį per naršyklę arba mobiliąją programėlę. Taikomi atitinkami pareiškimai apie privatumo apsaugą.

Jei naudojamos apklausos ir apklausos priemonės, pridėtos prie skaitmeninės platformos (t. y. „Slido“), atitinkama priemonė veikia kaip tam tikrų duomenų, pavyzdžiui, dalyvių IP adresų, tvarkytoja. Taikoma atitinkama slapukų politika ir privatumo pareiškimai.

6. Bendro (-ų) duomenų valdytojo (-ų) pavadinimas (-ai) ir kontaktiniai duomenys [5]:

Renginiai, organizuojami:

• Europos Parlamento (EP) patalpos: EP yra bendras duomenų valdytojas, atsakingas už leidimo patekti į jo pastatus saugumo tikslais tvarkymą.
• Europos Komisijos (EK) patalpos: Europos Komisija yra bendra duomenų valdytoja, atsakinga už leidimo patekti į jos pastatus saugumo tikslais tvarkymą.
• privačios komercinės patalpos (pvz., viešbučiai): privatus komercinis subjektas yra bendras renginio svečių tapatybės tikrinimo duomenų valdytojas.

7. Duomenų tvarkymo tikslas (-ai)[6]: Ryšių skyrius koordinuoja, organizuoja ir valdo įvairių rūšių viešuosius renginius pagal ombudsmeno strategiją ir tarnybos metinį valdymo planą. Jos tikslai – išlaikyti didelį biuro viešojo intereso darbo matomumą.

Todėl duomenys renkami siekiant siųsti kvietimus ir informaciją galimiems pranešėjams ir dalyviams, kad būtų galima užsiregistruoti į renginį, stebėti renginį, palengvinti ir pagerinti keitimąsi nuomonėmis ir būsimą bendradarbiavimą su pranešėjais ir dalyviais ir tarp jų.

Duomenys taip pat renkami siekiant palengvinti finansinius ir sutartinius santykius su pranešėjais ir kitais dalyviais bei tiekėjais, organizuoti keliones ir viešbučius bei laikytis saugumo reikalavimų.

Per renginius padarytos nuotraukos, pavyzdžiui, nuotraukos ir vaizdo bei garso įrašai, naudojamos ombudsmeno veiklai informuoti.

8. Duomenų subjektų kategorijų ir asmens duomenų kategorijų aprašymas [7]:

Duomenų subjektai

Visi į renginius pakviesti ir juose dalyvaujantys asmenys (vidaus ir išorės), t. y.:

• Europos ombudsmenų tinklo nariai;
• ES institucijų, įstaigų ar agentūrų atstovai;
• pilietinės visuomenės organizacijų, asociacijų ir NVO atstovai;
• akademinės bendruomenės nariai ir (arba) asmenys, kurie atidžiai stebi ombudsmeno darbą;
• žurnalistai;
• išorės tiekėjai, pvz., moderatoriai ir fotografai;
• Ombudsmeno tarnybos darbuotojai;
• bet kuris ombudsmeno renginio dalyvis.

Duomenų laukeliai

• Potencialių pranešėjų, dalyvių ir išorės tiekėjų vardai ir pavardės (pavadinimai);
• pranešėjų, dalyvių ir išorės tiekėjų e. pašto adresai ir telefono numeriai;
• Pranešėjų pareigybių pavadinimai, gyvenimo aprašymai;
• Pranešėjų ir išorės tiekėjų banko sąskaitos duomenys;
• pranešėjų darbdavių (kai taikoma), dalyvių ir išorės tiekėjų vardai ir pavardės;
• vaizdai, pvz., renginių metu padarytos nuotraukos ir vaizdo bei garso įrašai;
• potencialių garsiakalbių pateikti vaizdai ir garso bei vaizdo įrašai;
• Klausimai, kuriuos dalyviai užduoda per internetinius renginius naudodamiesi apklausų ir apklausų priemonėmis.

9. Duomenų saugojimo ir, jei įmanoma, ištrynimo terminas [8]: Dalyvių vardai ir pavardės, el. pašto adresai, telefono numeriai, banko sąskaitos duomenys, gyvenimo aprašymai ir darbdavių vardai ir pavardės (jei taikoma) saugomi penkerius metus, po to jie ištrinami, o kalbėtojų vardai ir pavardės, kontaktiniai duomenys ir atvaizdai archyvuojami istoriniais tikslais.

Duomenys, visų pirma kalbėtojų vardai, pavardės, pavadinimai ir atvaizdai, skelbiami ombudsmeno interneto svetainėje ir socialinės žiniasklaidos kanaluose ir lieka ten neribotą laiką.

Viešųjų renginių nuotraukos ir vaizdo ar garso įrašai viduje saugomi penkerius metus, po to jie ištrinami. Su biuro veikla susiję duomenys vėliau archyvuojami istoriniais tikslais.

10. Duomenų gavėjai [9]:

Ryšių skyrius, kuris koordinuoja, organizuoja ir valdo viešuosius renginius pagal ombudsmeno strategiją ir tarnybos metinį valdymo planą.

Generalinis sekretoriatas ir Personalo, administravimo ir biudžeto skyrius, atsakingi už viešųjų renginių finansinius ir sutartinius aspektus.

Ombudsmeno kabinetas, kuris pateikia pranešėjų ar dalyvių vardus, pavardes ir kontaktinius duomenis.

Pranešėjų ir renginių dalyvių vardai, pavardės, pareigos ir atvaizdai gali būti skelbiami ombudsmeno interneto svetainėje, tinklo ekstranete ir visuomenei prieinamoje metinėje ataskaitoje. Minėti duomenys taip pat gali būti skelbiami Europos ombudsmenų tinklo informaciniame biuletenyje „Network in Focus“, kurį galima rasti tinklo ekstranete ir ombudsmeno interneto svetainėje.

Duomenys taip pat gali būti skelbiami viešai prieinamuose ombudsmeno socialinės žiniasklaidos kanaluose.

Renginio pranešėjų ir dalyvių sąrašai išplatinami visiems pranešėjams ir dalyviams.

Renginio pranešėjų ir dalyvių vardai, pavardės, pavadinimai ir atvaizdai gali būti skelbiami Ombudsmeno tarnybos vidaus naujienlaiškyje.

11. Ar asmens duomenys perduodami į trečiąsias valstybes ir (arba) tarptautinėms organizacijoms?[10]: Netaikoma

12. Bendras saugumo priemonių aprašymas [11]: Ombudsmeno darbuotojų ir išorės duomenų subjektų asmens duomenys, surinkti organizuojant renginius, saugomi informacinių ir ryšių technologijų sektoriaus nustatytomis saugumo priemonėmis, kad būtų išsaugotas institucijos elektroninės nuosavybės vientisumas ir konfidencialumas.

13. Informacija apie tai, kaip duomenų subjektai gali naudotis savo teisėmis susipažinti su duomenimis, juos ištaisyti ir, kai taikytina, ištrinti, apriboti jų tvarkymą ir juos perkelti [12]:

• Duomenų subjektas gali pasinaudoti savo teisėmis, pavyzdžiui, prašydamas leisti susipažinti su asmens duomenimis, juos ištaisyti arba ištrinti, siųsdamas e. laišką adresu eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Prašymas išnagrinėjamas nepagrįstai nedelsiant ir bet kuriuo atveju per mėnesį.
• Registruodamiesi į renginį potencialūs dalyviai informuojami, kad jų atvaizdai gali būti nufotografuoti renginio metu ir ombudsmeno tarnyba juos gali naudoti komunikacijos tikslais. Kilus abejonių, jie gali kreiptis į Ryšių skyrių eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Skyrius stengsis kuo labiau atsižvelgti į jiems rūpimus klausimus (pavyzdžiui, priklausomai nuo patalpos konfigūracijos arba patamsindamas / uždengdamas jų nuotrauką kolektyviniuose spausdintiniuose ekranuose, padarytuose per internetinius seminarus ir skaitmenines konferencijas).
• Potencialių dalyvių taip pat klausiama, ar jie nori, kad jų kontaktiniai duomenys būtų įtraukti į ombudsmeno kontaktinių asmenų sąrašus, kad jie būtų nuolat informuojami apie būsimą veiklą. Visi būsimi pranešimai leidžia jiems atsisakyti tokių sąrašų prenumeratos, jei jie to pageidauja.

Pareiškimas apie privatumo apsaugą

dėl Europos ombudsmeno tarnybos Komunikacijos skyriaus renkamų vardų ir pavardžių, kontaktinių duomenų, nuotraukų, vaizdo, garso įrašų, nuotraukų ir garso bei vaizdo priemonių

Šiame pareiškime apie privatumo apsaugą paaiškinama, kokius asmens duomenis renka Europos ombudsmeno tarnyba, kodėl ir kaip ji juos renka, tvarko, naudoja ir saugo. Pareiškime taip pat aprašoma, kaip duomenų subjektai gali naudotis savo teisėmis.

Duomenų valdytojas yra Europos ombudsmenas.

1. Kokius asmens duomenis tvarko Europos ombudsmenas?

• Potencialių pranešėjų, dalyvių ir išorės tiekėjų vardai ir pavardės.
• Pranešėjų, dalyvių ir išorės tiekėjų e. pašto adresai ir telefono numeriai.
• Pranešėjų pareigybių pavadinimai, gyvenimo aprašymai.
• Pranešėjų ir išorės tiekėjų banko sąskaitos duomenys.
• Pranešėjų darbdavių (jei taikoma), dalyvių ir išorės tiekėjų vardai ir pavardės.
• Vaizdai, pvz., nuotraukos ir vaizdo bei garso įrašai, padaryti renginiuose.
• Potencialių garsiakalbių pateikti vaizdai ir garso bei vaizdo įrašai.

2. Kodėl Europos ombudsmenas tvarko šiuos asmens duomenis?

Tik ombudsmeno viešųjų renginių koordinavimo, organizavimo ir valdymo tikslais.

3. Kokie yra šių duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai ir poreikis?

Duomenis tvarkome vykdydami Europos ombudsmeno pareigas viešojo intereso labui pagal Europos ombudsmeno statutą ir Reglamento 2018/1725 5 straipsnio 1 dalies a punktą. Taip pat klausiame potencialių dalyvių, ar jie nori, kad jų kontaktiniai duomenys būtų įtraukti į mūsų duomenų bazę.

4. Kas atsakingas už duomenų tvarkymą?

Europos ombudsmenas yra atsakingas už duomenų tvarkymą, kurį atlieka Personalo, administravimo ir biudžeto bei Komunikacijos skyriai. Komunikacijos skyrius gali pavesti išorės specialistams fotografuoti ir daryti ombudsmeno viešų renginių garso ir vaizdo įrašus.

5. Kas yra duomenų tvarkytojas?

Gali būti duomenų tvarkytojų konkretiems įvykiams: rangovai ir subrangovai, naudojami bendrai organizuojant, valdant ir apmokant registraciją ir t. t.

Sutarčių sąlygomis užtikrinama, kad duomenų tvarkytojai tvarkytų kalbėtojų ir kitų ombudsmeno renginių dalyvių vardus, pavardes, kontaktinius duomenis ir banko duomenis tik ombudsmeno nurodymu. Tomis pačiomis nuostatomis užtikrinama, kad fotografai galėtų perduoti ombudsmeno renginyje padarytas nuotraukas tik Ryšių skyriui. Visi duomenų tvarkytojai turi būti gavę pripažintų tarptautinių duomenų apsaugos specialistų sertifikatus.

Jei renginiai transliuojami internetu, pavyzdžiui, per internetinį seminarą, atitinkama interneto platforma (t. y. "WebEx") veikia kaip jūsų asmens duomenų tvarkytoja, kad būtų galima techniškai teikti internetinį renginį per naršyklę arba mobiliąją programėlę. Taikomi atitinkami pareiškimai apie privatumo apsaugą.

Jei naudojamos apklausos ir apklausos priemonės, pridėtos prie skaitmeninės platformos (t. y. „Slido“), atitinkama priemonė veikia kaip tam tikrų duomenų, pavyzdžiui, dalyvių IP adresų, tvarkytoja. Taikoma atitinkama slapukų politika ir privatumo pareiškimai.

6. Kas gauna duomenis?

• Komunikacijos skyriaus, Generalinio sekretoriato, Personalo, administravimo ir biudžeto skyriaus ir Ombudsmeno kabineto komandos nariai, kuriems dėl savo darbo reikia tvarkyti asmens duomenis, susijusius su viešųjų renginių organizavimu.
• Ombudsmeno interneto svetainė ir metinė ataskaita, su kuriomis gali susipažinti visuomenė. Tinklo ekstranetas – interneto svetainė, kuria gali naudotis tik tinklo nariai. Duomenys taip pat gali būti skelbiami Europos ombudsmenų tinklo informaciniame biuletenyje „Network in Focus“, kurį galima rasti tinklo ekstranete ir ombudsmeno interneto svetainėje.
• Duomenys taip pat gali būti skelbiami viešai prieinamuose ombudsmeno socialinės žiniasklaidos kanaluose.
• Renginio pranešėjų ir dalyvių sąrašai išplatinami visiems pranešėjams ir dalyviams.
• Renginio pranešėjų ir dalyvių vardai, pavardės ir atvaizdai gali būti skelbiami Ombudsmeno tarnybos vidaus naujienlaiškyje.

7. Kiek laiko bus saugomi duomenys?

• Renginių pranešėjų vardai, pavardės ir pareigos, taip pat jų darbdavių vardai ir pavardės (jei taikoma) skelbiami ombudsmeno interneto svetainėje.
• Renginių vaizdai ir garso bei vaizdo įrašai skelbiami ombudsmenės interneto svetainėje, naudojami jos leidiniuose ir platinami per oficialias socialinių tinklų paskyras. Jie taip pat saugomi viduje penkerius metus, po to jie ištrinami. Su biuro veikla susiję duomenys vėliau archyvuojami istoriniais tikslais.

8. Kaip mes saugome jūsų duomenis?

Asmens duomenys saugomi taikant saugumo priemones, kurias Ombudsmeno tarnybos informacinių ir ryšių technologijų sektorius nustatė siekdamas išsaugoti institucijos elektroninės nuosavybės vientisumą ir konfidencialumą.

9. Kokios yra jūsų teisės ir kaip galite jomis pasinaudoti?

• Duomenų subjektas gali pasinaudoti savo teisėmis, pavyzdžiui, prašydamas leisti susipažinti su asmens duomenimis, juos ištaisyti arba ištrinti, siųsdamas e. laišką adresu eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Prašymas išnagrinėjamas nepagrįstai nedelsiant ir bet kuriuo atveju per mėnesį nuo prašymo gavimo.

a) Registruodamiesi į renginį informuojame potencialius dalyvius, kad jų atvaizdai gali būti nufotografuoti renginio metu ir ombudsmeno tarnybos naudojami komunikacijos tikslais. Kilus abejonių, jie gali kreiptis į Ryšių skyrių eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Skyrius stengsis kuo labiau atsižvelgti į jiems rūpimus klausimus (pavyzdžiui, priklausomai nuo patalpos konfigūracijos arba patamsindamas jų nuotrauką kolektyviniuose spausdintiniuose ekranuose, padarytuose per internetinius seminarus ir skaitmenines konferencijas).

• Taip pat klausiame potencialių dalyvių, ar jie nori būti įtraukti į mūsų kontaktų sąrašus, kad galėtume juos informuoti apie mūsų veiklą. Visi būsimi pranešimai leis jiems atsisakyti tokių sąrašų prenumeratos, jei jie to pageidauja.

10. Į ką kreiptis iškilus klausimams ar skundams dėl duomenų apsaugos?

Bet kuriuo metu duomenų subjektas gali siųsti su duomenų apsauga susijusius klausimus:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Personalo, administracijos ir biudžeto skyriaus vadovas Europos ombudsmenas
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Taip pat galite kreiptis į Europos ombudsmeno duomenų apsaugos pareigūną: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

arba pateikti skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui: edps@edps.europa.eu

Strasbūras, 2021 m. gegužės 12 d.

 

[1] Pildo duomenų valdytojas. Žr. Reglamento 2018/1725 31 straipsnio 1 ir 5 dalis dėl duomenų tvarkymo veiklos įrašų: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Stebėjimui. Jei tarnyba nusprendžia tvarkyti centrinį registrą, kreipkitės į to registro tvarkytoją, kad gautų registracijos numerį.

[3] Kiek įmanoma, naudokite funkcines pašto dėžutes, kad užtikrintumėte veiklos tęstinumą.

[4] Jei taikoma. Jei asmens duomenims tvarkyti jūsų vardu pasitelkiate duomenų tvarkytoją (rangovą), nurodykite tai (pvz., 360° vertinimai, užsakomosios IT paslaugos arba sveikatos patikrinimai prieš įdarbinimą).

[5] Jei taikoma. Jei esate bendrai atsakingas su kita ES institucija, nurodykite tai čia (pvz., dvi institucijos, turinčios bendrą medicinos tarnybą). Jei taip, aprašyme būtinai paminėkite, kas yra atsakingas už tai, į ką ir į ką žmonės gali kreiptis dėl savo užklausų.

[6] Labai glaustas aprašymas, ką ketinate pasiekti; jei tai darote remdamiesi konkrečiu teisiniu pagrindu, taip pat paminėkite jį (pvz., atrankos procedūroms taikomus tarnybos nuostatus).

[7] Jei skirtingų kategorijų asmenų duomenų kategorijos skiriasi, taip pat paaiškinkite (pvz., įtariamieji ir liudytojai administraciniuose tyrimuose)

[8] Nurodykite savo administracinio saugojimo laikotarpį, įskaitant jo pradžią; prireikus diferencijuoti asmenų kategorijas arba duomenis (pvz., vykdant atrankos procedūras: kandidatai, kurie jį įtraukė į rezervo sąrašą, ir kandidatai, kurie jo neįtraukė).

[9] Kas galės susipažinti su Europos ombudsmeno turimais duomenimis? Kas nors už biuro ribų? Nereikia nurodyti subjektų, kurie gali turėti prieigą konkretaus tyrimo metu (pvz., OLAF, EDAPP, Audito Rūmai).

[10] Jei taip, nurodykite šalį arba tarptautinę organizaciją ir dokumentuokite tinkamas apsaugos priemones (pvz., trečiosios šalies duomenų tvarkytojas, naudojantis standartines sutarčių sąlygas, trečiosios šalies valdžios institucija, su kuria bendradarbiaujate pagal sutartį).

[11] Jei įmanoma. Pateikite bendrą savo saugumo priemonių, kurias taip pat galėtumėte pateikti visuomenei, aprašymą. Žr. Reglamento 2018/1725 33 straipsnį dėl duomenų tvarkymo saugumo: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Apsvarstykite galimybę paskelbti atitinkamą pareiškimo dėl privatumo dalį ir pateikti nuorodą. Žr. Reglamento 2018/1725 15 ir 16 straipsnius dėl duomenų subjektui (-ams) teiktinos informacijos ir 17–22 straipsnius dėl duomenų subjektų teisių: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725