Šiame pareiškime apie privatumo apsaugą paaiškinama, kodėl duomenys tvarkomi, kaip Europos ombudsmenas renka, tvarko ir užtikrina visų pateiktų asmens duomenų apsaugą, kaip ta informacija naudojama ir kokiomis su savo duomenimis susijusiomis teisėmis duomenų subjektai gali naudotis.

Duomenų valdytojas yra Europos ombudsmenas (EO).

1. Kokius asmens duomenis tvarkys Europos ombudsmenas?

Kandidatai savo duomenis pateikia naudodamiesi internetine (svetainės) paraiškų teikimo priemone. Atrankos procedūrai atlikti duomenys perkeliami į IT priemonę, skirtą procedūrai palengvinti ir palengvinti.

Mes tvarkome šiuos asmens duomenis:

• pagrindinė asmeninė informacija (vardas, pavardė, pilietybė, gimimo data, e. paštas, gyvenamosios vietos miestas ir šalis, telefonas);
• gyvenimo aprašyme pateikta informacija (švietimas, darbo patirtis, kalbos mokėjimas);
• pareiškėjo diplomų, laipsnių ar pažymėjimų kopijas.

2. Kodėl Europos ombudsmenas tvarko šiuos asmens duomenis?

Duomenų tvarkymo tikslas – nustatyti stažuočių programos, kurią siūlo EO biuras, kandidatus ir atlikti atitinkamą atrankos procedūrą.

3. Kokie yra šių duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai ir būtinybė?

Teisinis pagrindas – 202 m. vasario 13 d. Europos ombudsmeno sprendimas dėl stažuočių 3 ir atitinkamų stažuočių kvietimai teikti paraiškas.

Tvarkyti duomenis būtina siekiant atlikti užduotį, vykdomą viešojo intereso labui (Reglamento 2018/1725 5 straipsnio 1 dalies a punktas).

4. Kas yra atsakingas už duomenų tvarkymą?

EVB informacinių ir ryšių technologijų (IRT) tarnybos tvarko interneto svetainei pateiktus duomenis. Atrankos priemonę valdo Žmogiškųjų išteklių skyrius ir IRT darbuotojai.

5. Kas bus duomenų gavėjai?

Vykdomasis pareigūnas, generalinis sekretorius (jei taikoma), administracijos direktorius, stažuočių pareigūnas, Žmogiškųjų išteklių skyriaus vadovas, užklausų skyrių vadovai, su kandidatų vertinimu susiję darbuotojai ir IRT sektorius.

6. Kiek laiko bus saugomi duomenys?

Kandidatų duomenys, pateikti naudojantis internetine paraiškų teikimo priemone, saugomi jų internetinėje asmeninėje paskyroje dvejus metus, jei jie nori teikti paraišką dėl būsimų stažuočių. Jei kandidatai neprisijungia prie savo paskyros per dvejus metus, paskyra ir joje esantys duomenys automatiškai ištrinami po to, kai jiems išsiunčiamas e. laiškas su pranešimu. Kandidatai gali bet kuriuo metu paprašyti vykdomojo direktoriaus ištrinti jų paskyrą.

Į atrankos priemonę perduoti duomenys apie nelaimėjusius kandidatus ištrinami praėjus devyniems mėnesiams nuo stažuočių laikotarpio, kurio duomenys buvo surinkti, pabaigos. Stažuotėms atrinktų kandidatų duomenys ištrinami praėjus dvejiems metams nuo jų stažuotės laikotarpio pabaigos.

7. Kaip saugome duomenų subjekto duomenis?

Duomenys renkami internetu saugiuoju režimu. Prieiga prie duomenų naudojantis internetine forma saugoma prašytojo pasirinktu slaptažodžiu.

Elektroniniai duomenys saugomi internetinėje taikomojoje priemonėje, EVV serveriuose, o tai reiškia, kad jie saugomi įvairiomis IRT sektoriaus nustatytomis saugumo priemonėmis, kuriomis siekiama apsaugoti institucijos elektroninės nuosavybės vientisumą ir konfidencialumą.

8. Kokios yra jūsų teisės ir kaip jomis galite pasinaudoti?

Jūs turite teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir atitinkama informacija apie tai, kaip mes juos naudojame. Taip pat turite teisę prašyti ištaisyti visus neišsamius ar netikslius su jumis susijusius duomenis, jei užtikrinamas kandidatų vertinime dalyvaujančių darbuotojų svarstymų ir sprendimų priėmimo konfidencialumas ir kitų kandidatų teisės.

Identifikavimo duomenis galite ištaisyti bet kuriuo procedūros metu. Kalbant apie duomenis, susijusius su priimtinumo ar vertinimo kriterijais, teise ištaisyti duomenis galima pasinaudoti iki galutinio paraiškų pateikimo termino.

Turite teisę bet kuriuo metu nesutikti, kad EVV naudotų jūsų duomenis dėl priežasčių, susijusių su jūsų konkrečia padėtimi. Tam tikromis sąlygomis turite teisę prašyti, kad EVV ištrintų jūsų asmens duomenis arba apribotų jų naudojimą. EVV į jūsų užklausas atsakys kuo greičiau ir ne vėliau kaip per vieną mėnesį.

9. Į ką kreiptis, jei kyla klausimų ar skundų dėl duomenų apsaugos klausimų?

Su duomenų apsauga susijusius klausimus, susijusius su EO biuro stažuotojų atrankos procedūra, bet kuriuo metu galite siųsti EO šiuo adresu:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Europos ombudsmenas
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Taip pat galite kreiptis į EVB duomenų apsaugos pareigūną šiuo adresu: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui galite pateikti bet kuriuo metu šiuo adresu: EDPS@edps.europa.eu