1. Εισαγωγή

Εκτός από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα φυσικών προσώπων που υποβάλλουν καταγγελίες, ο Διαμεσολαβητής μπορεί, ανάλογα με τα πραγματικά περιστατικά της υπόθεσης, να χρειαστεί να επεξεργαστεί δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε σχέση με άλλα φυσικά πρόσωπα («τρίτα πρόσωπα στα οποία αναφέρονται τα δεδομένα»).

Μετά την παραλαβή καταγγελίας, ο Διαμεσολαβητής αξιολογεί κατά πόσον οι παρεχόμενες πληροφορίες περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τρίτων, δηλαδή πληροφορίες που αφορούν ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο, πλην του καταγγέλλοντος.

Η έννοια των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι πολύ ευρεία [1]. Για παράδειγμα, περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την ταυτότητα και τα προσωπικά χαρακτηριστικά ενός προσώπου, δηλώσεις και γνώμες, καθώς και το αστικό και εργασιακό καθεστώς [2].

Η παρούσα πολιτική αφορά τον τρόπο με τον οποίο ο Διαμεσολαβητής εκπληρώνει το καθήκον του να ενημερώνει τα υποκείμενα των δεδομένων σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τα αφορούν στο πλαίσιο καταγγελίας ή έρευνας, όταν τα δεδομένα δεν έχουν ληφθεί από τα εν λόγω υποκείμενα των δεδομένων. Κατά τη χάραξη της παρούσας πολιτικής, ο Διαμεσολαβητής έλαβε υπόψη την καθοδήγηση του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων («ΕΕΠΔ»)[3].

2. Η υποχρέωση ενημερώσεως

Όταν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τρίτου προσώπου περιλαμβάνονται σε καταγγελία ή σε άλλα έγγραφα που σχετίζονται με έρευνα, ο Διαμεσολαβητής έχει καθήκον να παράσχει στο εν λόγω πρόσωπο ορισμένες πληροφορίες [4], και συγκεκριμένα:

α) την ταυτότητα και τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας, δηλαδή του Διαμεσολαβητή [5] ·

β) τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου προστασίας δεδομένων του Διαμεσολαβητή·

γ) τον σκοπό της επεξεργασίας (για παράδειγμα, χειρισμός καταγγελίας) και τη νομική βάση της επεξεργασίας (για παράδειγμα, τους κανόνες σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά όργανα της ΕΕ [6] και/ή το καθεστώς του Διαμεσολαβητή [7])·

δ) τις σχετικές κατηγορίες δεδομένων (για παράδειγμα, την ταυτότητα και το καθεστώς απασχόλησης του εν λόγω προσώπου)·

ε) τους αποδέκτες των δεδομένων [8]·

στ) κατά περίπτωση, ότι ο Διαμεσολαβητής προτίθεται να διαβιβάσει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό και την ύπαρξη ή την απουσία απόφασης επάρκειας από την Επιτροπή ή κατάλληλων ή κατάλληλων διασφαλίσεων και τα μέσα για την απόκτηση αντιγράφου τους ή τον τόπο στον οποίο διατέθηκαν· και

ζ) τις ακόλουθες περαιτέρω πληροφορίες, οι οποίες είναι απαραίτητες για τη διασφάλιση της θεμιτής και διαφανούς επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του προσώπου:

i) τις προθεσμίες για την αποθήκευση των σχετικών δεδομένων·

ii) το γεγονός ότι το πρόσωπο έχει το δικαίωμα να ζητήσει πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή ή περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν ή το δικαίωμα να αντιταχθεί στην επεξεργασία [9]·

iii) το δικαίωμα του προσώπου να προσφύγει στον ΕΕΠΔ, και

iv) την προέλευση των δεδομένων (συμπεριλαμβανομένων, κατά περίπτωση, δημόσια διαθέσιμων πηγών).

3. Η πολιτική

Α - Καταγγελίες εκτός εντολής

Εάν ο Διαμεσολαβητής διαπιστώσει ότι μια καταγγελία που περιέχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τρίτων δεν εμπίπτει στην εντολή του, ενημερώνει σχετικά τον καταγγέλλοντα και τον συμβουλεύει, όπου είναι δυνατόν, σχετικά με τον φορέα που θα μπορούσε να ασχοληθεί με την καταγγελία. Όταν ο καταγγέλλων έχει συμφωνήσει να διαβιβάσει την καταγγελία του σε περίπτωση που ο Διαμεσολαβητής δεν είναι σε θέση να την εξετάσει, ο Διαμεσολαβητής διαβιβάζει την καταγγελία στον αρμόδιο φορέα (για παράδειγμα, εθνικό Διαμεσολαβητή).

Στις περιπτώσεις αυτές, ο Διαμεσολαβητής δεν θεωρεί ότι απαιτείται η παροχή των ατομικών πληροφοριών που αναφέρονται στο σημείο 2 ανωτέρω, διότι i) ο σκοπός για τον οποίο ο Διαμεσολαβητής επεξεργάζεται τα εν λόγω δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα (αξιολόγηση του κατά πόσον η καταγγελία εμπίπτει στην εντολή του Διαμεσολαβητή και, εάν όχι, πιθανή διαβίβαση της καταγγελίας σε άλλο φορέα) δεν απαιτεί την ταυτοποίηση του τρίτου προσώπου στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα από τον Διαμεσολαβητή [10]· και ii) η ατομική ενημέρωση τρίτων προσώπων στα οποία αναφέρονται τα δεδομένα σχετικά με το γεγονός ότι ο Διαμεσολαβητής ενδέχεται να επεξεργάζεται δεδομένα που τα αφορούν, ακόμη και αν είναι δυνατόν, θα οδηγούσε σε περιττό πολλαπλασιασμό των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και, ως εκ τούτου, θα συνεπαγόταν δυσανάλογη προσπάθεια [11].

Αντ’ αυτού, η Διαμεσολαβήτρια δημοσιεύει στον ιστότοπό της ενημερωτικό σημείωμα με το οποίο ενημερώνει το ευρύ κοινό ότι ενδέχεται να επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα προσώπων άλλων από την καταγγέλλουσα στο πλαίσιο του χειρισμού των καταγγελιών της. Το παρόν σημείωμα περιλαμβάνει σύνδεσμο προς την παρούσα πολιτική και δήλωση για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο του χειρισμού καταγγελιών και ερευνών από τον Διαμεσολαβητή. Το παρόν σημείωμα, η παρούσα πολιτική και η δήλωση θεωρούνται επαρκή για την παροχή όλων των σχετικών πληροφοριών σε άτομα των οποίων τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα χειρίζεται ο Διαμεσολαβητής [12] και για να τους επιτραπεί να ζητήσουν πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή και περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τους αφορούν, εφόσον το επιθυμούν [13].

Β - Εντός της εντολής αλλά μη παραδεκτές και παραδεκτές χωρίς αιτιολογία καταγγελίες

Στις ανωτέρω περιπτώσεις, ο Διαμεσολαβητής δεν θεωρεί ότι απαιτείται η παροχή των ατομικών πληροφοριών που αναφέρονται στο σημείο 2 ανωτέρω, διότι η ατομική ενημέρωση των τρίτων υποκειμένων των δεδομένων σχετικά με το γεγονός ότι ο Διαμεσολαβητής ενδέχεται να επεξεργάζεται δεδομένα που τα αφορούν, ακόμη και αν είναι δυνατόν, θα οδηγούσε σε περιττό πολλαπλασιασμό των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ο οποίος, λαμβανομένων υπόψη των περιορισμένων σχετικών ενεργειών, δηλαδή της μη διαβίβασης της καταγγελίας εκτός του γραφείου του Διαμεσολαβητή, θα συνεπαγόταν δυσανάλογη προσπάθεια [14].

Το ενημερωτικό σημείωμα που δημοσιεύεται στον δικτυακό τόπο του Διαμεσολαβητή και η παρούσα πολιτική και η δήλωση θεωρούνται επαρκή για την παροχή όλων των σχετικών πληροφοριών σε άτομα των οποίων τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα χειρίζεται ο Διαμεσολαβητής [15] και για να τους δοθεί η δυνατότητα να ζητήσουν πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή και περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τους αφορούν, εφόσον το επιθυμούν [16].

Γ - Έρευνες

Στις ανωτέρω περιπτώσεις, ο Διαμεσολαβητής πρέπει πρώτα να αποφασίσει κατά πόσον τα δεδομένα που αφορούν τρίτους είναι ή δεν είναι συναφή με το αντικείμενο της έρευνας. Ένας τρόπος για να γίνει αυτό είναι να εξεταστεί κατά πόσον ο Διαμεσολαβητής θα αντιμετώπιζε την έρευνα με διαφορετικό τρόπο εάν το τρίτο υποκείμενο των δεδομένων δεν είχε αναφερθεί ή προσδιοριστεί στον φάκελο της έρευνας.

Τα σχετικά δεδομένα θα μπορούσαν, για παράδειγμα, να είναι εκείνα που αφορούν την προηγούμενη επαγγελματική πείρα του υπαλλήλου της ΕΕ ο οποίος είναι μέλος εξεταστικής επιτροπής που φέρεται να έχει σύγκρουση συμφερόντων. Άσχετα δεδομένα θα μπορούσαν, για παράδειγμα, να είναι εκείνα που σχετίζονται με την οικογενειακή κατάσταση του εν λόγω υπαλλήλου της ΕΕ. Περαιτέρω άσχετα δεδομένα που είναι πιθανό να συλλεχθούν κατά τη διάρκεια της έρευνας του Διαμεσολαβητή με καθαρά παρεμπίπτοντα τρόπο είναι, για παράδειγμα, τα ονόματα άλλων υπαλλήλων της ΕΕ που αναφέρονται στις αποφάσεις του σχετικού θεσμικού οργάνου και τα έγγραφα που συλλέχθηκαν κατά τη διάρκεια της έρευνας του Διαμεσολαβητή.

Η απόφαση σχετικά με τη συνάφεια των εν λόγω δεδομένων και η σχετική ανάλυση θα εκτεθούν στη σύνοψη που έχει καταχωριστεί στον σχετικό φάκελο του συστήματος διαχείρισης υποθέσεων (CMS) του Διαμεσολαβητή.

Μη συναφή δεδομένα

Σε περιπτώσεις όπου τα δεδομένα είναι άσχετα με το αντικείμενο της έρευνας, ο Διαμεσολαβητής δεν θεωρεί ότι απαιτείται η παροχή ατομικών πληροφοριών στον τρίτο διότι i) δεδομένου ότι τα δεδομένα είναι άσχετα, ο σκοπός για τον οποίο ο Διαμεσολαβητής επεξεργάζεται τα εν λόγω δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα (χειρισμός της καταγγελίας/έρευνας) δεν απαιτεί την ταυτοποίηση των τρίτων υποκειμένων των δεδομένων από τον Διαμεσολαβητή [17]· και ii) η ατομική ενημέρωση των εν λόγω τρίτων υποκειμένων των δεδομένων, ακόμη και αν είναι δυνατόν, θα είχε ως αποτέλεσμα τον περιττό πολλαπλασιασμό των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και θα συνεπαγόταν δυσανάλογη προσπάθεια, λαμβανομένου υπόψη του γεγονότος ότι η Διαμεσολαβήτρια δεν κάνει χρήση των εν λόγω δεδομένων στο πλαίσιο της έρευνάς της [18]. Τα προδήλως άσχετα δεδομένα που περιλαμβάνονται στο κείμενο της καταγγελίας δεν θα υποβληθούν σε περαιτέρω επεξεργασία από τον Διαμεσολαβητή [19].

Το ενημερωτικό σημείωμα που δημοσιεύεται στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή, η παρούσα πολιτική και η δήλωση θεωρούνται επαρκή για την παροχή όλων των σχετικών πληροφοριών σε άτομα των οποίων τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα χειρίζεται ο Διαμεσολαβητής [20] και για να τους επιτραπεί να ζητήσουν πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή και περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τους αφορούν, εφόσον το επιθυμούν [21].

Σχετικά δεδομένα

Εάν τα δεδομένα είναι συναφή, ο Διαμεσολαβητής εξετάζει το ενδεχόμενο να παράσχει τις πληροφορίες του σημείου 2 ανωτέρω στο τρίτο πρόσωπο στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα.

Ωστόσο, εάν η αξιολόγηση της καταγγελίας επιτρέπει να συναχθεί το συμπέρασμα ότι το τρίτο πρόσωπο στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα διαθέτει ήδη τις πληροφορίες (όταν, για παράδειγμα, ο υπάλληλος της ΕΕ για τον οποίο υποστηρίζεται ότι υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων διαθέτει πλήρες αντίγραφο της καταγγελίας και των δικαιολογητικών εγγράφων)[22], ή ότι η παροχή των πληροφοριών είναι αδύνατη ή συνεπάγεται δυσανάλογη προσπάθεια (όταν, για παράδειγμα, το εν λόγω πρόσωπο έχει, εν τω μεταξύ, αποχωρήσει από την υπηρεσία και δεν μπορεί να εντοπιστεί)[23], ο Διαμεσολαβητής καταγράφει τη λεπτομερή αξιολόγηση που οδηγεί στο συμπέρασμα αυτό στη σύνοψη της υπόθεσης στο CMS και στο σημείωμα που δημοσιεύεται στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή, μαζί με την παρούσα πολιτική και δήλωση, θεωρούνται επαρκείς για την παροχή των αναγκαίων πληροφοριών στα άτομα των οποίων τα προσωπικά δεδομένα μπορεί να χειρίζεται ο Διαμεσολαβητής [24] και για να τους επιτραπεί να ζητήσουν πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή και περιορισμό της επεξεργασίας των προσωπικών τους δεδομένων, εάν το επιθυμούν [25].

Σε περιπτώσεις όπου το τρίτο πρόσωπο στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα δεν διαθέτει τις πληροφορίες και όπου η ενημέρωσή του είναι δυνατή και δεν συνεπάγεται δυσανάλογη προσπάθεια, ο Διαμεσολαβητής εξετάζει κατά πόσον η ενημέρωση του τρίτου προσώπου στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα είναι πιθανό να καταστήσει αδύνατη ή να υπονομεύσει σοβαρά την επίτευξη των στόχων της εν λόγω επεξεργασίας, δηλαδή να διερευνήσει δεόντως και να αποφασίσει σχετικά με πιθανή κακοδιοίκηση στις δραστηριότητες των θεσμικών και λοιπών οργάνων ή οργανισμών της ΕΕ, κατόπιν άσκησης θεμελιώδους δικαιώματος (καταγγελία στον Διαμεσολαβητή) ή με δική του πρωτοβουλία [26].

Αυτό θα συνέβαινε εάν, για παράδειγμα, το τρίτο πρόσωπο στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα ήταν σε θέση να επηρεάσει την έρευνα: με την απόκρυψη σημαντικών αποδεικτικών στοιχείων, για παράδειγμα, ή με αντίποινα κατά του καταγγέλλοντος για την άσκηση θεμελιώδους δικαιώματος (καταγγελία στον Διαμεσολαβητή), το οποίο έχει αντίκτυπο στην έρευνα (με τον καταγγέλλοντα να μην είναι πλέον πρόθυμος να συμβάλει στην έρευνα, για παράδειγμα).

Εάν, μετά την ανωτέρω ανάλυση, ο Διαμεσολαβητής καταλήξει στο συμπέρασμα ότι η παροχή πληροφοριών στο τρίτο πρόσωπο στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα είναι πιθανό να καταστήσει αδύνατη ή να υπονομεύσει σοβαρά την έρευνα και την ικανότητα του Διαμεσολαβητή να λάβει απόφαση σχετικά με τους ισχυρισμούς περί κακοδιοίκησης, η αξιολόγηση και το επακόλουθο συμπέρασμα θα καταγραφούν στον φάκελο της υπόθεσης στο ΣΔΥ. Το σημείωμα που δημοσιεύεται στον δικτυακό τόπο του Διαμεσολαβητή, μαζί με την παρούσα πολιτική και δήλωση, θεωρούνται επαρκή για την παροχή των αναγκαίων πληροφοριών σε άτομα των οποίων τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ενδέχεται να χειρίζεται ο Διαμεσολαβητής σε τέτοιες εξαιρετικές περιπτώσεις [27] και για να τους επιτραπεί να ζητήσουν πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή και περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τους αφορούν, εφόσον το επιθυμούν [28].

Εάν, αντιθέτως, ο Διαμεσολαβητής καταλήξει στο συμπέρασμα ότι η παροχή πληροφοριών στο τρίτο πρόσωπο στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα δεν είναι πιθανό να καταστήσει αδύνατη ή να βλάψει σοβαρά την έρευνα και την ικανότητα του Διαμεσολαβητή να λάβει απόφαση σχετικά με τους ισχυρισμούς περί κακοδιοίκησης, παρέχει στο τρίτο πρόσωπο στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα τις πληροφορίες που αναφέρονται στο σημείο 2 ανωτέρω μόλις ολοκληρωθεί η εξέταση της καταγγελίας και ενημερωθεί το θεσμικό όργανο [29].

4. Συμβολή στις δημόσιες διαβουλεύσεις του Διαμεσολαβητή

Οι αρχές που καθορίζονται στην παρούσα πολιτική ισχύουν επίσης για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που λαμβάνονται στο πλαίσιο των δημόσιων διαβουλεύσεων του Διαμεσολαβητή.

 

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Στρασβούργο, 16/07/2019

 

[1] Άρθρο 3, παράγραφος 1, του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2018, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001 και της απόφασης αριθ. 1247/2002/ΕΚ (ΕΕ 2018, L 295, σ. 39): «δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα»: κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο («υποκείμενο των δεδομένων»)· ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου».

[2] Για λεπτομερή ανάλυση της έννοιας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, μπορείτε να συμβουλευτείτε τη γνωμοδότηση 4/2007 της ομάδας εργασίας του άρθρου 29 για την προστασία των δεδομένων, η οποία είναι διαθέσιμη στη διεύθυνση: http://ec.europa.eu/justice/policies/privacy/docs/wpdocs/2007/wp136_en.pdf

[3] https://secure.edps.europa.eu/EDPSWEB/

[4] Άρθρο 16, παράγραφοι 1 και 2, του κανονισμού 2018/1725.

[5] Άρθρο 3, παράγραφος 8, του κανονισμού 2018/1725: ««υπεύθυνος επεξεργασίας»: το θεσμικό όργανο ή ο οργανισμός της Ένωσης ή η γενική διεύθυνση ή οποιαδήποτε άλλη οργανωτική οντότητα που, μόνα ή από κοινού με άλλα, καθορίζουν τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα· όταν οι σκοποί και ο τρόπος της εν λόγω επεξεργασίας καθορίζονται από συγκεκριμένη πράξη της Ένωσης, ο υπεύθυνος επεξεργασίας ή τα ειδικά κριτήρια για τον διορισμό του μπορούν να προβλέπονται από το δίκαιο της Ένωσης».

[6] Άρθρο 5 του κανονισμού 2018/1725.

[7] Απόφαση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, της 9ης Μαρτίου 1994, σχετικά με το καθεστώς του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή και τους γενικούς όρους άσκησης των καθηκόντων του (94/262/ΕΚΑΧ, ΕΚ, Ευρατόμ) (ΕΕ 1994, L 113, σ. 15), όπως τροποποιήθηκε με τις αποφάσεις του της 14ης Μαρτίου 2002 (ΕΕ 2002, L 92, σ. 13), και της 18ης Ιουνίου 2008 (ΕΕ 2008, L 189, σ. 25).

[8] Άρθρο 3, σημείο 13, του κανονισμού 2018/1725: «αποδέκτης»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας, στα οποία κοινολογούνται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, είτε πρόκειται για τρίτον είτε όχι. Ωστόσο, οι δημόσιες αρχές που ενδέχεται να λάβουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο συγκεκριμένης έρευνας σύμφωνα με το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους δεν θεωρούνται αποδέκτες· η επεξεργασία των εν λόγω δεδομένων από τις εν λόγω δημόσιες αρχές συμμορφώνεται με τους ισχύοντες κανόνες προστασίας των δεδομένων ανάλογα με τους σκοπούς της επεξεργασίας».

[9] Άρθρα 17 έως 20 και 23 του κανονισμού 2018/1725.

[10] Άρθρο 12 παράγραφος 1 του κανονισμού 2018/1725: «Εάν οι σκοποί για τους οποίους ο υπεύθυνος επεξεργασίας επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν απαιτούν ή δεν απαιτούν πλέον την ταυτοποίηση του υποκειμένου των δεδομένων από τον υπεύθυνο επεξεργασίας, ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν υποχρεούται να διατηρεί, να αποκτά ή να επεξεργάζεται πρόσθετες πληροφορίες για την ταυτοποίηση του υποκειμένου των δεδομένων με αποκλειστικό σκοπό τη συμμόρφωση με τον παρόντα κανονισμό».

[11] Άρθρο 16 παράγραφος 5 στοιχείο β) του κανονισμού 2018/1725: «Οι παράγραφοι 1 έως 4 δεν εφαρμόζονται όταν και εφόσον:... η παροχή των πληροφοριών αυτών αποδεικνύεται αδύνατη ή συνεπάγεται δυσανάλογη προσπάθεια...»

[12] Άρθρο 16 παράγραφος 6 του κανονισμού 2018/1725: «Στις περιπτώσεις που αναφέρονται στην παράγραφο 5 στοιχείο β), ο υπεύθυνος επεξεργασίας λαμβάνει κατάλληλα μέτρα για την προστασία των δικαιωμάτων, των ελευθεριών και των έννομων συμφερόντων του υποκειμένου των δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της δημοσιοποίησης των πληροφοριών».

[13] Άρθρο 12 παράγραφος 2 του κανονισμού 2018/1725: «Όταν, στις περιπτώσεις που αναφέρονται στην παράγραφο 1 του παρόντος άρθρου, ο υπεύθυνος επεξεργασίας είναι σε θέση να αποδείξει ότι δεν είναι σε θέση να εξακριβώσει την ταυτότητα του υποκειμένου των δεδομένων, ο υπεύθυνος επεξεργασίας ενημερώνει σχετικά το υποκείμενο των δεδομένων, ει δυνατόν. Στις περιπτώσεις αυτές, τα άρθρα 17 έως 22 δεν εφαρμόζονται, εκτός εάν το υποκείμενο των δεδομένων, για τους σκοπούς της άσκησης των δικαιωμάτων του δυνάμει των εν λόγω άρθρων, παρέχει πρόσθετες πληροφορίες που επιτρέπουν την ταυτοποίησή του». Αυτό θα μπορούσε να συμβαίνει, για παράδειγμα, όταν τρίτο πρόσωπο στο οποίο αναφέρονται τα δεδομένα ζητεί πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν και τα οποία επεξεργάζεται ο Διαμεσολαβητής και, μετά από αναζήτηση στο σύστημα διαχείρισης υποθέσεων (CMS) του Διαμεσολαβητή, ο Διαμεσολαβητής τον ενημερώνει ότι δεν κατέστη δυνατός ο εντοπισμός των δεδομένων του. Ωστόσο, εάν το υποκείμενο των δεδομένων παράσχει στη συνέχεια πρόσθετες πληροφορίες, όπως ο αριθμός της καταγγελίας ή το όνομα του καταγγέλλοντος, για παράδειγμα, αυτό μπορεί να επιτρέψει την ταυτοποίησή του στους φακέλους του Διαμεσολαβητή και τη λήψη απόφασης από τον Διαμεσολαβητή σχετικά με το αίτημα.

[14] Άρθρο 16 παράγραφος 5 στοιχείο β) του κανονισμού 2018/1725.

[15] Άρθρο 16 παράγραφος 6 του κανονισμού 2018/1725.

[16] Άρθρο 12 παράγραφος 2 του κανονισμού 2018/1725. Βλ. υποσημείωση 13 ανωτέρω.

[17] Άρθρο 12 παράγραφος 1 του κανονισμού 2018/1725

[18] Άρθρο 16 παράγραφος 5 στοιχείο β) του κανονισμού 2018/1725.

[19] Είναι πιθανό τα δεδομένα που δεν μπορούν να θεωρηθούν συναφή με το αντικείμενο μιας έρευνας στα αρχικά της στάδια, να μπορούν, ωστόσο, τελικά να χρησιμοποιηθούν για τους σκοπούς της έρευνας και να έχουν αντίκτυπο στο αποτέλεσμά της.

[20] Άρθρο 16 παράγραφος 6 του κανονισμού 2018/1725.

[21] Άρθρο 12 παράγραφος 2 του κανονισμού 2018/1725. Βλ. υποσημείωση 13 ανωτέρω.

[22] Άρθρο 16 παράγραφος 5 στοιχείο α) του κανονισμού 2018/1725: «Οι παράγραφοι 1 έως 4 δεν εφαρμόζονται όταν και εφόσον:  το υποκείμενο των δεδομένων έχει ήδη τις πληροφορίες...»

[23] Άρθρο 16 παράγραφος 5 στοιχείο β) του κανονισμού 2018/1725: «Οι παράγραφοι 1 έως 4 δεν εφαρμόζονται όταν και εφόσον:... η παροχή των πληροφοριών αυτών αποδεικνύεται αδύνατη ή συνεπάγεται δυσανάλογη προσπάθεια...»

[24] Άρθρο 16 παράγραφος 6 του κανονισμού 2018/1725.

[25] Άρθρο 12 παράγραφος 2 του κανονισμού 2018/1725. Βλ. υποσημείωση 13 ανωτέρω.

[26] Άρθρο 16 παράγραφος 5 στοιχείο β) του κανονισμού 2018/1725: «Οι παράγραφοι 1 έως 4 δεν εφαρμόζονται όταν και εφόσον: [...] η υποχρέωση που αναφέρεται στην παράγραφο 1 του παρόντος άρθρου ενδέχεται να καταστήσει αδύνατη ή να παρακωλύσει σοβαρά την επίτευξη των στόχων της εν λόγω επεξεργασίας [...]»

[27] Άρθρο 16 παράγραφος 6 του κανονισμού 2018/1725.

[28] Άρθρο 12 παράγραφος 2 του κανονισμού 2018/1725. Βλ. υποσημείωση 13 ανωτέρω.

[29] Άρθρο 16 παράγραφος 3 του κανονισμού 2018/1725: «Ο υπεύθυνος επεξεργασίας παρέχει τις πληροφορίες που αναφέρονται στις παραγράφους 1 και 2:... γ) εάν προβλέπεται γνωστοποίηση σε άλλον αποδέκτη, το αργότερο κατά την πρώτη γνωστοποίηση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.»