(1)

Europos ombudsmenas yra įgaliotas vykdyti administracinius tyrimus, preliminarias drausmines, drausmines ir laikino nušalinimo procedūras, kaip nustatyta Europos Sąjungos pareigūnų tarnybos nuostatuose ir kitų tarnautojų įdarbinimo sąlygose, patvirtintose Tarybos reglamentu (EEB, Euratomas, EAPB) Nr. 259/68 (2) (toliau – Tarnybos nuostatai), ir 2004 m. lapkričio 4 d. Europos ombudsmeno sprendimu, kuriuo nustatomos įgyvendinimo nuostatos dėl administracinių tyrimų ir drausminių procedūrų vykdymo. Prireikus jis apie bylas praneša OLAF;

(2)

Europos ombudsmeno darbuotojai privalo pranešti apie galimą neteisėtą veiklą, įskaitant sukčiavimą ir korupciją, žalingą Sąjungos interesams. Darbuotojai taip pat privalo pranešti apie elgesį, susijusį su profesinių pareigų vykdymu, kuris gali būti prilyginamas rimtam Sąjungos pareigūno pareigų nevykdymui. Tai reglamentuojama 2015 m. vasario 20 d. Europos ombudsmeno sprendimu dėl vidaus taisyklių, susijusių su informavimu apie pažeidimus;

(3)

Europos ombudsmenas nustatė politiką, kuria siekiama veiksmingai užkirsti kelią faktiniams arba galimiems psichologinio ar seksualinio priekabiavimo darbe atvejams, kaip nustatyta 2017 m. gruodžio 18 d. Europos ombudsmeno sprendime. Sprendime nustatyta neoficiali procedūra, pagal kurią tariama priekabiavimo auka gali kreiptis į Europos ombudsmeno „etikos korespondentus“ ir (arba) Taikinimo komitetą;

(4)

Europos ombudsmenas taip pat gali atlikti tyrimus dėl galimų Europos Sąjungos įslaptintos informacijos (ESĮI) saugumo taisyklių pažeidimų;

(5)

Europos ombudsmenui taikomas reikalavimas, kad būtų atliekamas jo veiklos vidaus ir išorės auditas;

(6)

kai vykdomi tokie administraciniai tyrimai, auditai ir kiti tyrimai, Europos ombudsmenas bendradarbiauja su kitomis Sąjungos institucijomis, įstaigomis, organais ir agentūromis;

(7)

Europos ombudsmenas gali bendradarbiauti su trečiųjų valstybių nacionalinėmis valdžios institucijomis ir tarptautinėmis organizacijomis jų prašymu arba savo iniciatyva;

(8)

Europos ombudsmenas gali bendradarbiauti su ES valstybių narių valdžios institucijomis jų prašymu arba savo iniciatyva;

(9)

Europos ombudsmenas atlieka tyrimus dėl įtariamų netinkamo administravimo atvejų Europos Sąjungos institucijų, įstaigų, organų ir agentūrų veikloje, išskyrus Europos Sąjungos Teisingumo Teismą, kai šis vykdo teismines funkcijas. Tokiomis aplinkybėmis Europos ombudsmenas gali reikalauti išlaikyti asmens duomenų, esančių dokumentuose, kuriuos gavo bylos šalys arba kurie buvo gauti vykdant tyrimus, konfidencialumą. Europos ombudsmenui taip pat gali prireikti apsaugoti skundų pateikėjų teises ir laisves, taip pat kitų susijusių asmenų teises ir laisves;

(10)

vykdydamas savo užduotis, Europos ombudsmenas renka ir tvarko informaciją ir tam tikrų kategorijų asmens duomenis, įskaitant fizinių asmenų tapatybės duomenis, kontaktinę informaciją, profesines funkcijas ir užduotis, informaciją apie privatų ir profesinį elgesį bei veiklos rezultatus ir finansinius duomenis. Europos ombudsmenas veikia kaip duomenų valdytojas;

(11)

todėl Reglamentu (ES) 2018/1725 (toliau – Reglamentas) Europos ombudsmenui nustatyta pareiga teikti informaciją duomenų subjektams apie pirmiau nurodytą duomenų tvarkymo veiklą ir gerbti duomenų subjektų teises;

(12)

gali būti reikalaujama, kad Europos ombudsmenas tas teises suderintų su administracinių tyrimų, audito, kitų tyrimo ir teismo proceso tikslais. Taip pat gali būti reikalaujama, kad Europos ombudsmenas duomenų subjektų teises suderintų su kitų duomenų subjektų pagrindinėmis teisėmis ir laisvėmis. Šiuo tikslu Reglamento 25 straipsnyje nustatyta Europos ombudsmeno galimybė griežtomis sąlygomis apriboti Reglamento 14–22, 35 ir 36 straipsnių, taip pat 4 straipsnio tiek, kiek jo nuostatos atitinka 14–20 straipsniuose nustatytas teises ir pareigas, taikymą. Išskyrus atvejus, kai apribojimai nustatyti teisės aktu, priimtu remiantis Sutartimis, būtina nustatyti vidaus taisykles, pagal kurias Europos ombudsmenas gali riboti tas teises;

(13)

Europos ombudsmenas gali, pavyzdžiui, riboti informaciją, duomenų subjektams teikiamą apie jų asmens duomenų tvarkymą administracinio tyrimo preliminaraus vertinimo etape arba per patį tyrimą, prieš galimą bylos nutraukimą arba preliminarios drausminės procedūros etape. Tam tikromis aplinkybėmis tokios informacijos pateikimas galėtų rimtai pakenkti Europos ombudsmeno gebėjimui veiksmingai atlikti tyrimą, kai, pavyzdžiui, yra pavojus, kad suinteresuotas asmuo gali sunaikinti įrodymus arba kad bus daromas poveikis galimiems liudytojams prieš apklausą. Europos ombudsmenui taip pat gali prireikti apsaugoti liudytojų teises ir laisves, taip pat kitų susijusių asmenų teises ir laisves;

(14)

Europos ombudsmenui gali prireikti apsaugoti liudytojo arba informatoriaus, kuris paprašė nenustatyti jo tapatybės, anonimiškumą. Tokiu atveju Europos ombudsmenas gali nuspręsti apriboti galimybę susipažinti su tokių asmenų tapatybe, pareiškimais ir kitais asmens duomenimis, kad būtų apsaugotos jų teisės ir laisvės;

(15)

Europos ombudsmenui gali prireikti apsaugoti konfidencialią informaciją, susijusią su darbuotoju, kuris dėl priekabiavimo procedūros kreipėsi į Europos ombudsmeno etikos korespondentus ir (arba) Taikinimo komitetą. Tokiais atvejais Europos ombudsmenui gali reikėti apriboti prieigą prie įtariamos aukos, įtariamo priekabiautojo ir kitų susijusių asmenų tapatybės, pareiškimų ir kitų susijusių asmens duomenų, kad apsaugotų jų teises ir laisves;

(16)

Europos ombudsmenui, pavyzdžiui, gali reikėti apriboti jo teikiamą informaciją tik skundo ar tyrimo dokumentuose nurodytam duomenų subjektui apie jo asmens duomenų tvarkymą atliekant tyrimą dėl įtariamo ES institucijų, įstaigų, organų ir agentūrų netinkamo administravimo. Tokios informacijos pateikimas galėtų rimtai pakenkti Europos ombudsmeno gebėjimui veiksmingai atlikti tyrimą, kai, pavyzdžiui, yra pavojus, kad suinteresuotas asmuo gali pakenkti tyrimui. Europos ombudsmenui taip pat gali prireikti apsaugoti skundų pateikėjų teises ir laisves, taip pat kitų susijusių asmenų teises ir laisves;

(17)

Europos ombudsmenas apribojimus turėtų taikyti tik tais atvejais, kai jais gerbiama pagrindinių teisių ir laisvių esmė ir kai demokratinėje visuomenėje jie yra griežtai būtina ir proporcinga priemonė. Europos ombudsmenas turėtų nurodyti pagrindus, kuriais grindžiami tokie apribojimai;

(18)

Europos ombudsmenas, laikydamasis atskaitomybės principo, turėtų registruoti apribojimų taikymą;

(19)

tvarkydamas asmens duomenis, kuriais vykdydamas savo užduotis keičiasi su kitomis organizacijomis, Europos ombudsmenas turėtų tarpusavyje konsultuotis su tomis organizacijomis dėl galimų apribojimų nustatymo pagrindų ir tų apribojimų reikalingumo bei proporcingumo, išskyrus atvejus, kai tai pakenktų Europos ombudsmeno veiklai;

(20)

pagal Reglamento 25 straipsnio 6 dalį duomenų valdytojas įpareigojamas informuoti duomenų subjektus apie pagrindines apribojimo taikymo priežastis ir apie jų teisę pateikti skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui;

(21)

remdamasis Reglamento 25 straipsnio 8 dalimi Europos ombudsmenas gali atidėti informacijos apie apribojimo taikymo priežastis pateikimą duomenų subjektui, jos nepateikti arba atsisakyti ją pateikti, jei dėl jos pateikimo apribojimas nebeveiktų. Europos ombudsmenas turėtų kiekvienu konkrečiu atveju įvertinti, ar pranešimas apie apribojimą panaikintų jo poveikį;

(22)

Europos ombudsmenas turėtų panaikinti apribojimą, kai tik išnyksta sąlygos, kuriomis pateisinamas apribojimas, ir šias sąlygas reguliariai vertinti;

(23)

siekiant užtikrinti kuo geresnę duomenų subjektų teisių ir laisvių apsaugą ir vadovaujantis Reglamento 44 straipsnio 1 dalimi, su duomenų apsaugos pareigūnu (toliau – DAP) turėtų būti laiku konsultuojamasi dėl visų taikomų apribojimų ir DAP turėtų patikrinti jų atitiktį šiam sprendimui;

(24)

Reglamento 16 straipsnio 5 dalyje ir 17 straipsnio 4 dalyje nustatytos duomenų subjektų teisės į informaciją ir teisės susipažinti su duomenimis išimtys. Jeigu šios išimtys taikomos, Europos ombudsmenui nereikia taikyti apribojimo pagal šį sprendimą,